合同管理办法2.doc

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合同管理办法

受控文件未经许可不得复印

文件编号
YM-XZ-009
版 本
A1
页 数
共 4 页
编 制
行政人事中心
审 核

批 准

日 期

日 期

日 期
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YM-XZ-009
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A1
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行政人事中心
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日 期

日 期

分发部门
行政人事
中心
财务中心
商业

签发
1
1
5
1
1

文件名称
合同管理办法
文件编号
YM-XZ-006
版 本
A0版
生效日期

页 码
第 2 页 共 4 页
第一章 总则
第一条 为了完善公司的合同管理，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司的实际情况，制定本办法。
第二条 公司负责具体业务的部门或采购部门负责合同的签订、履行、变更、解除、终止、
第三条 劳动合同的管理由行政人事中心人资部负责，不在本办法的管理范围内。
第四条 公司行政人事中心负责合同的归档保管工作。
第二章 合同的分类管理
第五条 公司对外签订的合同分为销售合同、采购合同和其他合同。
1、 销售合同：含大客户中心对外签订的咨询项目合同；战略合作中心为拓展公司销售渠道以合作或加盟代理等形式对外签订的合作协议；文化传播中心为对外推广或销售文化类产品等而签订的合作合同等。
2、 采购合同：根据2012年5月公司签发的《采购管理制度》的内容，将采购合同分为日常采购合同和专项采购合同。
3、 其他合同：由财务中心等其他部门签订的专业合同。如贷款合同、与银联签订的POS机协议等
第六条 合同编号规则。根据合同分类原则，对合同进行编号。
1、 销售合同为A类：
大客户中心咨询项目合同编号规则：YMA - 客户简称拼音缩写 – 年 – 合作次数（两位数）
战略合作中心合作或加盟代理合同编号规则：YMAZL – 年 – 月 – 序号
文化传播中心对外推广或销售合同编号规则：YMA – 客户简称拼音缩写 – 年 – 月
2、 采购合同为B类：
日常采购中会务合同编号规则：YMBRCHW – 年 – 月 – 序号
日常采购中除会务合同编号规则：YMBRC – 年 – 月 – 序号
专项采购合同编号规则：YMBZX – 年 – 月 – 序号
3、 其他合同为C类：
其他合同的编号规则为：YMC – 年 – 月 – 序号
上述合同编号规则中，年月均用二位数表示；序号均用三位数表示，并从301开始编号；合作次数用二位数表示。
例如：大客户咨询与客户新疆阿罗餐饮有限公司签订的项目合同
2012年首次合作签订的合同编号：YMA-ALCY-12-01
2013年再次合作签订的合同编号：YMA-ALCY-13-02
日常采购中会务合作编号：YMBRCHW-12-05-301
第三章 合同的签订与审批
第七条 合同签订前，经办部门应审查对方的营业执照、资质证书或其他行政许可文件，并确定对方条件符合我公司的要求。

文件名称
合同管理办法
文件编号
YM-XZ-009
版 本
A0版
生效日期
2017年9月2日
页 码
第 3 页 共 4 页
第八条 大客户中心签订的咨询项目合同及战略合作中心签订的合作或加盟代理合同，由大客户中心和战略合作中心负责各自合同范本的起草和修订，经财务中心、法务专员和董事长授权人审核后，提交总裁或董事长签批。
第九条 依据合同范本签订合同的时候，如果客户方没有提出修改合同范本条款，或客户方虽然提出修改合同范本条款，但修改的内容没有违背公司主要原则和政策。这种情况下，由经办部门填写《合同审批表》（见附件二），经财务中心、法务专员审核，董事长授权人审批后执行。
如果客户方提出修改合同范本条款，并且修改的内容违背了公司的主要原则和政策。这种情况下，由经办部门填写《合同审批表》，经财务中心，法务专员和董事长授权人审核，提交总裁或者董事长签批后执行。
第十条 大客户中心签订的咨询项目合同，如果客户方没有提出修改合同范本条款的，或虽然提出修改条款，但修改的内容没有违背公司主要原则和政策的，公司授权大客户中心可以直接现场签订合同。
第十一条 文化传播中心对外推广或销售合同的签订，需经财务中心、法务专员和董事长授权人审核后，提交总裁或者董事长签批后执行。
第十二条 采购合同的审批。
日常采购合同由行政人事中心提出申请并填写《合同审核盖章申请表》（见附件一），经财务中心、法务专员审核，然后由董事长授权人员审批后执行。
专项采购合同由行政人事中心提出申请并填写《合同审核盖章申请表》，经财务中心、法务专员和董事长授权人员审核后，提交总裁或董事长签批后执行。
第十三条 其他合同的审批。由经办部门提出申请并填写《合同审核盖章申请表》，经财务中心、法务专员和董事长授权人员审核后，提交总裁或董事长签批后执行。

第四章 合同的履行
第十四条 合同执行过程中，经办部门必须严格按照合同条款约定的内容履行合同。
第十五条 合同款的支付。合同执行过程中需要付款的，应由经办部门按照合同的付款节点要求填写《合同付款审批表》（见附件三），并提供由有资格人员填写的相应的证明文件，与财务需要的其他付款凭证一起提交财务中心；合同签订时支付首笔合同款的，可不用填写《合同付款审批表》。财务中心付款时，按公司的付款审批权限及流程办理。
第十六条 财务中心依据合同履行付款工作。对于收款单位与合同名称不一致的应对拒绝付款或由对方出具委托第三方收款证明文件，并由其双方同意并盖章；对于我方收款的合同，如果付款单位与合同不一致的，可由对方出具委托第三方付款证明文件，并由其双方同意并盖章。
第十七条 履行合同中出现纠纷、争议时，在合法且符合公司利益的情况下，应与对方协商解决。协商不成时，由法务专员出具专业意见，经办部门提请总裁或董事长同意后，通过法律途径解决。

第五章 其他事项
第十八条 如合同履行中需要变更条款或解除合同的参照合同签订程序及审批流程进行。
第十九条 如果在合同履行中公司有单方变更或解除权时，变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，以EMS特快专递的形式寄发或由对方签收，其凭证作为合同组成部分交由行政人事中心合同档案管理人员妥善保存。
第二十条 经办人员在签订合同时，与对方互相串通，损害公司利益，公司除根据相关法律法规解除劳动合同外，

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合同管理办法
文件编号
YM-XZ-009
版 本
A0版
生效日期
2017年9月2日
页 码
第 4 页 共 4 页
有权要求直接负责人承担赔偿责任，情节严重的，公司将通过司法部门追究直接负责人的刑事责任。
第二十一条 同的档案管理。公司合同一般一式三份，除其中一份交给对方外，其他二份分别由行政人事中心和财务中心保管，经办部门和其他部门可保留复印件。行政人事中心作为合同档案的主要管理部门负责合同档案的存档、借阅等工作，并由档案管理人员专人负责，合同文本应至少保存五年以上。
附则
第二十二条 本制度自发布之日起开始执行。本制度在执行过程中，公司将根据实际情况进行修改。
附：《合同审核盖章申请表》、《合同审批表》、《合同付款审批表》。

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合同管理办法
文件编号
YM-XZ-009
版 本
A0版
生效日期
2017年9月2日
页 码
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合同审核盖章申请单

申请日期：

用印部门

用印人

用印日期

合同名称

印章名称

用印次数

用章事由
签约单位
合同期限
合同总金额

主要限制性条款：
部门负责人
审 核

财务副总裁
签批

公司领导签批

法务备注

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合同管理办法
文件编号
YM-XZ-009
版 本
A0版
生效日期
2017年9月2日
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合同审批表
所属地区

对方签约人

联系电话

客户全称

联系地址

邮政编号

合同模板

所需份数

合同类别

合同编号

合同条款调整情况
需增加条款：

复核人：
需删减条款：

复核人：
特别补充条款：

复核人：
经办部门
负责人审批

财务中心
负责人签批

董事长授权人员签批

总裁或董事长签批

法务备注

备注：此表仅用于战略合作中心，大客户中心合同审批

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YM-XZ-009
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A0版
生效日期
2017年9月2日
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合同付款审批表

申请部门

申请时间

合同名称

对方负责人

对方单位名称

联系电话

合同金额

大写

已付款金额

大写

付款阶段：本次申请为第 期付款
□预付款 □进度款 □结算款
付款依据及进度、质量说明
1、付款依据：（列明合同条款及内容）

2、进度、质量说明：

本次申请
付款金额

本次申请款项应于
大写:
年 月 日前结付
其他情况说明：
付款审批意见
申请人

部门负责人

行政总监

财务副总裁

总裁

董事长

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日 期

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