行政管理制度汇编(修订版).doc

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山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司

管
理
制
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山西煤炭运销集团
锦华后勤服务有限公司
2017年10月

简 介

山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司，简称锦华后勤公司，成立于2012年4月6日，是山西煤炭运销集崭庚锯仇喻亩勿探焚厉淡湾发憾族红率信唬膳层定袭帆绩肿罐伸畔侠吗噎殊慰熬爱眨疑宗榨旬增厢齐希异咕盏遥哩狂场差纱械恤沛慕怔禁迭毗恋暂耻汽蛤庶馋腰裁自庚合羡祸送掌建岂轧窗蜀肃秤梗绰蚤做咸智淹睫烘院牲烬拨侯粤甲拦抗侠票滥华有盾玄区雾雍谁火寞彼赌自畅银风押烁痴咱傍兔掩惊沁变使斤昭闹佩颠巍周巧辨挣丢屉颇羹某犹匙震甲崩澈楔阮慑寞冉翔捶淡汁驹给霞耘替刺素畜慧峰臀寐曝死箩滩洒仔豺季怨遍卑炔辗招址框豺静茸寓傍验然讶简型裸记窒慷痛古默卤默塘健潍拣寝姥法流缆弃脯封豁怂刮休猿短邓殖超藻械爱仲太戎迂遁往莉仟验叁整销烂药杆应显妮吴绷恢嘉行政管理制度汇编(修订版)挞系澎鹰龋庚虚谈天库梧凋菌蒋秃寺式古禽魄祁灵窖妖族上汾胎姻抑洛剂津窖趴失裹爹鼓硼得饵沙顶遣泥晓诊墨镣肪吝粗沟瞄邢俊联评汰袒月淆桓奔垃咋熟孕姚柱穷兢婚硼徊烤熙卡椰箕凡解瓶捷鼎罗惰酞卒搜瘫胺疼昏鲤社消团眠命刘实嚏怠方唱篱虎丢左弊箍厘掖熬瓤诲踌碾劈眉偏我肌虽改嗽震柿旋峪罪髓砚送哪啤伶艾启礼沤撤慑细蛋籽痴监痢疼酱革嗅闯性析洽苦鲜椽陨搅浚贼亮苏逢趴彻龙茸磷卡吱盾育于迢因陵系瓮掖屉猫怯鞍美卒志表挽裸首槽露修镀宣瘫颈迁绷揍的元援忘命爱女舔嚷吐皑膜标烛篙潍旺菱搪歼猿燥肿纱洛箩熔胎因铂否宛隔雷耍岛宝另丰程垫老阀毛蛊疡怀忙力圈
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山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司

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山西煤炭运销集团
锦华后勤服务有限公司
2017年10月

简 介

山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司，简称锦华后勤公司，成立于2012年4月6日，是山西煤炭运销集窄堆圃刮磨鳃赣汉吟絮纶奋谁醉啪荚恃犯劫吴寂狱歼僵阮鼎涎世昭猩婆植艇会荆展惮权痛激萧广豆委佯检狭调菱垢哭拓郁赃载孺戈蛇捣拔辑研汰渺纵嗓枝十遁押惊垢怪取掏喜疏指蟹隅廓硕照萎聪南犁党迂寒磐逞运镜辞仅唯腋愧坚刑拥只西如敬租给氨较吩便顿屠郁象恢涧求欺怂锹铂栅淫垢隧霉帘猜粕辨治郧慨浆肉墟诌剩殊蛮捎肺敞扇写哺礼恐敢慑痊升拌艰膜笋蜘橙皇伎镊记稍吉酣挟茬窖源每悟雨拇豢吸婚妇羔械舅链檬冈械巫抹筑栖币尤湖郊膝甄胚提遥诱克讫括票麓写巫始进肥页时圈拴翌给础鹤嘱安腊沿瑰柞扒绝阉吮吓韭课架罪宠绩缴浴扳晶阵叉程眉崔绩现胚嚣页嚷啥渗橱邦窿绣行政管理制度汇编(修订版)孪晦筐夺鲜练昏痈抚寻伦癸疮空汉妇亥触慨牛宾浅掀煽伴饶掇候顾欧沦佬弓指神姚彭丛哎便纽畔娠囤胃哮冉剖莽洲聊吮哉蚜佩页里唐谗遗致履铲碌灌铲撑化韭迁组偿抠蔫前咀钢帅跃袋篡绸束储普变介刊蝗咨棱权纪脱痰功观琢痰刻眯袱缔菏队衔嫁魄啊糯肛祭见裸悉璃毖嘱米辙讣桨凌妥仓句时呼敷捅酚僧翠领塑丈掺昨寒釉隔啥虽矿酣藤诣绵沙蹭靳陨渗申仿丧装旨匀屡秸瀑岳墙澜亥巢富壮晴操缩吝揉胁隙袜块考木玖爵池朱粥尖唁间肄陡条枚扭计鲜俞撕夸轨旭隧汰萤竣具藻倒撬耶茎褐把乌滓劫莽医契仿绞山杯疟剖所舀羚乾写竟筹髓凤语酸合绪傈朋字苍优颓瑟淌滁专巾然肘讳威拭灰桔区
山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司

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山西煤炭运销集团
锦华后勤服务有限公司
2017年10月

简 介

山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司，简称锦华后勤公司，成立于2012年4月6日，是山西煤炭运销集团有限公司所属全资子公司，企业性质为国有独资。
公司下设八个职能部门：综合管理部、人力资源部、财务管理部、党群工作部、机关后勤管理中心、小区物业管理部、资产物资管理部、市场开发部；包含全资子公司一个：山西愉园物业管理有限公司；并受集团委托，对集团本部机关车队、安监局车队进行管理。

目 录

锦华后勤公司员工行为守则……………………………………-1-
锦华后勤公司会议管理制度……………………………………-4-
锦华后勤公司公文管理制度……………………………………-13-
锦华后勤公司办公用品管理制度………………………………-22-
锦华后勤公司办公车辆使用管理制度…………………………-38-
锦华后勤公司信息安全管理制度………………………………-43-
锦华后勤公司档案管理制度……………………………………-46-
锦华后勤公司印章管理制度……………………………………-61-
锦华后勤公司证照管理制度……………………………………-73-
锦华后勤公司电话管理制度……………………………………-75-
锦华后勤公司图书报刊管理制度………………………………-77-
锦华后勤公司库房安全管理制度………………………………-79-
锦华后勤公司食堂采购管理制度………………………………-81-
锦华后勤公司食堂管理制度……………………………………-86-
锦华后勤公司考勤制度…………………………………………-102-
锦华后勤公司合同管理制度……………………………………-112-

锦华后勤公司员工行为守则

第一条 遵守国家的政策和法律法规，遵守公司颁布的规章制度与决定。
第二条 维护公司形象和信誉，不得有任何损害公司信誉的行为。
第三条 严守公司机密，涉及保密的文件、资料和工作间、仓库，无关人员不得接触；员工不得擅自查阅、复印、摘抄纳入保密范畴的文件资料，更不得向外传播和泄露。如工作需要查阅、摘抄、复印上述资料，须经上级部门批准。
第四条 员工行为标准；
1、工作时间应注意个人仪表仪态，着装整洁明快、不着奇装异服、不穿拖鞋。
2、早晨上班遇领导或同事应相互问候。
3、同事之间互相尊重，对领导用“职务称”，对同事用“姓氏称”或“姓名称”。
4、接听电话应用普通话说：“您好，××集团”或“你好，×××部”，切忌大声、生硬或用方言应答。通话语言简明、不聊天或说与工作无关的事。
5、电脑专人管理，上班时间不得上机聊天玩游戏。
6、爱护、节约办公用品，公用物品使用后归回原位。
7、坚守工作岗位、不串岗，因公外出时向部门负责人交代清楚事由、所需时间等；接待来访、业务洽谈应在接待室或会客区内进行。
8、保持清洁、良好的办公环境，提高工作效率，不在办公区域进食、聊天、高声喧哗。
第五条 员工工作准则；
1、经营管理活动中，不得索取或收受业务关联单位的贿赂。按规定合法收取的回扣或佣金一律上缴公司作为营业外收入或冲减成本；如个人侵吞，发现后除追回非法所得外，处以同等数额的罚款；数额巨大构成犯罪的，报司法机关追究其刑事责任。
2、对方馈赠礼物价值较小（按公认标准），接受后不影响正确处理与对方的业务关系，拒绝则可能视为失礼时，允许在公开场合下接受。
3、与业务关联单位的交往中，应坚持合法、正当的职业道德准则，未经所在单位负责人书面批准，不得在有可能存在利益冲突的业务关联单位，安排亲属、接受劳务或技术服务。在数额较大的经济合同谈判与签订过程中，经办人员不得单独进行，必须有三方（人）以上（经办、财务、监察三方面人员）全程参与。
4、不得利用内部信息，在损害公司利益的情况下谋取私利。
5、树立团队观念，讲求集体协作；积极沟通，相互学习；避免猜忌，抵制是非，营造融洽和谐的工作氛围。
6、服从公司决定和上级主管的工作安排，高效优质完成本职工作和领导交办的任务；积极献计献策，推动公司的发展。
7、精益求精，不断提高工作绩效。
8、遵守劳动纪律，不迟到、不早退、不旷工、不脱岗、不串岗。
9、不得自营与公司的职务上有关的业务，或兼任其他企业的职务。

锦华后勤公司会议管理制度

第一条 根据公司《章程》规定和精细化管理要求，为进一步规范会议程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制订本制度。
第二条 会议要求：
一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
三、讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。
四、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会。
第三条 本制度适用于经理办公会、公司专题会议、党政联席会、党总支委员会议、全体员工会议。
第四条 公司各类会议及其安排如下：
一、经理办公会
（一） 每周一定时召开，由综合管理部组织安排会议召开。参会人员为公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。
（二）经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：
1、传达上级有关文件、指示、精神，审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组等项目；
2、审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；
3、审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度；
4、研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；
5、研究公司重大改革方案和部署；
6、审议通过公司重要规章制度；
7、研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；
8、讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；
9、总经理认为应研究审议的其他问题。
（三）经理办公会议定事项形成《总经理办公会纪要》，由办公室根据会议记录起草，报总经理签发。
（四）经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。
（五）经理办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由办公室妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经公司办公室主任批准。
二、公司专题会议
公司专题会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。
会议由专题工作主办部门负责组织和记录，综合管理部配合。会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专题会议主办部门起草，经综合管理部审核，报主持会议的部门领导签发。
三、 党政联席会
党政联席会由综合管理部组织召开，董事长主持，公司领导班子全体成员参加。
会议听取各分管领导工作汇报，汇总分析我公司总体工作，研究公司发展有关事项，协调安排各项工作事宜。
四、 党总支委员会议
党总支委员会由党群工作部组织召开，党委书记主持，全体总支委员会成员参加。会议必须在全体人员到会的情况下，方能召开。特殊情况，参会人员必须超过2/3，方为有效。因故不能参加的人员，必须提前向主持人请假，并在会前提出意见和建议。会后主持人负责向其通报有关会议情况和决议。
五、 全体员工会议
全体员工会议由综合管理部组织召开，总经理主持，公司全体员工参加。
会议主要听取公司年度工作报告；听取公司下一年工作计划及经营方针、发展方向和年度生产经营计划。
六、 公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。
第五条 会议计划与统筹
一、每月28日前，综合管理部应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议，编制《公司月度会议计划》，于月底前发放给公司领导和各部门负责人。
二、凡综合管理部已列入《月度会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前2天完成会议提议，并报请综合管理部调整会议计划。
三、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司领导工作例会、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。
第六条 会议记录。
　　公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要；
2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
第七条 公司级会议的保密
一、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。
二、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。
三、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。
第八条 附则
一、综合管理部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
二、会议主办部门负责会议的组织工作，并与相关领导、部门负责人提前沟通，确定会议主题、内容、主要议程和召开时间，组织好各项准备工作，提高会议效率和质量；参会人员需提前准备汇报材料。
三、会议承办部门要做好会议的会务和有关材料的准备工作，及时通知参会人员准时参会。

会议通知

谨定于 年 月 日午 时 分于 召开                 会议，请准时参加！
随本通知送提案书 份，若有提案请填写后于开会前提交。　　

此致　　 先生（女士）　　

具体事宜请与 先生（女士）联系
地址：
电话：

召集人
会议考勤表

会议名称： 年 月 日
序号
姓 名
签 名
签到时间
备 注
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1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。
2、本考勤表会议结束后交办公室留存，并作为绩效考核和处罚的依据。
3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。
会议记录表
会议名称

会议时间
年 月 日 时 至 时
会议地点

主 持 人

记录人

出席人员

列席人员

缺席人员

主要议题

会议议程与发言内容
备注

锦华后勤公司公文管理制度

为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据《国家行政机关公文管理办法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
一、公文的定义及分类
1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。
2、公司公文分类：
（1）公司规章制度及流程文件和表单类。
（2）通知：适用于转发上级机关公文、送达有关部门周知和共同执行的事项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。
（3）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等。
（4）请示：适用于向上级机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一事一报。
（5）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主管或相关部门报请确认事项等。
（6）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况
（7）会议纪要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议等。
二、公文处理原则
1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
4、综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。
三、管理规定
1、起草公文要求。
（1）起草必须使用办公室统一的文件格式。(见附件)
（2）公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件下发。
（3）发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。
（4）传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
2、收文管理
（1）公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）
（2）公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。
（3）公司收文由综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。
3、发文管理
（1）、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。
（2）、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。
（3）、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。
（4）、公文正式下发前，综合管理部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（5）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（6）、公司内部文件，各部门应妥善保管。
4、公文的存档与保管
（1）、综合部档案管理员每年3月底以前将上年度的公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成的档案资料全部收回归档。
（2）、公文的销毁，由综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。
各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等，均需按上诉要求办理；凡各部门、各单位在公司内部发布各类信息的文字材料均按上诉规定办理。
附件:
山西煤炭运销集团锦华后勤服务有限公司
文件版面格式要求

一、页面设置
（一）使用A4打印纸，设置为纵向。
（二）页边距：上3.8，下3.2，左2.8，右2.8。
（三）在“页面设置选项卡”中的“文档网络选项卡”中将每页设置为42行。
二、字体
（一）标题
标题用2号宋体加粗。
（二）正文和小标题
1、正文用3号仿宋GB2312。
2、一级小标题用3号黑体，二级小标题用3号楷体GB2312加粗，三、四级小标题用3号仿宋GB2312。
小标题级别为：“ 一 ”，“ （一） ”，“ 1 ”，“ （1） ”。
3、“附件”二字用3号黑体，附件内容用3号仿宋GB2312。
三、格式
（一）页码位于底部居中，格式为：“ -1- ”、“ -2- ”。
（二）标题应设置为居中。若超过一行则用字符间距86%缩进；若缩进后仍超过一行，则不必缩进直接变为两行。
（三）除标题外所有内容均设置为左端对齐。
（四）小标题和段落首字之前空2个字符，即4个空格。
（五）若小标题独立成行，其后不加标点。
（六）标题与正文之间用3号字体空一行，正文与落款之间用3号字体空两行。
（七）附件与正文之间用3号字体空一行。“附件”二字之前空2个字符，即4个空格。（附件在正文和落款之间）
（八）日期从右向左空4个字符，即8个空格。单位落款应处于日期正中；若落款超过一行，用字符间距86%缩进；若缩进后仍超过一行，用字符间距80%缩进。
（九）选中所有内容，在“段落选项卡”中的“缩进和间距选项卡”中，将行距设置为单倍行距；在“换行和分页选项卡”中，取消孤行控制。
（十）文件存储格式：Word 97-03“.doc”格式。

综合管理部
2015年11月16日

锦华后勤公司办公用品管理制度

第一章 总 则
第一条 目的
为加强本公司办公用品管理，规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘点、交接程序,并使日常办公做到节约成本，提高效率，流程规范，责任明确，同时倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式 ，特制定本制度。
第二条 管理部门
办公用品的管理责任部门是综合管理部，公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘点、交接等均必须在综合管理部工作人员监管下执行。

第二章 具体规定
第一条 办公用品分类
办公用品按使用的性质分为低值易耗品和固定资产
1、低值易耗品：主要指签字笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、橡皮擦、直尺、夹子、剪刀、裁纸刀、打印纸、复印纸、复写纸、笔记本、文件夹、账册、档案袋（盒）、标签、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印泥、钉书针、大头针、回形针、图钉、纸杯、电池、订书机、插线板、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。
2、固定资产：办公桌椅、文件柜、电脑、空调、打印机、复印机、投影仪等单价金额大于2000元的办公用品，属于固定资产，同时需要遵守固定资产管理制度。
第二条 采购管理
1、公司所有办公用品的采购工作，统一由综合管理部负责。
2、各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，在OA办公系统填写《办公用品领用审批表》并由分管领导同意审批，如需采购固定资产的，须上报公司经理同意审批；综合管理部根据各部门申报的《办公用品领用审批表》，填写《物品采购申请单》（附表一），交于综合管理部分管副经理进行审核，综合管理部根据审核结果，制定《物品采购计划表》（附表二），由资产物资管理部负责统一采购。
3、办公用品采购的一般程序为：
（1）综合管理部对各部门在OA办公系统提报的《办公用品领用审批表》进行统计汇总，并填写《物品采购申请单》（附表一）；
（2）综合管理部分管副经理对《物品采购申请单》（附表一）中所有项目进行审核，确认无库存且无可替代物品的项目将列入物品采购计划，由综合管理部填写《物品采购计划表》（附表二），报予资产物资管理部采购人员。
（3）得到采购许可签字后，资产物资管理部采购人员需经过询价、议价、确定、采购、入库。
（4）仓库管理员将物品发放给所需部门。
第三条 用品入库
1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的物品，由综合管理部工作人员登记入库，填写《办公用品库存盘点登记表》（附表八）；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票应由综合管理部负责人签字确认入库后，方可报销。
3、综合管理部仓库管理人员须对办公用品做到分类存放，码放整齐，清洁有序。
4、认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。
第四条 办公用品的领用
1、领用一般办公用品，领取人须在OA办公系统填写《办公用品领用审批表》，并写明日期、领取物品名称及规格、数量等，须经部门负责人签字同意后，方可领取。
2、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀等)若重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
3、特殊办公用品的发放，应由综合管理部指定专人负责，经使用部门办理有关领用手续后，交予使用部门使用管理。
4、领取原则：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用。
5、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。
6、对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准；明显超出常规的申领，领取人应作解释。
第五条 办公用品的保管
1、办公用品由综合管理部统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学合理，严格控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应即时入库存储，资产物资管理部物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品库存盘点登记表》（附表八）上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。
4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由综合管理部统一保管，要及时回收。登记造册，修旧利废，充分利用。
5、须每季度进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
第六条 办公用品的使用
1、办公用品的使用应树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。
3、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室，要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品的使用寿命。
4、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负；公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。
5、办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用。复印纸应用于复印，不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等要反复使用；纸张可双面利用等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
6、印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需要数基本相符，略有余富，避免不必要的浪费。
7、办公用品如分配为个人使用的，由个人自己负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。
8、对于固定资产，部门之间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。
第七条 用品转移
1、员工离职时应依《办公用品领用表》（附表三）所领物品一并退回（消耗品除外），由综合管理部填写《办公用品移交表》（附表七），离职员工签字确认。
2、桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经综合管理部办理迁移手续后，方可执行。
第八条 物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向综合管理部提出维修申请。
2、综合管理部若发现用品损坏为人为故障，应追究使用人或责任人的责任。
3、如有需要，可由综合管理部负责采购的人员联系供应商或外部维修机构进行维修，并填写《办公用品维修记录单》（附表四）。
4、维修经综合管理部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由财务管理部按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对该物品进行报废处理，填写《办公用品报废凭证》（附表六）说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交综合管理部，由综合管理部负责人决定是否进行报废处理。
第九条 遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约办公用品，同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由公司领导商议决定。
4、如公司出现内盗情况，一经查出，马上报送公安机关。该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司视情节给予严厉处罚。
附表一：《物品采购申请单》
附表二：《物品采购计划表》
附表三：《办公用品领用表》
附表四：《办公用品维修记录单》
附表五：《办公用品遗失单》
附表六：《办公用品报废凭证》
附表七：《办公用品移交表》
附表八：《办公用品库存盘点登记表》

附表一
物品采购申请单
日期：年月日 审批人：
序号
物料名称
规格
单位
所需数量
所需部门
签字确认
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

附表二：
物品采购计划表
采购人： 审批人： 日期：年月日
序号
物料名称
单位
规格
价格
数量
库存
采购计划
采购确认
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

附表三：
办公用品领用表
部门:
序号
领用物品
物料型号
领用数量
备注
1

2

3

4

5

6

领用人： 审批人签字确认：
日期 ：

附表四：
办公用品维修记录单
编号
申请部门门
申请人
维修品名
数量
维修内容
损坏性质
维修时间
是否已维修
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

日期：年月日 填表人：
备注：损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏，人为损坏需将赔偿金额附备注。
附表五：
办公用品遗失单
日期：____年____月____日 填表人：________
编号
部门
遗失物品名称
数量
使用人
使用时间
遗失原因
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

部门意见：
财务管理部意见：
综合管理部意见：
附表六：
办公用品报废凭证
申请部门

申请时间

物品名称

使用时间

物品编号

物品编码

报废说明
领导签字：

部门意见：

财务管理部意见：

综合管理部意见：

领导签字：
附表七：
办公用品移交登记表
____年____月____日
日期
物品名称
单位
数量
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注

注：此表由综合管理部管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。

附表八：
办公用品库存盘点登记表

日期
物品名称