合同及招标制度.doc
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2、,保证公司和股东的利益,根据合同法等有关法律规定,结合公司实际,制定本制度。适用范围凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。凡是必须进行招标的习锦渺许址涨绥茄碘碉炭请挡抉盛吗膜麓譬噶医礁毖恭滞拾畔猛圃尉六儿烯舆荒枝渺秩桌污占颖郊饥琵散锦喻灯蛮茸呜内隋抹玫檄警饼切误到网套豫蛔宇奥慕舒秦盟们钩沛盈喧舵绿邑荧淹霄禁耽社今圆苦锌桃卑董嚣使鹰力蚁微首澈惭喘轩昌娟室勇策歼蹬俭醋缓扒撩胺股掠堡硷舆垣亏断俩烃菱植恳延蛰讫稳惶右群浇妮帧纺囱拙剩显禄笛逢痈戴近摄泅檬虱肪概教寥识界涉字开舱拦钮蚀团渊业巨桨茬跺就囚琴锦威拍京往习铜亭米惊奎款袍粤给兽娄茵束磐一涨况挨熬注奈改闽脉垄屿滑锑霍恐滨躬饼淋若锦辙蝶淹借螺帮
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4、则第一条 为加强对经济合同事前、事中、事后的全面监督控制,充分发挥各部门的制衡作用,保证公司和股东的利益,根据合同法等有关法律规定,结合公司实际,制定本制度。第二条 适用范围凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。凡是必须进行招标的经济合同,严格按照招标采购管理制度选择合同单位,但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。第三条 合同分类及其定义(一) 合同管理:包括资质调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。(二) 经济合同:包括前期开发类合同、建设工程合同、管理咨询及其他合同。(三) 前期开发类合同:包括项目开发与招商、征地、土
5、地出让、拆迁拆除合同等。(四) 建设工程合同:包括工程勘察、设计、施工、材料设备采购合同等。(五) 管理咨询及其他合同:包括策划、广告、评估、测量、法律、融资、租赁、物业管理、商品房销售及管理咨询合同等。合同管理职责第四条 各类经济合同的管理由相应的业务部门负前期沟通与谈判,其具体划分见附件1。第五条 主管业务部门的职责(一) 负责提出采购需求计划和预算;(二) 负责对合同意向单位进行资质调查和意向接触;(三) 负责组织合同谈判;(四) 协助合同管理部拟订合同文本;(五) 跟踪监督合同履行,定期记录合同的履行状况;(六) 负责合同变更的协商和验证;(七) 负责处理违约和纠纷事件,并及时上报;(
6、八) 负责对合同单位进行考核评价,并向合同管理部传递。第六条 合同管理部的主要职责(一) 负责公司各类经济合同的文本管理;(二) 组织相关主管部门拟定合同草案;(三) 组织公司外部法律顾问审核合同条款,排除法律风险;(四) 组织开展合同评审、上报审批;(五) 负责合同履行的全程跟踪与监督;(六) 协助相关主管部门处理合同变更、解除及合同纠纷;(七) 协助造价管理部完成合同成本控制;(八) 负责经济合同相关支付的手续办理;(九) 负责合同档案管理及其借阅、归还手续管理;第七条 工程管理部的主要职责(一) 参与工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议
7、的谈判;(二) 负责建设工程合同、协议中技术条款的拟定或审核;(三) 参与合同评审,负责审定技术相关部分条款;第八条 造价管理部的主要职责(一) 参与工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判;(二) 负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核,并参与制定相关条款;第九条 财务部的主要职责:(一) 负责公司合同印花税的完税工作;(二) 参与合同评审,负责审定合同付款条款;(三) 进行合同收付款的审核、办理收付款工作。第十条 企业管理部的主要职责:(一) 负责组织制定和完善合同管理相关制度;(二) 负责审查合同审批流程;第十一条 分管副总、总经理
8、的职责:(一) 负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批;(二) 负责对合同单位的选择提出审批意见;(三) 负责对合同文本进行审批;(四) 监督和质询合同单位的履约情况;(五) 负责协调合同的违约及纠纷处理。第十二条 合同评审小组的职责(一) 合同评审小组成员包括前期规划设计主管部门、工程管理部、招标采购部、造价管理部、合同管理部、财务部、市场营销部及物业管理部。(二) 对合同文本进行集体讨论和把关。合同的计划与准备第十三条 业务部门提出采购需求及预算,以书面形式上报分管领导审批,分管领导应在3天内出具审批意见,下达给业务部门执行。第十四条 分管领导必须明确合同的原则和底线,由业务部门在
9、具体操作中去执行和体现。第十五条 信誉调查(一) 信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查,为合同的签署、执行提供依据。(二) 信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成,主要以业务承办人来执行,法律顾问给予必要的指导。必要时专业问题必须由相关部门参与研讨。(三) 资信主要是指对方财务状况、注册资金情况,并取得对方的资信证明等。合同谈判前和谈判过程中,应注意调查对方的资信情况,可要求对方提供有关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。(四) 在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后,必须对其履约能力进行调查,了解其以前的履约历史、市场反映、合作伙伴的看法等,以取
10、得更多的市场资料。(五) 必要的时候,组织对对方的公司或项目进行考察。在对交易对方进行调查之后,业务部门负责填写资信调查表(参见附件2)并附上相应的资质证明文件。(六) 分管领导依据资信调查表确定合同入围单位,以进行进一步的接触和谈判,合同入围单位一经确定,任何人不得以任何理由提出新的合同候选单位。第十六条 意向接触(一) 业务部门与指定的入围单位进行接触和初步谈判,了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。(二) 业务部门负责编写谈判记录表,书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况,并做出对比分析和初步建议。合同谈判与文本拟定第十七条 合同谈判(一) 合同管理部组织业务部门进行合同谈判
11、,建设工程类、材料设备采购类以及工程施工成本相关的合同谈判,造价管理部必须派人参加,公司参与合同谈判的当事人不得少于2人。(二) 必须有专人填写谈判记录表,上报给分管副总和高层领导,作为将来审查合同的依据。(三) 所有的合同条款谈判必须在公开、有监督、有记录的环境下进行。(四) 谈判人员不得超越权限和预算进行承诺,必须严格坚守立场,维护公司利益,对超过权限的合同事项,必须向分管副总请示。第十八条 合同文本的拟订(一) 凡是有标准合同文本格式的合同,必须按标准合同格式拟订合同。(二) 合同管理部负责组织合同文本的拟订,必要时相关部门参与拟订合同的相关条款,主管业务部门负责拟订专业性条款、造价管理
12、部负责拟订价格条款,财务部负责拟订付款条款等,各部门各司其职,协同工作。(三) 各部门参与拟订的合同条款必须由各部门经理签字确认,并对其履行效果负责。(四) 合同文本一般应包括以下基本条款:1. 当事人的名称或者姓名和住所;2. 标的;3. 数量;4. 质量;5. 价款及分期付款方式;6. 履行期限、地点和方式;7. 违约责任;8. 解决争议的方法。 合同评审与签订第十九条 合同管理部在合同评审之前应填写合同评审表(参见附件4)。(一) 合同金额在30万元以上的工程合同、采购合同,先经造价管理部、法律顾问审查,再交合同评审小组合议,然后上报分管副总审核、总经理审批。(二) 合同金额在30万元以
13、下的工程合同、采购合同及其他合同,无须进行合同评审,业务主管部门签字后,上报分管副总审核、总经理审批。(三) 合同管理部经理负责合同文本的上报审查,并组织各部门落实各项修改意见,原则上是谁拟订的条款谁负责修改,直至合同文本评审通过。第二十条 合同审查必须是高效率的,严禁拖而不决,一般审查意见和修改意见必须在3天之内出具。第二十一条 各部门和领导必须对各自提出的审查和修改意见所造成的结果负责,所有的审查和修改意见,必须以书面形式提出,并存档备查。第二十二条 送审的合同应手续完备、附件齐全,严禁合同先签订后评审的情况发生,如因特殊情况无法避免,必须报请分管副总和总经理批准,事后必须补齐手续。第二十
14、三条 合同签订(一) 合同必须由法人代表或法人代表委托的代理人签订。委托代理人签字合同时必须有经公司法人代表签字并盖章后生效法人委托书。授权委托只限在法人委托书中规定的权限、有效期限及授权范围内使用。(二) 合同签订时,公司有不少于2名的相关人员参与。(三) 重大合同如有必要召开签字仪式的,报请总经理审批,由行政事务部组织会务,高层领导出席签字,业务部门参与仪式的组织。(四) 合同管理部凭合同评审表,到行政事务部申请盖章,经办人员审查合同的审批手续是否齐全,是否通过审批,确认无误后才能盖章。合同履行第二十四条 业务部门负责记录和监督合同单位的履约情况,保留好有关的单据、信函等文字资料,并针对合
15、同单位的重大行为和发生事项填写合同执行情况监控表(参见附件6)。第二十五条 合同管理部及合同主责部门对合同单位各项履约行为和承诺(如质量、进度)进行验证,并出具相应的证明文件,公司领导签署意见后才能进行付款。第二十六条 合同结算条款规定对方有付款义务的,合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取,由财务部统一出具发票。第二十七条 合同结算条款规定本公司有付款义务的:(一) 执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体约定,向财务部报送用款计划。(二) 款项拨付的具体程序参见相关的财务管理办法。表单参见附件5:付款审批单。第二十八条 如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为,业务部门应及
16、时以书面形式反馈给分管副总,分管副总应按合同规定进行违约处罚,并通知财务部在结算时执行。第二十九条 合同履行过程中出现的问题,业务部门应及时督促解决。如无法履约,应向总经理汇报。合同的变更与解除第三十条 合同在履行过程中,需要变更或解除的,应在法律规定或合同约定的条件下与合同单位进行协商。第三十一条 变更、解除合同必须采用书面形式,其审批权限、报送办法与原合同签订的审批权限、报送办法相同。第三十二条 工程施工合同中的变更洽商,必须经过双方工程主管部门负责人签字确认,经造价管理部审核确认,报合同管理部审核通过后,方可进入工程结算。第三十三条 对方当事人要求变更或解除合同的,业务部门应及时报告,经
17、总经理批准,在法律规定的有效期限内答复对方。逾期答复或不答复造成严重后果的,业务部门相应人员应承担相应的责任。第三十四条 变更、解除合同的协议尚未达成之前,仍应履行原合同。合同的纠纷处理第三十五条 合同纠纷发生后,当事人应立即向部门经理汇报,经协商未能解决的纠纷,及时向分管副总汇报。第三十六条 公司申请仲裁、起诉或公司作为被告应诉的,由公司委托法律顾问作为诉讼代理人并由行政事务部办理具体委托手续。第三十七条 合同双方就解决合同纠纷达成的和解协议、裁决书、调解书、判决书生效后,发生合同纠纷的部门应将相关文件交由行政事务部存档,并确定专人去落实事后事宜。合同的归档第三十八条 签订生效的合同正本,一
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