费用报销管理规定20111120.doc

管理文件 引导环保、节能、安全新概念

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文件编号：WI-FC-001
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费用报销管理规定
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费用报销管理规定

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费用报销管理规定
为加强财务管理，规范费用开支，以有效控制费用的支出，降低公司经营成本，提高各业务人员的办事效率，特制定本规定。
一、目的
规范出差管理，为出差、日常工作安排及相关费用报销提供依据。
二、适用范围
公司全体员工
三、定义
1、大城市：指首都、直辖市、各省省会及特区城市；财务制度中分三类城市（请注明）
2、中、小城市：除大城市之外的市、县、镇等区域。
四、管理职责
1、部门经理、总监、副总及总经理负责各类出差任务及公出人员的审批；
2、行政人事部负责出差人员交通工具的联系与安排；
3、财务部负责出差人员各项费用之预支与报销审批职责。
五、流程图
1、出差申请流程图
2、费用报销流程图
六、差旅费报销
（一）、业务出差办理程序
1.1出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金等，经部门负责人签署意见，分管副总批准后方可出差。
接紧急、临时性公务、来不及填具《出差申请单》者，可向部门经理汇报并取得许可后先行外出，由部门经理临时安排代理人,返回公司后再补办上述手续。
公差员工未能在预定时间内完成交办任务，需在外顺延公差时间时，应就地通过电话、电报或传真等联络方式，向所属部门经理（含）以上级主管人员报备，返回公司后至行政人事部修正出差记录。
1、办事处是否需写出差申请（要写出差申请）
2、办事处人员回汉的餐补。（按以前标准，请注明）
1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，签批完整的 “借款单”，到财务出纳处领取现金。（领取出差备用金）
1.3公差员工应根据部门作业要求回公司后，三日内应形成书面出差工作报告，上报给各分管领导。各分管领导审阅后需分别签署考核意见，未按要求完成此项工作者，公差期间费用由员工个人承担。（如果该工作是长期的是否也需要承担费用，“指的是单次出差”）
1.4审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”“出差工作报告”和有效出差发票单据，经审批后方可报销差旅费。
1.5凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，超过预算资金的差旅费不予报销。因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具等的，需经分管领导签署意见后方可报销。
1.6出差回公司“本着不占用公司流动资金的原则”应在五个工作日进行报销，超过五个工作日，每日按30元罚款，特殊情况可延期至当月报销，若迟报时间超过一个月的，每一张发票按每月30元累积加罚（按发票日期），并追究其部门负责人的管理责任。员工出差返回后未及时报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付现金
1.7出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由分管副总、董事长特批。对没有特殊情况，审批借款的各级负责人及财务部门违反本条规定，将追究相应责任。
1.8借款实行定额管理：（单次借款上限）
（1）公司总经理、副总经理定额10000元；
（2）部门副总经理、总监定额5000元；
（3）一般管理人员定额3000元。
（4）工程人员、一般销售人员定额2000元。
定额范围内相关领导签批齐全后即可借款，除一般管理人员及以下人员确实因出差需要单次出差可满额借支外，部门副总及总监以上的人员，一律采用一次借款最多不超过定额的50%，定额范围外借款及特殊情况需上报董事长签批后方可借款。在每月的月头5日，需对上个月5日至本月5日的前期借款所有清零，再根据本月的工作开展情况，重新办理借款，未在规定时间内清零者，不得予以重新借款。
（二）费用管理
2.1员工公差期间，除提前申请延期、患病或其它特批事宜外，不得因私逗留在外，否则其滞延期间以旷职论处，并不予报销计划外逗留期间的任何差旅费用；
2.2员工公差期间，同时因私前往公出地点，须于外出前办理请假手续，请假期间费用自理；
2.3不同职级人员共同承担公差任务，可视实际情况使用同等交通工具或住宿标准，根据原始凭证按实际情况报销；
2.4多名员工共同承担公差任务，原则上同性员工须同室住宿，只报销其中一人的住宿费用。
2.5公差须选择最近路线直达公差地点，非经许可不得绕道及滞延于非公差地点，否则一经查实，由员工本人承担差旅费用；出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。
2.6补助时间的计算标准：
当日返回（以往返票据时间为准）
（1）当日返回：出差异地当日返回的，按照半天给于补助。
（2）上午8：00前离开本市，当天返回晚于18：00的，按照全天给于补助。
出差1天以上
（1）中午12：00前离开本市，按全天补助；中午12：00后离开本市按半天补助。
（2）中午12：00前归来本市的，按半天补助；中午12：00后归来的按全天补助。
2.7员工公差使用公司交通工具或由公司租用之交通工具者，不得报销该段里程交通费用；
2.8公差员工当日可返回公司住宿或业务接洽单位提供住宿者，不予报销住宿费用。
2.9公差员工接紧急、临时性任务须迅速赶往公务地点、须超出规定使用交通工具者，可经总经理或分管副总经理批准后，使用较高档交通工具，费用根据原始凭证按实际费用予以报销；
2.10旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过8小时）而未乘座卧铺，则按票价的50%予以补助。
2.11员工在本市内出差，只报销公交车票，（原规定是市区内不给予公交费用报销，如采用报销制度，则需取消固定的市区交通补助，原来是150-200元包干制。改为实报实销制度，同时对每一天的出门让当事人提前报备，也符合紧约型的销售管理，也就是天天报备和天天落实销售人员的做事过程和结果，请考虑后定夺）公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销出租车票。
出差人员原则上不得乘座出租车，但下列情况除外：
（1） 出差目的地偏远，没有公共交通工具的；
（2） 携有巨款或重要文件须确保安全的；
（3） 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；
（4） 陪同重要客人外出的；
（5） 执行特殊业务或夜间办事不方便的
以上情况须请示上级领导同意后方可报销。
确需乘坐出租车人员，报销费用时需附明细单如下，各签批人根据此单审核无误后给予签批，否则不予签批。
序号
乘坐日期
起点
终点
金额
事由
1
月 日

2
月 日

2.12员工如有违反上述各项规定及虚报费用者，由员工个人承担差旅费用并视情节轻重予以罚款至开除之处罚。
（三）费用标准及报销办法
（1）、费用标准
1.1各项费用本着节俭的原则，员工公差差旅费用报销标准参见《员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表》；
1.2其中武汉主城区域范围内的出差不予报销住宿及餐费补助。
（2）、报销办法
2.1公差员工应于外出返回公司后五个工作日内填写费用报销凭证，并整理完备在外各项支出之原始凭证，并经出差批准人核准后，送交财务部办理报销手续；
2.2公差员工报销差旅费时所持交通费用之原始凭证须为与外出途径及里程相符的车、船、机票，如有不符将不予报销；
2.3公差员工报销旅费时所持住宿与餐饮之原始凭证须为服务行业专用之住宿与饮食服务发票，不得以收据代替发票，如不能按正常手续取得发票者，不予报销；
2.4员工公差携带之公物，需另外支付运费、交通费或邮寄费者，员工可凭承办单位之费用凭证予以报销；
2.5员工公差若属参展、招募、赴外培训及参加会议等事宜，由主办部门提供招待餐食或由公司安排统一就餐而未在公司就餐者，不得申领误餐补助；
2.6多名员工共同承担公差任务而未在公司就餐、返回公司申领误餐补助时，须分别填写费用报销凭证，不得代为申领；
2.7公差员工误餐、持饮食服务业发票申领误餐补助时，填写科目名为“餐费＂之费用报销凭证申领误餐补助；
2.8行政后勤人员因办公工作需要，在集团公司内部单位之间往来的，无餐费补助，由各办公室安排食宿，并由接待公司报销。
2.9因业务需要出差各分公司、办事处的，各地设立的分公司、办事处应负责集团公司内部员工的接待工作，住宿、用车等服务要大力配合。
2.10员工公差发生之交通费用、住宿及餐饮费用参照《员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表》，属标准之内发生之费用，根据原始凭证按实际费用计算支付；
2.11员工公差发生之交通费用、住宿及餐饮费用参照《员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表》高于规定标准者，根据原始凭证，按规定标准计算支付，其高于标准部分由员工个人承担。 因特殊情况使用超标准交通工具的需提前报公司分管副总签批。
（3）、对报销时间的规定
根据国家有关税法和财务制度的规定，当月费用当月报销，当年发生的费用必须当年入账，逾期不予报销。
七、招待费报销
1、报销原则
1.1 所有招待费开支一定要按照先申请后办理的原则办理。
1.2在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得公司分管领导同意后方可开支，出差归来后补填“派餐单”“礼品申购单”。
2、 应酬餐费报销办法
2.1 因业务需要招待客户用餐者，应填写“派餐单”经主管部门经理、公司分管领导批准后方可用餐。派餐单的填写应注明用餐地点、金额、人数等。用餐时应限制陪餐人数，经理级1-3人陪同用餐，经理级以下1-2人陪同用餐。
2.2 用餐发票所列内容应与派餐单申请内容相符，与申请内容不符的，将不予报销。
2.3意向客户到公司考察并签约（利润不低于15%）在公司招待时按照以下标准执行：
2.3.1到公司签约客户项目额10万元—30万元且客户人数在1—3人以内的按照60元/人标准执行；项目额达到30万元—60万元的可以参照100元/人标准执行；项目额达到60万元—100万元的可以参照150元/人标准执行；本着降低成本为原则，提倡节约。
2.3.2到公司考察的意向客户(副总及以上人员)且为大型项目（100万元以上）的公司给予支持，公司领导宴请时公司承担餐饮费用。
2.4 所有业务人员（含各级管理人员）的招待费必须事先逐级上报，报公司营销副总批准，否则事后不予报销。
2.4.1区域营销业务人员招待客户费用60元/人，超过200元需先行上报分公司、办事处经理批准。
2.4.2分公司、办事处经理招待客户费用标准300元，上下幅度50元，超过350元需上报公司营销副总经理。
2.4.3事业部总监招待客户费用参照分公司、办事处经理。
2.4.4招待客户费用超过500元（含伍佰元），需营销副总批准。(公司现行财务制度有招待费标准，是否执行本规定新标准，将旧标准终止)（执行新标准）可以
3、礼品费报销办法
3.1因业务需要送客户礼品者，应填写“礼品申购单”经公司分管副总（含）以上级批准后方可购买或领用。（公司承担和个人承担的范围按照公司相关文件执行）
3.2 出差需购礼品的，应尽量在本地购买，特殊情况需在外地购买的，应先征得公司分管副总经理批准。
3.3签批权限：单个项目金额高于50万的，单次购买金额在5000元（含）以下申请经公司分管副总签批；单个项目金额低于50万或单次购买金额在5000元以上需报公司董事长签批后方可购买。
八、通讯费报销（参照通讯费管理标准）
1、通讯费的报销一律采用定额管理，各业务人员须先申请通讯费定额，经分管副总审批后到行政人事部备案。
2、报销办法为：由行政人事部按部室分别制作通讯费明细表，注明实际缴纳金额、允许报销金额、个人承担金额等内容，经各领导审批后即可报销。允许报销部分计入部门费用，超出报销部分由个人承担不予报销）
3、自行缴纳并报销的通讯费必须经过通讯费专管员审查签字后方可报销。
九、车辆费用报销（私车公用的报销标准，须先填报出车单并经审批后方为有效）（请注明现有标准）
1、车辆费用指管理车辆过程中发生的各项费用，包括燃油费、维修费、购置车辆用品等其他费用。
2、所有车辆费用必须经过各级管理人员的审查签字后方可报销。
3、购置车辆用品或装修、维修等费用，必须先提出申请，经相关领导批准后方可办理。审批权限见“低耗品申请审批权限”。
4、燃油费报销办法：
4.1 以增值税专用发票报销。
4.2 原则上不允许用现金加油，确无加油卡设备的区域经分管领导同意后可以现金加油。
4.3 在公司本地以现金加油的，必须开具增值税专用发票，否则将按照扣税17%报销。
5、维修费报销办法：
5.1 公司车辆若发生故障或日常保养必须到车队指定维修点维修、保养，由车队统一挂帐报销。
5.2 需到非指定地点维修的，必须附维修申请单，经过审批后方可办理。
5.3 在公司本地非定点维修的，必须提供增值税专用发票，否则不予报销或给予扣税报销。
十、运输费用报销
1、所有运输费用的支出必须附有运费申请单，注明运输路程、货物名称、运费金额、货运单位联系方式等资料，经主管领导批准后方可办理。
2、所有运输费用必须开具正规运输发票或增值税专用发票，否则将给予扣税报销。
3、对于市内发生的零星运费支出，各部门负责人要加强管理，严格控制。
十一、办公费用报销
1、采购办公用品或办公设备的维修等费用，必须先提出申请，注明数量、金额等要素
经各级负责人签批后方可办理。单笔或单次申购价值超过500元的低值易耗品的申请需经公司董事长签批。低于500元的申请经公司分管副总签批后即可购买。 需执行预算制，先申报后审批，不得无预算先购买。
2、所有办公费用凭正规税务发票，经过各级负责人的审批完善后即可报销。
十二、其他费用报销
1、本条所指费用为上述未明确指出的其他各项费用。
2、其他费用办理前应先提出申请，注明费用的内容与金额等要素，经过各级负责人审批后方可办理。
十三、公司各办事处费用报销管理规定
1、公司总部依据办事处费用定额（参照财务部备用金管理制度）于月初5日前将资金的50%借支给办事处经理，超过定额公司不予借款。对于每月的固定支出如房租等正常费用不作为办事处的借支，由分管副总签字后财务直接冲抵后办事处提供票据交公司时给予报销冲账。
2、由各办事处经理负责资金的使用与报销，财务部对办事处资金有管理和监督权利。
3、办事处资金支付的范围：房租、水电费、通讯费、差旅费、办公费、不超过1000元的零星采购（办公用品、生活用品费用除外）及公司经营需要的其他零星开支，严禁使用超出资金支付的范围。出差根据公司的出差报告制度执行，平时的固定支出按公司的预算制度及报销细则执行，无出差申请和提交出差报告或固定费用在月度做月度预算时，无预算计划的原则不予以报销。
4、财务部将不定期对各办事处资金使用情况进行抽查，严禁不按规定报销费用，严禁私自挪用资金，一经发现，公司将追究办事处负责人和资金管理员的责任。（不利于公司资金把控，不利于资金的管理控制）原因？
5、各办事处应设资金流水账、费用报销细账。费用报销由各办事处经理每月22日前到公司财务部报销，冲减其个人借款。每月22日前上报财务部《办事处月底资金盘存明细表》，注明现金、未报销单据金额，以便财务部对其资金进行盘存、核对和监督。
十四、发票粘贴注意事项
1、发票粘贴单分类：
n 住宿、补助、其他类系列发票粘贴单
n 车船费系列发票粘贴单
n 应酬费系列发票粘贴单
n 差旅费报销单
2、粘贴方法：
2.1 根据发票的分类分别粘贴到相应的粘贴单上。
2.2 自粘贴单的右下角开始依次粘贴整齐，并将汇总金额、单据张数填写到粘贴单的右上角，不得空缺、涂改。
2.3 一张应酬类粘贴单只能粘贴单次应酬费用的相应单据。
2.4 发票、单据的粘贴次序为：根据单据的作用大小依次粘贴，发票在最上面，下面此次为：入库单、验收单、收据、申请等，未按要求粘贴的，不予报销。
2.5 差旅费报销单是用来汇总本次出差费用总金额的单据，其中各项要素要填写完整、齐全，不得涂改，涂改无效。
2.6支付款项的原始凭证，必须审批人签字及付款的依据，收款单位的收款证明以及签字； 
2.7凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。
十五、罚则
1、凡是未执行“先申请后办理”要求的，根据发票金额给予报销90%或不予报销处理。
2、应酬费申请时间与实际发生时间超过7天的，将按照应酬费用金额的80%给予报销。
3、凡未执行出差办理程序的，给予各责任人每次罚款50-500元处罚，情节严重者，将给予不予报销差旅费处理。
4、对于发现明显不真实的各项费用，将根据金额给予经办人2-5倍的罚款。
5、对于审批不严、签批不负责任行为，将视情节轻重给予各审批人每次至少罚款50元处理。
6、未按规范要求粘贴发票单据的、填写不规范者，一律不予报销。
7、未按审批要求审批的费用视为无效审批，不予报销。

十六、其它附件
1、《出差申请流程图》
2、《出差申请单》
3、《借款单》
4、《员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表》
十七、本制度由湖北沃能科技公司负责制定、修订与解释。
十八、本制度自 年 月 日起生效。

出差申请流程图
结束
接受出差任务
提出外出申请
审批
考勤记录
借支费用
公务外出
开始
《出差申请单》
《借款单》
权责部门
公差人员
公差人员
部门经理
分管副总
行政人事部
公差人员
公差人员

经办人将发票粘贴、签字

部门主管、经理审核签字

分管总监及分管副总审核

由财务部审核
需增加财务审核

总经理审核签字

董事长审批签字

交财务报销

员工公差交通工具和费用、住宿费及餐费标准一览表
序号
职务
交通工具及
宾馆标准
住宿标准(元/人.夜)
餐费标准(元/天/人)
大城市
中、小城市
1
总经理
副总经理
飞机（经济舱）
空调、特快火车软卧
轮船一等舱
市内出租车
原则上三星级（含）以下酒店
特殊情况可住四星级酒店
300元（含）以下
200元（含）以下
30
2
事业部副总、大区总监、销售总监、部门经理

空调、特快火车硬卧
轮船二等舱
市内公交车
原则上商务酒店
特殊情况可住三星级酒店
180元（含）以下
150元（含）以下
30
3

销售经理
技术工程师
一般管理人员
空调、特快火车硬卧
轮船三等舱
客车
市内公交车
商务酒店
150元（含）以下
120元（含）以下
30
4
一般销售人员
特快火车硬卧
轮船三等舱
客车
市内公交车
100
80
30
5
生产、工程安装人员（补助标准）
特快火车硬卧
轮船三等舱
客车
市内公交车
1人出差每天100元，二人以上出差每人每天60元

30

按新费用标准执行

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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