西软酒店管理系统预定接待系统使用手册5.0.doc

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西软酒店管理系统预定接待系统使用手册5.0

预订接待系统的使用说明 3
第一节 散客操作 3
一、新建散客预定 3
（一）、散客工作窗口介绍 4
（三）、客人预订后还可能进行以下操作： 8
二．散客登记 10
（一）、散客直接登记 10
（二）、已预订客人的入住登记 10
（三）、一批客人的快速入住登记 10
（四）、当日或以前日结帐退房客人的入住登记 11
（五）、回头客的入住登记 11
（六）．自用房及长包房的登记 11
（七）．有特殊要求的客人登记 11
（八）．散客自动续住 11
（九）．怎样实现散客拼房 11
（十）．换房 12
（十一）．删除登记客人 12
三、散客信息查询 12
（一）、前宾客信息列表： 12
（二）、帐号查询 13
四．散客的其它操作 14
（一）、宾客留言 14
（二）、 联房设置 15
（三）、设置允许记帐费用 15
（四）、打印登记单或房卡 16
（五）、其它相关接口的操作 16
第二节 　团队操作 16
一、新建团体&会议预定 17
（一）、团体主单工作窗口介绍 17
二．团体预定实例 24
三．团体登记 25
（一）、预定团体入住的具体操作步骤： 25
（二）、团体直接登记标准流程： 25
四． 团体信息查询 25
（一）、当前团体列表 26
（二）、团体主单一览表 26
五．特殊团体处理 27
第三节 其它功能 27
一、散客成员转化 27
（一）、宾客入团 28
（二）、成员出团 28
二. 宾客档案管理 28
（一）、宾客历史档案列表 28
（二）、宾客历史档案统计报告 29
（三）、团体历史档案 30
三、黑名单档案 31
四、社会信息 32
五、宾馆工作账 32
六、协议单位查询和房价码查询 33
七、房类信息查询 33
八、房间信息查询 33
（一）、VC&VD房按房类列表 34
（二）、VC&VD房按楼层列表 34
（三）、客房列表 35
（四）、客房简报 35
（五）、客房两周预报报表 36
（六）、客房使用实时报告 36
（七）、实时房态表-1 37
（八）、实时房态表-2 38

预订接待系统的使用说明
Foxhis软件的预订接待系统功能强大，是预订、接待、查询、公关销售等系统功能的集成。在第一章中，我们已经学习了如何进入预定接待系统，并且了解到此系统的主菜单总共包括七个部分：‘散客’、‘团体’、‘房类’、‘房间’、‘辅助’、‘报表’、‘其他’（如图1-1所示）。预定接待模块是Foxhis系统中操作步骤最为复杂的一个模块，下面我们就按照预定接待系统的菜单，逐个讲解各项常用功能。

图1-1预定接待系统
第一节 散客操作
本系统所指的散客是一般零星客人、长住户（写字间）、散客团体成员等客人的总称。如图2-1所示，[散客]的子菜单中包括以下功能：[新建散客预定、[散客直接登记、[快速登记、[到期散客续住]、[删除超时预订]、[删除宾客帐号]、[散客成员转化]、[宾客单据打印]、[当前住客档案]、[历史住客档案]、[客户（宾客）档案]。散客的基本操作有散客的预订、登记、信息查询与修改等，分别对应于本系统主菜单的[散客]下的各项功能。
一、新建散客预定
在预订接待过程中操作最多的即为散客工作窗口(如图1-2)，因为该窗口包含了散客或团体成员的所有信息，对散客进行的所有操作都可在本窗口中完成，如新建散客登记、预订、查询、修改以及针对该主单的留言、联房、记帐设置、电话开关、制定门卡、VOD管理等，分别对应于屏幕第二行工具栏中的各快捷按钮。屏幕第三行显示了该主单的帐号、状态、团队信息（针对团队成员）以及联房信息等。
（一）、散客工作窗口介绍
一张散客工作窗口（也称客人主单）包含三部分的内容：主要信息、附加信息及其它信息，前两者分别对应于图（1-2）与图（1-3）中的中间部分。
1． 主单信息：
反映了客人的姓名、证件、性别、单位地址以及该主单的来源、房类、房态、房价等主要信息。下面将其分为“A”“B”“C”三个区来介绍：
C区
B区
A区

图（1-2） 散客工作窗口之主单信息

● 输入界面说明：（非常重要，请熟记）
1． 通过选择 Alt+阿拉伯数字 可快速将光标定位至屏幕的相应位置。
2． 单击‘？’处或按F1键可得到帮助。
3． 单击日历样图标可编辑日期。
4． 灰色显示的输入栏为不可编辑栏，其内容由系统自动赋予。

【A区】：客人主要信息栏，可输入当前客人的[姓名]、[证件]、[性别]、[单位]、[地址]等主要信息。其中：
“1. 标识”:是第一次保存客人资料时电脑自动生成的客人流水号。
“姓名”：客人的姓名，缺省值为“NO NAME”；
“别名”：即客人的其它称呼。当你输完客人姓名后，按回车，系统将自动生成一个别名。
若输入的姓名在特别提醒档案、当前客人档案或客史档案中出现，系统将自动在屏幕中显示提醒档案或客史档案信息，以便操作员确认。若该客人确为档案中客人，则按回车键可将其证件、单位地址等信息自动弹出，以已达到快速入住的目的，并且在“档案号”一栏中显示对应的号码，点击该档案号可随时查询相关信息。

“2. 证件”：要求输入各类证件的代码，如身份证、护照等。
“编号”：该证件的号码，如果输入的是正确的18或15位身份证编号，则客人的籍贯、性别、生日等项将自动显示(本模块不允许证件为空，若证件处输入C01—身份证，则编号处必须输满18位或15位数字且须符合一定的规则。)
①系统也将按输入的证件号码自动与特别提醒档案、当前客人档案或客史档案相匹配，若找到相同证件者，系统可将其证件、单位地址等信息自动弹出，以已达到快速入住的目的。
②系统按身份证的前六位（地区码）查找时，若数据库中没有相应的地区代码，或身份证的日期输入有误，系统将提示＂身份证不正确＂，以便操作员确认。
③客史：一旦该客人被确认为回头客，系统会在“客史”处显示该客人的历史档案号，并可随时从信息查询中的客史中查询其历史档案。
“VIP”：本系统可事先设置多种VIP类别，本项设定后在查询客人信息时即可通过相关的指示灯识别其为VIP客人，并可打印相应的VIP报表。
“保密”：选择该项后，在查询客人信息时也可通过相关的指示灯识别其为保密客人。
其它可输入信息有：国籍、籍贯、性别、生日、单位、地址等，以上信息可根据实际情况输入，这里不再逐一介绍。
注意：客人信息输入出现下列情况之一，则该客人离店后其信息将不进历史档案统计：
● “姓名”为空值或“NO NAME”；
● “编号”与“证件”同时为“？”或空值；
● “单位”与“地址”同时为空。

【B区】：主单主要信息栏，可输入当前主单的来源、房类、房间号、到日、离日等信息。
“5.来源”：客人的来源代码，用于统计“客人来源表”。
“单位号”：若当前入住客人为协议单位客人，则可在此选择其单位号。选择正确的单位号后，屏幕将自动弹出单位名称及相应的协议号。
“6.到达”：对预订，即为该主单的预订日期。对登记，即为主单的入住日期，由系统自动记录和显示。
“离开”：本主单的预期离店日期。
“特要”：本主单的特殊要求,有别于附加信息中针对于单个客人的特要。该主单有无设定特殊要求在客人信息查询中的标志灯中即可识别。
“7.房类”：房间类型代码，由最多三个英文字母组成。对预订，房类代码必须输入，房号则可入住时再输。对登记，输入房号后系统会自动显示相应的房类。
“5.房号”：客人入住的房间号。点击问号得到“客房简报”窗口。
“预订方式”及”预订单号”：针对预订客人可设置相应的预订方式及手工预订单号。
“8.定价”：系统自动弹出所选房类的门市价。
“房价方案”：该选择项在公关销售系统中定义,具体含义及操作方法见《公关销售系统》的相关说明。
“房价”：两个输入框主要针对于两种不同的房价折扣方法。
A．实价优惠：如给一客人300元／间，在第一个输入框内输入300元；
B．百分比优惠：如为8折，在第二个输入框内输入0.2，即优惠20%，系统会自动显示8折后的房价；
若该主单为协议单位客人并已选择相应的单位号时，系统将自动显示该单位可享受相应房类的协议价。
“优惠理由”：客人享受房价优惠的理由。如有优惠，则此项必须输入，且不可以超过该理由的最高权限额度。
“结算”：也即预订结算类别，一般由预订人员输入，作为一个结算参考，有别于附加信息中的付款方式。
【C区】：显示该主单的付款、消费、余额信息，以及建立与当前修改该主单的操作员信息。
2.附加信息：
可记录客人的另名、民族、职业、事由等以及专门针对境外客人的签证日期、有效期、签证机关、入境时间、地点等公安境外管理需要的其它信息，还有主单的类别、付款方式、订房人等附加信息。下面介绍其中的几个项目：

图（1-3）散客工作窗口之附加信息

“类别”：主要反映客人用房的性质，用于统计“住客类别表”。可选择项为：
独占房：一般的散客用房方式，一个房间对应于一个客房帐号；
共享房：即拼房，也即按床卖房，每个房间可对应多个客房帐号，同一房间的不同散客或成员间帐务需要独立核算时应选择该项；
长包房：常租房或长期包房时应选此项，系统将提供相应报表可备查询与审核，在房态表中长包房的代号为”L”；
自用占房：宾馆内部用房可将类别设为该项，在房态表中代号为”Z”。
“结算方式”：客人的付款方式代码，如现金、支票、各类信用卡等。
“限额”：记帐的额度，在输入付款方式后会自动显示，也可根据实际情况进行修改。用于定义该帐单催款的最大限额（打印催帐单时使用）。
“加床”：若主单有加床，则必须选中该复选框，框内‘√’符号出现后，才能输入加床的价格。
3.其它信息：
散客工作窗口中还可查询客人的日志、帐务信息、协议单位签单情况等其它信息。
日志：系统提供了完备的日志记录可供查询，以便管理员对该主单的操作过程进行跟踪。
帐务信息：按Ctrl_T可显示该客帐的所有帐务信息，如图（1-4）所示。
协议单位签单情况：若该客帐为协议单位住房，则系统还提供实时查询其签单情况功能。

图（1-4）客人帐务信息
（二）、散客‘王小二’预定实例
具体操作步骤：
(1) 执行‘散客’ → ‘新建散客预订’；
(2) 在如图（1-5）的‘散客工作窗口’中，输入‘客人姓名’王小二，回车，系统自动产生一个别名。
值得注意的是，如果此客人是本酒店的‘历史客人’，回车的同时系统自动调出王小二的‘历史档案主单’，如图2-6所示。在确定当前客人就是历史客人时，双击图2-6中的蓝色部分，系统将自动把历史档案中的有关信息录入到‘散客工作窗口’，同时‘历史档案主单’自动消失。
如果王小二不是酒店的历史客人，则在A区手工输入有关信息。

图2-5散客工作窗口
双击此处

图2-6王小二的历史档案主单
（3）在‘散客工作窗口’B区输入预定的房间类型（可用F1帮助），或者直接输入房号。
（4）保存主单信息，此时系统自动生成一个主单帐号。鼠标左键单击‘散客工作窗口’保存图标；或者单击‘主单’ ‘保存（S）’，即可。
散客预订在散客工作窗口中完成，应根据实际情况尽可能完整地输入预订信息，特别注意对来源、类别等信息也应正确输入，从而保证销售报表的准确性。预订状态下房间号可为空。针对预订的栏目主要有：“预订方式”、“预订单号”、“结算”、“订房人”、“电话”等。
本系统提供了多方式，进入散客工作窗口进行散客的预订。除了上面介绍的这种最常用的方法之外，还有以下几种方法:
方法二：直接从房态表上进行操作，把鼠标指向某一房间，然后单击鼠标右键，在下拉菜单中选中“散客预订”功能；
方法三：在散客工作窗口的工具栏中选择“新建预订”按钮；
方法四：当前客人档案界面中在状态为“R”的情况下选择“新建”。
操作时可灵活选择最方便快捷的方式进行预订。

（三）、客人预订后还可能进行以下操作：
1．修改预订信息
如发现以前输入的预订单有误或预订信息需要调整，可通过如下方式修改，具体操作步骤如下：
（1）‘预定接待系统’界面----按F2，或者左键单击工具栏上的‘当前住客档案’图标，进入如图2-7界面；
（2）单击A区选择栏‘I’，出现下拉菜单，选择‘R’；
（3）如果用‘姓名’来查询，则在查询条件中，单击‘2.姓名’，系统弹出如图2-8所示的提示框，输入姓名，----=========对相应项目进行修改，注意修改完毕后一定要存盘。在此还可单击日志按钮查看该客人的操作日志：若操作员执行＂修改＂功能对该主单的重要信息作过某些修改，系统将自动作必要的日志记录工作，以备今后跟踪该客人的操作过程，明确操作员的责任。
A区选择栏
查询条件

图2-7当前住客档案
2．删除预订信息
宾馆可能因客人要求、客房紧张、或者操作失误等情况，需要删除客人的预订单，本系统提供以下几个功能：
（1）批量删除预订单：做＂散客＂中的＂删除超时预订＂功能。它可以批量地删除所有满足条件的预订单，即把客人的有效预订状态改为＂Ｎ＂（未到客人）。系统不删除预订状态为＂Ｃ＂或者已交订金的预订客人。该功能必须在每天晚上六点之后才可以操作，一般在房间比较紧张时才需使用。
（2）单个删除预订客人：通过散客信息查询查找到需删除的预订单并进行散客工作窗口后，执行工具栏中的删除功能即可。也可执行主菜单中的”删除宾客帐号”功能来完成。该功能也同样只能删除平衡数为零（没有交过预订金）的预订客人。若客人已交过预订金，则应到收银处退还订金并结帐。
（3）在夜间稽核时，系统自动把所有到达日期小于或等于今天的预订客人变为“未到客人”（改状态为“Ｎ”）。
3．预订确认
如一个客人已预交了订金，或饭店内部人员对该客人进行担保，就必须把该预订客人的状态改为确认状态“C”，以免因客房紧张、或者操作失误等原因，被饭店批量删除。具体方法是找到该预订主单后，选择”状态”下的“确认”功能来进行预订确认。
注意：预订经确认后，若无任何帐务信息，则用单个删除预订客人方法照样能取消。
4．预订客人转馆
如果一客人已经预订，但由于客人要求或者饭店方面没有空余的房间来分配，而介绍他去另一饭店，则可选择”状态”下的“转馆”功能来处理，即把客人的有效预订状态改为“Ｌ”。您最好先在“备注”处记录下他新去的饭店名称。这样，如果他人要查询该客人的信息，饭店就可告知他的新地址。饭店方以后在有房间的情况下也可把他接回。
注意：如果该客人已交预订金，则须先到收银处退还订金后才能转馆。
5．预订恢复
系统可以把已取消、已转馆的无效预订主单恢复为正常预订状态R，以达到避免重复输预订单的目的。方法是找到无效预订主单后，选择”状态”下的“恢复”功能并确认即可。

二．散客登记
实际操作过程中，散客的入住方式多种多样，有直接登记、先预订后登记、回头客入住等。下面对其进行归类并逐一介绍：
（一）、散客直接登记
与预订一样，系统也有多个切入口可以进入散客工作窗口进行散客直接登记。其中主要有以下几种方法:
(1)执行‘散客’ → ‘散客直接登记’，或直接单击工具栏中的散客登记按钮；
(2)直接从房态表上进行操作，把鼠标指向某一房间，然后单击鼠标右键，在下拉菜单中选中“散客登记”功能；
(3)在散客工作窗口的第二行工具栏中选择“新建登记”按钮；
(4)当前客人档案界面中在状态为“I”的情况下选择“新建”。
操作时可灵活选择最方便快捷的方式进行登记。
选择散客登记后系统将进入散客工作窗口界面(如图2-1)，应根据实际情况尽可能完整地输入客人及主单信息。当然在实际操作中也可先只输入房号即可存盘（Ctrl+S），以达到快速入住的目的，事后再及时将客人信息补充完整。
若该主单有多位客人入住，则可通过工具栏中的“增加新客人”、 “删除客人”、 “另存为一新客人”等按钮进行编辑。
（二）、已预订客人的入住登记
用后面提到的散客信息查询方法找到该预订散客并进入散客工作窗口后，执行菜单”状态”下的“入住”或直接按快捷键Ctrl_R即可。如客人先于预订日期提前到达（如他已经预分房而该房间现刚好正有人住或已被他人预订，登记将失败。此时可修改他的房号后再重新登记）。若预订时没有分房，系统将先给客人分房。若分房成功，此时主单状态将从R状态转变为I状态。若分房不成功（中途撤消操作），系统仍然保留原来的预订状态。
（三）、一批客人的快速入住登记
 同时有几个房间的客人要入住登记，按原登记顺序按部就班地登记可能会让客人久等。你可以在填完一张主单，对一些信息做必要修改(如房号、房价等)，经存盘后，执行“另存（主单）”功能来达到快速登记的目的。你可重复以上步骤来对多个客人进行快速登记。最后在空余时间，再按房号查询依次找到刚才的登记单，把客人的详细信息再补充进去。
（四）、当日或以前日结帐退房客人的入住登记
因飞机、火车等其它原因而重新返回饭店的客人，首先找到原登记单，对信息做必要的修改，如入住时间、房号等，再执行菜单”状态”下的“入住”或直接按快捷键Ctrl_R即可。。
（五）、回头客的入住登记
在登记输入姓名或证件时，系统将自动将其信息与历史档案中的有关信息相匹配，若有相同的历史信息，则将自动弹出其历史档案，确认是否为同一客人后该客人的信息会自动显示。
（六）．自用房及长包房的登记
宾馆内部的用房，以及以写字间方式长期出租的客房登记，即本模块的自用房和长包房，它的登记其它过程与普通散客一致，只是在主单“类别”栏中填入相应的代码加以标识。
（七）．有特殊要求的客人登记
如有些客人要求保密以防其它人查询，可以在客人登记主单时，在‘特要码’一栏内填入相应的代码。则在查询该客人信息时，客人信息的标志一栏中对应的标志灯会变亮。
（八）．散客自动续住
为了使房类清单和可用房表的所有数据准确，就必须做好电脑续住工作。对不是续住一天的散客，可通过修改散客信息中的“离日”而续住。也可在实时排房表中按右键选“续住”功能来实现。
对续住一天的散客，可用＂散客＂中的＂到期散客续住＂功能批量地得到续住。为了保证操作员有充足的时间要客人补交押金以及其他辅助工作，该功能一般最好在晚上八点之后才做。它把所有预离日期小于等于今天的在住散客的离开日期改为明天（对长包房自动续住一个月）。如果某个客人的房间在今天或者明天已被预订，他的自动续住将失效。此时操作员须逐个地给该客人或该房间的预订客人换房后才能再续住。
（九）．怎样实现散客拼房
拼房也称共享房，就是指一个房间有多个客人，但他们的帐分开处理(各付各的帐)，也可称按床卖房(或不包房)。关键在于输登记单时，其类别需选择共享房，这样就可以再为该房间登记另一张主单，即实现拼房。
（十）．换房
换房就是修改他的房间号码，在本系统中有两种方法进行换房操作：
A． 按F2键或通过排房表进入客入信息查询窗口，找到客人主单信息后，修改他的房号。
B． 在排房表中选择该房号按右键，选择“换房”功能直接操作。
换房以后，还需输入换房的理由码（有帮助窗口），原房间的状态相应地改为赃房。用查看主单日志功能可反映出该换房过程。
（十一）．删除登记客人
主菜单中的‘散客’ → ‘删除宾客帐号’功能支持对2小时内入住且尚未有任何帐务信息的主单的删除操作。
三、散客信息查询
系统同样提供了多个界面进行散客查询操作。其中主要有“当前宾客信息列表”与“帐号查询”两种。
（一）、前宾客信息列表：
执行‘散客’ → ‘当前宾客档案’，或直接单击工具栏中的“散客与成员”按钮，或直接按“F2”键，即可进入“当前宾客信息列表”界面，如图（2-8）。

图（2-8）当前宾客信息列表
上图中列出了满足条件客人的帐号、房类、房号、姓名、到日、离日、房价、结算以及各指示灯等情况。其中标志一栏有6盏标志灯，它们分别表示不同的含义。把鼠标指向某一标志灯， 它会自动显示相应的含义。如单击留言、联房、去向则可执行相应的操作。各指示灯的含义可参照下图（1-7）中的指示灯说明。
在上图界面中主要可有以下几种查询方法：
(1) 选择屏幕第三行中的某一项，可查询到某一类散客；
(2) 右上角的下拉式菜单中可分别选择预订、入住、结帐等状态的散客；
(3) 通过屏幕右列的单个条件选择查询。
(4) 点击屏幕右下角“Z.组合”按钮，可进入如图（2-9）通用条件生成器进行组合查询。组合查询方法提供了一种强有力的查询手段。首先，输入逻辑关系（选定查询的列号，逻辑关系条件可由与[*]、或[+]、非[-]及括号组成），确认后选择“0.逻辑关系确认”，再输入数学关系及比较值。数学关系可用==（准确等于），=，>=,<=,>,<,<>(不等于)，Like等。比较值中的大部分字符信息可以通过按[F1]键来输入。确认后按“0.数学关系确认”来开始寻找您指定条件的客人了。也可按“R.重输逻辑关系”来修改原来的条件，按“H.列名切换”在中英文列名之间转换。

图（2-9） 通用条件生成器
说明：
● 单击表头的某一项，档案会自动按该项的升序或降序排列。
● 在房号一栏中，如房号为红色显示，则表示该客人为回头客。
● 上图界面下按“F9”，可实时打印选中的档案列表。

（二）、帐号查询
在散客工作窗口的工具栏中选择“打开另一主单”按钮后，屏幕将弹出如图（2-10）帐号查询窗口：

图（2-10）帐号查询
这种查询方法在本系统的各个模块中多次得到应用。上图中可以选择相应的主单类别与主单状态，也可在白色栏中输入房号、帐号、姓名、单位等信息。该界面还支持模糊匹配功能。模糊查询提供了一个强有力的查询方法。如输入姓名，则只要姓名（包括另名）中包含输入的字符即算满足条件。如输入条件“王兵”，则包含“王兵”两字的（王兵、王小兵、李王二兵等）所有客人均能找到。如上图状态下直接按回车，则系统将列出所有在住的房间帐，如图（2-11）房间帐主单及客人一览表：

图（2-11）房间帐主单及客人一览表
上图的主体部分显示了满足查询条件的主单及客人的主要信息。屏幕下方则对各指示灯的含义进行说明。最底栏还可对应表头的相应项目输入单个或组合条件。
找到相应散客并双击后即进入散客工作窗口，可查询或修改该客人的更详细的信息。
四．散客的其它操作
针对客人及其主单，系统还提供了留言、联房、登记单与房卡的打印等功能。
（一）、宾客留言
具体包括留言、记事、备注、去向等四类内容。留言一般用于记录给客人的留言。记事一般用于输入饭店为客人服务的记事，如几点接机、几点送餐等。备注用于记录饭店对该客人的备注信息，一般情况下该信息不让客人知晓。去向用于记录该客人的去向，便于他的亲朋好友寻找。这些内容一但输入，就可在客人查询屏幕上以标记等的形式来体现。由于这些内容的操作方法基本类似，以下将以留言为例作简单的介绍。
通过点击主屏幕工具栏的宾客留言或散客工作窗口中的工具栏中的留言，也可以直接在实时房态表_2中选择相应房间，再通过选中右键弹出的宾客留言，进入客人留言备注记事服务界面，如图（2-12）：

图（2-12）客人留言备注记事服务
若该主单有多位客人，则需指定其中的某一客人；如果已经把该留言转告给客人，请在留言上按“T.传达”键。这样留言的内容就不能再修改了，同时对传达的时间进行记录。
一旦留言成功，在查询客人信息栏中，标志中的留言灯会点亮，直接双击留言灯可查看相应的留言内容。且在散客工作窗口中其头像与姓名会变红色。
若某一客人有留言，则在前台收银系统进入结帐帐务时将自动弹出备查。
（二）、 联房设置
联房设置主要针对几个房间为同一批客人，其帐务信息有一定联系的情况。一旦设置就可以让我们了解更多的信息，方便收银员在最后结帐时的一起结帐，以及方便查找客人。
通过点击主屏幕工具栏或散客工作窗口中的工具栏中的联房设置，也可以直接在实时房态表_2中选择相应房间，再通过选中右键弹出的设置联房，进入联房设置界面，如图（2-13）：

图（2-13） 联房设置
系统支持多个房间的联房设置。一旦联房成功，在查询客人信息时，其联房灯会变亮，直接双击联房灯可以查看联房情况。
（三）、设置允许记帐费用
允许记帐决定了客人在住期间可否在其它收银点签单，但它不能控制电话费的记帐。如图（2-14）的界面中可实现对全部或者部分营业点是否允许客人记帐的设置。若禁止记帐，则标志灯为红灯；若允许部分营业点记帐，则标志灯会转成黄灯；若所有营业点均允许记帐，则标志灯为绿灯。

图（2-14）设置允许记帐费用
（四）、打印登记单或房卡
高星级酒店在实际应用中还可能需要打印宾客登记单或房卡。特别是回头客或有档案客人的入住，可从系统中调出其档案并以登记单形式打印出来，客人只需签名即可完成入住。登记单或房卡格式可根据酒店实际需要进行设置。
具体的操作方法为选择散客工作窗口的工具栏中的相关按钮即可。
（五）、其它相关接口的操作
系统还提供了一系列接口，可与程控交换机、门锁、VOD等酒店设备进行连接，实现在登记界面中完成如电话等级开关、门卡设置、VOD开关等功能，以提高入住速度。其前提是购买了相应的接口模块且各设备厂家能提供相应的接口参数。
具体的操作方法也是选择散客工作窗口的工具栏中的相关按钮即可。
第二节 　团队操作
团队操作是预订接待系统中除散客操作外的另一大功能，其设计宗旨是尽可能方便、快捷、完整地记录团队及其成员的各种信息。‘团体’子菜单的情况，如图2-15所示。

图2-15‘团体’的子菜单
一个完整的团队信息包含了两类帐：团体主单帐与各成员主单帐。团体主单记录了整个团队的总体信息，而成员主单则对应于各成员的具体信息。成员主单界面与散客界面基本一致，散客中的各种操作在成员主单中也可完成。但因同一团队的各成员间又有很多共性，为了更快捷地操作，系统为成员信息设计了批量信息输入等界面。
一、新建团体&会议预定
（一）、团体主单工作窗口介绍
与散客一样，系统提供了团体主单工作窗口(如图2-16)来完成团队的各项操作，对应于屏幕第二行工具栏中的各快捷按钮，系统提供了团队预订、登记、修改以及成员信息输入、批量修改等功能。下面就该窗口内容进行详细介绍。

图（2-16）团体主单工作窗口
如上图所示，一个完整的团体信息主要应包含这几个部分：主要信息、附加信息、预留房信息、团体成员信息、团体付费及记帐情况、会议室预留信息等。
1.主要信息：
记录了团名、国籍、到日、离日、人数、房价、来源、类别、是否允许记帐等基本信息。其中：
“人数”：团体成员的人数（不包括陪同或导游的人数）。根据排房情况，该值会自动调整。该值仅供参考。
“房数”：团队的总房间数。根据排房情况，该值会自动调整。该值仅供参考。
“房价”：是指团体中各种房类中最高的价格，系统设计了专门的”房价定义”功能，此处的房价将自动根据房价定义情况进行调整。此值仅供参考。
“代号”：此处可输入该团在实际操作中的编号。
“来源”：根据酒店销售统计需要可事先对团队来源进行设定。
“类别”：有会议团、旅行团、散客团等。对应于团队查找中的各类。类别不同，在以后操作的过程中也会有所区别。
“单位号”：若当前团为协议单位消费，则可在此选择其单位号。选择正确的单位号后，屏幕将自动弹出单位名称及相应的协议号。
是否允许记帐：可从界面中的指示灯看出，红色—禁止记帐，灰色—部分允许记帐，绿色—全部允许记帐。
2.附加信息：
记录了团队的预订人、电话、预订方式、预订号、来地、去地、抵离班次、挂帐帐号等其它信息。其中“房标”指该团体的1位数编码(如A)，这样在实时房态表_1中就能直接看到这团体成员的房间标记。缺省值为‘G’。
3.预留房信息
图（3-1）的左下方为团体的预留房信息，反映了团体各种房类的预留数、房价、排房情况等信息。无论是预订团体，还是直接登记的团体都须包括此信息，即成员分房以前都须先作预留房功能保留相应数目的房数。点击“明细”项，则可看到预期住店各日预留数与排房数等信息。
房间预留操作可通过图（2-1）中下部所示的“预留”、“房价”、“排房”、“预留房调整”等功能键来完成：
(1) 预留房操作：
点击功能键“预留”或选择Alt_U或F6键,可进入图（2-17）所示窗口完成预留房操作：

图（2-17）团体预留房操作
上图中可以看出，预留房操作窗口中的模式为增加和覆盖两种方式。
● 增加方式：每次进入预留房窗口的默认方式，当你早先已预留过某种的房数后，想要在原先的基础上再增加此房类的房数，进入预留房操作窗口时，请选择此模式，在房数中输入要增加的房间数目。
● 覆盖方式：一般在要减少原先的预留房数时使用，例如：原先预留的商务套间6间，现在只需要4间，那么进入预留房操作窗口，在房数中输入4间，模式选择覆盖方式即可。
(2)房价定义：
决定该团体各种预留房类的价格。考虑到相同的房类也可能收不同的房价，例如导游的房价就可能比团体成员的房价要低，这时可修改相应房间的成员信息的实际房价。团体免房、成员加床等例外情况也都在相应的成员房间信息里修改。因此在具体分房前不能处理。
点击功能键”房价”或选择Alt_U、Ctrl_J,可进入图（2-18）窗口完成房价定义操作：

图（2-18）团体房价定义
(3)排房操作：
点击功能键”排房”或选择Alt_P或F7键,可进入图（2-19）窗口进行快速排房操作：

图（2-19）团体快速排房
系统提供了两种分房决策：
a.直接分房：主要的排房方法。选择相应的房类、客房后进行自动排房。其步骤与相关说明如下：
第一步：选择排房的日期范围。缺省值为主要信息中的团队抵离日期。
第二步：选择相关房类。上图的房类框中红色显示的房类指已预留的房类。双击相应的房类后，在屏幕左下方的客房列表中将列出该房类的满足房间列表要求的所有客房。通过房间列表要求以及”起始房号”或”房号前缀”的定义可对客房列表的内容进行调整。
每个成员主单生成的客人数可在该房类的人数处定义。
第三步：选择客房。双击可选中该客房，按住Shift键再双击可选中一批房间。
第四步：执行”自动排房”。系统将自动生成相应数量的客房主单及客人信息，分别列于成员列表中。
第五步：若发现单个排房有误，可用鼠标拖动正确的房间至错误的房号处即可完成换房。若发现一批房间出错，可通过双击选中各成员，再选择”取消排房”功能。该功能只能取消房间号，各成员的帐号、房类、姓名等其它信息都将保留。若需真正删除成员帐，则只能进入”成员”处理功能来完成，具体操作方法见后面说明。
重复第一至五步可以完成多房类、多时段的成员排房。
b.填充帐号：一种辅助的排房方法，是对直接分房操作的一种补充。针对被”取消排房”后的成员帐，可用鼠标拖动房间(屏幕会出现“!”图标)至相应的成员帐处即可完成排房。
在实际操作中，由于情况多种多样，所以我们通常结合以上2种分房策略来快速、准确地为团队排房。
(4)预留房调整：
通过排房等操作可能引起房间预留数与分配数不等的情况，可通过以下几种方法进行调整：
● 方法一：选择“预留”功能，在图(2-17)中，选择增量方式或覆盖方式调整预留房数。
● 方法二：通过”预留房调整”功能来进行快速调整。选择F8功能键,屏幕将出现图（2-20）窗口提示确认。

图（2-20） 预留房调整
4.成员信息
包括预订成员和登记成员的信息。团体成员的许多信息，例如到日、离日、国籍、特殊要求、到达信息、离开信息等，一般情况下和团体主单一致，系统将在排房时直接取用主单的信息而不必再输入。当然，操作员也可修改这些信息，例如当团体成员的到日或离日与团体主单不一致时，就得修改该团成员的到日或离日。以后指的团体成员均包括导游或陪同
成员信息的输入主要通过三个功能来实现：快速排房、成员批量处理和宾客信息编辑。
图（2-1）的右边框中列出了团队各成员的简单信息。成员的原始信息在快速排房时即自动生成。双击某一成员可进入团队成员工作窗口进行查询可修改操作。团队成员工作窗口与散客工作窗口基本一致，其操作方法请参照散客工作窗口的说明。”成员批量修改”与”宾客信息编辑”两个窗口提供了快速录入或修改成员信息的功能。
(1) 成员批量修改：
选择菜单或工具栏中的”成员批量修改”或直接按F3或在团体快速排房中选择”成员处理”，都将进入图（2-6）所示成员批量处理窗口。该功能还可直接从主菜单的”团体”下的”成员批量修改”直接进入。

图（2-6） 成员批量处理
上图的上面部分显示了该团的部分主要信息。中间的主体部分列出了各成员帐的主要信息。下面部分列出了可批量处理的各个项目，结合屏幕右边的各功能键可完成对成员的批量信息修改以及删除、取消、恢复。入住等操作。
批量信息修改步骤：
第一步：选择可批量修改的成员帐，单击可选中某一成员帐，按Shift后单击可选中一批连续的成员帐，按Ctrl后单击则可逐个选中各个成员帐，还可结合”全选”、”反选”功能来选择。
第二步：在屏幕下部选择输入修改后的各项内容。
第三步：选择功能键中的”执行”，则被选中的成员帐的相应内容已被修改。
删除、取消、恢复、入住等操作方法为参照上面第一步的方法选择成员帐，再选择相应的功能键即可。
(2) 宾客信息编辑：
选择菜单或工具栏中的”宾客信息编辑”或直接按F9或在团体快速排房中选择”信息录入”，都将进入图（2-22）所示成员批量处理窗口。该功能还可直接从主菜单的”团体”下的”宾客信息编辑”直接进入。

图（2-22）宾客信息编辑
上图的主体部分为各成员帐的主要信息。上半部分为可批量录入的各项。屏幕右边为功能键区。缺省情况下，屏幕将列出所有成员帐，通过”全清”和”删除”可筛选本次批量修改的成员帐。批量录入操作方法：在批量录入区输入相应值后再选择”赋值”功能，再进行”存盘”。也可单击成员帐中的各项进行逐项修改。
5.团体付费及记帐
团体付款设置可灵活定义团体应为其成员支付哪些款项，是自动转帐的一种。选择主菜单”其它”下的”付费”一项，屏幕如图（2-23）。

图（2-23）定义团体付费
上图中列出了所有的费用项目可供选择，因此付费定义可细化到每一个营业项目。例如，可定义国内电话由团体主单支付，而国际电话则由成员自己承担。
一般团体成员的房费由团队支付。若事先未定义房费的团体付费，则其房费将滚到各成员帐上。事后发现付费定义有误，则只有到各成员帐逐个将其相应费用手工转帐至团体主单。
团体记帐设置的界面和含义均与散客记帐设置一致，即可定义该团体主单在各个营业点是否允许签单，这里不再细说。
6．会议室预留与会议备要
系统为会议团专门设计了会议室预留与会议备要记录两个辅助功能。
选择菜单”会议与备要”下或工具栏中的”会议室预留”项，屏幕将弹出如图（2-24）窗口：

图（2-24）会议室预留
上图中，通过”新增”功能，再输入相关信息后”存盘”等步骤，可定义多时段、多个会议室的预留。若在状态处选择”取消”并”存盘”，则可将某一条会议预留信息取消。通过”日志”，可查询该团的会议预留的整个过程。
在系统的主菜单中，还提供了查询所有会议室预留情况的动态窗口。选择主菜单的”辅助”栏下的”会议室预留情况”，屏幕如图（2-25）所示：

图（2-