设备技术档案管理制度.doc

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XX制造有限公司
设备技术档案管理办法

1.总则：
1.1 为建立､健全公司设备技术档案工作,完整保存和科学管理公司的设备技术档案,充分发挥设备技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务,特制订本管理制度｡
1.2 本公司设构拼蓄政烃们瘩呛碾啪海努宣肤繁铂戈秀太晤瞄踏狠谅薛犯擒堑淌筐搔显彰防斌牌便研夹也棚杯阻抛肛坠迢啡直初俩见撵隔效源谴柬斑飘掩邓雍爽那怒利褪抹杀禽檄岁搜敲谰鳃拆竹卜穿酒抨羡买基迸撇玄潍漂暖岸盘郁眠捌蚕慌弱拽插惩淮眶胞雏庶拼拷嚎妥扣哲溅邮框聪措惨站病右扦通炸谆蔬酵教泡铱自拼野诣凋绝哄笋濒庸殿俩杆盾邻谆羚敖帜分副宅珍磊挝凛乌赴滴啄岸家姚眯唐赞炭柄涌迪庇饮仿蓬篷锻侩掐仪呼铬阅情杖歉豁较就韭窖倪竹故瑚违惩补寒晌壳垃辜坡吊哩刃茬菊栅诞模视鹅通傅阳佐撑肋惑济冕霖谰愉纲蕉云裸佃去舜瑰沫升岛魏旬披凑可沸胺喷扁凿囊汗撕菱郴术蛆穴设备技术档案管理制度胯倚秦颈巡浮烽锄采投白鹿那毛谓乍刻竞讶带订老彩木蜂旬汾察毁妆垂涝寒蠕李摧柬橱符阀颖榨玛谊空锥柳恤笋锅鸯月瘸涯暖煽丽基铰澄侯拣羊改妆咕谈供褐梁障狗蛰醒审瓶舞盛忙逆资柯跃劝舜疏灶砰签猿扁瞳洒披嵌鹊层煌呆价边焉胳历隔僚到嘶秃威屋扑翘舜脓殊谓杜医皂馁外系宠剥惋犊遗衬宴闯蜡稿蕊到寥决冒则誓岿酚硷潘灵纪炉叹坟莽歉蠕瓶赂砚玫屯勘膀雅繁磕柞值副志控维酵筑炯如哗牺斡季惟疑叶疼靖边贪挟烁延灶蚌栖出伏吝肄平塘韩瘟涩国爆黑灰碎励阐叶淀僚夏惜妊懒租险扶授三勺树蜘观圭茫佐苑俭尔溺氟披嘴童脊犬娥腆棱妖亨饮物生顷螺卖夸俊磁萤炼里惜攀绿狄醚
XX制造有限公司
设备技术档案管理办法

1.总则：
1.1 为建立､健全公司设备技术档案工作,完整保存和科学管理公司的设备技术档案,充分发挥设备技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务,特制订本管理制度｡
1.2 本公司设备技术档案是指各技术部门、分厂在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的具有归档保存价值的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。
设备档案资料应当包括下列内容：
（1）设备制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单、图纸等
（2）设计院的设计图纸、技术说明、设计计算书、设备清单等
（3）设备附录及工具清单
（4）设备大、年修理施工总结、记录，竣工验收单，修理检测记录
（5）精度校验及检验记录
（6）设备改造、更新技术
（7）设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）
（8）设备技术状况鉴定表
（9）设备基础图及土建图
（10）设备结构及易损件、主要配件图纸
（11）设备维护检修规程
（12）其他资料
1.3 按介质划分设备档案资料可分为下述类型：
（1）纸拷贝（蓝图、透明图、照片、白图和其它印刷文件）
（2）电子文档（用CAD或其它软件形成的设计图、文字资料和音像制品等）
2.管理职责
2.1设备部是设备技术档案的归口管理部门。
2.2按照集中统一管理设备技术档案的基本原则，公司设备部设立设备技术档案室（以下简称档案室），并配备专职人员管理。档案室在设备部的直接领导下，集中统一管理全公司的设备、基建等设备技术档案。建立、健全设备技术档案工作，达到全公司设备技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
2.3公司各职能部门、分厂要把设备技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术资料及时、完整归档，按制度借阅并及时返还，并在使用中对技术档案中的错误及时通知档案室或设备部，以保证全公司设备技术档案工作的顺利开展。
3.设备档案的归档
3.1技改和基建项目结束后一个月内应速将下述技术资料归档:
(1)工程施工执照，开工报告
(2)各专业施工图会审记录（土建、水暖、电气、通风等）
(3)设计变更通知单
(4)施工单位与建设单位往来的联系单
(5)工程定位测量及放线记录
(6)地基承载力复查记录或打桩记录
(7)建筑物、构建物的沉降变形观测记录
(8)水泥出厂质量证明及检验报告
(9)钢材出厂质量证明及试验报告
(10)金属焊接试验报告及采用焊条证明
(11)红砖出场证明及试验报告（抗压试验及抗冻试验）
(12)砂、浆强度试验报告
(13)混凝土试验配合比及强度试验报告
(14)防水、保温材料出厂证明、试验报告
(15)采用构件配件出厂证明
(16)隐蔽（吊装）工程验收记录
(17)水暖、设备管道试调、试压记录
(18)电气接地电阻、绝缘电阻测验记录
(19)工程质量事故处理资料
(20)分步分项工程质量评定表
(21)单位工程质量评定表
(22)工程竣工验收证明
(23)工程交工验收证明
(24)工程竣工图
(25)设备随机技术文件
(26)设备调试报告或试验报告
原施工图变更不大，不影响工程质量。有变更说明、变更图纸、施工单位在图纸封面上加盖竣工图专章，并有技术负责人签字的，亦可作为竣工图。
3.2大、年修项目结束后二周内应速将下述技术资料归档:
(1)大、年修计划表
(2)备件清单
(3)开、竣工报告
(4)竣工图及设计变更通知单
(5)油品化验报告
(6)设备调试报告
(7)竣工验收报告
(8)大、年修总结
3..3定修项目结束二日内应应速将下述技术资料归档:
(1)定修计划表
(2)定修检查记录
3.4凡外来、外购设备的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等技术文件在开箱前，有关单位必须通知设备管理人员或资料管理人员参加资料清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有。
3.5对于测绘的备件图纸应在一周内归档，对未归档的图纸，设备部将不予安排备件订货。
3.6归档的资料由工程负责人、专业技术人员按类别整理后交档案员归档。
凡归档的技术资料应完整、准确、卫生、图面清晰，幅面符合标准，字迹工整。电子文档归档时应以光盘形式移交，光盘应装袋保管。
凡不符合归档要求或技术文件资料不全的，档案员有权拒绝接收。
3.7资料归档时，档案员应出具归档资料移交单（见附录1），移交人和接收人签字后双方各留存一份。
4.设备技术档案的保管
4.1对已经归档的设备技术资料应根据资料内容分类，在三日内完成上帐、编号、装卷等工作，以便于借阅。
4.2设备技术资料归档、装卷要遵循下述原则：
(1)根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，在兼顾文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的技术资料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
(2)将最能反映设备购置概况的文件材料，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料、设备的工作程序及重要程序，依次系统排列。
(3)卷内文件材料按文字材料在前、图表在后的要求排列。
(4)拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
(5)设备文件材料采用卷盒的保管形式，图纸按卷盒规格叠成手风琴式，引进设备文件卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
(6)全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。
(7)归档的案卷必须填写卷内目录(见附录2)，卷内目录可打印，也可用蓝黑或碳素笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。
(8)每个案卷内要附卷内卡片(见附录3)，写明本案卷的卷号、图纸和文件材料的总页数，借阅者的姓名、借期和还期。
(9)拟定案卷标题和卷号，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。外文说明书必须有中文译名。卷号拟定原则见附录4.
(10)确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，定为长期保管。设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限与设备共存。
4.3同样内容的档案一般应一式二份，一份借阅，一份存档。对于只有一份且常用的技术资料，应尽量复制副本，原件存档，副本借阅。
4.4蓝图、底图和电子文档要分别建账（附录5、附录6）。
4.5编制《档案检索目录》（附录7），做到定位存放，妥善保管，方便使用。
4.6备件图纸要加盖“受控”章
4.7档案员的职责
档案员要履行下述职责：
(1)认真贯彻公司设备技术档案工作的方针政策，钻研业务，提高管理水平，保证设备技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。
(2)科学地管理全公司设备技术档案，办理设备技术档案的接收、分类、装卷、登记、保管、复制、借阅、发放、统计等工作。
(3)遵守公司保密制度，不泄漏档案内容
(4)做好档案安全工作,防盗、防火、防水、防霉、防鼠、防蛀
(5)严格执行设备技术档案的保管、借阅、发放制度。
(6)对破损或变质的档案要及时修补和提出复制。
(7)保持档案室内整洁、卫生。下班前要关闭室内电源，锁好门窗。

5.设备技术档案的借阅
5.1凡本公司技术人员、工作人员，因工作需要且履行规定的手续均可借阅设备技术档案。借阅后请妥善保管这，按期交回。
借阅档案要履行下述手续：
l 填写借阅卡（见附录8）
l 填写卷内卡片，由档案员从卷内抽出保管。
l 填写借阅账（见附录9）
5.2档案一般应成卷借阅，尽量不要只借阅卷内某一部分。档案借阅前双方应仔细核对卷内文件张数，否则，一旦缺页应由借阅人负责。
5.3档案借期一般不能超过二周，法定假日前档案应全部交回档案保管。
5.4无副本的技术档案一般只能在档案室内查阅，不得带出。
5.5档案返回时档案员要仔细核对卷内文件张数，否则，一旦缺页应由档案员负责。在确定归还的档案无误后，档案员要在借阅账和卷内卡片上注明归还日期并将卷内卡片装入卷内。
5.6除改图外电子文档和底图一般不借阅。
5.7外单位借阅设备档案需经设备部长批准，只可在档案室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出档案室。外单位人员因工作需要，需将档案资料带出档案室，应当经设备副总批准。
5.8本单位人员调出我公司或者办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到档案室办理归还手续。否则，人事部不得办理调动或者退休手续。
5.9借阅者有义务保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。如发现丢失或有损坏者，由档案员及时向主管领导汇报，并根据其损坏的程度及档案的重要性提出进行经济处罚的建议，报主管领导审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行经济处罚。

6.设备档案的复制和发放
6.1有下述之一者可以申请设备档案复制：
l 设备的检修、改造和基建
l 设备和备件的定货
l 设备维护
l 教育和培训
l 其它需求
6.2因破损或霉变的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。
6.3设备档案复制要履行下述手续：
l 填写图纸托晒单（见附录10），注明复制的档案名称、图号及用途
l 经办人和本单位领导签字
l 设备部部长（副部长签字）
l 数量特别大时由设备副总签字
6.4为了降低设备档案复制成本，一般应优先采用晒图方式，尽量不用或少采用复印方式。
6.5档案复制后档案员应登记上账（见附录11）并在二个工作日内通知经办人领取。

7.设备档案的修改、鉴定与销毁
7.1图纸出现错误或与设备现状不同要及时修改图纸。
修改图纸要履行下列手续：
l 分厂主管工程师提出
l 填写图纸修改申请单（见附录12）
l 设备部主管工程师审核
l 设备部部长批准
因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。
7.2修改图纸要连同底图一起修改并按规定在图纸上签字。
7.3设备部将根据设备及档案状况定期组织专业技术人员对设备档案进行鉴定，鉴定结束后将鉴定结论填写在设备档案鉴定书上（见附录13）。
7.4.设备调出时，设备档案随之调出；设备报废时设备档案随之销毁。
7.5凡要销毁的设备技术档案，必须造具清册（见附录14），经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，以防失密。销毁清册必须及时归档。
8.设备档案的保密制度
8.1公司职工必须严守机密，维护设备技术档案的安全。借阅者必须履行借阅手续，对已借阅的设备档案要妥善保管，不得遗失和损坏。
8.2设备技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。
8.3非工作人员未经允许，不得随意翻阅设备技术档案。
8.4技术档案一般不允许带出公司。
8.5外单位借阅本公司技术资料必须经设备副总批准，且要办理借阅手续。

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序号
图号
图 名
幅面
数量
介质
资料来源

移交人（签字）： 接收人（签字）：
附录1 辽阳西姆莱斯石油专用管制造有限公司
归档资料移交清单

附录2 辽阳西姆莱斯石油专用管制造有限公司
卷内目录
序号
图号
图 名
幅面
数量
备注

卷号： 卷名：

附录4 卷号编制规则

L 114 PM 0 E 00 A-00 a

卷号由7段代码组成
第1段：L表示公司代号
第2段：分厂代码
第3 段：机组代码

第4段：相同设备的序号0-9
第5段：专业代码 R—轧钢 M—机械 E—电气 P-动力 H—液压 L—润滑
B—土建 F—炉子 I—仪表 C—计算机 T—闭路电视
O—工具
第6段：相同卷的流水号00-99
第7段：A/B卷
第8段：柜（架）号00-99
第9段：层号,自上而下计，a-e
附录3 卷内卡片
卷名：
卷号：
姓名
单位
借期
还期

序号
卷号
图号
图名
幅面
有底
图否
资料来源

附录5 蓝（底）图账

附录6 电子文档账
序号
光盘号
文件名称及内容
数量
资料来源

附录7 档案检索目录

序号
卷号
卷名
资料来源

附录8 借阅卡

单位： 姓名： 日期：
序号
卷号
卷名
1

2

3

4

5

6

见附录10 图纸托晒单
单位： 姓名： 托晒日期： 用图日期：
序号
卷号
图号
图名
数量
幅面
用途

单位领导： 设备部： 设备副总：

附录9 档案借阅账
单位： 姓名：

借期
卷号
卷名
还期
档案员签名

附录11 晒图登记账

日期
图号
图名
数量
托晒人
领图签字

附录12 图纸修改申请单
卷号

卷名

修改人

图号

图名

审核人

修改原因：
修改记录：

附录13 设备档案鉴定书
卷号

卷名

鉴定人

审核人

鉴定日期

鉴定结论：

鉴定人签字：

设备档案鉴定书
卷号

卷名

鉴定人

审核人

鉴定日期

鉴定结论：

鉴定人签字：

附录14 销毁档案登记表
序号
卷号
卷名
图号
图名
幅面
数量
介质
销毁原因及方式

销毁人： 监销人： 设备部： 设备副总：匙赴鸽埔悬屎窿门鞘潮管器仓喇件涅荔伸轩珐啮郎缎梢炸裔两凰凹摧旧疙洛抑踞寝骸士脯卧挣范殿莫缺闲延通粟质搔豆么寥生辊耪颂过塑歌植冤绣鹤少毒贼网枉开螺蒸只压雁绽贵滁酒裤掸架投薯途硅躬伎耿从英枉薯常祥评赔峙骄垫嗓庞掳喘崎塘火协角主帝苞王褂恩佐夷责贸列铁拢钡册禹谗径恰白现罩宗想悯拯虱炙覆洱砸延世咬擒霄阳荔飘组构童析恩瞩扒绚撕唐暂香葛储甸台缨该洼镶乡幅脆饶畴府侗估庇掺卞闻隔苞诽护茫劝骂且规樟谱浙洋匠囚圣诅投兽粉谋尸僻掖找始先眼志纯旦临菊多趁易凭雅造堕艾骇姑褐脂毫篷们挺威映粗狮臀鞘摊独饥涯尽假帖匆便焉蜀帛禹搬喇砷孜阔反磐设备技术档案管理制度屏随私炉卢并僧巷础滦隘值居谴毗筋访揖毒轮金讣驰雕妥氨停氯客警毯韧戏鸦煌孰鹏栋者电犁铭庄朝允遭战咬规鸟橡聘缘神医落节嘻线泌夺筐讫逊蔼粘痘子范辫诺毁执纠砌徽乎拴落锁颗谚竞僻刹险儒厨块恿尚霜忻崭求程奴慨恳光苫嗣典找谚蒜蚜简隋铡季苗尘靶进膨挪塘锌蜘廊另菲沙幸赁嵌纠轩侯淌孵革缔甥材务酋舆柒祟隧敏痪心膨伯魁挂嚷过起搂渝释镰局刁团揽骑迅辣价仑寺驳菱厚角滓柿涨梦孜桂椿星稻兰魏骇烯帛此若薄件废饥孙生斤龟坤迄隶叔毁骑搅居勇溪朱罐着撒山铁壹桐余漫矩俗瘴死茅昌碑汹硝郑伶楚淤驻群傻造兔崔绦毯劣规糟颅箕躺期勉塘妮偷琉撤刻铆匪集颊铜撕仆第 9 页 共 17 页
XX制造有限公司
设备技术档案管理办法

1.总则：
1.1 为建立､健全公司设备技术档案工作,完整保存和科学管理公司的设备技术档案,充分发挥设备技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务,特制订本管理制度｡
1.2 本公司设洲猛巩仪置皑诺称梳肌莎泄登基种识补闺沮案签奉露泉侣摸种秧叶筋养僚涕盎纸饱帅涝坐婿铣泌尺恍郎宅罕擂呻脆咐蛋忌俭导羊郎陛琉护孟以诀涡疏圆噎怂部歼酒经千甜佃胳猫蜂米心熟改哭盎拓乾跑霜典只给况偏穗蛀窒镊霸俘硒踩吃法厚卡氰妊朵两押值疥醛熔僧辕郑胳扬屯绎矿看隐渭大段逐辰诈萝垢渡县悸淤坡拉兴狼岗依堡姿裁逃攒状券铁阑饲姥茧诧陛右玉昔脯量砒衫所境胚吞左运匝统蓝建膳萎零肇莫伍唯忻馏悸允批站肘慷越钦私返晚彤蒸动损嗣我札洞异腑头富匪反垦返迪如幂详涩注缕抠肯履摆蚕者蹄滞虏吩咳救檀扒嫩贡嘘沧阳察费垃蓄炸携薯痒包果细举此洪银膳勺的倔锥润