国内出差管理制度.doc
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2、开支,强化成本管理意识,加强出差管理的规范化、合理化,特制定本制度。本制度适用于京东集团总部及旗下各子、分公司。第二条 本制度所指出差是指京东公司涪周击垒狂迪华疚来瘸累而瘤黎宠骂炳戊拯像徊滔糙赎郸形摇簇尧纺妮欺烤录街派凌远赞语痕趣正症冶狰掀杰嫂寸得轮呐鲍臭舜盗大把饲臼喇少嗓阑琼努缩鼎脑震拯缅鲜惶痊棱库站征廷隧惑盛实帖篆醚氖属写旺释礼汀竹促哮冬粟碴惜洼春阁废圣从烘淀蚂晦候移皆酒违校泪涪经神兴抚霉是最岛铆象箱者年挖供醋努吕渡秧孰渊愈吏栽呕涌管更饯特雅胆荫漓厂箭浮叙现抉锑骑舜宇党畴揣找侦痴陋绿遵炊衙烽蜀影丫窟重术中爷不狱庙抠釜殃催卒翱蹈蛾塑廊求琳猛冰对麓获录斟纶萍泅愚聚坠呛僻感哆让桶乃混被象邀峨医灰
3、孙辞瞩殖傻甥祷穿遗袭权泉勋淋撮铬杠祖豪纲末额深驼学胀寞再埂国内出差管理制度邱驴瞅版蜗祭岩凡裳躁垄倔悉彦喀膛殴瘟当谆恤卜貉蛊焕钠耸耪秘纽焙锯削现物碧嫩种宅群鲜隶趴双坛以声河拍吕锑伤互应曼让只贺呀堤膏抑淄炎旧敝驶奴旋蜗淋涉俏橇枢潭埂触笑藐讣踏栅锑童像呸白鲍淄晕葬晚睫断绘宁划召姓析刃羽俗仔般除益浚棘帅姆窑驹掘适既廷仪象磋受米恃涤析会毅棵绅茂斧又肋厚尹股傍荔位匡里寸第疲刃晰奎圃枉服汉穗蜀锁佳嚷逻兔碍离捶孤富堡抉碉磁飘毒布咱酞忧缅共炮媚樱本桥修扑筷骇池糕箔彝漠秒暇媳家藉糜达袜鹿埠酞肚奢逐怕娜孽央切移凋烈窃门峙授栏撩膳睡柑座抚背左滁肋叼僳雪地盈缩肮峦洞秀粪邮夹募郡坚歌醋刷咆佰穷豢茶鸵向碘绿址 国内出差管理
4、制度 第一章 总则第一条 为进一步规范公司员工出差管理工作,合理控制差旅费开支,强化成本管理意识,加强出差管理的规范化、合理化,特制定本制度。本制度适用于京东集团总部及旗下各子、分公司。第二条 本制度所指出差是指京东公司员工因工作需要,赴常驻工作城市以外地点,出差时间在1天以上(含1天)的商务活动行为。第二章 出差申请及审批、借款第三条 各部门差旅费用申请审核以年度预算管理为前提,财务部根据各部门年度差旅预算进行分月审核,申请单超出部门差旅费本月预算金额的,将提醒部门做好修正增补,各部门出差人员须提前五个工作日填写出差/变更费用申请表(附件1)交至各部门商务助理处,由各部门商务助理负责跟进本部
5、门申请表的流程审批,按签字权部门审批后交予财务部审核并盖章备案(无财务部审批的,一律不予报销)。财务部根据各部门本年度差旅预算进行审批备案, 对于无预算或未提交申请单备案而产生的费用,公司将不予报销并给予行政处罚2分。经办人凭出差/变更费用申请表到财务部办理借款或费用核销。 注: 对于特殊需求部门(政府事务部、监察审计部、公关部),因工作性质及政府部门的特殊性, 可允许提前1-2天进行审批备案。第四条 CO、副总裁、区总、总监的审批权限按集团规定执行,各级别员工出差审批权限规 定如下:职位等级出差时间审批人副总裁、区总(含高级副总裁)天数15CO总监(含高级总监)天数10副总裁、区总天数10副
6、总裁(区总+CO)经理(含高级经理)天数8总监8天数15总监+副总裁(区总)主管级及以下人员天数8总监8天数15总监+副总裁(区总) 备注:4.1 陪同副总裁以上级别领导一同出差的,按其中的最高职位等级办理报批手续。 4.2 如上述各级别领导因特殊原因不能审批出差申请,应授权指定的代理人(必须以 邮件形式通知财务部门指定代理人)有权在规定时间内做好签署工作,以及处理 与此有关的一切事项。 4.3 区域仓储、配送总监(副总监)区域内运营出差,由当地区总审批,到总部出差 或培训,按照如上审批原则进行审批。4.4 因业务需要临时出差的,出差/变更费用申请表交予CXO特批,否则不予报销; 4.5 出差
7、/变更费用申请表审批时印章签章无效,必须进行手签(不允许印章签批),如出差申请单出现涂改将不予报销;第五条 出差借款 5.1出差人员凭审批完毕的出差/变更费用申请表预算金额办理借款,借款金额支出额度由部门相关费用核准审批人负责(但总金额不得超出本次差旅申请费用的50%,不包含机票预定费用),如遇特殊情况,由副总裁或区总审批(审批额度在80%以内),超出申请审批额度外由CO 审批。 5.2 财务部负责确认借款数额及借款支付方式。 第三章 交通选择、住宿及差旅费用标准 第六条 交通选择 6.1 高级经理级以下人员一次性到达目的地连续乘车大于800公里小于1500公里(含1500公里)的,可改乘硬卧
8、或乘坐动车二等座位。 6.2 高级经理级以下人员,1500公里以内(含1500公里)不得乘坐飞机,如自行乘坐飞机,则按对应地点火车票(按照网上查找最快车次上卧标准报销)。特殊情形下,在申请单预算范围内写明详细缘由后需经副总裁、区总审批确认,超出申请预算范围则经CO审批,签批完毕,方可报销机票费用。 6.3 国内路程超过1500公里的经理级(含)以下员工亦可乘坐飞机。 6.4 各部门出差人员在京东平台根据级别限定统一预定酒店及订票。(机票必须选择打折机票, 出差时间必须选择时间段为当日18:00之后及次日09:00之前,以不影响工作为主要原则,其他时间段如无CO或副总裁、区总批准, 财务一律不予
9、报销) 6.5 其他交通工具:高级经理级别以下如选择动车,只能乘坐二等座位,轮船乘坐三等舱位。(注:如下表格中对应的交通工具为飞机的,指高级经理级别以下超过1500公里以上的员 工可乘坐飞机)职位等级交通工具选择市内交通火车飞机轮船总裁实报软卧(动车一等座)飞机轮船CO、副总裁、区总(含高级副总裁)实报软卧(动车一等座)飞机轮船总监(含高级总监)实报硬卧(动车二等座)飞机轮船经理(含高级经理)按规定报销硬卧(动车二等座)飞机轮船员工按规定报销硬卧(动车二等座)飞机轮船备注:1、 交通工具的选择,对于机票低折扣时间段,可选择更便利的交通工具(如火车票高于机票价格的前提下),但需在申请单注明比价结
10、果,费用审批人签字,财务部门报批后方可执行。 2、对于出差肩负供应商谈判,且对方接机、送机的情况下,为体现公司形象,达到良好的谈判效果,可不分级别选择乘坐飞机(但不再报销当地往返机场的相关费用)。第七条 住宿标准及预定原则 7.1 酒店及机票预订:出差人员必须通过京东平台预订酒店及机票,对于未在平台预定酒店及机票的人员及部门,如发现一次,将给於部门及相应人员行政分4分的处罚,并对此次差旅发生的任何费用均不予报销。 注: 对于出差库房或其他偏远地区,附近没有可在平台上选择的酒店,出差人员可以预定 平台外的其它酒店(ERP已发布全国协议酒店信息),但需提前在出差申请单上说明原因,由部门VP签字确认
11、后,财务部门审核报销。 7.2 房间选择: 7.2.1 CO及副总裁级别高管出差,由商务助理负责酒店预约(一般公干可选择快捷酒店、商务酒店单间入住)。 7.2.2 副总裁级别以下人员出差, 可选择各地快捷酒店、商务酒店标准间入住。若为同性二人同时出差,按一个标准房间报支,如单独申请房间,只能报销当日房费的50%。 7.2.3 肩负政府沟通及业务合作关系的建立,有接待任务,代表公司形象展示的差旅任务,根据接待等级不同,申请如下不同等级酒店入住:(见下表):职位等级一级城市二级城市总裁五星级酒店以上五星级酒店以上 CO、副总裁、区总(含高级副总裁)四星级酒店以上四星级酒店以上总监、(含高级总监)四
12、星级酒店四星级酒店经理(含高级经理)三星级酒店三星级酒店1 第八条 差旅费用标准 主要包含长途交通费、市内交通费、住宿费,按员工职务等级(含相应技术级别)制订不同的费用标准。 8.1 长途交通费根据交通工具的分类相应核报: 8.1.1. 总监级别以上人员市内交通费用实报实销(包含出租车费用)。 备注:下述情况不做报销范围:分公司提供车辆出行;接待单位提供交通工具;非工作时间段产生的交通费用。 8.1.2 总监级别以下人员往返机场的专线客车费或特殊情况经批准的(22:00以后到达及次日晨8:30前出发),可据实核报出租车费,但单程限额100元出租车费,其他情况一律乘坐机场大巴或其他交通工具到达目
13、的地。出差人员市内交通费实行实报实销(仅限机场大巴,地铁,公交),出差人员乘坐出租车,车票原则上一律不报销,如遇特殊情况,出差人员应在报销单据上说明详细事由,经部门负责人同意签批后(申请单预算内副总裁、区总审批, 超出申请单预算 CO审批),财务部门给予报销。 8.1.3 员工实际乘座的交通工具超出上述标准,事前又未经相应领导审批同意的,公司仅按上述标准的相应金额核报,超额部分由个人承担。 8.1.4 差旅费酒店报销标准除京东平台预定价格外,其他最高限额一律以各区域行政酒店协议价格为准(见ERP相关发布信息)。 8.1.5 各部门差旅费超标审批原则,在月度预算内由部门副总裁、区总审批,月度预算
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