采购供应工作管理制度(DOC-8).doc

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采购供应工作管理制度

总则
采购供应工作是公司经营管理的重要组成部分。
采购供应工作必须遵守国家颁布的各项政策、法规的有关规定。采购供应工作人员要严格自律，遵纪守法，廉洁奉公。
为了加强对采购供应工作的管理，保证工程、生产、产品研发等方面所需物资的供应，提高采购质量，降低采购成本，特制定本制度。
机构与职责
采购供应工作涉及公司以下部门，其职责分述如下：
1、 采购供应部
负责公司采购供应及外协加工的组织实施；推荐分承包方，签订供需合同；负责所有对外付款和财务报销手续；解决采购材料和设备在采购和使用中的有关纠纷；负责建立健全比价采购台帐并及时更新。
2、 管理规划部
负责编制和下达工程、生产、产品研发所需设备、物料采购计划和外协加工计划；负责采购报销的审批并履行对采购价格的监督；负责公司物料的库存与存量控制；组织对分承包方的资格审查和评价；协调采购部与各事业部之间的工作；协助采购部建立健全比价采购台帐。
3、 公司办公室
负责编制和下达普通办公用品、劳保用品、办公家具采购计划；负责上述采购报销的审批并履行对采购价格的监督。
4、质量办公室
负责组织采购物资及外协加工件的检验、验证；参加对分承包方的资格审查和确认工作；负责对厂商供货的产品质量进行监督，并将有关信息及时反馈给采购供应部与管理规划部。
5、各事业部
负责提出采购及外协申请计划并提供准确的采购要求；将采购产品在使用过程中发生的问题及有关信息及时反馈给管理规划部。
采购实施办法
（一） 采购计划
采购计划内容应包含设备或材料名称、规格型号、数量；特殊情况时应包含技术要求、安装尺寸、生产厂家、参考价格、交货期等；若需从供应商处直接发运到用户现场，应注明收货单位、联系人、到站（地址）、邮编、电话及传真等。
1、 工程、产品项目需要的材料、设备（包括外协加工）等，由事业部根据合同及设计任务书或生产任务单编制材料、设备需求计划（又称“材料表” ），经管理规划部（综合计划室）根据合同内容并结合库存情况编制采购计划下达给采购供应部。
2、 产品研发项目需要的材料、设备，由研发部门编制材料、设备需求计划，经管理规划部（综合计划室）审核后编制采购计划下达给采购供应部进行采购；少量的规格、型号不确定的材料、设备（限2000元以下）可以由研发人员自行采购，但事后必须补办申购计划。
3、 生产、基建项目（含设备改造和设备维修）、设计开发、办公等需要的设备和工具，由使用部门按照公司设备管理制度编制设备需求计划，经管理规划部（物产资源室）审核并报公司主管领导（重大项目和设备报董事会）批准后编制设备采购计划，下达给采购供应部。
4、 普通办公用品、劳保用品、办公家具由使用部门根据有关标准和规定编制需求计划，经公司办公室审批后下达给采购供应部。
（二）采购方式
采购供应部按照采购计划组织实施采购。采购应按照“择优、择廉、择近”的原则并选择最有利的方式进行。采购方式一般有如下几种：定点供应商长期报价采购、议标采购和一般采购。
1、 定点供应商长期报价采购
凡经常使用且使用量较大的材料，应事先选定厂商，议定长期供应价格，采购供应部根据议定价格进行采购。（常用材料与设备见附件）
确定定点供应商的原则：
（1）由采购供应部提供拟定为定点供货厂商名单（每类设备或材料原则上应有三家以上供货商，且必须是本公司的合格分承包方），以及供货产品样本和报价等资料。管理规划部负责组织相关事业部、市场营销部、采购供应部、质量办公室等部门，共同对定点供货厂商进行综合评价，筛选出符合条件的供货厂商并确定该厂商的供货资格与供货范围。采购供应部分别与被确定资格的厂商协商优惠供货价格、签订供货协议。采购供应部应及时将协议价格提交管理规划部备案。
（2）采购供应部负责编制包含供货内容及价格的定点供货厂商名录，经上述部门认可后分别存管理规划部、采购供应部和质量办公室。采购供应部与管理规划部依据此名录进行采购和审核。
（3）定点供货厂商名录每年评审一次，质量办公室、使用产品的相关事业部负责对厂商供货的产品质量进行评价，管理规划部和采购供应部对厂商的交货及价格等情况进行评价；对出现两次以上严重质量问题的供货商要取消其供货资格。
（4）生产外协加工定点厂的确定参照上述办法进行。新增加的外协厂商必须进行实地考察对其生产条件、质量保证能力等有关方面综合评价后再行确定。
2、 议标采购
对于一次采购金额超过界定值的大宗材料与设备，或重点工程项目中的一些关键材料与设备，采取议标方式进行采购。步骤如下：
（1）采购供应部负责组织相关事业部、市场营销部、管理规划部、质量办公室等部门组成议标小组，确定参加投标供货厂商名单（应优先选择定点供货厂商）；
（2）由采购供应部向供货厂商发出询价标书并回收标书；
（3）议标小组负责对收集到的供货厂商提供的投标资料进行综合评审，采取投票或其他方式确定供货厂家。议标结果要形成文件，经议标小组成员签字后分别存管理规划部和采购供应部；
（4）采购供应部据此与中标的供货厂家签订商务合同。
采取议标方式一次性采购金额的界定值：
▪ 进口材料和设备 ≥5万元
▪ 国产检测仪表 ≥3万元
▪ 计算机、工控机、显示器以及附件≥5万元
▪ 二类机电产品 ≥2万元
▪ 变压器、电抗器 ≥3万元
▪ 电子类产品 ≥1万元
▪ 生产制造用原材料（包括硅片、钼片、管壳、钢板、铜带、散热器、绝缘材料
等）≥5万元
▪ 外协加工（包括硬件制造、软件调试、喷漆喷塑、电镀、包装、运输等） ≥
2万元
▪ 常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等 ≥1万元
3、 一般采购
不属于以上两种情况的采购方式为一般采购。一般采购要参考市场行情、过去的采购记录或供应商提供的报价，选择三家以上进行价格对比,并以各种方式向供应商议价，在保证质量和工期的前提下以最低的价格采购。如果询到的最低价格或规格、型号、性能参数与采购计划提出的要求不相符时，采购供应部应及时通知管理规划部协调处理；若仍有争议，可采取议标方法处理。
4、 比价采购台帐
采购供应部负责建立健全比价采购台帐。比价采购台帐要有三家以上供应商的价格对比，台帐内容要包括：材料名称、型号、规格、主要技术参数、供应商的单位名称、企业性质、质量保证体系、价格和运杂费用等。
比价采购台帐要抄报管理规划部。管理规划部要协助并督促采购供应部及时修改、更新比价采购台帐。
（三）采购作业实施
1、采购供应部接到采购计划以后，要根据采购事项的轻重缓急确定采购的先后顺 序；符合招标、议标条件的要及时组织议标小组进行招标工作；属于定点供应商供货范围的及时与供应商联系；属于一般情况的，按一般采购方式进行。
2、询价完成后采购经办人员应详细记录询价和议价结果，拟定订购供应商，与供应商确定交货日期并签订采购合同，经采购部负责人审核（特殊情况需事业部主管领导审核签字）并报管理规划部核准后，方可盖章生效。经招标、议标确定的采购合同可直接盖章生效。采购合同应交给管理规划部和财务金融部各一份备案。
3、采购员要按计划规定时间完成采购任务。当采购员、外协员认为不能按时按计划完成某项采购任务时，应及时向管理规划部通报并以文字说明原因。
4、采购员、外协员采购的材料、设备按质量办公室有关规定进行检验或验证后办理入库。在执行有直发现场的采购计划单时，应及时将供货商发往现场的发货证明返回到管理规划部备案，并及时办理入库手续。
5、采购员、外协员采购的材料在使用中出现问题，采购员要负责与供货商联系，处理有关事宜。如（质量和规格、型号或技术性能）不合格，要负责退换、退货以至索赔。
6、按计划采购及外协加工的付款，由管理规划部计划员审核后，再经采购部门负责人签字，方可办理付款手续。(10万元以下由采购部门负责人审批；10万元以上由公司主管领导审批。)
7、采购经办人员取得购货发票后应及时办理报销手续。报销单据由采购部门负责人签字（计入事业部采购附加费用的，由事业部领导审批），经管理规划部审核后，方可办理报销手续。管理规划部计划员在审核时应对所购材料的型号、数量、价格进行核对，并逐项记录备案。
特殊情况处理办法
1、 特殊情况下，采购供应部可委托事业部进行采购及外协加工，但必须严格按本制度有关原则执行。
2、 事业部调试人员在现场调试期间急需材料(价格低于500元)可自行采购，回单位后由事业部领导审核签字并向管理规划部补交采购计划单及填写领料单。（在现场自行采购的材料累计金额高于500元，低于5000元，经事业部领导批准；累计金额高于5000元，由公司主管领导批准。）
3、 特殊情况下，经公司主管领导同意后，可依据市场营销部的合同供货清单先行采购，事后由事业部补办采购计划申请单。
附件：常用材料与设备
▪ 进口控制装置与检测仪表
▪ 国产普通与特殊检测仪表
▪ 计算机、工控机、显示器以及附件
▪ 二类机电产品
▪ 变压器、电抗器
▪ 电子类产品
▪ 生产制造用原材料（包括硅片、钼片、管壳、钢板、铜带、散热器、绝缘
材料等）
▪ 外协加工（包括硬件制造、软件调试、喷塑、电镀、包装、运输等）
▪ 常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等
本制度自发布之日起实施。本制度发布之前的有关文件条款如与本制度有异义的，以本制度为准。
本制度由采购供应部负责解释。
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