浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策.doc
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1、浅谈中职学校学生档案管理存在的问题及对策 摘要:中职学校学生档案管理工作是学生工作的一个重要组成部分,学生档案是用人单位选拔使用、培养人才的最基本依据,它记述和反映一个学生在校的学习情况和德才表现的文件载体,使用人单位做出知人善任、选贤举能,既是考察和了解学生的重要依据,又是做好学生管理工作的重要手段。但是,目前中职学校学生档案管理还存在一些问题,所以,应完善学生档案管理相关制度,加快学生档案 网络 化管理的建设,充分挖掘档案的利用价值,为毕业生就业服务。关键词:中职学校 学生档案 管理 问题 对策 0 引言 中职学校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实 历史 记录,是学生家庭
2、社会关系、 经济 状况的主要原始材料,也是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下,中职学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证,有着难以替代的作用。 1 中职学校学生档案管理存在的问题 中职学校学生档案管理旨在对学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来,由于诸多原因,中职学校学生档案未能得到应有的重视,致使档案材料收集不全,质量不高,不能准确全面地反映中职学校学生的全貌,甚至出现档案丢失等现象。当前中职学校学生档案管理
3、主要存在以下几个方面的问题: 1.1 学生档案不受重视,管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支,但是,中职学校往往只重视教学和其它管理的档案工作,对于学生档案工作的重要性没有认识到位,没有将学生档案管理工作提到议事日程,在档案管理二级机构中没有配备专职人员,没有进行必要的检查监督和指导,没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩,没有进行有关的制度建设,学生档案管理工作缺乏领导重视,管理体制明显不完善。 1.2 学生档案的收集整理不规范。目前中职学校学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理,并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员,加上学校缺乏监督检查
4、和业务指导,导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化,出现这样或那样的错误,如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。 1.3 学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时,整理、服务环节跟不上,学生档案只成为“废纸”一堆,无人查阅,也无法查阅、借阅,不利于中职学校教师了解学生,对学生因材施教。 1.4 毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。目前,中等职业 教育 学校学生档案在毕业时可移交人才交流中心保管,成人档案仍由学校管理,这两种方法都有相同的弊病。 2 加强中职学校学生档案管理的对策 针对以上存在的几个
5、问题,笔者认为应该着力进行以下几方面的工作: 2.1 狠抓组织和人员落实工作。中职学校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明,要搞好中职学校学生档案管理,首先必须理顺管理体制,做到组织机构落实。不论当前中职学校对学生管理采取何种模式,都要根据学校工作的实际情况,建立学生档案管理组织机构;不论学生档案是放在何处,必须有专人负责学生档案的管理工作。要根据学生档案的数量,配备适当编制的专业人员。笔者认为,为了确保学生档案的管理质量,应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下,并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案馆,那么学生档案可应归综合档案馆统一管理。对
6、于采用分散管理模式的,一定要加强业务指导工作,以保证学生档案的归档和整理质量。 2.2 加大学习宣传力度,强化师生档案意识。通过学习宣传,提高师生对学生档案工作的认识,积极关心支持学生档案工作。让大家认识到,学生档案是关系到中职学校全面推进素质 教育 、向社会输送合格人才和中职生毕业就业的大事。一份高质量的档案,对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写,做到如实填写、书写清楚、格式规范,档案制成材料符合要求。同时,在校期间努力争取创造优良的业绩,书写自己的 历史 。 2.3 建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。 2.3.1 规范归档材料的要求。按照干部人事
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