采购部管理制度.docx

采购部管理制度
为明确采购岗位的职责，规范公司物资采购行为，降低采购成本，确保公司各项物资正常供应，加强公司物资采购的监督工作，特制定本制度。
一、 公司物资采购、合同条款的谈判、供应商对账、付款申请、索赔、供应商档案的建立与保存、市场信息收集等由采购部负责。
二、 采购原则
2．1 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格、服务”的竞争，择优选取。
2．2 物资采购时必须严格按照计划进行采购，保证做到不错订、不漏订、及时准确做好物资货源落实工作。
2．3 未经审核批准的请购物资一律不得采购，库存已有闲置物资应优先使用。对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和实行银行结算方式。
2．4 采购人员应随时搜集市场价格信息，建立合格供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。
2．5 为控制采购成本，采购人员应根据市场信息做到比质、比价、比服务采购，在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位。
2．6 所有采购物品的付款方式，不论金额多少，一般情况下采用月结形式结算，特殊情况可用现金支付。
2．7 采购人员在谈判过程中，要把公司的工作流程和规章制度传达给供应商，严格按我司要求执行相关工作。
三、 采购流程
3．1 物资采购由各部门填写申购单，写清采购物资的编码、数量、规格、型号、
质量标准、材质、要求到货日期等，由部门负责人签字上报总经理批准后交采购部，须紧急采购时，在申购单上注明是“紧急采购”字样，以便及时处理。
3．2 采购部每日根据各使用部门的申购单和PMC订单进行审核，与供应商谈妥后制定出相关的采购合同或请购单，由部门经理和总经理审批后方能传真给供应商订货。对每日的采购情况进行汇总和确定交期以表格的形式表现出来---物料交期日报表，于每天八点前交至采购主管、财务部、资材部、品质部。
3．3 请购的撤消
已开具采购合同或请购单并经审批后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面方式呈原核准人，并转达采购部必要时应先口头知会采购部。采购部相关人员接获通知后，立即停止一切采购动作，未能及时停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作。
四、 采购员职责
4．1 进行供应商开发、调查、评鉴、选定、管理工作，对合格供应商建立供应商资料和价格记录。
4．2 对采购市场行情作经常性的调查。
4．3 对采购计划、方式、价格、交期、品质的管控工作。
4．4 物资进厂后，应及时协助做好入库、验收和财务办理等手续；并负责对质量不符，数量短缺之物资的处理、退换和索赔。
4．5 做好平时的采购记录及付款工作。
4．6 与各部门沟通协调工作。
五、 采购方式及管理
5．1 采购方式
采购部根据下列因素确定最有利之采购方式：
（1） 物料使用状况。
（2） 物料需求数量。
（3） 物料需求频率。
（4） 市场供需状况。
（5） 价格。

物料采购方式一般有下列几种：
（1） 集中计划采购
凡属日常办公用品以集中采购较为有利，依定时或定量之计划进行采购。

（2） 合约采购
凡经常性使用且耗量大的物品，应由生产、工程、品管、财务、采购、总经办等相关部门共同参与，报总经理批准后再进行订购工作。采购部应事先选定供应商，议定供应价格及交易条件后由总经理批准办理合约采购，以确保物料供应来源简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，应随时掌握市场行情，调整采购价格。
大宗和经常使用的物资，采购部应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，做好业务记录。供应商的报价不能作为唯一的决定因素。采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象，并对生产运营所必需的商品应有两家或两家以上的供应商供货，以确保供应渠道的畅通，保证货源、质量和价格的合理性。
（3） 一般采购
除（1）（2）以外之物料，采用随需求而采购之方式。
5．2 采购人员定购的物资必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。
5．2 对短缺物资，采购人员要征求使用部门意见和总经理的审批，在使用部门同意和总经理审批后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果和经常损失由采购人员负直接责任。
5．3 签订物资采购合同时，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准。
5．4 采购人员未能及时完成采购任务时，应及时报告，说明异常原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救方法和处理对策，重大事项，应向总经理汇报，若采购人员未及时采取对策或向上汇报造成的经济损失，采购人员负直接责任。
5．5 供应商管理
1、供应商开发

供应商开发程序如下：
⑴ 供应商资讯收集。
新供应商资讯来源一般有下列方式：
①各种采购指南。
②新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等。
③各种产品发表会。
④各类产品展示（销）会。
⑤行业协会。
⑥行业或政府之统计调查报告或刊物。
⑦同行或供应商介绍。
⑧公开征询。
⑨供应商主动联络。
⑩其他途径。

⑵供应商基本资料表填写。
⑶供应商接洽。
⑷供应商问卷调查。
⑸样品鉴定。
⑹提出供应商调查申请。
2、供应商管理
详见《供应商管理控制程序》

六、 采购实施
6．1 对于预付或到付的货款，应提前办理借支采购金额或提前通知财务部办理汇款手续。
6．2 采购人员按采购单要求向供应商定购并以电话或传真确定交货日期或直接到市面采购。<所有采购订单供应商必须于24小时内确认回传>
6．3 采购的物品必须由品管部验收合格签字后，才能办理入仓手续。
七、 采购报销与付款
7．1 采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务部审核，总经理核准签字后方可报销。
7．2 月结方式的处理：对于已到账期的应付账款，由采购员填写付款申请书，连同申购单，供应商对账单、供应商回传的采购合同<或订单>，供应商送货单，入库单，品管检验报告，发票收据、收款委托书等单据，交由财务部审核后，总经理审批安排财务付款。
7．3 现结方式付款：由采购员填写付款申请书，连同申购单，采购合同<或订单>，供应商送货单<或对账单>，入库单，品管检验报告，发票收据等单据，交由财务部审核后，总经理审批安排财务付款。
7．4 所有对账时的采购合同<或订单>必须用供应商回传的传真件，不接受供应商直接于原件签字或盖章。
八、 采购员行为规范
8．1 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后确定合适的供应商，根据定单确定好合适的交货日期，使工作顺利进展。
8．2 采购人员应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的宴请、馈赠、回扣或贿赂，不能在物资采购工作中徇私舞弊，如遇特殊情况的，需向总经理申报审批同意，方可进行。否则，一经发现将给予必要的行政处分和经济处罚，情节严重者，给予辞退并提交公司机关处理。
九、一般处罚条款
9．1 经总经理签字审批的采购单，采购经办人无权私自更改采购内容，若因情况特殊，需更改时，须向申购部门与总经理申报审批，否则发现，影响耽误生产的，处以200元/次的罚款。
9．2 采购员如果没有按照请购单上的到货日期到货的，又未向上申报缘由的，处以50元/次的罚款，若因此耽误了交货日期造成其经济损失的，采购员承担起货款的3%的经济损失。
9．3 属紧急采购的物品，未给予及时处理的，且未上报缘由的，处以100元/次的罚款。
9．4 总经理有权或授权相关人员对采购部的相关资料进行审查，若发现没有按公司要求存档或资料不全、凌乱的，根据实际情况，处以10-100元不等的罚款。
9．5 若采购员未按上述流程进行采购，却要求给予报销，并与财务部人员发生争执，处以20元/次的罚款，情节严重者，给予辞退处理。
9．6 若品管部或使用部门对采购的物品验收不合格时，采购员应给予积极地退货，若不及时退货造成经济损失的，由采购员承担全部经济损失。
9．7 若采购员违反了采购员行为规范的第8.2条，经发现处以50-500元不等的罚款。情节严重者，给予辞退并移交公安机关处理。
9．8 采购员报销必须按采购报销程序进行，若未按此程序，经财务部检举，一次处以20元的罚款。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)