采购管理制度正式版.doc

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四川美丰云母工业有限责任公司

采 购 管 理 制 度
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文 件 编 号
规第 (16 )号
制 订 部 门
物资供应部
生 效 日 期
2007-4-10
版 本
1
核准：
审查：

拟定：

第一次发行
2007-4-10
第一次修订

第二次修订

第三次修订

1.目 的：为确保公司采购物资做到适时、适量、适质，以配合生产经营所需，降低成本，提升产品竞争能力，特制定本办法。
2.管理范围：凡本公司对外采购与生产经营有关的直接原材（物）料、零组件及包装材料等均适用本制度。
3.定 义：
3.1供应商：为本公司提供生产经营所需之直接原材（物）料、零组件、包装材料的供应厂家。
3.2资料：包括图面、检测试验规范或报告、使用说明书等。
3.3 VA价值分析：分析各项物资的性能与成本，在保证物资的品质、性能的前提下改善采购方法或选用替代品、籍以降低成本的改善方法。
4.采购方针：
4.1择优选择，确保料源，积极开发新厂商。
4.2确保物资品质，做好检验工作。
4.3防止异常发生，针对异常与问题点能迅速妥善处理。
4.4进行采购VA价值分析，以取得价廉物美的用料。
5.采购原则：
5.1询价比价原则：物资采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
5.2合同会签原则：凡采购金额在2000-5000元以上的购买合同，需由常务副总经理以上的管理干部确认方可签定；采购金额在5000元以上的购买合同，需总经理的确认方可签定；2000元以下的购买合同，由物资供应部经理确认即可签定.
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5.3一致性原则：采购人员定购的物资必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5％～10％。
5.4低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。 　　
5.5廉洁原则：
（1）热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。　
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。　
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。　
（4）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。　
（5）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
5.6招标采购原则：凡大宗或经常使用的材料，如包装箱、化工材料和其他零星且繁杂的物资，都应通过询议价或招标的形式，由物供、财务、审计等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。
5.7垫资采购原则：对于先款后货的采购物资，实行采购员垫资采购，物资回厂经验收合格后，由采购员凭购货发票报销充抵。采购过程中的货款风险、品质风险、退货风险均由采购员承担。
5.8审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部和审计监察室对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门有权对相关人员提出降级、处罚直至追究法律责任的处理意见。

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6．作业流程：
流程
作业要求
记录表单
责任单位/人
进度跟催
样品提供确认
供应商选择
对帐/整理付款资料
签订购买合同
询价比价议价
接收请购单
采购申请

1．物资需求部门根据生产或订单状况填写物资采购申请单
物资申请单
需求部门

1．接收已核准的请购单
物资申请单
采购员
1．采购经办人员依购案的缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选两家进行比价和议价；
询价记录表

采购员

1．以满足需求单位所提出的性能、指标、品质为原则
物资申请单
采购员
1．依优质低价原则进行选择
采购询价记录表
需求部门/品管员/采购员
1．依据供需双方确定的条件签订合同
购买合同
采购员
1． 依据《采购进度控制表》跟踪确认，发生异常及时处理
采购进度控制表
采购员
1． 库管员按已办妥的《请购单》、《验收单》、《送货单》整理汇总
2． 采购员根据库管员提供的 相关资料进行对帐，办理付款资料转交财务部
验收单
送货单
发票
支付凭证
库管员
采购员
7.流程管理内容：
7.1采购申请：
（1）物资需求部门根据生产或经营的实际需要，提出采购申请，在填写采购单时，必须注明用途、规格、型号、数量、交货日期，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。
（2）凡采购物资涉及管制性、危险性及有毒有害时，须取得符合当地政府安全环保法规的许可或相关证明后方可实施采购。
（3）采购单审批流程：
采购金额在2000元以下的：需求部门填写采购单→部门负责人审核→物资供应部经理复核→实施采购。
采购金额在2000元以上的：需求部门填写采购单→部门负责人审核→物资供应部经理复核→常务副总或总经理确认→实施采购。
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若涉及技术改造项目的：技术研发部填写采购单→部门负责人审核→常务副总或总经理确认→实施采购。
7.2.询价比价议价：
（1）每一种原材（物）料、零组件包装材料原则上需两家以上的供应商进行报价。
（2）采购员在接到报价单后，需进行比价、议价，并作成《询价记录表》，按低价原则进行采购。
（3）属下列情况者，则无须进行比价、议价： 独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。
7.3.样品提供和确认：
（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，有采购人员负责追综，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同品质管理部、技术研发部等相关人员予以确认。
（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
7.4供应商选择：
7.4.1供应商选择原则
(1)具有公司（工厂）营利事业登记者。
(2)品质、交期、价格、服务等条件良好者。
(3)信誉良好者。
(4)客户认可的供应商。
7.4.2供应商的评核:
(1)由物资供应部依下列因素作评核：供货价格、运输费用、交货周期、付款方式。
（2）由技术研发部依下因素作评核：供应商的技术水准、设备状况、工艺流程与作业标准。
（3由质检部依下列因素作评核：品管组织与体系、品质规范与标准、检验之方法与记录、纠正与预防措施。
7.5.合同签定：
（1）供应商经送样审查合格后，由物资供应部对选定的供应商签订《购买合
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同》。
（2）交易发生争执时，均须依合同的核定条款进行处理。
（3）若需提供图纸或相关引用标准的，须于合同中载明。
7.6进度跟催
（1）为确保交期，采购人员应每日查询《采购进度控制表》进行交期管制，并提前采用电话、传真、信函或亲自到供应商处跟催，以确保物料能适时的供应。
（2）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须从新和供应商确定新的交货期，并知会物资需求部门。
7.7对帐付款：采购物资回厂，经验收合格后，由采购员按《购买合同》所约定的付款方式 办理付款手续。
8.本制度解释权归公司物资供应部。
9. 附件：
（1）《采购进度控制表》
（2）《采购询价记录表》
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