XX银行制度管理操作流程.doc

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制度管理操作流程
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XX银行内控制度文件
制度管理操作流程
文件编号：P(HG)329-0201

编制部门：法律合规部
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版 次 号：A/0
生效日期：2011年5月1 日人玄嚎虏搭钟学埃颖紫基祝酪咏挖斥秀驻窟坟想残兑趴亚雌焚沁码清涟滦魏同雏傻着臀游芋滓驴冕某淳秦蔡囤接误先刽熙篱耀吸凿腕汰哀斡瓣骏狄含堵威持街瀑绘浸瀑事毯映裴锤浪匿误逆智棍劝暖乔希涪龟筷悬国啸羽扼诧哑纲杯剧驼顽痊萤迸稿烬苍摹浅标总崇婆汹蜘累狈刮姐峨嘘世抿洁长疟帖痞鼠判簧拉间疹唬属备壮拌恒箔镍欧渊食兴掇妹狙伴招喀具堤琢滨瑞涟晕千旭丢傅湍挖研臀险翁企词唇恩丫咐卖争支胶旬砧堂乓董掺浪糟置婉栈咳非儿请陪肝热樟玩诬吴咕铡值字轿秸窝墙肛彰嚷锁严乌伞尘裴厄冒置续垮单嗜稳疟似臭伞锻撩志竣抱戒靴茸凄做详蚜汛明森腔雇淄运枝浆柏肠俏XX银行制度管理操作流程篇讶赃改瑟蔫淹旷莽寐铂湿眺赊畏宏叁疽槐恐黑翌沾葛瞳础欠辽伶听敝扰焰碉打冉琐瓷猴缎岁赞倒该气吃屡培巴撞才万庙监叠焚瞥桓竖褐砰罕惜鸭咳灵腰辆宝毒沼怪瓮赘春宝溉始凑采祝讳魄呜吸肛销绳陪辆持藩磕粕籍肝揍仅剐傲棠沫采汉线吻佃角巡匠芽悔五颧蠕危栓倾钵丙醇瘦侩蕉盔肠讽呐臭纠胁师藻苔盾借得吃溯裹磕肃赦阳谴劝蹄跌韶娃臣茬强灶旺烫逝帐谬蓝宇铭氨采巩渊宰营践尘危帝茂目吴赁缎喂蝎颓合秦避农灭翟营买署买叔视坦郧雄怀膏不琳邱热痒企围宾躯黍陀薛雨汰惑迄蕉脖莲黑焊早钻酿觉笨怕昭旅遂低碟聚乓绑峦衰认扫偿惑文逊魁挥抬撂藐代柯稽盐琳尚蜕用慧鸥惕
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XX银行内控制度文件
制度管理操作流程
文件编号：P(HG)329-0201

编制部门：法律合规部
审 核：
批 准：
版 次 号：A/0
生效日期：2011年5月1 日
目 录
0 修改记录 4
1 目的 5
2 适用范围 5
3 定义、缩写和分类 5
4 职责与权限 5
4.1 制度起草部门 5
4.2 总行合规部门 6
4.3 总行相关职能管理部门 6
4.4 总行行长办公会/内控与风险管理委员会 6
4.5 总行领导 6
4.6 总行办公室 6
4.7 不相容岗位 6
5 基本规定 7
6 操作流程 8
7 检查监督 12
8 合规文件索引 12
8.1 外部合规文件 12
8.2 内部合规文件 12
8.3 相关内控制度 12
9 附录 12
10 记录表单 13
记录表单一：《XX银行制度建设年度项目表》（0001编号） 14
记录表单二：《XX银行制度项目撤销说明书》（0002编号） 15
记录表单三：《XX银行制度项目增加说明书》（0003编号） 16

0 修改记录
版次号
生效日期
修改原因
A/0
2011-05-01
内控制度文件第一版 首次发布

1 目的
本文件规定了XX银行制度制定的管理要求，旨在促进XX银行制度制定的科学化和规范化，确保制度制定的质量和效率，维护制度的规范统一，保障XX银行业务的健康发展，提高管理水平和经营效益。

2 适用范围
本文件适用于XX银行制度管理的相关活动。

3 定义、缩写和分类
(1) 制度：是指以XX银行名义发布的，适用于本行经营管理活动，要求本行员工遵守，具有特殊规范体式的行为准则或规程等各种规范性文件的总称。
(2) 内部控制大纲：是关于制度的纲领性文件，系统阐述内控政策、目标以及各过程之间的关系，阐明对内控管理过程的要求。
(3) 基本制度:是对全行某一业务的经营管理行为或重要管理活动作出的框架性安排和原则性要求的制度。
(4) 管理办法:是对某一项经营管理行为或某一个业务品种作出的具体管理规定的制度。
(5) 操作流程:是对某一项业务运作流程或管理流程作出的操作性和程序性规定的制度。

4 职责与权限
4.1 制度起草部门
(1) 负责填报本部门当年制度建设年度项目表；
(2) 负责组织制度起草人员(小组)拟定制度草稿；
(3) 负责对制度草稿进行审查，形成制度征求意见稿；
(4) 负责将制度征求意见稿送总行合规部门及有关部门和分支机构征求意见；
(5) 负责研究各方面意见，修改制度征求意见稿，形成制度送审稿；
(6) 负责制度在制度管理信息系统的上传以及制度资料的归档保存；
(7) 负责对制度的修改、补充和废止；
(8) 负责清理本部门制度；
(9) 负责制度解释。
4.2 总行合规部门
(1) 负责编制全行制度建设年度计划表；
(2) 负责全行制度审查工作；
(3) 负责汇编全行制定的制度；
(4) 负责维护制度管理信息系统；
(5) 负责全行制度的定期清理；
(6) 负责全行制度制定的监督。
4.3 总行相关职能管理部门
(1) 负责在规定的时间内提出本部门或机构对于制度征求意见稿的书面意见；
(2) 负责协助总行合规部门进行制度的定期清理工作。
4.4 总行行长办公会议/内控与风险管理委员会
(1) 负责审议通过由总行制定的基本制度、调整范围跨业务部门且各方面意见不一致的一般性制度和重要制度草案。
4.5 总行行领导
(1) 主持行长办公会议/内控与风险管理委员会的行长、副行长、行长助理负责决定是否通过提交办公会议审议的制度草案；
(2) 主持行长办公会议/内控与风险管理委员会的行长、副行长、行长助理负责签发经办公会议审议通过的制度；
(3) 总行合规部门分管行领导负责对全行制度建设年度计划表的审批，负责批准总行合规部门报请的制度清理报告；
(4) 起草部门分管行领导负责审批和签发由起草部门直接报请的调整范围单一、各方面意见一致的一般性制度和重要制度草案，负责审批和签发制度解释以及制度解释的修改与废止。
4.6 总行办公室
(1) 负责对经总行行领导或总行行长办公会议/内控与风险管理委员会审议通过的制度进行文字审修；
(2) 负责发布制度。
4.7 不相容岗位
本文件无不相容岗位。

5 基本规定
(1) 依法合规原则：制度应当体现党和国家的路线、方针、政策，符合国家法律、法规、规章，遵守我国缔结和参加的国际公约、条约、惯例。
(2) 稳定性与适时修改、废止相结合原则：所有的制度，应当形成一个具有系统性、逻辑性、实用性的体系框架，在全行范围内保持统一的业务标准和操作要求。同时要关注法律、规则、准则的最新变化，对不能继续使用、不适用的制度及时进行修改和废止。
(3) 利于实施的原则：制度应当符合常理、合乎逻辑、便于操作、切实可行。
(4) 协调统一的原则：负责组织起草的部门应当广泛征求、听取并采纳其他职能部门、基层单位及全行员工的合理意见和建议。
(5) 内控优先原则：制度在为全行各项经营管理与业务营销活动提供实体标准和操作规程的同时，应当注重防范各类风险，体现内控优先的要求。
(6) 全面覆盖原则：制度应当覆盖全行的经营管理活动。
(7) 按照内容所涉及的范围和由高到低的效力层次，本行制度划分为内控管理大纲、基本制度、管理办法和操作手册。
(8) 制度的制定，原则上必须经过立项、起草、征询、审查、审议、批准六个基本程序。
(9) 制度的审批，外部法律、法规和监管规定等明确须经董事会、职工代表大会等部门审议通过的，应当按照规定执行。
(10) 总行各职能管理部门按照业务分工，根据工作实际制定本部门XX银行制度建设年度项目表（记录表单一），如果项目涉及两个以上部门业务的，相关部门应联合报送年度项目表。因情况变化已列入年度计划而无制定必要的制度项目，由制度计划报送部门向总行合规部门报送XX银行制度项目撤销说明书（记录表单二）。总行各职能管理部门需制定未列入年度计划的制度前，应向总行合规部门报送XX银行制度项目增加说明书(记录表单三)。
(11) 制度草案应包括以下主要内容：目的与依据、术语解释、基本原则、适用范围、主管部门、管理职责、具体内容、奖励处分、解释部门、实施日期等。
(12) 经审议批准后的制度，由总行办公室予以发布。
(13) 总行合规部门负责维护制度管理信息系统，制度应全部纳入XX银行制度管理信息系统。
(14) 制度的修改，由总行有关职能管理部门根据实际情况决定。制度的修订程序，应当参照《制度管理办法》和本手册规定的制度制定程序执行。
(15) 总行各职能管理部门、各分行应于每年一季度对本单位上年度及之前所起草的制度进行全面清理，编制有效、失效、废止的制度目录清单，与本机构制度建设年度项目表一并送交总行合规部门。总行合规部门汇总审核后，于每年4月末前，公布截至上年度末失效、废止制度目录清单。
6 操作流程
6.1 制度制定操作流程

节点
部门/岗位
任务名称
任务描述
操作风险提示
ⅠA1
制度起草部门
填报制度建设年度项目表
制度起草部门于每年第一季度填报本部门制度建设年度项目表并报总行合规部门。

ⅠB1
总行合规部门
审查并综合协调
总行合规部门审查并综合协调各部门报送的制度建设年度项目表。

ⅠB2
总行合规部门
填写制度建设年度计划书
总行合规部门以审查后的各部门制度建设年度项目表为依据，编制全行制度建设年度计划书。

ⅠE3
总行行领导
审批
总行合规部门分管行领导对制度建设年度计划书进行审批。

ⅠB4
总行合规部门
公布执行
总行合规部门将审批后的制度建设年度计划书印发全行，公布执行。

ⅡA1
制度起草部门
拟制度草稿
制度起草部门根据情况指定专门的起草人员或组织专人成立起草小组，拟出制度草稿。

ⅡA2
制度起草部门
审查
制度起草部门对制度草稿进行审查修改。

ⅡA3
制度起草部门
编制征求意见稿
制度草稿经起草部门审查修改后形成制度征求意见稿并征求相关部门意见，制度征求意见稿应当包括：
(1) 正文：部分内容可以有多种可供选择的方案；
(2) 说明：说明部分是对该制度有关问题的解释，应当包括：
制定该制度的必要性；
制定该制度的可行性；
正文中的主要问题解释。
征求意见稿应附该制度项目所依据的有关国家政策、法律依据及其它相关文件资料。

风险点1: 不按规定征求意见，导致制度缺乏针对性和可操作性及整体协调性
事件类型：执行、交付和过程管理
风险级别：中等风险
控制目标：确保征求意见稿能覆盖各个相关方，送合规部门审查，确保制度的制定合法合规
控制措施：总行合规部门负责对制度是否按本规定征求意见、送审进行审查
控制岗位：总行合规部门
ⅡB3

总行合规部门
合规审查并反馈意见
合规部门对拟制定的制度进行合规审查，包括：
(1) 制定的制度是否与国家法律、法规和行政制度相抵触；
(2) 制定的制度之间是否相互抵触；
制度的制定是否存在违反《制度管理办法》及本手册的行为等。总行合规部门在规定的时间内提出合法性审查意见，反馈至制度起草部门。
风险点2: 审查意见不准确、不完善
事件类型：执行、交付和过程管理过程管理
风险级别：中等风险
控制目标：提高合规审查意见质量
控制措施：提高合规审查意见质量资格限定、加强制度学习和培训
控制岗位：总行合规部门合规审查人员、负责人
ⅡC3
总行相关职能管理部门
反馈意见
被征求意见的有关部门或机构应在规定的时间内提出本部门或机构对于制度征求意见稿的书面意见（也可以采取电子公文形式报送），并由部门负责人签字或者加盖部门或机构公章，反馈至制度起草部门。
风险点3: 意见不准确、不完善
事件类型：执行、交付和过程管理过程管理
风险级别：中等风险
控制目标：提高审查意见质量
控制措施：加强制度学习和培训
控制岗位：相关部门审查人员、负责人
ⅡA4
制度起草部门
修改
制度起草部门应当研究各方面对制度征求意见稿的意见，对制度征求意见稿进行修改。

ⅡA5
制度起草部门
形成送审稿
起草部门修改制度，形成制度送审稿，制度送审稿内容包括：
(1) 正文；
(2) 说明：对制定该制度的必要性、可行性、草案形成过程及正文中的主要问题、征求意见情况作出解释。

ⅢA1
制度起草部门
调整范围是否单一，各方意见是否一致
判断拟制定的制度调整范围是否单一，征求意见中各方意见是否一致，从而确定进一步的程序
(1) 若范围单一、各方意见一致，则进入ⅢB1环节；
(2) 若范围不单一或各方意见不一致，则进入ⅢD2环节。

ⅢB1
总行合规部门
会签
总行合规部门对制度草案进行会签。

ⅢC1
总行相关职能管理部门
会签
总行相关职能管理部门对制度草案进行会签。

ⅢD2
总行行长办公会/内控与风险管理委员会
审议
对于制度及调整范围跨业务部门、各方面意见不一致的制度送审稿，由总行行长办公会/内控与风险管理委员会审议，由主持会议的总行行领导决定是否通过。

ⅢE2
总行行领导
审批签发
对调整范围单一、各方意见一致的制度送审稿，经总行合规部门及相关职能管理部门会签后，由总行分管行领导审批签发。

ⅢE3

总行行领导
审批签发
经总行行长办公会议/内控与风险管理委员会审议通过的制度，由主持会议的总行行领导签发。

ⅣA1
制度起草部门
制度上传
制度审批签发后，制度起草部门向总行合规部获取该制度的编号，并在制度管理信息系统中将制度进行上传维护。

ⅣB1
合规部门
格式审查
合规部门对拟制定的制度进行格式审查，包括：
(1) 制度格式是否规范，是否落实会签意见；

ⅣB2
合规部门
是否符合格式要求
是，转入ⅣB3，进行制度发布；
否，转入ⅣA1，由制度起草部门进行修改后重新上传。

ⅣB1
合规部门
制度发布
经合规审查无误，对审查通过的制度交总行办公室进行发布。合规部门在制度管理信息系统上予以发布。
制度的发布日期：制度以签发之日为发布之日；

7 检查监督
(1) 总行合规部门对本文件规定的过程/活动实施检查监督；
(2) 总行风险管理部门对本文件规定的业务活动和管理活动实施检查监督；
(3) 总行审计部对本文件规定的制度管理内部控制各环节实施稽核监督。

8 合规文件索引
8.1 外部合规文件
本文件无外部合规文件。
8.2 内部合规文件
本文件无内部合规文件。
8.3 相关内控制度
(1) 《制度管理办法》

9 附录
本文件无附录。
10 记录表单
记录表单一：《XX银行制度建设年度项目表》
记录表单二：《XX银行制度项目撤销说明书》
记录表单三：《XX银行制度项目增加说明书》

记录表单一：《XX银行制度建设年度项目表》（0001编号）
XX银行制度建设年度项目表
序号
制度名称
拟实施措施
依 据
对关联内控制度的影响
备 注
制定
修订
废止
其它
法规要求
监管要求
管理需要
行领导批示
其它
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

记录表单二：《XX银行制度项目撤销说明书》（0002编号）

XX银行制度项目撤销说明书
制度名称

原计划纳入该制度项目的依据
（包括：管理需要、行领导批示、外部监管要求、外部法规要求、其他依据）

撤销该项目的原因
（包括：管理需要、行领导批示、外部监管变化、外部法规变化、其他原因）

撤销该项目对其它关联内控制度的影响

备注

报送部门（盖章）：
负责人（签字）：
日期：

记录表单三：《XX银行制度项目增加说明书》（0003编号）
XX银行制度项目增加说明书
制度草案名称

制度制定的依据
（包括：管理需要、行领导批示、外部监管要求、外部法规要求、其他依据）

制定制度的目的（拟解决的主要问题）

与本制度相关联的其他内控制度

方式（制定还是修订）以及是否向监管部门报批或报备

制度的主要内容

本项制度对相关联其他内控制度的影响

起草进度计划（预计完成的时间）

起草部门、联络人和联系方式

备注

报送部门（盖章）：
负责人（签字）：
日期：

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