费用报销及财务管理制度(征求意见稿).doc
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1、*公司财务管理制度及报销制度和流程第一章 总则第二章 财务机构与会计人员第三章 会计核算原则及科目第四章 资金管理制度第五章 借支管理规定及借支流程第六章 日常费用报销制度及流程第七章 工薪福利及相关费用支出制度及流程第八章 车辆费用报销制度及流程第九章 资产的购置与管理第十章 其它事项第一章 总则为了加强公司内部财务管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,根据国家有关法律、法规及企事业财务制度,并结合本公司具体情况,在公司原财务制度的基础上修订而成。第二章 财务机构与会计人员1.1公司设财务部,财务部经理协助总经理管理好财务会计工作。1.2出纳员不得兼管、
2、会计档案保管和债权债务账目的登记工作。1.3财会人员都要认真执行岗位责任制,各司其职,互相配合,如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结、近期报账。1.4财务人员在办理会计事务中,必须坚持原则,照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项,必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行,并及时向总经理报告。1.5财会人员力求稳定,不随便调动。财务人员调动工作或因故离职,必须与接替人员办理交接手续,没有办清交接手续的,不得离职,亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由上一级财务人
3、员监交。第三章 会计核算原则及科目1.1公司严格执行中华人民共和国会计法、会计人员职权条例、会计人员工作规则等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。1.2记账方法采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制,以人民币为记账本位币。1.3一切会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载,数目字用阿拉伯数字记载。每年年末必须将本年度的电子版的报表及账薄以纸质打印并装订成册。1.4公司以单价2000元以上、使用年限一年以上的资产为固定资产,分为五大类:(1)房屋及其他建筑物;(2)机器设备;(3)电子设备(如微机、复印机、传真机等);(4)运输工具;(5)
4、其他设备。1.5各类固定资产折旧年限为:(1)房屋及建筑物35年;(2)机器设备10年;(3)电子设备、运输工具5年;(4)其他设备5年。1.6固定资产以不计留残值提取折旧。固定资产提完折旧后仍可继续使用的,不再计提折旧;提前报废的固定资产要补提足折旧。1.7购入的固定资产,以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为原则。需安装的固定资产,还应包括安装费用。作为投资的固定资产应以投资协议约定的价格为原价。1.8固定资产必须由财务部会同办公室每半年盘点一次,对盘盈、盘亏、报废及固定资产的计价,必须严格审查,按规定经批准后,于年度决算时处理完毕。1.8.1盘盈的固定资产,以重置完全价值作为原价,按新
5、旧的程度估算累计折旧入账,原价累计折旧后的差额转入公积金。1.8.2盘亏的固定资产,应冲减原价和累计折旧,原价减累计折旧后的差额作营业外支出处理。1.8.3报废的固定资产的变价收入(减除清理费用后的净额)与固定资产净值的差额,其收益转入公积金,其损失作营业外支出处理。1.8.4公司对固定资产的购入、出售、清理、报废都要办理会计手续,并设置固定资产明细账进行核算。第四章 资金管理1.1财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理,防止损失,杜绝浪费,良好运用,提高效益。1.2银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。银行账户只供本单位经营业务收支结算使用,严禁借账户供外单位或个人使用,严禁为外单位
6、或个人代收代支、转账套现。1.3银行账户印鉴的使用实行分管并用制,即财务章由出纳保管,法人代表和会计私章由会计保管,不准由一人统一保管使用。印鉴保管人临时出差由其委托他人代管。1.4银行账户往来应逐笔登记入账,不准多笔汇总高收,也不准以收抵支记账。按月与银行对账单核对,未达收支,应作出调节逐笔调节平衡。1.5库存现金不得超过限额,不得以白条抵作现金。现金收支做到日清月结,确保库存现金的账面余款与实际库存额相符,银行存款余款与银行对账单相符,现金、银行日记账数额分别与现金、银行存款总账数额相符。1.6因公出差、经总经理批准借支公款,应在回单位后七天内交清,不得拖欠。非因公事并经总经理批准,任何人
7、不得借支公款。1.7严格现金收支管理,公司可在下列范围内使用现金外,其余投资、工程支出都必须通过银行办理转账结算,不得直接兑付现金。1.7.1员工工资、临时工工资及个人劳务报酬1.7.2各种劳保、福利费用以及国家规定对个人的其它支出;1.7.3 出差人员必须随身携带的差旅费及应报销的出差补助费用;1.7.4结算起点1000元以下的零星开支;1.8除以上规定外,确需全额支付现金的,经财务部审核,总经理批准后方可支付现金。1.9领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限、并报总经理报批。所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内,严禁空白支票在使用前先盖上印章。1.10未经董事会批准,严禁为外单
8、位或个人担保贷款。1.11严格资金使用审批手续。会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项,都有权且必须拒绝办理。否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任。第五章 借支管理规定及借支流程1、借款管理规定1.1 出差借款:出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。业务款借支时,借支人须提供相关的合同、协议等有效文件,并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号1.2 其他临时借款,是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项,主要是指招待费及其他一些结算点以下的零星支出。1.3 购置借款,是指因公务需要、以个人名义向公司借支的需通过银行转帐方式
9、支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、物资采购、日常维修、房屋租赁等支出。借款人员应及时报帐,不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。1.4 借款销账规定:(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。(3)借款未还者原则上不得再次借款,借款人应及时到财务部办理报销还款手续,财务部应严格坚持“前帐不清,后帐不借”的原则,对逾期不报帐的借款人,财务部有权从本人工资收入中扣还借款。长期备用金的借用及前帐未清的再次借款,必须经总经理审批。
10、(4)试用人员因工作需要确需借支差旅费或业务费,一律由总经理批准。且借支金额不得超过按实际考勤计算的工资数。(5)借支人报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致,借款未使用完,要及时到财务部报帐冲销,不能挪做别用,借款单如果当月未能还清,经说明理由,总经理同意后由会计计入当月凭证,还清借款时由财务另开具收具。业务款借支时,借支人须提供相关的合同、协议等有效文件,并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号2、借款流程2.1 借款人按规定填写借款单,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。借款必须专款专用,不允许一款多用或多笔借款交叉使用。 对于未按要求填写的借款单,财务部门不
11、予受理。2.2 审批权限:公司各部门员工借款,由各部门负责人审核,财务部负责人审批后报公司总经理审批同意。2.3 审批流程:借款人主管部门负责人审核签字总经理审批财务部2.4 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第六章 日常费用报销制度及流程 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费等。如果实现预算管理,则在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。1、费用报销的一般规定1.1 报销人必须取得相应的票据。1.2 填写报销单应注意:根据费用类别填写对应单据;严格按单据要求项目认真填写,注明附件张数;金额大小写须完全一致,不得涂改;简述费
12、用内容或事由。1.3 费用报销流程: 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字总经理审批财务经理复核到出纳处报销。1.4 公司外部人员来公司办理收款业务,应持有效票据由公司相关负责人员协助按照以上报销流程办理。1.5 需由公司直接支付的款项,由经办人填写付款申请单,注明预先付款的理由或原因及金额,报公司领导审批后由财务支付。2、差旅费报销制度及流程 2.1 住宿费报销标准,见下表职务直辖市及经济特区省会城市县级或以上级别地区公司董事长实报实销实报实销实报实销公司执行董事/总经理、副总经理实报实销实报实销实报实销各部门经理100
13、9080其他人员8070602.1.1 住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到公司规定的住宿标准金额,节约归己;超出住宿标准部分由员工自行承担。2.1.2 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。2.2 伙食费报销标准,见下表:职务省会以下城市省会及以上城市一般职员20元30元部门经理30元40元总经理、副总经理、执行董事据 实 报 销董事长据 实 报 销2.2.1 伙食报销有标准限额的实行包干制,依据实际出差天数结算,采用额度内据实报销形式。2.2.2 出差时间在四
14、小时以内的不发放伙食补助,在四小时至六小时之间的按半天发放。2.3 交通费报销标准;出差人员乘坐交通工具标准参考如下:职务交通工具汽 车火 车飞 机公司董事长实报实销实报实销实报实销公司执行董事/总经理/副总经理实报实销软席座经济舱各部门经理实报实销软席座各部其他人员实报实销硬席座2.3.1 乘坐火车在晚8点至早7点之间、乘车时间在六小时以上或一天内连续乘车在12小时以上的,可以乘坐硬卧铺。2.3.2 员工出差无紧急或特殊情况禁止乘坐高铁、火车动车组或豪华汽车,确需乘坐上述车辆的需征得所在部门领导同意。公司派车随同的,不再报销交通费用。2.3.3 出差人员乘坐火车的茶座费用一律自理,财务部门不
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