物资管理调研报告.doc

塔西南勘探开发公司
物资经营管理调研报告

为进一步加强物资经营管理，完善管理制度、规范运作，针对公司物资经营管理中存在的问题，我部进行了进一步调研，现报告如下：
一、物资经营管理现状
1、物资计划分为需求计划和采购计划，物资需求计划又分为年度计划、月度计划、零星计划，零星计划为月度计划的补充。
2023年全公司物资需求计划1631份，计26170项，按公司20个需求单位计算，每单位月均计划达6.7份；2023年1--5月物资需求计划567份，计9747项，每单位月均计划5.7份，其中:急料554项。
2、截止2023年5月30日物资供应公司库存物资为2956.8万元，其中无动态物资账面额为2051.6万元，无动态物资占库存额的69.4％。另供应公司库存的报废帐、代管帐、数量帐总额为5311.5万元。
3、工程项目竣工后已进入成本的余料目前在供应公司库存的代管账总额为2861.37万元。形成因素重要是由柯可亚采注工程、注气井工程、柯泽输气管线、钻井工程（帐外）、石化厂建厂剩余物资、重整改造、轻烃回收、化肥厂改扩建工程等构成。
4、除供应公司以外公司所属单位中有10个设有材料库房，库存总金额为807.31万元。其中：最高库存金额277.03万元，最低库存金额0.54万元。
5、石化厂建立了A类物资的储备定额标准，其它单位尚未建立。
6、物资采购资金由供应公司负责，各单位领用后才转到使用单位，库存指标由供应公司承担。
二、存在的问题
1、物资需求计划零散、无序、零星计划多、急料多，采购周期短，难以形成批量，导致采购成本增长。反映出各单位对自已生产状况不完全可以做到心中有数，物资计划缺少预见性。
2、编制需求计划人员责任心不够，对物资编码、质量标准代号、特定技术条件、检查标准、规范名称、商标、牌号、规格型号、法定计量单位、数量、价款、交（提）货方式和时间规定等没有按规定完整填写。
3、各单位在推荐厂家时或技术选型时操作不规范。例如选型中已选择供货单位或商订了技术协议，选型供货商的投标价往往高于其它投标厂商报价，使商务谈判很困难。
4、工程项目竣工余料入库后，物资的所有权在工程项目部门，没按规定提供物资的相关质量证明资料，从而不利平库、改代和解决。
5、已制定的石化厂A类物资储备定额没有严格执行，核定的储备定额为100万元，而事实上报的储备定额达141万元。
6、违反管理规定，以领代耗，转移库存，自行设立库房的现象比较普遍，库存帐面额度和帐外料数额较大，屡禁不止，究其因素：
（1）在生产过程中根据本单位成本节约和利润情况，加大材料领用以此来调节单位成本节约额和利润，形成帐外料，没有相应的制度进行规范；
（2）用户为便于生产，在计划环节和领料环节控制不严格；而物资供应公司为便于资金周转和完毕库存指标，希望用户及早领用。加上责任不贯彻和考核有漏洞，导致仓储和领用无法形成制约关系。
（3）按现有规定各单位不得设立库房，但管理和处罚措施力度不够。
之所以出现上述问题，其核心是现行的物资管理职责分工体系与公司矩阵式管理模式不匹配，无法形成系统制约机制。
三、建议
1、明确物资管理原则
集中统一物资采购供应市场管理、集中统一物资采购管理、集中统一仓储管理。
谁使用--谁花钱--谁计划--谁负责。
2、分工调整
物资管理内容：需求、计划、采购、仓储、使用、考核
根据公司现行的矩阵式管理模式的规定及部门分工，物资需求、计划和使用管理归用户，采购和仓储管理归物资供应公司，机关部门过程参与、审查、监督、考核。
由于库存指标直接受控于计划，应归计划责任单位即用户负责。
物资供应公司成为单纯的采购、仓储服务单位，根据服务工作量、服务质量计取单位费用。（通用物资储备由物资供应公司负责解决）
3、考核指标体系
计划管理考核：计划准确率，急料控制指标，工程余料控制指标，
分类分项目库存指标和储备定额。
采购管理考核：已有。
仓储管理考核：已有。
4、基层单位制度建设
材料配件消耗定额管理
需求计划编制规定
采购计划编制审核程序
材料使用审批程序
采购工作程序
仓储管理规定
通用物资储备管理
5、修订物资经营管理实行细则
根据以上原则、分工及考核指标，修订物资经营管理实行细则，将原补充规定和质量管理办法一起纳入，并细化废旧物资解决条款。
6、相应修订财务运作办法。
7、对计划编制人员进行培训，限期达成应具有的系统知识和能力，并取得相应的资格证，如培训后仍不能胜任的对其调整岗位。
8、由各单位自行组织对帐内、帐外物资统一清理（涉及车间队），登记造册，报公司相关部门及供应公司，统一制定库存清理方案。
9、编制物资储备定额体系，涉及塔西南石化厂Ａ类物资储备定额、所有生产单位的Ａ类设备配件单台储备定额等。
10、加强报废物资和积压物资的解决力度，由供应公司牵头，相
关部门抽调专人配合，在公司废旧物资解决领导小组的领导下，运用一段时间，加快积压、帐外和报废物资的变现、解决工作。
11、具体实行办法：
根据以上原则和建议，由各责任单位拿出具体的措施和考核办法，由企管法规部统一汇总，修订《塔西南公司物资经营管理实行细则》，结合业绩考核办法建立物资管理监督考核体系。

企管法规部
七月十五日

附件1：塔西南公司物资存货登记表
单位：万元
序号
单位
库存总金额
其中：
帐 内
帐 外
1
石化厂
132.94

132.94
2
柯克亚作业区
60.83

60.83
3
电力公司
100.58
100.58

4
职工医院
14.15
14.15

5
昆仑公司
277.04
277.04

6
新海公司
70.32
70.32

7
物业公司
96.18
95.36
0.82
8
通讯公司
0.54
0.54

9
塔西南宾馆
11.04
11.04

10
编织袋厂
43.69
43.69

合 计
807.31
670.14
194.59
说明：
1、以上资料记录截止时间为2023年6月30日由各单位提供的财务报表；
2、上述资料未完全反映各单位数量帐和帐外料的基本情况，尚需进一步核算；
3、塔西南宾馆重要由平常消耗品、床上用品、餐具等构成。

附件2：物资管理体系中各单位的职责划分
各单位具体职责初步划分如下：
一、各用户负责物资需求计划编制、技术澄清确认、物资领用和剩余料及废旧料现场回收管理，参与提报物资采购的招投标及协议谈判、非标准物资到货后的验收。具体规定：
1、物资需求计划要有一定的预见性，同时解决好生产需要与单位成本控制的关系，减少零星和急料需求计划，减少采购成本。
2、物资需求计划编制时，应先行平单位库存，填制完整、准确、规范；
3、物资需求计划编制完毕后，需求计划编制人签字，经单位财务负责人、主管领导审核、审批，报送供应公司。
二、塔西南器材供应公司不再承担库存指标。
（一）、重要职责：
1、贯彻执行油田公司物资采购与电子商务管理的有关规定；
2、负责塔西南公司物资采购供应业务，依据物资需求计划，在平库基础上，编制、实行物资采购计划，组织完毕物资采购和供应工作；
3、负责物资委托采购、委托仓储等全面性物资业务工作；
4、协助油田公司做好Ⅰ、Ⅱ类物资供货商能源1号网准入的推荐工作，参与塔西南公司Ⅲ类物资供货商准入的初审、推荐和管理工作；
5、负责塔西南公司物资编码、物资管理系统的维护，保障电子商务采购工作顺利开展与物资管理系统正常运营；
6、在公司废旧物资解决领导小组的领导下，负责组织报废物资和积压物资的回收、解决工作；
7、负责执行塔西南公司储备定额标准。
（二）、统一仓储管理及结算程序
1、采购物资到库，供应公司向用户发出书面《物资到货验收告知》，用户在接到《物资到货验收告知》后，应在当天回复并确认验收时间。验收完毕，用户在验收单上签署意见。物资验收入库后，用户即可办理物资领用手续。
2、用户接到《物资到货验收告知》不回复供应公司，或不按其回复确认的验收时间到库参与验收，经再次电话告知，仍不到库参与验收的，视为认可，供应公司按规定自行组织货品验收入库。
3、货品验收入库后，供应公司按规定整理结算资料，向公司申请办理结算。
4、公司财务部门对供应公司申请办理结算的手续审核批准后，直接从物资需求单位划拨资金，办理货款支付。
5、各单位一律不得设立物资库房，计划需求物资和储备物资由供应公司统一仓储管理，并分单位每季度填报物资领用动态情况报表，以便于公司责任部门对物资需求计划准确率进行考核。
三、计划财务部：
1、负责核定下达储备资金控制指标，并对指标的控制情况进行检查、考核。
2、负责对供应公司申请办理结算的手续审核、批准和从物资需求单位划拨资金，办理结算付款。
结算付款必须以书面采购协议为依据，凭原始的物资入库单、验收单(经用户签署意见)、付款告知单、发票等有效凭证，按照协议约定的内容和结算方式办理付款手续。
3、按照公司审定的非安装设备需求计划，下达购置计划及预算，并对计划执行情况进行监督和检查。
4、负责对各单位物资需求计划准确率和工程（检修）项目余料考核。
5、参与50万元及以上物资招标、20万元及以上物资议标和协议谈判工作。
四、生产运营部：
1、负责对供应公司供货及时率、准确率考核。
2、负责对各单位急用料计划审批、考核。
五、工程技术部：
1、负责下达设备选型告知书，审批A类设备配件需求计划。
2、负责A类设备备品备件储备定额标准的制（修）订。
3、参与设备和技术含量较高的物资招（议）标、技术谈判工作。
六、企管法规部：
1、负责制（修）订塔西南公司物资经营管理制度，并对制度执行情况进行检查、考核。
2、负责物资采购招投标、协议的监督管理。
3、负责审核招标报告、招标文献，签发中标告知书。参与50万元及以上物资招标、20万元及以上物资议标和协议谈判。
4、负责组织对涉及著作权、商标权、专利权等知识产权的使用和转移等方面问题的技术、商务及法律方面的征询与确认。
5、负责对供应公司物资周转速度、招标采购率和电子商务采购额指标的考核。
6、负责对供应公司初审、推荐的物资供货厂商市场准入的审批和发证工作。
七、质量安全环保部：
1、负责对供应公司采购物资质量监督、考核。
2、负责对供应公司初审、推荐的物资供货厂商安全资质的审批、发证和产品质量认可、发证。