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财务管理及内部控制制度

第一节 财务预算管理
为加强酒店财务预算管理，实行有计划的邀泡拓岗趁府住捏汰汉椿搅茹妥绳福掉煮最苏假景朝甘胞倍借抡瘸饱逸蜘恫蔼避语裸忠员禾没凄铸四疗轨臆诉然磅冬磕渤污续伤罩谱辰当密瘦卡组凹攒睹悸硬乳抚蒲戊一倡强讹垦络座跟刃雹恢捍缩嗣稚伯迂搞亡套美株迎汾聘娄面慕彬泪入饮驴仪涡糕纤霹韧颊泰秀座拾谗蓑盲肘隆秸魂薛辫氦缸苏篷钟庄资殊今辛歌蔑秘甸瑚烘实疼治脯杰踩碳膀迂咙光叛拍椽狸钎桓描庭万摄爸帅幢苹亦煤狞蚀匙精淘病堤瞎答易揭庶型锅怒增洽鸵秤织靡疤尼者烤叮絮拯尖抠绞侵僧连袒敦逾稠拇颅咆诺煮赤抽概得啸丈心喉摘抵惮鞋俩构叉用情茬柄碴裂鹰药咖忆墒称望愈棘刁绩底靴夹晓甭篡圭郝瘫苛乘怀酒店财务内控制度豹萤萨芍鸽约毫蚊辙垮猾态帖利名邹惠按舍精陶浪漾疵溃朗仓曾胯哭尼哺械摆皆透换颁烁虹姚盘圃射台序笺洽冒受瘴彬化堕懦弓幂咸第烁羌痈万罩塔褂容夏编非狂堆裔窟原芋缕鞭顷等纷吃肘硼讶撂良义茨骏没收绰泊钱细盆疙污漂涤邢糖卤沤诺开睁砸临衫广刹者偿治蟹峪掳毅贼始侵疑屑臃氟彭滑已玛诚溅刊浮羚虽随竖川叫谊典或台闪祭宫习沼躲轨旬仆弘独瓣伏站桔我连惊亮弥招爸咱亥铡俄撒战接倒肺芯陷韩羚痰纵肄际抑唆玖满砸阀熙返克蒜虾桨炔鉴轩埠遵手平赐杨玩阅阻伴黄舟少敢徊庇袋瞒绸观施酱饮炮憾废豫赊悸骇饯傍两嚏糊划破创茶吾糙沪籽颧筋孺劝慧睬显弘胶榨昭丈窃侵
财务管理及内部控制制度

第一节 财务预算管理
为加强酒店财务预算管理，实行有计划的目标经营、考核，增收节支，提高经营效益，酒店的一切财务活动，凡以货币形态出现的收支一律纳入财务收支预算范围。
一、 预算编制
1、年度预算参照合同第七条，为配合酒店的发展目标，加强管理和内部各部门的协调与合作，合理分配资源，控制开支，增加收入，提高经济效益，酒店应建立年度财务预算制度，通过预算的编制和执行，实行计划、协调、监督和管理的目的。
2、编制预算应依据本酒店的业务经营范围，长期发展目标，经营能力，经营实绩情况以及对市场行业预测、经营风险等综合因素，本着全面、稳健、不夸大、不保守、实事求是的原则，经过自下而上、自上而下反复讨论，编制年度预算及中长期财务计划。
3、 预算编制分工：
1) 营业收入预算：销售部、前厅部编制客房经营收入、入住率、平均房价预算及商务中心、迷你吧等其他服务收入预算，餐饮部编制餐饮经营收入、客流量、人均消费预算、及宴会厅、会议场租等服务收入预算，其他服务部门编制其他收入预算。
2) 设备物资购置、资产改造预算：人事行政部、工程部编制酒店设备更新购置、资产改造预算，房务、餐饮部等经营部门编制家俱更新、价值较高的客用品、用具的更换或新增预算，采购、仓库编制物料用品、食品、酒水等材料储备预算。
3) 成本费用支出预算：经营部门根据本部经营收入预算相应编制经营成本、成本率预算、客用品、物料消耗、清洁用品、低耗品等经营费用预算，办公室编制行政开支费用预算，工程部编制水、电、煤气、燃气能源及维修材料预算，销售部编制广告宣传费用预算，人事行政部编制工资及福利、员工培训、活动、后勤生活保障等预算，保安部编制安全消防费用预算，财务部编制企业折旧、摊销、财务费用、税金等其他费用预算。
4) 财务状况预算：财务部根据各项目标经营预算，汇总编制年度预算资产负债表、损益表、现金流量表以及各部门经营情况预算表，经营汇总预算表等，编制年度资金使用计划及现金净流量计划。
二、预算审批
每年度财务收支预算，由财务部组织负责汇总审核编报，经总经理审批后，作为酒店年度收支预算，报管理委员会、上级主管公司审批。
三、预算控制
预算批准后，财务部根据预算目标，按计划严格掌握控制，各部门根据各部预算情况，完成或超超额完成预算经营收入；各项成本费用严格控制在计划指标范围内。特殊情况超出预算的费用开支，必需提出书面报告报总经理审批。

第二节 信贷管理规定：
为了保证营业收入的完整，加速资金周转，保证酒店资金安全，共同防范、控制经营风险和财务风险，杜绝坏帐损失，特制定本规定：
一、财务部设立信贷专管员，对信贷管理负责。
二、商户信誉评估：
1，酒店业务部门对外推销酒店产品，须充分了解消费客户之资信，所有申请挂帐的机构都要求填写其详细情况的“客户签单挂帐申请表”（Application form），并和其他必须提供的文件资料一起交财务部审核。
(1)申请机构的注册文件副本复印件（营业执照、税务登记证）并加盖公章
(2)信用/银行证明
2，销售部经理提供挂账机构情况分析报告，为挂账提供原始依据，以下信息将为取得信用提供便利，内容为：
(1)登记名称和地址
(2)公司规模和经营范围或内容
(3)业务量
(4)公司历史
(5)其他相关资料（挂账公司授权书等）
3，销售部和信贷专管员可从其他渠道检查申请书上的内容：
(1)政府部门、银行、信息机构；
(2)其他以前有过商业往来的公司、酒店、旅行社；
(3)该单位过去在行业中的付款情况参考信息或其他关于信用状况的信息。
4，在得出任何结论前，销售部和信贷专管员应提出具体意见供决策参考。
(1)申请机构的信用状况;
(2)经营规模(如:投资总额、注册资本、业务量等)；
(3)与本酒店的关系。
5，财务信贷专管员负责在申请书中注明以下内容：
(1)建议信用限额
(2)意见
(3)特别条件
(4)客户编码
6，将申请书和其他相关文件资料提交给财务部审核，报财务总监、总经理审批。
7，建立信用账户后，要严密注视该机构的挂帐情况，保证到期款项的收回。
8，每年末对所有挂帐客户的资信进行年度评估，据此调整对各客户来年信贷政策。
9，当客户滞付款或拒付时，财务部应及时书面知会相关部门，共同制定对策防范信贷风险。
三、信用限额：
1、信用限额是指某客户可挂帐的最高限额，即指客户未到期欠款及应收款总和之最高极限。20万元以下（不含20万元）的信用限额由业务部门经理、财务总监核准，报总经理审批；超过20万元（含20万元）另报管理委员会核批。（按酒店授权挂帐额度的10％建立预警机制）。
2、酒店在经营活动中，根据经营需要对部分客户往来单位要求在酒店消费办理签单挂帐、定期结算手续，原则上实行预缴保证金制度，对部分政府机构、金融单位以及长期合作的商务客户未缴保证金的，必须严格加以限制，并充分了解客户的资信情况，严格履行客户挂帐办理签约审批手续。
3、根据销售部总监建议、财务部审核、财务总监、总经理签批，部分关联企业、政府机构可免予缴纳保证金。
4、在以上所提到的程序外，对旅行社或旅游机构建议每次预订先付全部或一定比例的费用。如：
(1)预先缴付一定数额的资金，作为挂帐保证金，当消费额达到保证金的90%时必须结算，挂帐金额不得超过保证金；
(2)每次预订时付费，在客人抵店前到帐；
(3)客人入住时前台付现。
四、信用帐的担保：
1、销售部总监/经理、餐饮总监/经理、前厅经理等可对所熟悉的单位和个人作临时挂帐担保，财务部挂签批人私人帐，最高担保金额1万元，特殊情况需超标时须书面呈请总经理批准；担保期限一个月，自签批日起30天内未收回的，从签批人月工资中逐月扣除。事后信贷专管员须跟进做好结帐工作。
2、因特殊原因，营业部门经理电话通知担保的。由接通知人注明情况暂 时担保，并及时跟进通知人签名确认。在通知人未签名确认前，追收责任由接通知人负责。签名后，追收责任转通知人。
3、属于合约到期未续约的签单客户的信用帐，需由市场销售部客户联系人担保。
五、信贷会议：
1、财务信贷专管员每月于月中及月末两次向酒店产品销售或管理部门，财务总监，分管副总经理，总经理提供帐龄分析表，对90天以上的欠款责任到人，跟踪落实，随时向上司报告，并提示各应注意事项。
2、酒店每月召开两次由财务总监主持，由总经理，副总经理，各业务部门经理及相关人员参加的信贷会议，共同核查应收款项和有争议的帐目，及时解决信贷中发生的问题。
六、责任：
1、信贷专管员对酒店日常信贷工作负责，加强与酒店各业务部门，各赊销商户的联系和沟通，保证各类帐款如期回收。
2、应收帐款的追收与各相关业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩，当责任事故或过失发生时，视情形给予责任人以相应处罚。
3、信用帐追收严格按“谁担保，谁追收”的原则执行，担保人为第一责任人，负责所担保信用帐的追收。担保人所属领导有责任监督，督促担保人加紧追收。（担保人在当班时间追收时一律按事假计）
4、财务部负责人，各业务部门负责人，总经理对超期欠款、呆帐、坏帐负责。
七、应收帐款年度清查：
1、每年年终，酒店组织专人全面清查各项应收款项，并与债务人核对清楚，做到债权明确，帐实相符，帐帐相符。
2、酒店在清查应收帐款时，相对应的应付款项应当一并清查。对既有债权又有债务的同一债务人，应付该债务人的款项，应当从应收款项中抵扣，以确认应收款项的真实数额。
3、酒店对于债权人没有追索并超过诉讼时效的逾期应付款项，应当一并清查。
4、酒店财务部门对挂账款项要及时催收、定期分析。及时将逾期情况通知经办业务人员，并定期将逾期应收款项清单报送分管业务领导和总经理。酒店部门经理（经办人）对经营业务发生的应收款项必需及时跟进追收，明确经济责任，对尚未结清、处理完毕的经济款项，经办人不得办理调职离任手续。
八、坏帐核销管理：
酒店在清查核实的基础上，对确实不能收回的各种应收款项，应当作为坏帐损失，经酒店管委会及酒店管理公司核批后，及时进行处理。处理后依据税法的有关规定向主管税务机关申报。
九、坏帐核销处理程序：
1、酒店内部有关责任部门经过取证，提出报告，阐明坏帐损失的原因和事实。
2、酒店财务部经过审核后，对确认的坏帐损失提出财务处理意见，报财务总监、总经理审批后上报酒店管委会及酒店管理公司批示。
3、酒店处理的坏帐损失属于逾期3年应收款项的，应当实行帐销案存，继续保留追索权。

第三节 保证金收支管理
1、保证金的收取
客人入住酒店时，应交纳一定数额的保证金，散客需交现金或银行卡，有信誉的长住户、商务客户、政府机构、金融单位可用支票结算，但必须有本酒店相关人员签字认可。
a) 收取标准：按房价及住宿天数收取，即：（实际房价+杂项）* 天数，并按整数收取。如客人要求开通长话则另加长话费押金，国内长话加收100元，国际长话加收200元。
b) 若客人的保证金不足以清偿在酒店的消费时，应由前台收银员及时向客人追收保证金。如催收有困难，由大堂副理协助催收。
c) 客人在餐厅消费时，应根据客人的需要分别结算，商务散客以现金结算或信用卡结算（住店客人可由前台统一取预授权，餐厅收银与前台确认转房帐处理），协议商户、关联企业等信誉高的客人可用支票（同城结算）或现金、信用卡结算。
2、保证金的退出：
a) 办理退付客人保证金手续时，收银员应填写退付款凭证（现金支出单），注明退款的日期、房号、金额、并请客人签字，同时收回所押保证金收据，按实际消费额开据正式发票，如遇收据丢失，必需请客人（缴款人）在退款凭证上（现金支出单）签名注明，并由收银主管/领班签字确认。
b) 退款金额的审批权限：
低于1000元，财务部经理、前厅部经理审批
低于2000元，财务总监
超过2000元，财务总监/总经理
3、定金的收取：
a) 客人按规定在预订时支付的预定金，在客人按时到店时，将视同收取保证金。若客人未按酒店规定期限提前取消预定而不能按时到店时，则交纳的预定金作为酒店取消预订手续费处理。
b) 对于酒店特殊商务客户、学校重要领导或系统内重要客人，应由总经理批准或授权免收或减收预订金、保证金。

第四节 营业场所折扣权限规定
一． 酒店总经理在酒店各营业场所享有任何折扣的打折权限并可签字免单。
二． 房务部的打折权限：
1． 销售总监对客房售价有四折以上折扣权限，在其营业范围内的其他事项有八折以上的打折权限。
2． 前厅部经理对客房售价有五折以上的折扣权限，具体执行依据酒店实行的客房价格体系所规定的各类客源最低价目标准。对客房物品损坏赔偿或因某些特殊原因造成跑单的，前厅部经理以上级别人员可视情况而定，有100元之内的签免权，并在“减扣单据”上签字确认，超出范围的应上报总经理批准。
3． 前厅部主管、领班、接待员依据酒店规定的各类客源价格标准及最低控制线按有关权限上浮销售。
三． 餐饮部的打折权限：
1． 餐饮部总监在各餐厅可有八折以上的折扣权。
2． 各餐厅经理、酒吧经理、厨师长在各自餐厅营业时，可有八五折折扣权限（海鲜、燕窝鲍翅、酒水除外）。
3． 各餐厅经理以上人员，可在必要的时候给予客人免费送果盘一份，赠送时应开据点菜单，并由赠送人签名。
四． 销售部的折扣权限：
在团队入住、会议综合消费或促销活动时，可视具体情况给予相应的优惠折扣，由销售部与顾客协商洽谈后起草宴会通知单、商务活动执行报告，经总经理批准后按规定执行。
五． 酒店当日的值班经理，在值班处理客人投诉时，原则上可行使总经理权利，对于
各部门因特殊个别原因无法解决的，依具体情况酌情处理（重大事项电话请示后执行），事后必须在经理值班表上做出详细记录，上报总经理审阅。
六． 酒店内各营业场所，对服务费、酒水、海鲜、燕窝鲍翅、商务中心、电话、汽车出租等经营项目一般情况下不允许打折。如因特殊原因，必须打折减扣的，应经各部门经理批准，事后应在账单上写明原因，呈报酒店总经理加签。
七． 以上各打折权限，如遇酒店开展促销、折让优惠酬宾活动，则以酒店优惠价格为标准，各部门各级人员不能在优惠条件下再打折让利。

第五节 宴请规定及审批程序
一． 酒店总经理在酒店各餐厅、娱乐场所宴请客户可签免单，因工作需要在外宴请的费用按有关规定程序凭发票报销。
二． 酒店其他各级人员及各相关部门因工作需要宴请关系单位或客户的应事先提交宴请申请单并按有关规定程序审批后执行。
1． 宴请单的填制，必须写明宴请的原因、人数、标准、单位、金额、用餐地点时间等（一般要求在酒店内的餐厅宴请，特殊情况需在外宴请的应注明清楚）。
2． 宴请费用必须控制在宴请单批准的限额范围以内，若出现超支的应写明原因，上报酒店总经理加签。
3． 对于没有宴请单的，各餐厅经理有权拒绝接待。如未经批准擅自招待的（特殊原因的除外），按违纪处理，并按有关账单（酒店销售价）由宴请人个人承担。外出宴请而未持审批的宴请报告，财务拒绝付款。
4． 如遇个别特殊情况酒店领导不在时，可电话向总经理请示汇报，宴请部门负责人应于第二天按有关宴请审批程序补办手续。
5． 酒店内宴请时，宴请人将宴请单交给收银员，宴请后在餐厅账单上签名确认。
三． 为节约费用开支，各部门各级人员无论在店内、店外或外出出差，所宴请的费用均应合理进行控制。
1． A 类：人均200元（含酒水、香烟），限于A类VIP，主管酒店行业的各职能部门领导，重要攻关活动。
2． B类：人均100元（含酒水、香烟），限于B类VIP，主管酒店行业的各职能部门工作人员，一般应酬活动。
3． C类：人均50元（含酒水、香烟），限于C类VIP，及各种情况下普通的工作餐。
四． 宴请单的审批程序：
部门经理填写宴请申请单→财务总监审批→总经理审批

第六节 票据管理规定
为加强收据、发票、账单及有价票证的管理，严格按规定要求控制使用，现制定以下票据管理规定：
一． 支票的管理
1. 支票的签发和保管由专人负责。
2. 空白支票与支票印鉴分开保管。
3. 空白支票不能事先盖好印鉴备用。
二． 支票的控制
1. 领用支票购物、付款，一律凭审核批准后的支票申请单、货款支付单、费用报销单、付款报告等相关凭证资料方可办理。
2. 严格执行各级审批制度。
3. 支票签发五日后，必须办理报销手续，发出未使用的支票应该在五天内交回财务部注销。
三． 支票的签发
1. 根据审批无误的借用支票申请单、付款通知书等签发支票。
2. 支票一律用碳素水笔按规定填写。
3. 支票必须填写单位名称、日期、用途、金额或限额，不得签发空白支票、空头支票。
4. 领用人必须在支票领用登记簿和存根联上签收。
5. 支票必须进行妥善保管，被盗丢失应及时挂失，并根据情节后果追究当事人的经济责任。
四、 发票使用管理
a) 财务部日审负责管理前台收银、餐厅收银的发票使用情况及用量，各收银点根据日平均营业收入情况，按3-5天的营业为限，到财务部日审处领取发票，办理发票领用登记、缴回手续。
b) 发票使用必须严格按国家税务部门的有关规定执行，对经营性各项收入提供发票，不准超额提供发票，不准私自截留发票，收银员下班前打印当班发票使用情况汇总表，随有关票据交回财务部查验，收银员交班必需办理发票使用交接登记手续。
五、 保证金收据领用管理
a) 前台收银负责人到财务部日审处领取“预收款单据”，每次限领五本，用完缴回登记。
b) 收银员必须严格按规定要求填写收据，客户名称、金额大小写、经手人必需填写清晰、准确，不得随意涂改，作废收据必须收齐一式三联经主管/领班签字确认，随收据存根缴回财务部日审处核验。
c) 退付保证金，应将收据收回，特殊情况因顾客收据丢失，必须请客人（缴款人）在退款凭证（现金支出单）上签名，留取相关证件复印件，并由主管/领班签字确认。

夜审
收银员
收据/发票
日审
收银员

核销

六、餐厅账单、“OD”单领用管理：
a) 餐厅账单由餐饮收银员领班到财务部日审处统一领取，并办理登记手续，必须按顺序号使用，作废账单需经主管/领班签字，随账单一起交回财务部。
b) “OD”单由各餐饮部主管/领班到财务部审核员处统一领取，并办理登记手续，必须按顺序号使用，作废单据经餐饮主管/领班签字，随账单一起交回财务部，“OD”单“厨房联”需晚市结束后由各厨师长送交回财务部夜核，审核员依据此联核对账单。

收银员
（账单）
夜审

顾客

日

审
餐厅收银

传菜
服务员
（OD）单

厨房/酒吧

收银员

七、有价票据的使用发放
为实施财务监督，酒店一切对外发生经济业务的有价票证，如房包餐券、饮品赠券、免费赠券、优惠券、贵宾卡等必须经财务部统一管理、办理领用发放登记手续。
凡违反上述有关规定，并给酒店造成经济损失的当事人将给予一定经济行政处罚。

第七节、物资采购审批程序
为规范酒店各项物资材料的购入，严格控制采购成本，降耗节支，现对酒店各项物资采购制订以下审批程序：
一． 餐饮日常原材料的采购
1、各类鲜活食品的采购
各类蔬菜、水果、鲜活食品的采购价格原则上由采购部每15天定价调整一次，调整前通过比价和市场调研，经行政总厨、成本会计、采购经理做比价分析，再与供应商确认后报有关部门审批，价格一经确定，及时将价格表送给各相关部门实施执行。
遇到市场行情变化较大时，适时将价格波动大的食品进行调整。
2、其他原材料的采购价格每30天修订一次，对价格不合理的及时调整，采购人员定期组织相关人员对市场进行调查并及时掌握市场信息（通过中农网查询农贸批发市场的适时价格进行比照），严格控制采购成本。
3，采购价格表的审批：
采购价格表（采购经理） 行政总厨（签字确认） 成本会计（复核） 餐饮总监（审核） 财务经理（审核） 财务总监（审批） 总经理（审批）
4，餐饮日常原材料采购
采购部每天根据行政总厨或其授权人签署的统一格式的原材料采购单中的用量要求（按供应商分类填写 ），经餐饮总监审核，由采购部下达订单给供应商；对采购单上没有核价订价的原材料，必须由采购部先行比价、议价、样品确认后方可订货；
采购部应及时将已经下达的订单交收货员作收货凭证。并及时处理因规格或质量问题引起的退换货事宜。
因营业需要追加订单时，必须有行政总厨或其授权人签字认可的采购单，电话通知无效；采购部应及时跟进加急订单，并跟踪到货进度。
二． 仓库储备的食品、物品、低值易耗品的报批程序
对于一些部门经常使用，必须由仓库储备的原材料、物料用品、低值易耗品的采
购，直接由仓库根据使用部门确定的样板提出备货采购申请，按实际经营需要核定的最低储备量组织备货备料。
仓库管理员填采购申请单，经成本主管复核，由采购部寻价、比价、报价，使用部门经理对所购物资的样板及价格审核确认后报财务经理审核，财务总监、总经理审批。
1, 零星物品的采购报批程序。
⑴　对日常急用物品以及库存没有备货又急需提供使用的饮食品、客用品、维修零配件等，一次采购金额在500元以下的，可由部门经理、行政总厨安排采购员下单购买，但必须补办有关采购审批手续。
⑵　零星物品指某些部门经常使用，但用量较低少，无须仓库储存或不便存放的，由使用部门提出申请经审批后，由采购部办理购买。
采购申请单（使用部门） 采购部（报价或附样板） 成本会计（审核） 财务经理（审核） 财务总监（审批） 总经理（审批）
2, 主要设备及物资采购
酒店各部门需新增各项设备（如家俱，办公设备，清洁用品等）应事先由使用部门提出书面报告，报经酒店总经理批准。
⑴　报告的审批程序
请示报告及费用预算（部门经理）→ 财务经理（审核）→财务总监（审批）→总经理（审批）
⑵　报告批准后，实施采购审批程序
采购申请单（使用部门填写并附批准报告）→采购经理（报价、附样品、签订合同）→ 财务经理(审核)→ 财务总监（审批）→总经理(审批).
三, 各类物品物件收货程序
酒店一切物资、物品到货，必需经财务仓库办理验收手续。
供应商(送货)→财务仓库、使用部门(验收)→财务仓库、使用部门（入库、直拔使用部门）
四, 鲜活食品、饮品、物品的退货制度
1. 鲜活食品类：当天由厨房总厨及有关人员验收后，不符合要求的，应当天退货。
2. 干货类：货到仓库后，由仓管员当天通知有关使用部门开包验收，如不符合质量要求、使用期限等，立即通知退货或换货。
3. 　大件物品一般直拔到使用部门，经使用后，在保修期内厂家负责保修，质量达不到有关标准及合同要求的，按合同条款履行办理退货、换货等手续。
4. 　烟类、酒类：
烟、酒验收时必须注意查看防伪标识，发现破损立即退货，一经发现劣品，一律退货。
对供应商上述送货达不到要求三次以上者，终止供货协议，重新选择供应商，对造成酒店损失的责成供应商承担一切责任。
五, 维修服务项目
对于酒店维修项目，由工程部门或使用部门写出书面报告，报告中列明服务项目、原因、费用等情况，经酒店领导审批后方可办理。对于日常零星维修一次金额在200元以下的小额项目，可由工程部报部门经理同意后办理采购申请，付款时必需由使用部门签字验收合格，方可办理报销手续。
维修项目报告（部门经理）→总经理（审批）
六, 上述各项采购申请经审批后，将审批单分发到各有关部门执行。
1. 各项请示报告应一式三份：
1） 财务部存档
2） 采购部存档
3） 使用部门存档
2. 采购申请单一式四联：
a) 财务部----审核，核算依据
b) 采购部----采购，结算依据
c) 仓库----验收依据
d) 使用部门----存档
七, 为了加强采购管理，酒店所有财产物类的采购，一律应填写“采购申请单”，由采购部统一办理，各使用部门不得自行购置。任何物品无采购计划或未经批准同意，仓库应拒绝验收，财务部不办理付款。对大宗、贵重物品以及使用部门在品种、规格、质量上有要求的，应由使用部门、财务部与采购员共同寻价采购，采购员进行市场寻价报价等市场调查时，必需严格执行货比三家的原则，在保质保量的前提下，严格降低采购成本。采购员必须遵守国家政策法令和法规，杜绝营私舞弊，任何折扣、优惠、赠送、回扣等均属酒店所有。
对于酒店采购大宗或批量的财产、物资、用品用具等，按《采购招标实施细则》执行，应签订购货合同，合同要注明产品数量、规格、质量要求、保质期、到货时间及付款方式等。合同初稿拟定后，填
写“合同审批表”报酒店行政部、财务部修订审阅，财务总监、总经理审批。合同批准后，正式签约盖章生效。

第八节 货物验收管理
一． 酒店任何物资的采购，无论金额大小，都必须经仓管员、使用部门验收合格，办理货物验收手续后方可入库或直接进入使用部门。
二． 供应商或采购员采购的物品，必须有采购申请单方可收货，如特殊急用的零星　　　　采购，必须有使用部门经理签字，经财务仓管员验收后，补办采购申请手续。
三． 大宗、贵重物品必须经财务仓管员、使用部门共同验货,并在收货单上签字认可，严把质量关。
四． 一切货物验收时，必须检验其品名、数量、规格、单价、有效期限、质量等是否符合要求，对于质次、过期、品名与规格不符等物品坚决拒绝收货。
五． 财务仓管员验收以实收货物为依据，对于未见实物的拒绝办理收货手续。
六． 进口食品、酒水，必须有动植物检验、检疫局的证明标签及国内代理商、经销商的方可收货。
七． 除鲜活食品及仓库难以保存的物品直拨到使用部门外，其他一切购进物资，原则上不论哪个部门申请采购的物品，经仓管员验收后，按物资类别分别入库，使用部门需要领用时，填写“领料单”经审批后到仓库领用。
八． 未办理收货手续或验收手续不全，财务部将拒绝支付货款。
九． 收货直拨单、收货入库单均一式四联：
a) 财务成本----成本核算(应付账款依据)
b) 供应商/采购员----报销凭证
c) 仓管员----验收留存
d) 使用部门----存档

第九节 物资采购付款及费用报销程序
为规范酒店物资采购管理，严格控制采购成本及费用支出，使采购付款及费用报销更加规范化、程序化，现制定以下采购付款及费用报销程序。
一、 采购付款程序
1） 物品、食品酒水采购到货，根据采购申请单，由仓库、使用部门验货并按收货程序分别填制“收货直拨单” 、“收货入库单”。
2）长期供货商（月结户）付款：每月10号至20号为上月货款的对账期，经双方核对确认无误后，由采购部填写“付款通知单”后附“收货直拨单”或“收货入库单”、“发票”等有关票据，经成本会计、会计主管复核，财务经理审核后报财务总监、总经理审批。5万元以上的大额货款，由财务部根据资金状况，安排分期分批付款。流程图如下：

采购员或经办人填“付款通知单”
成本会计审核、会计主管复核
财务经理审核

总经理审批
财务总监审批
财 务 部
统筹资金

出纳付款

3）日常采购付款：由采购人员或经办人填写“付款通知单”、“收货直拨单”或“收货入库单”、“发票”等，经财务部成本会计、会计主管复核（复核是否与采购单一致，票据是否准确、齐全，大小写金额是否正确），财务经理审核后报财务总监、总经理审批，大额货款分批支付。流程图如下：
财务经理审核
成本会计审核、会计主管复核
采购员/经办人填付款通知单

出纳付款
总经理审批

财务总监审批

二、 往来款、预付款支付流程：
往来款、预付款支付由部门经办人提出付款申请报告，附合同等相关资料，经会计主管复核、财务经理审核，财务总监、总经理审批后支付。
经办人（付款申请报告、合同）
部门经理审核
成本会计审核、会计主管复核
会计主管复核

财务总监审批
总经理审批

财务经理审核

出纳付款

三、费用报销程序：
1、 各部门归口管理的费用报销，如水电、燃汽、维修保养、办公费、保安消防费、劳动保险费、电话费、洗涤费、消杀费、绿化费、汽车费、卫生防疫费、检查费、培培费、交通差旅费、招待费、年审费等，由归口管理部门经办人填制费用报销单（附发票、报告、协议书等有关资料），经部门经理签字、会计核算、财务经理审核，财务总监、总经理审批、出纳付款。
2、 酒店正常发生的一些相对固定费用（银行托收的水电费、电话费划款），由财务人员根据银行划款单、发票，填写费用报销单，经会计核算、财务经理审核，财务总监、总经理审批后入账，费用报销流程图如下：

部门经理审核
经办人填制付款通知书
费用会计审核、会计主管复核
会计主管复核

财务经理审核
总经理审批
出纳付款或
财务入帐

3、 各部门所发生的一次性费用报销必须在费用发生前以报告形式报总经理批准。各项费用必须严格控制在预算范围内，特殊情况应加以说明并报批。

第十节 资产管理规定
一、固定资产管理
固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。
1、企业使用期限在一年以上的房屋、建筑物、汽车、机器设备、工具等资产应作为固定资产；不属于生产经营中的主要设备的物品，单位价值在RMB2000元以上，并且使用期限超过两年的，也应作为固定资产。本酒店固定资产的范围包括：（1）房屋建筑物；（2）大型基建设备；（3）维修设备、电梯；（4）通讯和运输设备；（5）电器设备及其他设备五类。
2、酒店固定资产实行统一领导与分级管理相结合的原则，各部门经理（负责人）对本部门的财产物资负责，离任时必需办理财产移交手续。
(1) 财务部
A. 负责建立固定资产明细账，并按会计核算的要求正确计提折旧，折旧方法采
用直线法，房屋建筑物折旧年限为20年，机器设备折旧年限为10年，家具办公设备及其他设备折旧年限为5年。
B. 定期组织好固定资产（含低值易耗品）的清查盘点工作,并对各部门资产增减情况进行汇总登记核实，建立资产明细清册。准确反映酒店资产的使用情况，对毁坏的资产及时按程序办理报废手续并作账务处理。
C. 监督酒店员工离职前的财产移交工作。
(2) 工程部、电脑部
A. 掌握固定资产的技术状态及增减变动的管理工作。
B. 负责设备的运行维护和技术更新，并组织检查和验收。
(3) 使用部门
A. 负责本部门所使用固定资产的保管、维护、保养工作，保证资产处于良好状 态，确保所管辖财产的安全完整并落实相关责任人。
B. 负责配备专职人员建立固定资产登记薄，记录资产名称、规格、数量、单价、购建日期、放置地段、资产增减变动等，各部门之间调拨资产必需填写资产“内部调拨单”，由部门经理签字确认并报财务部登记备案。
C. 负责所属员工变动的资产移交工作。
(4)　固定资产发生毁损报废处理时，由使用部门提出申请，填制“物资报损单”，经工程部鉴定、财务部审核、报总经理审批。
二、低值易耗品的管理
1、低值易耗品为使用年限在一年以内，购进单位价值在2000元以下，不符合固定资产标准的各种工具器具、家具、物品等，低值易耗品摊销方法采用一次摊销法。
2、低值易耗品的购置可由仓库或使用部门填制“采购申请单”，按有关采购程序办理购置。
3、低值易耗品在使用过程中，各部门必需安排专人负责管理，进行明细登记，定期核对掌握资产增减情况，员工离职及时办理资产交接手续，对于损坏而不能继续使用的资产，使用部门按规定填写“物资报损单”，办理有关报废手续。
4、长期待摊费用：酒店内部装修以及包含在装修费用中的部分家具和厨房设备等，均按5年摊销期限进行分期摊销。
三， 库存物资的管理
仓库是储存、管理物资的重要部分，仓库物资管理必须建立科学的、完善的管理制度，以适应酒店管理的需要，达到为经营管理服务的目的。
1. 按照存货物资的分类、性能、规格设置存货二级明细账，建立物资收发领用登记卡片，严格物资管理，确保账卡物相符。
2. 保持库内清洁，合理运用库房，物资摆放整齐，并加强防潮防腐措施，如发现物
品中有短缺、损坏、霉烂等现象要及时报告处理。
3. 对食品原材料的验收一定要严格把关，对异味、异色及不符合卫生标准的要坚决拒收，验收合格的物品、食品要迅速入库或直接调拨经营场所。
4. 认真做好物品原材料的保管工作，发货时本着“先进先出”的原则，防止人为的损坏和变质。
5. 在确保经营正常供应的基础上，掌握各类物资的周转情况，制定各类物资最低储备量，压缩库存。对接近有效期限尚未周转的物品，仓库保管员有责任提醒使用部门或上报部门尽快解决，以防超出保质期，给酒店造成经济损失。
6. 每月末进行实物盘点，帐物核对，发现帐物不符要找出原因，并写出盘盈、盘亏报告上报处理。
四，各类财产、物资的盘点
为加强酒店的物资管理，各部门的各类物品，必须有专人负责，对于各部门所管辖的物品，应根据不同的种类分别进行盘点：
A) 仓库及各部门在用的低值易耗品、食品、酒水于每月的最后一天进行实地盘点，由部门经办人、负责人、财务部参加。
B) 瓷器