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采购合同管理规范

一、 采购合同管理总则
1. 原则：合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。
签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
目的：为了规范采购合同的管理，严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护企业利益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。特制定本管理制度。
2. 适用范围：本采购合同管理规范适用于公司采购部全体人员。
3. 职责：
1) 负责制定购销合同、代销合同统一文本。
2) 依法签订、变更、解除本部门合同；
3) 严格审查本部门所签订的合同；
4) 协助法务部对采购合同的纠纷处理；
5) 负责采购合同的档案管理；
6) 负责本制度的监督执行。
4. 保守商业秘密：管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
二、 采购合同的审批
1. 采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。
2. 公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。
3. 公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。
4. 公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。
5. 公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。
6. 公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。
三、 采购合同的签订
（一）采购合同的主体
订立采购合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
签订采购合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
签订合同必须遵守国家的法律、法规及有相关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。
（二）采购合同的形式
“书面形式”是指合同书、补充协议除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。
（三）采购合同的内容
1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2. 采购合同的编写程序。
1) 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。
2) 进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购商品的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
3) 拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理\分管副总进行审批。
4) 拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理\分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
3. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2) 采购物品的单价、总价。
3) 采购物品的数量与规格型号。
4) 采购物品的品质和技术要求。
5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6) 采购物品的验收标准和方式。
7) 付款方式和期限。
8) 售后服务和其他优惠条件。
9) 违约责任和解决争议的方法。
4. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
四、 执行采购合同
为了保证采购合同的正常执行，采购人员需要跟踪采购合同的执行情况，并恰当处理在采购合同执行中出现的供应、需求和缓冲余量等问题。
1. 合同执行前跟踪：
制定采购合同后，采购人员需要了解供应商是否接受合同和及时签订等情况。由于时间的变化，供应商可能会提出改变物资价格、质量和交期等合同条款的要求。此时，采购人员应充分与供应商沟通，确认可选择的供应商是否接受订单。如果供应商不能接受订单，则需要选择其他供应商。
2. 合同执行过程跟踪：
采购合同的签订后，采购人员应全力跟踪合同的执行过程，其注意事项如下：
1) 严密跟踪：严密跟踪供应商准备物资的过程，发现问题及时反馈。需要中途变更的要约要及时解决，不得耽误供应的时间。
2) 及时响应生产需求：如生产需要紧急，要求物资立即到货，采购人员应与供应商协调保证需求物资的及时供应。
3) 控制物资验收环节：物资达到规定的交货地点，并按照所下订单对到货的物资、批量、单价及总金额等进行确认，存档记录后办理付款手续。
4) 严格控制库存：控制库存水平，既不能缺货，又要保持最低的库存水平。库存水平应与采购环境和生产计划准确性有关。
3. 合同执行后跟踪
按照合同约定支付的条款向供应商付款后，需要采购人员对采购合同进行后续跟踪。主要以供应商收到本次订单的货款为主。如果供应商未收到货款，采购人员需要督促财务部按照流程规定执行付款，保证企业地良好信誉。
五、 采购合同履行
1. 合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
2. 在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。
六、 采购合同变更
严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在采购合同履行中出现下列情况之一，采购人员应照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
1. 由于不可抗力致使合同不能履行的。
2. 采购合同的标的物数量、品质、价格、以及交货的日期、地点、方式和结算方式。
3. 对方存在合同约定期限内没有执行合同所规定的义务。
4. 由于情况变更，致使本企业无法按约定执行合同或虽能执行，但会导致重大损失。
5. 其他合同约定或法律和法规规定的情形。
七、 处理采购合同纠纷
采购合同在执行过程中，采购双方会因彼此的权利和义务等问题产生合同纠纷，引起合同争议。因此采购人员必须有预见冲突发生的能力，在合同纠纷发生时及时采取有效的解决措施。双方在签订合同时就争议、违约、索赔和纠纷解决等内容明确的规定，这些内容主要反映在采购合同的违约责任条款中。
1. 区分违约责任
采购合同发生纠纷时，采购双方应根据早餐损失的原因和事实，按合同规定承担相应的责任。一般情况下，供应方违反采购合同时的违约原因及主要责任如下：
1) 违约原因：
A. 供应方不按合同规定的交货期交货；
B. 所交货的品种、质量和数量等不符合合同规定；
C. 提供的货运单与合同规定的不符。
2) 主要责任：
A. 物资不符合合同规定，或未按时规定日期交货，应偿付违约金或赔偿金；
B. 物资未能运到规定地点，造成逾期交货，应偿付逾期交货违约金。
2. 合同中的索赔条款
1) 异议索赔条款：
异议索赔条款适用于品质和数量方面的索赔，索赔金额根据实际的损害程度确定。企业在制定采购合同异议索赔条款时，要根据采购标的物的特点明确索赔依据、索赔期间、索赔办法及索赔金额等内容。
2) 罚金条款：
罚金又称“违约金”，适用于供应方延期交货或采购方延迟接货等情况的赔偿。罚金金额是合同预先约定的赔偿金额，其数额由延误时间的长短而定。罚金条款主要规定当一方未履行或者未完全履行合同时，应向对方支付的罚金。
3. 合同纠纷处理方式
双方在发生合同争议时，争议的解决方式主要包括采供双方协商解决、第三方调解解决、仲裁机构仲裁解决、以及司法机关组织的诉讼解决。大多数纠纷通过双方协商或调解解决，当互让不起作用时仲裁解决与诉讼解决也是最重要的解决方法。
附则
1. 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
2. 本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。