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上海恒海联国际贸易有限公司内部管理制度
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内
部
管
理
制
度

二00八年三月

目 录

员工行为守则
员工工作守则
考勤制度
合同管理制度
单证管理制度
进出口业务操作制度
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内
部
管
理
制
度

二00八年三月

目 录

一、 员工行为守则
二、 员工工作守则
三、 考勤制度
四、 合同管理制度
五、 单证管理制度
六、 进出口业务操作制度
七、 资产管理制度
八、 支付货款和费用审批制度
九、 计算机管理制度
十、 印章管理制度
十一、 档案管理制度
十二、 安全卫生管理制度
十三、 驻厂员职责
十四、 采购员职责
十五、 仓库管理规章制度
十六、 财务部工作职责
十七、 员工报销制度
十八、 驾驶员管理制度

一、 员工行为守则

为了规范公司员工的行为，培养健康向上的工作观、道德观和价值观，提高每位员工的综合素质，从而塑造企业的良好的公司形象和文化内涵，倡导诚实守信的公司经营理念，特制定公司员工守则。
第一条 遵守法制，严格遵守国家的政策法律、法规和本公司的各项规章制度。
第二条 热爱公司，维护公司形象，与公司荣辱与共。不断学习，不断提高自身综合业务素质与工作能力，团结协作，多提合理化建议，开拓创新。
第三条 听从公司领导指挥，服从公司的各项决定，高效优质完成本职工作和领导交办的各项工作任务；积极向公司献计献策，推动公司的各项业务发展。
第四条 严格遵守公司纪律。不迟到、不早退、工作时间不串岗、不办私事、不打私人电话、不做与工作无关的事。不私拿或损坏公物，不做有损团结的事。
第五条 注重仪表，注意着装及仪表整洁。
第六条 讲究礼貌，做到待人热情、举止文明、谈吐优雅，使用“您好” 、“欢迎您” 、“不客气”等礼貌用语。与客人相遇，要礼让客人先行；同乘电梯，让客人先上先下。
第七条 尊敬客户
1、 接待客人时面带微笑，与客人谈话时应站、坐端正、讲究礼貌、不抢话、插
话、争辩、讲话声音适度有分寸，语气温和、不大声喧哗。
2、 遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不管” 、“不行”等生硬词语，不
得以冷淡态度待客。
3、 尊重客人，不议论、不指点。
4、 接转电话时，先要说“您好，康意佳公司”，声音要温和。
5、 会见客人时，应姿势端正，握手时用力适度，不得用左手，左手不得插兜。
第八条 严守公司机密，不得泄露或传播公司商业机密及相关文件，不向客户或外部人员谈论本公司的一切事物。要做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。一切内部文件、资料、报表、总结，都应做到先锁再离人，保证桌上无泄密。
第九条 保证廉洁，不贪污、不接受回扣、不挪用公款、不以权谋私，树立正气。
第十条 要厉行节约，消灭长明灯，长流水。节约使用文具、器材，爱惜各种设备和物品。要发扬勤俭节约的好传统，为公司增收节支做贡献。

二、员工工作守则

1、 本公司员工应认真学习党的方针政策，具有高度的政治思想觉悟和坚定的信念，热爱祖国、热爱社会主义。
2、 本公司员工应当遵守国家和政府的法律、法规和社会主义公共规则、遵纪守法，具有良好的社会公德。
3、 本公司员工应当爱公司、爱岗、廉洁、勤奋，具有埋头苦干、任劳任怨的敬业精神和认真负责的工作态度。
4、 本公司员工执行各项业务，在合法原则下，必须以公司利益为核心，严格遵守公司各项规章制度。
5、 本公司一切业务必须以公司名义统一承接和管理，员工个人不得私自或盗用本公司名义承接业务。
6、 本公司员工必须具有良好的职业道德、忠于职守、不泄露任何商业秘密。
7、 本公司员工必须时刻维护公司形象，对客户必须诚恳热忱。
8、 同事之间团结协作，具有很强的团队协作精神。

三、考 勤 制 度
1、 本公司员工均需参加考勤。

2、 本公司行政财务部负责管理公司考勤工作。

3、 本公司正常上班时间为上午9：00-12：00，下午1：00-5：00

4、 职工迟到或早退二次以上每一次扣发工资10元

5、 职工因故缺勤，均需事先办好请假手续（特殊情况例外）。否则作旷工处理
（1） 职工因故请事假，需填写请假单，并经常务副总经理同意批准
（2） 职工因病需请假休息或治疗，须出示指定医院的医疗证明（急诊例外）
（3） 其他假期按国家规定执行，但均须事先办好请假手续。

6、 职工出勤与月薪挂钩
（1） 事假超过七天者（含双休日）每一天扣发工资50元
（2） 在连续病假满30天以上时，按每月基本工资60%发放

四、合同管理制度
一、 合同管理包括内销合同和外销合同(含销售确认书)形式发票等.

二、 内外销合同由各业务员根据经营业务的要求负责对外签订,所订合同要求做到：格式规范、内容齐全、责任明确。

三、 合同编号要求全公司统一，由贸管部负责编号。

四、 所有合同需经法人或法人授权的经理签字生效后方可对外。

五、 签字后的所有合同应交财务部壹份留档，由财务部负责保管。

六、 所有合同内容属于公司经营机密不能外泄，除客户、银行等有关部门需用合同外其他人不能随便查阅，公司内部因工作需要接触合同的人要对合同内容严格保密，对泄露公司经营机密者将对其做出相应的处理，情节严重者可对其追究法律责任。

七、 年度终了时财务部应按合同种类的不同编写好目录分别装订成册，存档保管，以备查阅。

五、单证管理制度
一、 单证管理的范围包括：1、信用证2、货物明细单3、货物报关单4、外销发票5、装箱单6、提单7、汇票8、全套结汇单据9、结汇清单10、核销单11、其他与经营业务有关的单证。

二、 信用证由贸管部负责审核和保管，如信用证的条款有不符合公司经营要求或有软条款的应及时汇报分管经理，并根据分管经理的意见通知对方修改信用证条款；如果正本信用证要到银行打包贷款，由财务部提出申请，经分管财务的经理签字同意后方可将正本信用证移交财务部并做好交接签收工作。

三、 出口核销单由贸管部到外管局申领并交船公司或货代公司用作出口报关，按每次的出货商品名称和数量做好对应的记录；出口后由船公司或货代公司退回的核销单（包括报关单的核销联和退税联）由财务部负责签收、保管、核销。

四、 其他单据由贸管部根据实际发生的业务和信用证对单据的要求负责缮制并送、寄各有关部门（包括客户、船公司、货代公司、商检部门、银行等）。

五、 所有单据的制作必须认真、负责，如果发生因制单错误而造成不符点扣款的，制单和审单人均要按银行扣款金额的壹倍扣发当月工资；如因制单错误造成无法结汇的，除扣发工资外公司将视具体情况对当事人做出相应的处罚。

六、 所有单据均属公司经营机密，要做好单据的保管和保密工作，年度终了时对留档的单据要分门别类、装订成册。

六、进出口业务操作制度
为了规范业务的操作，健全和完善经营环节，保障每笔业务顺利进行，使业务逐步逐步走上合法化、制度化、规范化轨道，特制定本制度，要求各部门严格遵照执行。

一、 业务操作的规定

1、 各个业务员必须了解和掌握本公司的经营范围与要求，在正式与客户签订外销合同前首先核算好换汇成本，填写好成本预算单，报分管经理审核签字，凭签字后的成本核算单到贸管部领取合同编号，由贸管部统一编制合同号，以便统计、确认和存档，预算单一式三份，一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。

2、 在分管经理签字同意预算单的前提下，业务员可签订外销合同，合同一式四份，统一由分管经理签字后生效。一份交财务部，一份交贸管部，一份自留。

3、 根据外销合同的结算方式，如果用跟单信用证结汇，各业务员要催客户按期开出以我公司为受益人的信用证。

4、 正本信用证到后，贸管部在一个工作日内完成审证工作并填写好审证记录。对于信用证上难以接受的软条款，以及其他需要更改的条款，贸管部应立即通知业务员，向客户提出书面修改通知。信用证的修改应该改至可接受为止，由贸管部审定并报分管经理审核签字，正本信用证由贸管部保管，贸管部要做好信用证台帐登记工作，并有责任提请业务员注意信用证的装运期和有效期。

5、 信用证确认后，由各业务员负责订立内销合同，合同由法人委任授权的经理签字后组织安排生产、收购、商检、入库等。按照外销合同的交货时间，由贸管部负责租船订舱、制好所有单证和报关出运，并保证全部单证的正确性，如因单证错误造成报关或以后结汇受阻由贸管部负责。

6、 货物出运后贸管部要及时将出口货物明细表和外销发票交给财务部，在提单收到后复印一份交财务部。

7、 贸管部收到提单后，如需办理保险的单据，应立即办理投保手续。

8、 贸管部在收到提单后二个工作日内将全套议付单据制妥后交有关银行议付、托收或押汇，并根据信用证要求寄交有关单据。

9、 贸管部要及时催促海关、外运将报关单（退税联和核销联）、外汇核销单及时退回，交财务部以便办理核销、退税等事宜。同时财务部将报关单退税联复印一份留存备案。结汇到帐后，财务部凭银行结汇水单外管核销联、涉外收入报表、外销发票、报关单和核销单负责外管核销和退税申报工作。

10、 非信用证结算的业务，如D/P即期、前T/T（D/P远期，D/A，后T/T风险较大，应慎重）需报分管经理签字同意后方可进行，并由当事人承担责任。其他操作同信用证结算一样。

11、 代理出口业务，必须在成本预算单上注明代理业务，在分管经理签字同意后方可签订外销合同和代理协议，在代理协议上要明确经济责任和代理收益，“四自三不见”的代理业务严格禁止，合同的协议必须有分管经理签字后才能生效，代理业务原则上不准垫付资金，如有特殊情况需垫付资金要报分管经理签字后方可垫付，且委托方须提供有实质性的担保，并由当事人承担经济责任。

二、 进口业务操作规定：

1、 必须掌握在国家核定的经营范围与要求下开展进口业务。

2、 根据国外商品的行情，工厂或单位需进口的商品，了解掌握进口商品的名称、商标、规格、型号、性质、用途、包装和产地。在此基础上，向国外生产公司询价，力争做到货比三家，择优定价。

3、 根据国外客户还盘的价格，加上需交纳的关税、增值税和利润部分，测算好销售价格水准，并签订好内销合同，合同由法人授权的经理签字后生效，合同一式四份，一份交购货方，交财务部、贸管部、业务员各一份。

4、 在内销合同签订的同时，确认国外客户的报价，并添置进口成本预算单，经分管经理签字同意，到贸管部统一编制合同号，签订进口合同，并复印二份交贸管和财务部各一份，同时按进口合同上的条款，在规定付款期内开证。

5、 接到银行单据后，按合同上的支付方式及时向国外客户办理付款。并在海关规定的时间内，办好纳税清关手续。

6、 贸管部将提单和进口发票的正本交给财务部，贸管部自留复印件，以便统计与存档。

7、 对于代理进口业务，应签订合同或代理协议（签订合同或代理协议由分管经理签字），贯彻“控制货权，带款赎单”的原则，并收取100%则必须有委托单位提供可靠的实质性的信用担保或实物担保。开立10万美元以上的信用证和其他重大业务，须经董事长或经理室集体商量通过，货物到港或单据到银行后，及时通知委托进口单位带款赎单、提货。进口合同与开证申请书由分管经理签发。
8、 如发现质量和数量短装问题，应在索赔有效期内，会同商检部门及早办理商检索赔等事宜。
9、 业务员要配合财务部及时做好代理单位的账户清算工作。

七、资产管理制度

1．为加强资产的内部核算和管理，确保资产的安全、完整，维护出资人的合法权益，特制定资产管理制度（下简称本制度）。
2．本制度所称的资产主要是指各类实物资产，包括：
1）、单项价值在2000元以上（含2000元）的固定资产；
2）、单项价值在2000元以下的低值易耗品、办公设施；
3）、已计入费用列支的各类办公用品、学习书籍等；
4）、库存各类物资及其他等。
3．各类资产由财务部归口管理，并建立相应的责任制度。
1）、财务部门应设立固定资产明细账，详细记录单项固定资产的名称、购置时间、存放部门、原始价值、规定使用年限、预计残值、年折旧率，并按规定每月计提折旧。办公室和行政事业部应建立固定资产使用台帐。
2） 、办公室或行政事业部对使用中的低值易耗品主要是办公设施应建立台帐，明确使用人或保管人，经常检查使用情况。
3） 、库存物资应设立明细账，并有专人保管，保管人员收到物资应认真清点验收，办理入库手续。各部门领用时一律开具领料单，贵重物资领用时应经有关领导批准。
4．本公司的各类资产实行定期清查盘点制度。
1）、固定资产每年年终决算前盘点一次；
2）、使用中的低值易耗品及办公设施每半年清查盘点一次；
3）、库存物资每季盘点一次。
5．各类资产的有偿转让、盘盈（亏）、毁损、报废均应查明原因，写出书面情况，报财务部门审核批准，按规定进行帐务处理。。

八、支付货款和费用的审批制度
为了加强财务管理，提高资金的使用效率，降低资金运作的风险，特制定本办法。
一． 实行资金统一借贷，统一使用的办法。由分管财务部门的领导和财务部根据业务需要向银行借贷（打包、押汇等贷款方式）或通过其他融资渠道统一筹集资金、统一调度使用。
二． 资金的审批程序和要求：
1、 出口产品货款的支付
业务员提供全套付款单据：供货方开出的已出运（或已收购入库的）的出口产品外销合同、增值税发票、专用缴款书、入库单（已入库未出运的），填写付款申请单（已出运的按编号分别填写）报送财务部门审核，财务部根据成本预算单、出口货物明细表（已出运的）、入库单（未出运的）、内销合同等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财务部安排付款，如果工厂暂时不提供专用缴款书则先行扣除税款后支付，余款待专用缴款书齐全后支付。
2、内销产品货款支付：
业务员根据供货方开出的发票（或收据）、入库单和填写的付款申请单一并报送财务部审核，财务部门根据内销合同等资料审核签字，再由分管经理审批同意后交财务部安排付款。
3、预付货款：
原则上不预付货款，如果因商品或市场行情特殊性，确需预付部分货款的（最高不超过货款总额的30%）。在信用证结算的情况下，需信用证副本到达本司、经贸管部审核认可后，由业务员填报与付款申请单呈分管经理审核同意后交财务部安排付款；在其他结算方式下需预付货款的，则由经办业务员填写预付款申请单呈分管经理审批，分管经理视具体情况审核同意后方可交财务部安排付款；在预付款数额较大（或占货款总额百分比比较高）的情况下，应由董事长或经理室集体商议同意后才可付款。经办业务员应对全部预付款承担风险和责任。
4、代理出口业务的付款
必须是代理出口货款收妥入账后，由代理业务员凭委托方开具的增值税发票和专用缴款书，扣除代垫的全部费用和应收取的代理费后填写付款申请单报财务部审核，财务部门根据代理出口协议和结汇水单及代垫费用等资料和对无误后签字，再由分管经理审核同意后送财务部安排付款。
5、付款原则:
原则上只能按增值税发票抬头付款，个别工厂确因收购原料、辅料、包装物等原因，需代其将货款付至供货方时,必须在办妥委托付款手续后方能申报付款,且委托付款的手续必须是加盖公章或财务专用章的正本(在特殊情况下可用传真件代替)
6、付款预申报规定：
为了使财务部能够有计划筹集资金，既能保证各类货款的及时支付而不耽误货款的收购，又要不是资金在账面上闲置而造成资金成本的增加，特要求个业务员作好货款支付的预申报工作，单笔货款十万元以内的要提前二天申报，超过十万元的提前三天申报（特殊情况除外）。
三、直接费用的审批
１、运、保、商检等费的审批
根据出口成本预算单、保险合同和经分管经理签字的代理船公司的运费、商检费等费用的传真确认件，由财务部门先行预提，待正式发票入账时，先由贸管部核对交财务部审核无误后提交分管经理审核同意后方可付款。
２、佣金的审批
由业务员提供佣金协议，外销合同副本、填好付佣申请单报财务部审核签字后再由分管经理审批签字后交财务部安排付款。
３、其他直接费用
与业务有关的邮寄费、报关费、辐照费和包装费等，须在发票或入库单齐全的情况下才能申请办理付款，总额发票要附明细单，由经办人员申请呈分管经理审核签字后交财务部安排付款。
以上规定请各业务员遵照执行。

九、计算机管理制度

一、 本公司财务部负责本公司计算机及相关设备的管理。

二、 全公司的计算机及相关设备的配置计划由各部门根据工作需要提出需求量，经经理室批准后统一购置。公司的计算机及相关设备由财务部逐一编号，并建立台帐。

三、 各部门的台式计算机及相关设备定点放置和使用，未经同意不得随意搬动。

四、 当计算机设备发生故障，本公司人员不能排除时，应及时与财务部联系，并填写故障记录单，由其安排检修或送修。未经同意各部门不得擅自拆装计算机。

五、 未经专门训练者不得上机操作，不准利用计算机玩游戏或做其他与工作无关的事。

六、 计算机使用人员应经常做好本人使用的计算机的清洁保养工作。

七、 未经许可严禁在计算机上运行与工作无关的软盘和光盘，在必须运行软盘时，应先对该软盘进行病毒检查，确保没有病毒时方可运行

八、 计算机备件和耗材（备件包括键盘、数字键盘、鼠标、网卡等；耗材包括打印纸、软盘、色带、墨盒和硒鼓等）由财务部根据需要进行采购。并建立备件和耗材的领用台帐。

十、印章管理制度

1、 本公司的印章分为公章、财务专用章法人代表章和其他业务性印章
2、 本公司 除业务性印章外均由财务部保管
3、 财务专用章、法人代表章（不含法人代表签字章）由财务部专人保管
4、 印章不得随意带出，如遇特殊情况需带离本公司需经有关负责人同意
5、 公章使用时，必须做好登记，注明盖章日期、部门、事由、经办人等内容，经审批同意后才能加盖印章。
6、 加盖印章的份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数不予盖章。
7、 凡与本公司业务工作无关系的，需加盖印章证明重要事项的，须经有关负责人批准。
8、 介绍信盖章，按指定的地点开具介绍信并给予盖章。
9、 印章必须定期擦洗，以保持使用时清晰，盖章必须端正、清晰，对好方位。

十一、档案管理制度
1、档案管理范围：业务档案、文书档案，人事档案、会计档案。
2、档案管理内容：
（1）、凡本公司在进出口业务活动中的各种单证（信用证文本复印件、制单资料等）等均为业务档案。
（2）、凡上级来文，或以本所名义拟定的上行文、下行文、总结、计划、工作汇报及内部管理的文件均为文书档案。
（3）、凡本公司员工的履历表、奖惩材料、任免晋升材料、劳动合同等均为人事档案。
（4）、凡本公司财务部门的会计凭证、账册和报表均为会计档案。
3、档案管理具体规定：
（1）、本公司各类经济活动的合同文本，相关经办人在合同签订生效后2个工作日内送交财务部
（2）、本公司交易活动中的各种单证、获得的客户资料在此项交易结束后5个工作日内，由相关人员整理好全部资料送交财务部
（3）、文书档案按文档要求整理装订成册于次年二季度移交档案室。
（4）、财务部门的会计凭证应在每月终了后，依时序先后分类编号，装订成册，装订时必须折叠整齐便于查阅，会计帐簿、凭证、会计报表等有关资料于次年二季度移交档案室保管。
4、查档和阅档、
（1）、各部门因工作需要，须查阅业务档案和文书档案，由经办人到档案室办理有关手续后方可查阅。
（2）、会计档案须经所领导批准后方可查阅。
（3）、人事档案应按查档的规定办理手续方可查阅，本人不得查阅本人档案。
（4）、查阅、借阅人员必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料，违者视情轻重，予以批评教育直至纪律处分。
5、档案室管理人员必须坚持原则，严格按档案工作的各项规章制度办事，遵守保密制度，不得擅自向无关人员提供档案或向他人泄露档案内容，不得擅自转移、分散和销毁档案。十二、安全卫生管理制度

1、 下班时要及时切断办公室内的电器设备(包括空调、微机、复印机、电脑打印机等)电源，中午午休时间，办公室内空调、日光灯应关闭。
2、 各办公室内，无人及下班时要关闭好门窗。
3、 本公司员工的私人现金、存折及贵重物品，要妥善保管，不要放在办公室内过夜，以免造成不应有的个人经济损失。
4、 切实做好防火防盗等安全保卫工作，加强值班防范。
5、 员工上、下班要确保交通安全，本所不承担因员工本人责任（或主要责任）造成的交通事故的费用。
6、 各办公室内应保持环境卫生，做到每日一小扫，每周一大扫，月末彻底扫。
7、 卫生标准要求按照规定达到“三净、三无、三齐”。三净：门窗玻璃、地面净，橱、椅、桌面、沙发净，公用茶具、电器净；三无：地面无痰迹、废纸、烟头，室内无垃圾、蛛网，无卫生死角；三齐：办公用具、书籍资料放置整齐，室内杂件堆放整齐，橱、柜、桌、椅安放整齐。
8、 成立所安全卫生检查小组，由安全卫生检查小组不定期对各办公室内的安全卫生情况进行检查，检查情况纳入考核。

十三、驻厂员职责
质量是企业的生命，为规范公司运作，提高工作质量，明确公司员工的责任性，特制订驻厂员责任制。
一、 加强工作责任性，每位驻厂员要牢记把质量作为自己的生命来对待，明确自己的责任，上班必须按所在单位的作息时间进行。

二、 每天必须了解所在单位原料收购的数量和价格，以便公司对市场做出合适的定位。

三、 每天上班必须亲自到冷库去把隔日做的产品娶3个样，大中小规格各取一片，做一个检验报告，如实填写好检验报告，由工厂负责人签字确认并传真公司。

四、 加强重点部位的巡回检查：从原料验收→清洗→蒸煮（100℃水煮5-6分钟）→冷却（常温水-4℃冰水）→去头、拨壳、去黄→分级→漂洗（最少2次）→沥水（检查虾仁是否有天然香味）→称重（控制好让水率）→装袋→真空封口→速冻→装箱（剔除漏气）包装→冷藏。每隔两小时检验一次，发现问题及时解决。

五、 做好每天产品规格的统计工作，每位驻厂员必须把每天生产的成品统计出来，以便公司了解生产的进度，并传真到上海分公司。

六、 要以公司利益为核心，严守公司机密，树立公司形象，与所在单位的管理人员协调好工作，决不搞有损公司形象的事，严禁利用工作之便牟取私利，否则将追究相应的责任。

七、 驻厂员所监管的产品，如符合出口要求，顺利潼关，年终公司将对其进行一次性奖励。反之，由于质量问题，给公司造成损失的，则取消奖励并追究责任。
以上职责希每位驻厂员认真执行。

十四、采购员职责
为了加强企业内部管理制度，做到职责明确，奖罚分明，特制定采购员职责。
一、 积极配合企业领导做好采购员本职工作，服从领导安排，按领导意图开展好每一项业务，随时掌握好市场消息，并及时反馈给领导。

二、 在开展业务活动过程中，加强与客户的沟通与联系，做事踏踏实实，不做有损公司利益的事，不说有损公司利益的话，严守公司机密，努力维护公司利益

三、 配合领导管理和监督驻厂业务人员，协调和解决好与客户的关系，管理和监督好产品的每一个环节，使其符合出口的要求。如因产品的质量问题造成公司损失，相关人员须承担相应的责任

四、 规范合同、协议的管理。对外签订合同、协议，必须得到公司领导授权或批准，对每一个客户的具体内容做到心中有数，按公司计划完成出口任务

五、 在工作中不断提高业务水平，精益求精，使公司的产品在国际上畅销，为公司全年创收努力工作

六、 有目的选择加工厂，做到货比三家，所进产品物美价廉

七、 采购员所监管的产品，符合出口要求，安全通关，年终公司将对其进行一次性奖励；如采购员严重失职、营私舞弊，给公司造成的则取消其奖励并追究相应责任
以上职责希望每位采购员认真执行。

十五、仓库管理规章制度
一、 严格商品出库制度：

1、 仓库保管员必须凭公司有关部门开出的发货通知书才能发出商品，严禁私自发出商品。

2、 商品入库要认真检查商品的质量和数量，并在送货单上签上实收商品的名称、规格、质量和数量，以便送货方凭送货回单到财务上结账。

二、 及时做好商品的挂牌和台帐记录

1、 做好入库商品的吊牌工作，表明商品的名称、工厂产地、规格和数量。

2、 做好商品出入库的台帐记录，每次库存有变动后报送库存商品报表至总经理室及财务部，月末及时与财务部核对库存帐。

三、 做好各方面的衔接工作

要做好与各商品存放库工作人员的衔接工作，做到经常与各出租仓库方保管员核对商品数量并监督被保管商品的数量情况，杜绝商品变质情况出现，做到帐帐一致、帐货一致、帐牌一致。

四、 做好库存商品的盘点工作，每季盘点一次，并做好商品盘店表报公司财务部。如商品短少变质，则由仓库保管员全额赔偿。

五、 首先要了解所辐照产品的要求，细菌指标是多少，做到心中有数，辐照时按照公司的要求进行。

六、 辐照出库时数量要清点清楚，到辐照现场交代清楚所要辐照的要求，如翻箱要贴标签，在现场自己进行监管，防止漏照，漏贴标签。如发现有破袋要及时分开，因破袋、坏箱、漏照、漏贴标签等造成公司利益受损，须承担责任。

七、 装箱时要清点数量，在路上一定要制冷防止回温，到公司后要及时进库，并和仓库保管员协调好工作。

八、 辐照时要一批一批出货，所要照的产品必须在较短的时间内进行，辐照完毕时要及时进冷库，防止回温而影响产品。

十六、财务部工作职责
一，参与起草、拟订本公司的财务管理制度，做好财务预测，编制财务计划，参与财务决策，实行财务监督，严守财经纪律。
二，根据外贸企业财务成本核算的要求，负责对本公司的全部经营过程进行正确、及时、全面的核算，按照会计制度的规定设置总账和分类明细账，订真记好银行、现金日记账，各类明细账及总账。
三，协助总经理做好资金的筹集、调拨、和运用工作，做到积极筹集、统筹安排，合理运用，及时还贷，使有限的资金发挥最佳的作用，以减少资金占用利息，降低资金运作成本，提高经济效益。
四，严格按照现金管理的要求负责货币资金的完整与安全，根据公司的规定做好工资、奖金的发放和费用报销等与现金有关的工作。
五，负责与银行联系，做好与本公司经营有关的进口付汇、出口收汇、国内贸易结算、借、贷款等各种货币资金收支环节的转账工作。
六，根据经总经理审核签字的成本预算单，负责审核每一笔进口、出口、内销业务的实际成本及盈利，并按月做好销售利润表报总经理。
七，及时做好委托其他外贸公司代理出口业务的审核、对账、收款及清算工作，保证每一笔收益及时、足额到账。
八，按照外汇管理的有关规定，协助贸管部做好进、出口外汇的核销工作，力争杜绝非人为因素的逾期核销。
九，负责根据业务部门和仓库提供的出库单上所列商品的名称、数量及收货单位等内销资料，开具增值税专用发票，普通发票和其他收入的发票。
十，负责编制本公司的全部财务报告，年度写好财务分析，提出合理建议，并及时上报董事长、总经理和各有关部门。
十一，，负责本公司的纳税申报、规费上交、退税申报等工作，及时足额地上交国家税收。
十二，及时做好与各业务单位的对账工作，及时催收国内外应收账款，减少不合理资金占用，降低经营成本。
十三，参与、指导、监督仓库定期做好库存商品的盘点工作，掌握库存商品的实际情况，查明库存商品的损耗原因，及时调整账务，做到账实相符。
十四，负责保管和监督使用公章及财务印鉴章，加盖公章必须有总经理签字同意后方可盖章，并做到先登记后盖章，财务印鉴章与支票必须分人保管，以便于相互监督，同时不可签发空白支票，如遇特殊情况需开空白支票时，需经总经理同意并签上限额。
十五，做好与其他各部门的工作联系和合作，及时了解国外来证、货物出运、交单议付、商品入库各环节的信息，为正确、及时的财务核算打下基础。
十六，做好财会资料、账册、凭证的装订和保管工作，按照制度规定及时、定期地建册归档，保证财会资料的安全和完整。
十七，做好财会人员调动的交接工作，编写好调动人员移交的资产、，账册、凭证、文件和清册，办理好交接手续。
十八，完成领导交办的其他工作。

十七、员工报销制度
为了规范本公司有关费用的开支范围和标准，做到既有利于工作又降低不必要的费用支出，特制定本规定：
一， 出差费用及手机标准：
项目

类别
出差费标准
手机费

交 通 工 具
住宿费
伙食费
经理室
飞机
火车软卧
轮船二等舱
出租车
三星级宾馆
50元
全报
业务经理
======
火车硬卧
轮船三等舱
★出租车
0-150元
30元
分别定
业务员
=======
火车硬卧
轮船四等舱
★出租车
0-100元
30元
150元/月
说明：
1， 以上项目标准除伙食补贴外均必须以真实、有效的住宿发票、车费等票据在不超过上限标准的范围内按实报销，超出标准部分一律自理，如发生票据遗失均不得报销。
2， 工作人员外出尽量减少乘坐出租车费用。有★类别人员无特殊情况、未经公司领导同意的不能乘坐出租车，有特殊情况乘坐出租车报销时应注明原因、起讫地、时间后方可报销。
3， 本公司人员分类及司机报销制度见附表。
二， 上海本部人员在正常工作期间，中、晚餐集中就餐，另外补贴每人每天10元早餐费，星期天加班不供餐的情况下，每人每天补贴30元。
三， 在上海工作的外地人员回家探亲的交通费由公司同意后实报实销。工作人员上下班车票一律不得报销（包括出租车票）。
四， 工作人员实际工作中遇到特殊情况超出标准以上的费用应请示分管领导后视实际需要批准报销；在出差期间对方提供食宿的，取消住宿及伙食补贴。
五， 每月的手机补贴除核定全部报销者外，均有公司统一购买冲值卡按月发给每一位应该有手机话费补贴的员工，在外地出差话费补贴不够的人员发信息或打电话给财务部，有财务科给予补充冲值，无特殊情况自购的话费冲值发票不再给予报销。
六， 为了提高员工的福利待遇，现对在公司工作年限满五年的外地职工（在上海交社保的员工除外）在工作上无重大差错的，年终给予一次性不低于4200元的养老金补贴，但此补贴视同奖金，在公司微利或亏损的年分不发放此补贴。
七， 在报销差旅费时，先由财务部门根据本规定进行审核，再经领导批准后付款。
以上规定从2008年1月30日起执行，如与其他制度有冲突的以本规定为准，请各位员工遵照执行。

附 表
报销类别
姓 名
经理室
赵志勇、洪松、赵志明
业务经理
薛惠平、王建庆、吴华俊、崔红霞
业务员
杨兰芳、张丽丽、徐隽妍、范建荣、薛浪、王修福、詹光达、刘明、尹波、樊杰、苏项羽、何海涛、贺烈、徐兴方、陈兴志、罗明、梁保成

十八、驾驶员管理制度
一、 专职驾驶员：
1，应严格遵守公司的各项规章制度，做好本职工作。
2，遵守交通法规，做到安全行车无事故。全年如果无交通违章罚款，公司年末给予一次性奖励1000元人民币；如有罚款但不超过1000元的，先由驾驶员自行垫付，年终凭罚款单公司给予补贴，不满1000元罚款的其差额作为奖励；如违章记录超过1000元的，超过部分由驾驶员自行承担。
3，每天要在公司内部对公司所有车辆做好清洁保养工作，不再报销洗车费用。如果发现未做清洁工作一次扣10元；如果发现虽已做清洁工作但明显不够清洁的每一次扣5元。
4，要及时加满汽油，经常检查各车的运行状况，及时发现车辆的不安全因素，避免出车途中发生毛病而影响工作。
5，每辆车每月到定点处做一次打腊保养一次，根据汽车的保养要求定期到4S店做好汽车的保养工作。
6，公司除董事长、总经理、赵经理，杨兰芳外，其他人员需用车必须持有公司上述四人签字批准的出车单方可用车（特殊情况可根据电话通知），驾驶员接到派车单后必须无条件出车，如果发生用车冲突时，请驾驶员及时与签发领导联系调整。
7，工作期间严禁饮酒，保证安全驾车。
8，全年安全行车无事故的，到年终公司将给予1000元的安全奖，如果发生交通事故，经交警部门或保险公司认定本方负有主责的公司将给予扣奖金500元，负次责的扣200元，无责的则免除扣款。
9，除专