宁波韵峰医疗器械有限公司——员工手册.doc

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员工手册

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员工手册

宁波韵峰医疗器械有限公司

2015年4月13日

目录

一、作息、考勤制度…………………………………………………4
二、劳动纪律及规定…………………………………………………4
三、劳动合同签订及管理制度………………………………………5
四、工作总结绩效考核制度…………………………………………6
五、员工奖惩制度……………………………………………………7
六、劳动工资及加班审批制度………………………………………8
七、文秘管理制度……………………………………………………9
八、印信管理制度……………………………………………………10
九、办公用品领用制度………………………………………………10
十、安全保卫制度……………………………………………………11
十一、保密制度………………………………………………………12
十二、在职人员管理制度……………………………………………13
十三、休假制度………………………………………………………14
十四、公司员工办理社会保险有关规定……………………………14
十五、辞退、辞职人员管理…………………………………………15
十六、销售公司产品结算及回款的有关规定………………………16
十七、公司公出人员差旅领请和报销制度…………………………17
十八、业务人员非常规接待费用报销的补充规定…………………17
十九、购置物品入出库及报销管理制度……………………………17
二十、手机使用及电话管理…………………………………………18
二十一、办公室及室内物品管理规定………………………………19
二十二、销售合同管理制度…………………………………………20
二十三、新员工培训制度……………………………………………21
二十四、物资采购管理制度…………………………………………22

一、作息、考勤制度
以《劳动法》为依据，为统一公司在职人员的工作和休息时间，规范工作秩序，现将公司作息制度及考勤规定公布如下：
1. 本公司实行每日八小时，每周48小时工作制度，每星期日为休息日。
2. 每天作息时间为：
夏令：上午工作时间： 8:00～11:00（3小时）
下午工作时间： 12:00～17:00（5小时）
冬令：上午工作时间： 8:00～11:00（3小时）
下午工作时间： 11:30～16:30（5小时）
3. 如遇不可抗拒的自然灾害或特殊情况临时变动作息时间，公司另行通知。
4. 公司作息时间由各部门经理和考勤人员监督执行，总经理办公室负责人随时检查执行情况。
5. 要求公司全体人员自觉遵守作息时间，各部门要做好记录，作为考勤的重要内容，如实填写考勤表，一起纳入公司考勤管理。
6. 各部门经理和考勤人员认真做好本部门人员的考勤工作，月底将考勤表和考勤记录，包括病、事假单，经部门经理和考勤人员签名后，一起交总经理办公室统计，以作为当月发放工资的重要凭据。

二、劳动纪律及规定

根据《劳动法》和国家有关工作纪律条例，结合公司实际情况，规范员工工作行为，特订立劳动纪律及有关规定。
1. 员工自觉遵守工作时间，按时上下班，努力工作，自觉做到不迟到、不早退、中间不溜号、不旷工。
2. 员工有事不能上班，要事先请假，一天以内部门经理批准；一天以上三天以内写事假条，由公司主管副总或总工批准；三天以上写请假报告，部门经理审批，呈交总经理批准后，方可执行。
3. 员工生病不能上班时必须打电话报告或委托来人报告，上班后交回病假证明给部门考勤员。
4. 上班时间内不串岗、不闲谈、不高声叫嚷、不大声打电话、不做私活、不影响他人工作。
5. 服从领导、听从指挥，按时按质完成上级下达任务；不带着私人情绪、消极怠工或做有损公司利益的事情。
6. 努力创造团结、和谐、开拓、进取的文化氛围，在业务上互相学习、取长补短、和睦相处、争取高效率、高效益的工作。
7. 发扬主人翁精神，自觉遵守公司各项规章制度；如：保密制度、安全制度、作息制度、考勤制度等；不断培养团队精神，主动积极、认真负责、顾大局、识大体、协调合作、密切配合。
8. 违反劳动纪律，公司将给予批评教育和处罚，严重违章者按工资管理要求扣发工资和奖金。（具体见奖惩制度）

三、劳动合同签订及管理制度

根据《劳动法》有关规定，结合公司情况为保护企业和个人双方权益，进行规范管理，特制定劳动合同签订及管理制度：
1. 劳动（劳务）合同是公司员工与企业法人代表或法人代理人签订的一种劳动（劳务）关系契约，既要符合《劳动法》要求，又要便于操作管理，双方自愿、双方有利、双方受约束、双方都得到法律保护。
2. 本公司采用沈阳市劳动局印刷的标准劳动合同文本，通用条款符合《劳动法》要求，补充条款经沈阳劳动监理科审定后，也符合《劳动法》和沈阳市有关规定。
3. 劳动（劳务）合同签订前，双方协商，明确合同条件内容，尤其是违约责任条款。一旦双方签字生效，必须履行合同条款。
4. 劳动（劳务）合同甲（公司方）、乙（员工方）双方，各保存一份，以便对照履行。公司方暂保存在总经理办公室（设置人事部后，转人事部存档）存放在个人档案中。
5. 岗位聘约作为劳动（劳务）合同的另一种形式，主要是指劳动（劳务）期限未能达到一年的短期员工和公司某一部门签订的聘约。其实质也是短期劳动（劳务），合同一旦签订后，双方也必须履行条款。违约也要承担责任格经济赔偿。
6. 甲、乙双方如果解除合同，必须提前一个月通知对方，如经双方协商同意，可以减免违约及经济赔偿。
7. 本公司总经理办公室（设置人事部后，转由人事部）负责建立合同台帐，注明姓名、岗位、合同期限、到期时间、合同编号、合同重点、备注等。如若续签合同，应提前一个月通知对方。如不提前通知，合同期满视为不再续签，到期自动解除劳动（劳务）关系。新建立的台帐不再显示乙方记载栏。
8. 合同管理人员必须认真负责妥善保管台帐及合同；不得涂改、丢失和损毁，否则要承担法律责任和经济赔偿。

四、工作总结绩效考核制度

为了有效地对员工的工作业绩和工作成效做出相对准确的评价，为了员工不断提高自身业务能力，各部门不断提高工作管理水平，便于上级检查评价，作为员工升级、晋级的有效依据。特制定工作总结、绩效考核制度，具体要求如下：
1. 工作总结从性质上分：分为任务总结、阶段总结。从形式上分：分为个人总结、部门或集体总结。从内容上分：分为单项总结、全面总结。从程度上分：分为简单总结、详细总结。本公司人员，根据考核要求，可自选总结类型。
2. 总结的基本要素有：工作岗位、工作日期、工作内容、主要成绩、主要不足、主要经验、主要教训、存在问题或困难、有什么建议或意见、落款人名或集体名称。个人或集体总结时，可侧重某项要素，不一定款款都写得很细，要突出重点。
3. 绩效考核的主要内容及标准如下（详细内容及考核标准见《绩效考核内容及标准》）：
a.对普通员工考核其工作成效、工作态度、协作精神、进取意识；
b.对中层以上干部考核其工作成就、管理能力、决策能力、创新能力；
4. 工作总结、绩效考核是为了更好地工作，是为了断提高自己的业务能力和部门的工作管理水平，也是员工升级、晋级的主要依据，公司全体人员必须高度重视，认真对待。
5. 各部门根据工作性质，可制定具体考核办法，使考核工作形之有效，以便促进工作，促进公司进步。

五、员工奖惩制度

为了激励先进，弘扬正气，制止和惩处不良的人和事，做到奖优罚劣，奖惩分明，特制定以下制度：
（一）奖励：
1. 在开发中，独立主管、开发出适销对路的产品；对现有产品做出具有重大功能改进；为企业带来明显效益或为企业创造发明新的科技成果者，经部门经理或主管领导提名，公司办公会议讨论批准，给予奖励和晋级。
2. 在销售中，按照销售额的规定超额完成销售任务的人员，按销售奖励办法予以奖励和晋级。
3. 在技术支持和服务工作中，受到用户特别赞扬和感谢，给公司形象增添光彩或解决重大疑难问题，开辟较大市场的特殊事迹人员。经部门经理或主管领导提名，公司办公会议讨论批准，给予奖励和晋级。
4. 其他岗位人员，业绩突出，为公司增添效益或为公司创造荣誉的特殊事迹人员，经部门经理或主管领导提名，公司办公会议批准，给予奖励和晋级。
5. 奖励可采取晋升职务、晋级工资、颁发奖金、奖品等方式，公开表扬、表彰并记入个人档案。
（二）惩罚：
1. 不遵守公司规章制度、违法乱纪，给公司造成不良影响或带来经济损失人员，经主管人员或部门经理的提出，办公会议审批，给予惩处。
2. 因个人失职、渎职，给公司造成经济损失或严重不良后果人员，一经查实，经公司办公会议审批，给予惩处。
3. 不履行保密合同，故意泄露给竞争对手或为任何其它方提供或出卖本公司商业情报、技术情报、公司机密者，一经发现，经公司办公会议审批，给予严惩，直至追究法律责任。
4. 不注意个人形象、不讲文明礼貌、粗言骂人、恶语伤人、挑拨是非造成同事不团结、公司不安宁者，一经查明，经公司办公会议审查批准，给予处罚。
5. 处罚可采取警告，公开批评、罚款、降职、降薪、辞退、除名等形式，由公司办公会议根据违犯者情节轻重，讨论决定处罚形式。降职以上形式，进入个人档案。
6. 处罚采取经济扣款时，根据损失和影响程度，可一次性罚款50元以上，或经济损失数（以财务核算为准）的10%-50%，具体确定程序由部门申报，再由公司办公会议讨论决定。

六、劳动工资及加班审批制度

根据国家《劳动法》有关规定，结合本公司实际情况，为完善劳动工资管理，规范公司劳动报酬的发放，特制定以下制度：
1. 本公司实行“按劳取酬，多劳多得”，按贡献大小奖励的原则，给予本公司劳动者发放报酬（工资和奖金）。
2. 本公司工资由基本工资、岗位工资、绩效工资、交通补助、工龄工资和技术工资组成。
3. 根据公司效益和个人业绩情况的变动，实行工资上下调整制度。
4. 工资具体发放方法：
① 按质按量完成任务，考核中无过失，未给公司带来任何损失或不良影响、无缺勤、考核达到标准者，即可发放全工资。
② 未按规定出勤的扣除当月的全勤工资，病假除外但必须提供相关证明，因公出差除外。
③ 主管级别（含）以上人员加班不额外付加班费。一线员工及班组长、领班、检验员加班按国家规定计算。
④ 交通补助根据在公司年限按比例发放，原则上，员工同一方向、同一上班时间乘坐同一辆车，交通费只补贴一辆车，按月消费（上下班）50%进行补贴。注：交通补助只限主管及以上人员。
⑤ 工龄工资每工作满一年，月工资增加50元/月，绩效工资另行规定。
⑥ 迟到、早退5次以上按旷工一天；全月累计旷工3天，给予警告，累计旷工5天，公司除名处理。
5. 因公司任务紧急，尤其是法定节假日加班，必须事先申请，经总经理或主管副总经理、总工审批后，方可进行加班。
6. 以当月出勤和考核记录为依据，经总经理审批后，次月15日前发放工资。
7. 年终奖参照不定期加班及公司年度经营状况，由公司决定发放。

七、文秘管理制度

1. 文秘管理，主要指各类文件、文稿，包括会议记录、电报、电话记录、其他重要记录和公务活动的管理。
2. 本公司文件主要指行政文件、技术文件、业务文件、生产文件、产品文件、信息文档文件、会议记录纪要、传真文件的保管和分发；公务活动主要是印刷、复印、收货收件和发货发件；以及接待、迎送客户、用户等活动。
3. 文件管理要规范、分门别类、及进归档、年底按登记顺序号装订成册，以便查证。传真件要认真记载，及时分发到有关人员。重在问题、重要信息的电话记录，要及时收藏归档。外出业务活动记录（包括销售情况、技术支持情况、客用户反映的情况）都要及时记载，规范存档，由公司文秘人员统一保存。
4. 公务活动主要做到文明礼貌、热情大方、迎来送往彬彬有礼；谈话、谈判不失风度，便宴、便餐不得醉酒失态，节约实惠，以客方基本满意为准；为了公司兴旺、生意兴隆、要广交朋友、诚实信用。待人接物和服务按《员工服务规范》要求做到做好。
5. 收发货物及信件，要谨慎小心；不得丢失、不得破损、不得出错、并做好记录；印刷、复印必须注意质量和数量，注意节约，降低成本。
6. 会议、谈话、谈判记录要真实，尽量详细。尤其是重大问题、重大项目、重要内容，据实记载，以便备查。
文秘工作，是公司整体工作的一个重要组成部分，有关人员必须认真负责、严肃对待、努力学习相关业务，不断提高工作水平和管理水平。

八、印信管理制度

1. 印信管理主要指公司印章（公司章、合同章、财务章、人事章、负责人官印等）和介绍信、证明、证件（法人委托书、营业执照、税务证、法人代码证、高科技企业证书、专利证书、劳动年审证、保险登记证、财务年报表等）的管理。
2. 印章、信照是代表公司对外交往的重要标志和受法律约束的信物。不可错用、不可滥用。公司印鉴必须有公司负责人（总经理）签字方可盖印。对外开具介绍信、证明必须有主要负责人（总经理、副总经理）签名同意。财务印章和董事长或总经理法人章一起用时，要作记录，不和董事长或总经理印章一起使用时，必须告知总经理，方可盖印。
3. 公司印章、财务印章加盖，要作记录或留存根。
4. 营业执照正本、每年年审后，应挂放在不易丢失又醒目的位置，一般不能带离公司。执照副本带离公司时，必须登记或留存借走人员的字根。
5. 印信必须和现金一样保管，人离上锁，法定节假日存放印信的抽屉或柜子，除锁好外，还要加贴封条。
6. 印信管理人员必须忠于职守，保护好印认，严格按规定办事，不可渎职，给公司造成损失和影响。

九、办公用品领用制度

办公用品是公司人员进行工作和经营活动的必备工具和物品。属易耗品范围。为了物尽其用、节约开支，特制定以下管理制度：
1. 采购：根据个人和部门工作需要，由个人或部门申请，写明物品名称、作何用途、需要数量、大概费用，经公司负责人世间审批，由财务出纳兼保管人员采购，并建帐登记或留存申请单。日常用品（圆珠笔、签字笔、胶水、信笺、笔记本等）可小批量采购备用。
2. 领用：个人或部门需要的办公用品，根据申请数量，可一次性领用。领用时验明数量、质量，在领用单上填清并签名。重要办公用品，例如：计算器、订书机、打号机等记入工具帐，需用人用完后交回保管人。
3. 发放：保管人员发放办公用品要严格把关是否符合领用规定是否公用，防止公物私用。发放时必须登记，由领用人员本人签字。
4. 以不影响正常工作为原则，严格控制办公费用、节约开支、降低成本。能够代用的就购代用品，不追求高档次，不搞高消费。
5. 全公司人员要培养勤俭节约之风气；不得强要强领或冒领冒用。如发现违纪人员，公司将给予批评和教育。

十、安全保卫制度

为规范安全管理，特制定以下制度：
1. 注意防火：所有办公室内，不准燃烧废纸废物。电气开关和电线定期检查更换，防止老化失灵，引起火灾。安全通道保持畅通，并应各有灭火器等应急设施，人人都应该会使用。
2. 注意防盗：各办公室采取防盗措施，下班后关窗锁门，钥匙专人保管并有登记。个人锁好抽屉，保管好财物。提拿物品出门，必须持出门放行证，并予以全部登记。严禁不三不四人员进入办公室内和外单位人员单独入内。重大节假日，安排专人值班保卫。如发现可疑现象时，及时报告公司负责人。发生事故保护现场，及时报警。
3. 注意病毒防范：计算机病毒防范按计算机规程采取措施；人体防范病毒：一是加强卫生消毒，二是带病人员主动上医院治疗，尽量防止传染病漫延。
4. 注意政治：教育全公司人员热爱党、热爱祖国、热爱社会主义，不做违背四项基本原则的事，不说违背四项基本原则的话，遵守国家法规，爱岗敬业，防止坏人乘机捣乱，破坏公司设备设施。
5. 注意保密：要求全体员工，遵守保密制度、履行保密合同，不泄露国家机密、公司技术机密和商业机密。
6. 本公司实行安全保卫责任制，各级经理亲自负责把关，做好安全保卫工作、防止事故发生。日常具体安全保卫工作由总经理办公室负责。

十一、保密制度

所有员工自进公司之日起，应该自觉维护公司整体利益，自觉遵守公司保密制度：
1. 遵照国家《保密法》规定，接受保密教育，树立保密观念，遵守保密纪律，不该说的不说，不该给别人看的资料不给看，下班离岗时，不该拿走的技术、业务、营销计划等资料不拿，以确保公司技术、业务和营销机密的安全可靠。
2. 员工在受聘期间获得的一切技术及专利情报均属于公司机密，必须严加保护，不得泄露、转移。
3. 公司所开发的软件、硬件、产品、开发环境、图纸、技术手册、照片以及其它技术数据，公司的工资情况、用户合同、产品开发计划、技术攻关项目、生产经营状况、市场开发策略等，均属公司保密情报。
4. 严守商业秘密，不向同行和竞争对手泄露本公司的产品机密、新产品开发机密和营销计划及市场机密。
5. 在全心全意为用户服务时，有义务要求用户给予技术保密和商业保密、维护本公司知识产权，保护本公司根本利益。
6. 开发人员一般应避免携带源程序到用户现场。当需要携带源程序到现场时，需经所在部门负责人批准，要做好保密工作，以防泄露。
7. 员工违反保密制度、违反保密合同，视情节轻重、造成的后果情况，公司将给予警告、罚款、除名以致追究法律责任和追赔经济损失的处罚。
8. 员工辞职离开本公司时，必须交清全部与公司业务有关的各种记录、图纸和文件等资料，在离开公司三年内不允许开发在本公司所从事的研究工作。不得泄露公司机密，否则，公司将保留追究法律责任和追赔经济损失的权利。

十二、在职人员管理制度

“人尽其才，才尽其用”是在职人员管理的核心。为了更好发挥在职人员智慧和作用。为公司做出应有贡献，特制定以下制度：
1. 任何新招录用人员，进公司时原则上都执行三个月试用期。试用期间只享受试用工资待遇，不享受公司其它福利、保险等待遇。可与部门经理签订临时试用协议，对特殊表现或有重大作用的人员可提前1-2个月转正。
2. 试用期满，由本人申请，使用部门鉴定并提出转正意见，由人事主管审核后，交总经理审批。然后由总经理办公室（设立人事部后，由人事部）出据转正通知书一式四份，人事存一份、财务一份、部门经理一份、本人一份。
3. 每位员工招进公司后，都相应签订劳动合同。严格履行劳动合同，合同一式两份，公司保存一份、本人保存一份。
4. 试用期满，按期转正人员，按公司相关规定享受公司规定的福利、保险待遇，纳入部门正常考核、使用范围。
5. 本公司所有人员都建立人事档案，其中包括人画登记表、合同、身份证复印件、学历。
6. 所有人员都要热爱本职、刻尽职守、努力工作，认真执行公司各项规章制度和劳动纪律。定期总结工作，接受上级考评，并积极提出合理化建议，促进公司发展。
7. 根据工作需要，本公司员工，尤其是主要岗位业务人员都要接受上岗培训和业务培训，有必要和有机会时，还可以出外脱产培训。不断提高职业道德素质和业务素质。因公培训由公司付出费用。
8. 鼓励员工长期稳定在公司工作并做出贡献，公司将根据个人工龄长短、贡献大小适当增加报酬和补助等福利待遇。
9. 公司实行严格的奖惩制度。对给本公司做出重大贡献或取得重大科技成果人员，公司将给予重奖和记功。公开奖励和表彰。对违纪违法人员，将实行公司惩罚制度。对重大违纪违法和损害公司利益人员将实行经济赔偿、罚款、警告、除名或追究法律责任等。
10. 主管人事人员要公正、公平待人、认真负责、严格科学管理，不得寻私舞弊。不称职者由公司办公会议或总经理决定，辞退或撤换。

十三、休假制度

根据国家有关规定，结合本公司实际情况，制订本公司休假制度，请大家认真执行：
1. 婚假：按计划生育政策，男女年龄不超过25岁，可享受一次性婚假3个工作日，男女年龄超过25岁，可享受一次性婚假10个工作日。
2. 丧假：户口、直系亲属在本地，父或母去世，可享受丧假3个工作日，户口、直系亲属不在本地，父或母去世，可享受丧假5个工作日。
3. 产假符合计划生育规定，女性可一次性享受3个月产假。哺乳期，每天少工作一个小时，直到孩子一周岁为止。
4. 公休假：原则上不分散使用，工作满一年以上，每年5个工作日，每隔一年10个工作日，可累计休，但最多积两年（即15个工作日）。
5. 所有假期（除丧假以外）休假前一个星期提出申请，部门经理审批，并安排好工作，报总经理批准后执行。
6. 除注明为工作日外，所有休假都包括双休日在内不包括法定假日。

十四、公司员工办理社会保险有关规定

根据宁波市相关政策，结合我公司具体情况，现将员工办理社会保险的有关事项规定如下：
1. 本公司员工参加劳动保险，均按国家和本地区规定办理。
2. 医疗及工伤保险，按本地区规定办理。
3. 本公司根据需要为员工购买商业保险。
4. 新招劳务员工，签短期合同或出国人员、兼职人员，在校学生劳务做工、研究生劳务做工，原则上不办理三大保险。
5. 根据公司效益按照有关政策，保险基数可上下调整

十五、辞退、辞职人员管理

本公司教育、鼓励员工热爱公司、热爱岗位、敬业爱岗。也不勉强挽留不安心本公司工作的员工，辞退不适应本公司工作或严重违法乱纪人员，做到辞退辞职有法可依，有章可循，现制定本制度：
1. 辞退人员严格执行劳动合同，并按合同条款及有关规定办事。
2. 自动辞职人中必须提前一个月提出辞职申请，写明理由、要求和去向，经部门经理审核、总经理批准后，办理有关交接手续并到人事主管处领取辞职表，按表要求办理离职手续，最后到财务部结算完后，即可离开本公司。
3. 对不辞而别人员，尤其对盗取公司机密为他人效力的人员，将进行经济制裁和法律起诉，追究其法律责任和经济赔偿。
4. 公司辞退人员、公司先给予辞退警告并给予适当处理包括经济赔偿。重大问题人员，公司直接辞退，自发出通知之日起，在人事部领取辞职表，二日内办清手续，结清费用，按时离开公司。
5. 因病或因能力不适应本公司人员，本人自愿申请辞职者，按自动辞职处理。
6. 教育、劝导少数辞退人员，要讲职业道德和社会公德，不要做有损公司信誉的事。如果造成后果者，公司将根据有关法律条款起诉或到对方单位说明实情。

十六、销售公司产品结算及回款的有关规定

为了更好履行财务制度；及时结算产品销售货款及货币回笼，防止资金流失，现根据公司销售现状，制订公司产品销售结算及回款的有关规定：
1. 销售业务人员，与用户签订销售合同后，立即填写项目登记表（项目登记表是公司业务人员结算提成或退回款的唯一依据）与合同原件一起返回（寄回）公司销售主管和销售内勤，并按合同要求及时回款，回款情况如实报告公司销售主管、财务、市场营销部经理和市场总监。
2. 销售公司产品的结算方式，要采取支票汇兑方式，直接汇到公司账户上，原则上不收取现金，防止出现差错和事故。特殊情况需经公司领导批准。
3. 特殊情况，如私人购买公司产品或代卖品，必须以现金结算时，需事先给主管领导和财务说明，并立即将款汇往公司指定人员或账户。不得截留、转手或转寄别人。
4. 填写项目表程序及要求：
① 业务人员在签订合同或确立项目后，从回款到公司账户开始，应主动填写项采购、销售登记表中的：“联系人、单位名称、电话、传真、单位地址、邮编、产品、业务员、名称、配置、数量、出价”等栏目，认真填写清楚，交销售内勤。
② 销售内勤收到合同和项目登记表后，立即审核登记，并填写其中：“合同、用户信息登记”等有关项目，签字后，将项目登记表交给财务计。
③ 财务会计根据汇款凭证，认真核实并填写其中：“毛利、合计毛利、付款情况、金额、应付日期、实收金额、收到日期”等项目，签字后转交出纳兼库房保管，核实合同号、出库收款数后签字盖章，然后交回给主管副总审查签字。
④ 主管副总签字审查后，交给出纳兼保管，办理有关出库手续，并在各注栏中注明，随后交还会计，会计根据公司规定计算提成或返回款交总经理签字审批后，并做帐，最后随凭证存档。
⑤ 销售提成与返款以项目登记表为唯一依据。每实施一个项目，必须尽快返回合同、寄款和项目表，以便于公司统一管理否则不予办理提成或返回款。
⑥ 所有人员，各负其责，认真填全、填清楚项目表中各项内容。
5. 公司业务人员都要自觉遵守有关财务制度和本规定。

十七、公司公出人员差旅领请和报销制度
结合公司生产经营的特点及业务开展的需要，保证公出人员工作与生活费用的需要。又要体现艰苦奋斗、勤俭节约风范，规范公出人员差旅费请领、报销行为、现制定以下制度：
1．差旅费程序及规定
公司员工因公需到外地出差，需借款时，首先要填写任务书，按任务书所列项目逐项填写，应注明出差时间、地点、事由等，由公司部门经理和总经理签字批准后，按批准金额到财务室办理借、领款手续。
2．差旅费规定及标准（按照公出人员差旅费领请、报销规定细则中的标准招执行）
3．报销差旅费用程序及规定：
公出员工完成任务返回公司后，五天内应办完报销手续。报销的程序如下：整理票据——到财务领取报销单——按规定粘贴报销凭据——交部门经理初审签字——送会计初审签字——送总经理审批签字——到财务办理结清手续。
凭据粘贴要求：
1）出差时间先后顺序，凭据类别整齐粘贴，粘贴范围不要超过会计凭证面积，一张粘贴不完可粘贴二张、三张等，每张票据背后需写明时间、地点、办事内容及证明人可经办人姓名。
2）会计初审时按规章制度逐项审核，审核后可在报销凭据最后一页，草拟结算数目并签字，再送总经理审批签字。如遇不符合制度要求，又可酌情报销时，由经办人送总经理审批后，再到财务报销结算。

十八、业务人员非常规接待费用报销的补充规定

为了加强特殊情况的费用管理，掌握非常规接待动态，宏观掌握营销情况，现就我公司业务人员非常规接待费用的报销，作以下补充规定：
1．公司业务人员在营销业务中，要发生请客、用户吃饭、送礼。信息费、辛劳资等非常规费用超过200元时，应率先向主管副总请示，经批准后执行。
2．费用发生后报销时，要如实填写《客、用户接待汇报表》，经主管副总审核签字后和原始凭据一起办理报销手续。
3．非常规报销管理暂用营销部《非常规报销细则》。

十九、购置物品入出库及报销管理制度
为了加强物品管，严格物品采购、入库、出库及报销程序，特制定以下制度：
1．库房管理设工作人员两名（兼任，出纳兼库管员，会计兼记账员），库管员负责库存商品的管理、开入库单、出库单，记账员负责库房账簿登记工作。
2．根据公司产品的需要，经公司负责人审批购置的物品，办理入库手续前，重大价值物品（每件单价100元以上）或批量物品（10件以上），应先开箱验货，一要验质量，二要验数量，看是否符合采购要求。今后，凡属公司购买的电脑设备、器件或软盘、光盘、工具等物品，统一由研发部人员开箱测试验收，其他物品由采购人员本人或找专业人员验收。合格并符合数量要求验收人员签字后，采购人员方可办理入库手续。
3．入库手续：所有买进物品由库管员签发入库单，经办人签字，单据一式三份，一联库管员保存，一联月底交记账员记账，一联交经办人附发票后让财务负责人、总经理签字。
4．出库手续：经办人向库管员开具出库单并注明用途，部门负责人审核签字，经办人签字，库管员审核签字后发货，单据一式两份，一联存库管员，一联月底交记账员。
5．一进一出商品处理手续：经办人找库管员开入库单（注明“一进一出”和用途），部门负责人审核签字，单据一式二联，一联库管员留存，一联随发票交财务负责人、总经理签字。
6．库管员应分类保存好库存商品，严格入库、出库手续；记账员应记账清晰、规范，以便查、对帐及公司物资管理。
7．财务会计、出纳凭购物凭证睡入库单办理进帐、报销手续。库管员每季度末清点、核对库存物品，并填写清点单报会计及财务负责人。
8．产品部生产车间的库房管理办法另行制订。

二十、手机使用及电话管理

手机和电话是公司对外交往和经营活动的主要通讯工具，其费用是公司经营成本的重要组成部分，为节约开支，规范操作，现制定以下管理办法：
1．话费管理
手机使用本着提高工作效率，节约开支的原则，费用标准为销售人员和销售主管为100元/月，市场总监、市场营销部经理为200元/月，超出部分个人负担，未配备手机的业务人员外地出差，电话费用按50元/月限额报销。
2．所有公司电话，禁止打私人电话。
3．禁止使用公司电话打个人长途电话，如个人有急事需向部门经理申请，并作记录，并尽量简短。如违反规定，私自使用公司电话打长途，将处以2倍话费的罚款。

二十一、办公室及室内物品管理规定

办公室为公司的工作和商务场所，也是每位员工一天的主要生活空间，保持优雅的办公环境就成为每个员工共同的职责。
1．在规定的办公时间内，办公室内部禁止喧哗吵闹。
2．在每天上班前五分钟为办公室内部整理时间，每个员工应积极主动，自觉保持办公室内整洁干净，各种文件归放条理，放入个人配置的小文件柜中，不得随意随处丢弃杂物。
3．每一位员工的工作应安静、平和、有计划，尽可能不影响他人及整个工作进程。
4．办公环境的构造由总经理办公室统一设定，任何人应自觉维护、遵守，未经许可不得随意调整对办公桌椅摆设或随处张贴。
5．各位员工领用办公用品，均应到财务室办理申领手续。并登记在册。
6．由公司发给个人的长期使用办公用品和其他工作用品及技术资料，均由总经理办公室统一登记在册，个人在使用中妥善保存，不得遗失。内部资料不得示以非本公司人员阅读。离职调任时，应到总经理办公室办理移交手续。配置的文件柜或文件架一律置放办公桌面右角，整齐归一。
7．公司钥匙由专人负责每天由专人负责办公室门正常开启，下班后注意锁门，交付个人的钥匙应到总经理办公室登记备案，不得转借外人。
8．为维护正常工作秩序 各位员工晚上自己加班须经领导批准后方可进入办公室。客人进入办公室必须有人陪同。
9．爱护公物，由于个人原因损坏公物按原价赔偿。
10．公司财物属公司所有，不得利用公司财物干私活，如：
①不要私自借用公司计算机及配件。
②不要侵吞公司小配件、软件、工具。
③不要私拿复印纸、办公用品等。
④严禁利用公司电话打私人长途一经查实，追缴电话费，并予以批评教育。
11．公司电话不得长时间用于私人市内电话。每次电话时间最长不超过五分钟。
12．离开办公室时必须及时锁好门窗。
13．下班时，当天值日人员检查是否关好门窗和水、电开关。
14．以上规定，由各办公室负责人执行督促。

二十二、销售（业务）合同管理制度

根据《合同法》要求，为加强本公司销售合同管理，防止出现差错，特制
订以下管理制度：
1．合同的签订：
①所有项目无论大小都必须签订正式合同。
②签订合同采用公司标准样本合同，一式四份；公司一份交到专管负责人处。业务人员个人保留一份，用户两份。
③若有附加条款或自行拟定合同样式者，留一份正本给专管负责人备案。
④销售合同编号由专管负责人统一编号、存档。
⑤销售合同填写，必须用词确切，字迹清楚，意思表达肯定、明白、不含糊不清。
⑥公司销售合同专管负责人为市场营销部经理。
2．开发票的要求：
①汇款开发票先通知专管负责人由专管负责人通知财务，财务开票后挂号寄给用户或合作伙伴。
②开票前必需提供详细信息，并一定要确认是开何种发票，以便于公司财务的具体操作，减少废票数量。
附：开发票所需信息：
票据类
提供资料
增值税发票
商业零售发票

1．必须是一般纳税人，应由单位财务部门出示盖企业一般纳税人戳记的税务登记证（副本），最好盖上财务发票长条章（两个）传真过来，单位名称（全称）地址、电话、税号
2．购买货物名称、数量、应付款总金额
3．通信地址、邮编
4．收件人
1．单位名称
2．购买货物名称、数量、应付款总金额
3．通信地址、邮编
4．收件人
5．单位名称
6．服务项目总金额
7．通信地址、邮编
8．收件人
1．开具增值税发票要求汇款人必须与我们开具的发票购货单位一样，否则不予开增值税发票。
2．通过代理商销售，需我方开具增值税专用发票的，必须由购货方将货款直接全部汇入我公司帐号，否则不予开增值税专用发票。

二十三、新员工培训制度

为了加速新招人员尽快适应公司文化气氛，加速磨合，进入角色，符合上
岗要求，跟上公司业务发展形势，需要进行上岗前培训与教育，特制订以下制度：
1．一般新招人员进公司都有3个月试用期，有特殊才能和突出表现人员，可提前转正聘用。
2．新招人员在试用期内，第一个月必须进行上岗前培训，教育，主要内容是：
①学习公司规章制度，了解公司管理情况，做到遵章守纪，增强法纪观念。
②熟悉公司产品及功能了解本职工作，做到敬岗爱业；增强职业道德观念。
③熟悉本岗位工作程序了解业务工作，做到勤学苦练，增强效率观念。
④熟悉本部门业务，了解各位同事的分工，做密切配合，培养团队精神。
⑤进行个人组织评价，接受考试、考核、提高个人素质，逐步进入角色