集团公司档案管理制度.doc

集团公司档案工作管理制度
1 总则
1.1 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。
1.2 档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。
1.3 凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。
2 档案机构的主要职责
2.1 制定档案工作的规章制度。
2.2 对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。
2.3 负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。
2.4 积极开展档案的提供利用工作。
3 公司档案的构成与分类
3.1 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。
3.2 档案分类
3.2.1 党政文书档案
主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。它是公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。
3.2.1.1 上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。
3.2.1.2 公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政会议等形成的文件。
3.2.1.3 计划和总结性文件。
3.2.1.4 统计年报表，包括党员年报及名册，干部年报及名册、团员年报及名册等。
3.2.1.5 党政工作中的其它文件，包括公司结构调整，组织机构图、厂庆活动资料、工业普查资料等。
3.2.2 经营文书档案

共4页 第1页

主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。
3.2.2.1 计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。
3.2.2.2 指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。
3.2.2.3 价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。
3.2.2.4 凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。
3.2.2.5 有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。
3.2.3 技术档案
主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。
3.2.3.1 技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。
3.2.3.2 产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。
3.2.3.3 设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。
3.2.3.4 基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。

共4页 第2页

3.2.3.5 引进资料档案。它包括引进产品交往的文件、考定资料、产品兰图、底图等。
3.2.4 会计档案
主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括：
3.2.4.1 会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。
3.2.4.2 会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。
3.2.4.3 会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。
3.2.5 声像档案：它是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。
3.2.6 人事档案：它包括干部档案、员工档案、党员档案等。
3.2.7 荣誉档案：它主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。
具体归档文件材料范围详见《文件材料归档及保管期限的规定》
4 文件材料归档时间要求
4.1 产品图和工艺底图归档，在设计完成整理、经样机签定图样全部修改后归档。
4.2 科技文件材料在试验成果鉴定后归档。
4.3 新购设备仪器，包括引进设备或技术，在开箱验收时接收归档。
4.4 基建工程项目竣工验收时接收归档。
4.5 各项管理工作形成的文件材料，在次年由各职能部门负责人审定归档。

共4页 第3页

4.6 财会档案文件材料在年度终了后暂由财会部门保存三年，期满后指定专人移交归挡。
4.7 声像档案在各项活动结束经整理随时归档。
4.8 荣誉档案在上级授奖单位颁发后随时归档。
4.9 人事档案归档按人事管理制度办理。
5 立卷要求
5.1 立卷的文件材料，应按以自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求、特征及文件内容进行立卷。
5.2 在一个卷内要按问题成文件形成的时间系统排列。
5.3 案卷标题要简明准确，整理好的案卷应即确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。
5.4 按归档要求进行装订、编号，填写卷首目录备考表。
5.5 案卷组成后，应对案卷统一排列，编写全档号，然后逐一登记，填写案卷目录。
6 档案保管
6.1 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。
6.2 建立档案管理人员岗位责任制。
6.3 档案接收按各类档案交接手续办理。
6.4 以防为主，防治结合，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。
6.5 对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)。
6.6 按公司保密制度做好档案保密工作。秘密档案超过规定期限应履行解密手续。
6.7 档案库房管理要规范化，框架应编号，编写档案存放地点索引。

共4页 第4页

6.8 按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)