设计单位理制度汇编.doc

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设计院管理制度汇编
一、院长、总工程师职责范围
1 目的
1.0.1 为了明确院长、总工程师的职责范围和权限，确保设计院各项工作有序进行，特制定本规定。
2 适用范围
2.0.1 本规定适用于院长、副院长、总工程师和副总工师。
3 内容
3．1 院长、副院长
3．1．1 负责执行国家的方针政策和上级的文件精神，负责全院的经营、生产、技术和行政工作，领导和协调副院长、总工程师的工作，并同党委共同做好党建工作。
3．1．2 组织制定质量方针和目标，建立（或指定管理者代表建立）质量保证体系，并主持管理评审，以确保质量保证体系持续有效实施。
3．1．3 审查批准经营方针和经营目标，并监督检查其实施情况，代表院（或书面委托代理人）对外承接工程设计、工程咨询、技术服务、技术转让和业务建设任务，并签署合同，监督检查合同的履行情况。
3．1．4 负责重大工程建设项目设计工作的组织协调，在设计工作中贯彻执行国家有关法律、法令和法规，保证设计合同的履行。
3．1．5 审查批准技术发展方向和技术规划，并监督检查其执行情况。
3．1．6 充分发挥技术委员会、总工程师、副总工程师和各级技术人员的积极性，研究国内外技术现状和发展动态，开发新技术，加强基础技术工作，增加技术储备，贯彻执行设计标准、规范和规定，不断改善设计装备和设计手段，提高人员素质，保证设计质量。
3．1．7 审查批准财务计划、机构设置和人事安排。
3．1．8 审查批准全院性规章制度的编制计划，监督检查其执行情况，并保证其有效实施。
3．1．9 加强对班子建设和队伍建设的领导，做好人员培养、考核、晋级、奖惩工作，不断提高全员的整体素质和整体水平。
3．1．10 认真贯彻执行安全生产法，为安全消防设施提供安全的资金保障。
3．1．11 关心职工生活，解决职工的具体困难；教育职工遵纪守法，做好职工的政治思想工作。
3．1．12 副院长在院长的领导下对分管的工作负责。
3．2 总工程师
3．2．1 在院长的领导下全面负责技术工作，并领导和协调副总工程师、技术处的工作。
3．2．2 审定技术发展方向和技术规划，院长审查批准后组织实施。
3．2．3 组织贯彻执行国家有关法律、法令和法规，组织贯彻执行有关设计标准、规范和规定。3．2．4 审查批准院级设计技术和管理标准的编制计划，监督检查其执行情况，审定院级设计技术标准和有关管理标准，并保证其有效实施。
3．2．5 审定重大工程建设项目的设计原则和设计方案，研究审定四新的应用，负责解决设计工作中的重大技术问题。
3．2．6 负责基础技术工作，主持国内外技术现状和发展动态的交流，研究和布置新技术的开发工作，组织鉴定科技成果和四优的评审、推荐上报工作。
3．2．7 负责计算机的应用开发和管理工作，组织制定规划并监督检查其执行情况。
3．2．8 主持设计质量的检查、评定、剖析活动，总结经验教训，不断提高设计水平。
3．2．9 组织开展工程技术人员的技术培训、考核和职称晋升工作。
3．2．10 副总工程师在总工程师领导下对分管的工作负责。

二、 院长办公会议制度
1 目的
1．0．1 为了更好地贯彻执行民主集中制，提高院领导班子决策的民主化。
2 适用范围
2．0．1 本规定适用于院长办公会议。
3 内容
3．0．1 院长办公会议成员由院长、副院长、总工程师组成，党委书记、纪检书记、工会主度、副总工程师列席会议，院长（或委托副院长）主持。根据会议议题（或副院长、总工程师建议）会议主持人可指定机关有关部门、有关基层单位负责人列席参加。
3．0．2 院长办会议实行一题一议制，被指定参加会议的有关部门、有关基层单位的负责人只参与讨论本部门单位有关议题。
3．0．3 院长办公会议的主要内容是传达贯彻上级及上级有关部门的决定、批示和工作部署，讨论决定并部署院的重要工作，讨论生产经营形势，讨论机关部门提请研究的重要问题，讨论长远规划及发展方向，提高设计质量和基础技术工作的重要决策，协调各部门工作，其它需经办公会议讨论决定的事项。
3．0．4 院长办公会议根据需要随时召开。
3．0．5 为了保证重大决策的民主性、科学性，下述议题必须提交院长办公会议讨论决定：
(1) 院发展方向及重大改革、重大生产经营决策及其实施方案；
(2) 中长期和年度生产经营、固定资产投资、科技发展、财务收支等规划，及其它全局性重要工作计划；
(3) 奖金分配方法；
(4) 合资、合作章程；
(5) 以院的名义发布的重要规章性文件；
(6) 院召开的重要会议的工作报告；
3．0．6 院长办公会议的议题由院长确定，会议由院办负责通知、记录和对决定事项的督办，并根据会议和领导意见起草会议纪要，由院长签发。
3．0．7 为了提高工作效率和会议质量，凡提交院长办公会讨论的问题必须由主管部门会同有关基层科室提出明确意见，并向院主管领导汇报，研究后再交会议讨论。

三、院务公开制度
1 目的
1．0．1 为了使全院职工知院情、为院分忧、为振兴企业出力，规范企业经营行为，堵塞管理漏洞，防止违法违纪现象发生，加强企业党风廉政建设，密切党群干群关系，理顺职工情绪，激发职工主人翁责任感，促进企业改革发展和稳定，使院务公开制度化、规范化，特制定本方法。
2 适用范围
2．0．1 本规定适用于机关各部门。
3 内容
3．1 院务公开的对象是全院职工。
3．1．1 职工代表大会是院务公开的基本形式和主渠道。
3．2 院务公开在院党委统一领导下进行，党政主要负责同志亲自抓，院工会组织实施，院纪检监察部门监督检查。
3．3 院务公开要坚持实事求是、简便易行的原则，有利于职工知情参与和监督，要依法办事，符合党的方针政策以及国家的法律法规，涉及到企业科技秘密、商业秘密的内容不能公开。
3．4 院务公开要循序渐进持之以恒，对职工一时不能接受理解的事项要逐步公开，切忌教条主义和形式主义。
3．5 院务公开的形式和内容
3．5． 1 职工代表大会。凡是法律规定属于职工代表大会职权范围内的问题都必须向职工代表大会报告，分别由职工代表大会审议通过或决定。
1．企业年度计划及发展目标
2．企业中长期发展规划
3．企业生产经营重大决策
4．企业重大技术建设计划、职工培训计划
5．企业劳动保护措施方案
6．业务招待费、福利费使用情况
7．企业工资调整方案奖金分配方案
8．民主评议企业领导班干部情况
9．企业改革改制的方案及实施方法
10．企业奖惩办法及其它重要规章制度
11．企业集体合同的修订完善和签订情况
12． 领导干部住房用车通讯工具工资奖金
3．5．2 职工代表组长和专门委员会负责人联席会议（以下简称联席会议），职工代表大会闭会期间可通过联席会议听取审议并决定企业临时需要解决的重要事项，经职工代表大会授权可审议或审查职工代表大会职权范围的有关事项，并相应作出决议。
3．5．3 院长民主联系人会议。院长民主联系人来自各单位具有一定的代表性，定期在院长民主联系人会议上作院情通报。
1 季度生产经营情况面临的困难和有利因素
2 生产经营管理存在的问题
3 职工关心的热点问题
3．5．4 院务公开栏对企业重大决策、重大改革措施及职工普遍关心的热点问题予以公开。
1 职工代表大会联席会议和厂长民主联系人会议精神
2 生产经营重大决策企业重大改革方案及重要规章制度
3 职称评定劳模及先进人物评选
4 职工疗养的地点数额工龄年限
3．5．5 专门会议通过干部大会、生产调度会等对只能在一定范围内公开的事项采取在专门会议上公开。
1 干部的奖惩任免
2 财务指标维修费基建费技术发展经费使用情况
3．6 承办
3．6．1 企业年度计划及发展目标、中长期发展计划、生产经营重大决策、重大技术引进方案、职工培训计划、企业改革和改制方案及实施措施办法、企业经济责任制制定与考核等由经营处、技术处、设计管理处、人事处、全质办、院办负责公开事宜。
3．6．2 财务指标、维修费、基建费、科研发展经费、业务招待费、福利费由财务处、技术处、院办负责公开事宜。
3．6．3 企业劳动保护措施由院办负责公开事宜。
3．6．4 企业改革改制的方案、工资调整方案、企业奖金分配方案及奖惩办法、企业提干聘干方案、职称评定、干部任免由设计管理处、党办、人事处负责公开事宜。
3．6．5 企业领导干部住房、用车、通讯工具、工资奖金由人事处、院办负责公开事宜。
3．6．6 民主评议企业领导干部由党办、人事处、工会负责公开事宜。
3．6．7 企业集体合同的修订、完善和签订，贯彻院长民主联系人会议精神、劳模评选、职工疗养由工会负责公开事宜。
3．7 院务公开程序
3．7．1 公开时间。工作计划、规章制度、方案等在实施前公开，总结性事项在做完工作后公开，每月有结果的事项一月一公开，阶段性的事项要适时一步一公开，必要的事项随时公开。
3．7．2 实施载体
1 院每年召开二次职工代表大会。
2 院每季度召开一次院长发主联系人会议。
3 根据需要召开联席会议，在联席会议上审议或审查的方案发到各代表组组织职工代表讨论，在协商一致的情况下形成决议。
4 半年召开一次院情发布，由中层以上干部和部分职工代表参加。
5 在职工易见处设公开栏，让职工深入了解院情。
3．7．3 公开步骤
1 提出。按本办法规定由分管部门提出公开的内容，经院分管领导同意。
2 批准。按照民主集中制的原则，凡公开的重大事项，由院党政班子决定，由院务公开领导小组批准。
3 公开。由院工会或有关部门按公开的内容采取相应的公开形式。
4 反馈。由工会组织部分职工代表或职工评议公开事项的效果，将评议意见反馈给相应部门和院主管领导。
5 整改。院主管领导和相应工作部门按反馈意见制定整改措施及时答复职工群众提出的问题。
3．8 监督
3．8．1 院务公开监督小组对院务公开实行全过程监督。
3．8．2 院务公开监督小组半年检查一次院务公开情况，根据需要可随时对院务公开情况进行抽查。
3．8．3 由提出院务公开议题的单位或部门在一周内向纪检委工会反馈公开情况。
3．8．4 对凡应公开的事项而不公开的单位或部门视情节轻重对单位或部门领导进行批评教育通报批评直至组织处理。

四、 院长办公室职责范围
1 目的
1．0．1 为明确院长院公室工作范围和各岗位职责，确保各项工作有效完成，制定本规定。
2 适用范围
2．0．1 本规定适用于院长办公室各有关岗位。
3 内容
3．1 主任职责
3．0．1 主任在院长、主管院领导的领导下负责DPDI 的行政管理工作，并对院长、主管院领导负责。
3．0．2 各岗位工作人员在主任领导下开展工作并对其负责。
3．0．3 负责组织贯彻执行国家有关行政管理方面的政策、法规和上级主管部门的有关规定。
3．0．4 组织贯彻执行本院的有关行政工作的部属和决定。
3．0．5 协助院长维护本院正常的工作秩序，提高工作质量和办事效率。
3．0．6 认真贯彻执行国家行业的有关安全生产法律法规，保障DPDI 职工人身和财产安全。
3．0．7 认真抓好院办各项工作，并对院办各项工作负领导责任。
3．2 房管、计划管理。
3．2．1 负责院各种房产设施的管理和各办公室的管理，负责职工购买及租房补贴的统计发放工作。
3．2．2 负责职工住房公积金的管理，处理房改中各种问题。
3．2．3 负责全院水、电、暖的维修工作，负责维修计划的编制及实施过程中的组织工作。
3．2．4 年初要求院属各单位统一申报全年生产、维修需求物资计划。
3．2．5 参照上年度物资消耗情况经过严格核算，结合各单位申报计划摸清当年全院设计任务及各种维修量的实际情况，严格按上级业务部门有关文件精神，按类别详细做出年度计划季度计划及月计划。
3．2．6 与院财务处进行资金使用计划平衡后报院主管领导初审，经院长办公会通过后实施。
3．2．7 计划外材料费用支出和急用材料应有书面申请，说明原因经院主管部门领导签署意见后报主管院长审批，额度较大的应请示院长批示后方可办理。
3．3 公安、安全管理。
3．3．1 负责全院各部位的治安防范以及门卫管理，闲散人员清理工作，协助公安部门侦破各种案件工作。
3．3．2 负责财务去银行取款的安全保卫工作。
3．3．3 负责DPDI 有关综合治理的各项工作，负责安全生产法、道路交通安全法的彻底落实。
3．3．4 负责处理上级下达的各项工作任务及汇报材料，办理申报工伤手续和劳保保健。
3．3．5 按时完成各种宣传及安全检查工作，定期检查安全报警、火灾检测及消防设施。
3．3．6 办理自行车上税年俭工作，负责处理各种事故及车辆办照年检工作。
3．3．7 办理申报工伤手续和劳保保健，负责失窃火灾事故处理。
3．4 绿化、红十字会管理。
3．4．1 负责全院绿化区种树、种草、种花及管理工作。
3．4．2 负责绿化工作的年度计划、工作总结及编制有关报表工作。
3．4．3 定期对绿化室内外卫生情况进行全面检查。
3．4．4 保证年度绿化工作达到上级要求的各项指标。
3．4．5 负责防汛工作。
3．4．6 负责DPDI 的卫生管理工作。
3．4．7 负责作好红十会的报表、会费的收缴，组织每年度献血工作。
3．4．8 负责救灾物资的收缴工作。
3．4．9 负责除害、灭病、健康教育工作。
3．5 计生、文秘管理。
3．5．1 认真学习落实计划生育方针政策及有关规定。
3．5．2 负责避孕药具的发放管理，做到两个100%， 做到四懂六会。
3．5．3 按规定办理孕情及生育登记手续。
3．5．4 搞好宣传教育及各种会议活动以及业务培训、报导稿件。
3．5．5 做好计划生育一卡七册统计、基础台账、统计表等各项基础工作。
3．5．6 按求及时准确、规范的报送各类报表。
3．5．7 做好独生子女两全保险工作。
3．5．8 按上级有关规定组织处理违反计划生育规定的事件及有关人员。
3．5．9 起草各种行政文字材料并做好院大事记。
3．5．10 安排各种行政会议，负责会议记录和会议中的各项服务工作。
3． 5。11 全面准确及时地为院领导提供各种信息，协调机关各部门、基层各单位的各项工作。
3．5．12 督查院长办公会议执行情况及各项指标的落实情况。
3． 5。13 负责院公章和介绍信的保管并按规定使用。
3． 5。 14 按收发和呈交的规范及程序签收发送和呈交各种文件，负责行政文件的打印校对工作，负责落实文件的执行情况。
3． 5。 15 按有关规定和要求对各种行政文件进行立卷归档，并负责领导查阅各种文件的落实工作及文件的清理归档和销毁工作。
3． 5。 16 负责组织处理本院群众来信来访工作，填写有关信访工作的各种报表。
3． 5。 17 安排领导干部值班，检查值班人员到岗情况。
3． 5。 18 安排领导的日常活动，如安排有关领导按时参加各种会议等。
3． 5。 19 负责院领导出差后的各种事物处理。
3． 5。 20 按来宾来访客人和各种会议的性质，根据有关标准安排来宾的吃住行及日常活动。
3． 5。 21 按规定和要求安排院领导和有关部门及领导同来访客人会面。
3． 5。 22 负责客人的有关安全事项。
3． 6 收发。
3．6．1 每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行分发和通知。
3．6．2 收进的邮件有登记并让收件人做好签收。
3．6．3 对收发文件严格管理，不丢失，不损坏，不泄密。
3．6．4 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。
1 公用的报纸期刊信函要在二小时内分发至柜内。
2 私人的期刊报纸和公用的专用期刊要进行登记和签收。
3 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。
4 收到的电报要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。
3．6．5 每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。
1 一般的电函、电报一天要一次，时间是下午2-4 点。
2 加急的挂号电报，做到二小时内发出。
3 发出的挂号信做登记，以备查询。
4 难发出的邮件要尽快找到发件单位，并协助解决。
3．6．6 按照邮政部门统一布置，组织全院各单位做好收订任务。
3．6．7 凡向外埠发信函特快专递快件等必须经有关领导签字方可办理，禁止因私办理以上业务。
3．6．8 负责电话卡的购买发放登记工作。
3．7 电工、设备维修。
3．7．1 根据院里用电生产特殊性，及时搞好变压器室、总配电室到各配电间及设备的供电和维修工作，做到认真检查、及时修理、保证生产正常用电。
3．7．2 认真学习电气安全规程和专业技术，在工作中严格按照电器操作规程工作。
3．7．3 遵守厂、院、室各项规章制度和纪律，做到坚守岗位，恪尽职守。
3．7．4 坚持安全生产，树立生产必须安全的思想，保证职工和国家财产不受伤害。做到登高作业、用火等都必须采用安全措施方可进行。
3．7．5 服从命令，听从指挥，主动配合，搞好协作，确保工作顺利完成。
3．7．6 负责全院出版设备及电动门的维护修理工作。
3．7．7 每日进行巡回检查，出现故障及时排除，并做好设备维修记录。
3．7．8 指导各设备操作人员进行维护保养。
3．7．9 掌握设备的备件情况，及时制定购买计划。
3．7．10 凡是院内能自行修理的一律不准委托外部进行修理，院内不能修理的需经技术处、院办有关人员鉴定，确需委托修理的请示主管领导批准后方可外委修理。
3．7．11 及时反馈工作中遇到的问题。
3．8 门卫。
3．8．1 门卫人员要热情大方、礼貌待人、着装整齐。
3．8．2 负责室内外卫生及工作秩序，发现问题及时处理，并向有关领导汇报。
3．8．3 外来人员先登记后入院，车按规定位置停放。
3．8．4 禁止收破烂人员、小商小贩、社会闲散人员及出租车、三轮车入院，禁止无关人员在门卫逗留，电话不外借。
3．8．5 按时开关门，按时打铃，按时巡察。
3．8．6 按时交接班。
3．8．7 保证室内外设备、物品不丢失，不损坏（主要指铜字、灯、门、开关等）。
3．8．8 禁止外单位人员入院乘车。
3．8．9 凡由院内往院外拉东西一律到院办办理出门证方可放行。
3．8．10 须知火警、盗警、急救电话号码。
3．9 司机。
3．9．1 严格遵守道路交通安全法，服从交通民警指挥和检查，自觉地维护交通秩序。
3．9．2 驾驶车辆时必须证照齐全，严禁无照开车或交给无证人开车，出车前对车辆严格检查，行车时注意行车安全，禁止吸烟、饮食和闲谈，严禁闯红灯和酒后开车。
3．9．3 必须保持车况良好，车辆制动、转向、灯光、喇叭等安全部件必须齐全有效，发现影响安全行车的故障隐患应及时汇报及时修理。
3．9．4 要礼貌行车，超会车要减速礼让，严禁强行超会，不准客货混载，不准超长、超宽、超高、超载。
3．9．5 坚守岗位，按任务单正点到达指定地点，端正服务态度，提高服务质量，安全正点圆满完成任务，做好行车记录，经常保持车内外清洁，保管好随车工具。
3．9．6 接待客人要热情大方周到服务。
3．9．7 遵守本车型技术操作规程，掌握并遵守车辆冬季安全操作规定。
3．10 保管员。
3．10．1 负责物资入库检验事宜，到货记录填写认真、详细、准确。
3．10．2 按正式凭证记帐，各种凭证的填写按单据使用规定办理，必须加盖名章，记完帐的凭证要按月装订成册、编号妥善保存。
3．10．3 记帐和结帐必须坚持日清月结制度，每月25 日进行一次物资收发存货盘点，并及时作出月报表，半年、年终分别进行全面物资盘点，并作出器材收发存明细报表。
3．10．4 出入库单据清楚、准确、无涂改，各栏印章齐全方可给予办理入库手续和按出库单据发放物资，发放时按照一查库存、二动料签、三拿料、四五五点交的程序办理，并当面查物清点，认真执行先进先出、推陈出新、有期限的先发的原则。
3．10．5 负责仓库逐月填写收发存资金动态表，并进行升降分析。
3．10．6 负责按物资名称规格型号分类摆放，做到四号定位五五摆放四对口，库房安全卫生规格化。
3．10．7 按照物资保管保养技术规程保管保养物资，做到物资不锈不霉烂不虫害。
3．10．8 仓库禁止携带火种，经常保持库内卫生，防火用具可靠，关好门窗，冬季注意检查暖气是否漏水，上好保险锁，做好库房巡回检查，发现问题及时报告。
3 10 9 做好上年度明细帐，出入库单据装订成册编号归档案工作。

五、安全生产责任制
1 目的
1．0．1 为了保障职工的人身和国家财产的安全，防止和减少事故发生，特制定本规定。
2 适用范围
2．0．1 本规定适用于DPDI 有关安全生产的管理。
3 内容
3.1 院长安全责任制。
完成安全生产工作目标和单位经营责任制的安全考核内容。
(1) 对本单位的安全工作负全面领导责任。
(2) 定期检查和考核同级副职的安全生产责任落实情况。
(3) 认真贯彻国家有关安全生产工作的方针、政策、法令和上级指示，审定本单位安全工作计划、规章制度和安全规程，并组织实施。
(4) 加强组织领导，建立健全安全管理机构，定期主持召开安全委员会会议，及时解决安全生产中重大问题，为安全生产设施及防护用品的配备提供资金保障。
(5) 组织本单位安全检查，发现隐患及时整改。
3.2 书记安全责任制。
(1) 协助院长管理本单位安全生产，对本单位实现安全生产负直接的领导责任。
(2) 责任组织审定安全生产规章制度、经费计划、重大隐患的整改方案，积极改善职工劳动条件。
(3) 领导办公室的工作，及时解决存在的问题。
(4) 定期向院办公会和安委会通报安全工作情况。
3.3 副职安全责任。
(1) 坚持安全生产谁主管谁负责的原则，按五同时的要求抓好各自分管部门的安全生产工作，并负责直接领导工作。
(2) 负责组织有关部门进行安全检查，对分管部门存在的安全问题要及时协调解决。3.4 设计人员安全责任。
(1) 开展技术更新和技术改造工作应把安全方面列入科研计划，并设法研究解决。
(2) 在采用新工艺、新技术应该把安全技术措施制定安全技术操作规程。
(3) 工程项目设计，必须符合国家有关专业的安全技术规范。
3.5 安全管理人员职责。
(1) 对安全生产状况进行检查。
(2) 对检查中发现问题，应当立即处理，不能处理的应当及时报告本单位有关负责人，检查及处理情况应当记录。
3.6 班组长安全责任。
(1) 模范遵守各项规章制度和工作纪律，严格执行各项操作规程，坚持原则，制止违章作业，负责实现本班组安全生产。
(2) 组织开展班组安全活动做好岗位安全教育。
(3) 督促检查本班组安全设施的管理，及日常维护保养工作。
(4) 掌握各岗位安全生产动态，发现隐患要及时清除，暂不能清除的应采取防范措施，并立即向上级报告。
(5) 发生事故时要及时采取措施，防止事态扩大，应积极抢救、保护好现场并立即向上级汇报。
3.7 岗位工人安全责任。
(1) 严格执行安全生产规章制度和岗位操作规程，遵守劳动纪律。
(2) 正确维护和保养岗位安全设施保持完好有效。
(3) 熟练掌握岗位安全操作技能和故障排除方法，及时发现和消除事故隐患，自己不能消除的应立即向上级如实汇报。
(4) 有权制止纠正他人的不安全行为，有权拒绝违章作业，对危害生产安全和健康的行为有权批评、报告。
(5) 积极参加各项安全活动生产中应协同配合，共同搞好安全生产。

六、文秘工作制度
1 目的
1．0．1 保证院办文书、秘书工作有章可循，增强工作条理性、计划性，特制定本规定。
2 适用范围
2．0．1 院办文书秘书。
3 内容
3．1 文件传阅。
3．1．1 严格按照拟办意见和领导批示传阅文件。
3．1．2 各级领导阅完文件后要及时签署处理意见，文书要及时回收传阅。
3．1．3 文件传阅后文书要及时消账存档，不得拖延时间或转交他人。
3．1．4 文件上不得随意写字涂抹或划道。
3．1．5 文件阅办期间，各级领导要严格保密，不准私自传阅，丢失文件者责任自负。
3．2 收发文。
3．2．1 按厂办规定时间取文。
3．2．2 拆封要无损并清点份数，正文与附件表格等要完整。
3．2．3 对公文要分类登记，拟公文处理单，按时送主任拟批，及时送交有关领导阅，根据领导意见速转交承办单位。
3．2．4 急件的处理要做到跟踪催办，必须在一日内落实到承办单位和个人。
3．2．5 做好协调工作，文件传阅时做到准确、迅速，不积压、不误事。
3．2．6 发文时，按照文件作者进行登记，并认真检查公文体式，审批程序是否正确齐全，达到标准要求后进行编写。
3．2．7 检查应发文件的页数份数准确，主附件齐全，并已用印的公文才能发文。
3．2．8 按主送抄送单位分发，不漏单位和有关人员。
3．2．9 及时将发文的原稿和打印稿收回存放。
3．2．10 对已办完的公文随时进行清缴，每季未对全季的公文清缴一次，年未对全年的公文进行彻底清缴核对，对遗失的文件及时采取措施。
3．2．11 对已办完的要及时整理，可按问题作者年代等方法分类，为年终立卷做好准备。
3．2．12 对于请示公文要及时找到批复件达到完整。
3．2．13 要求归档的文件必须有承办签字，字迹和书写材料不规范的要采取补救措施。
3．2．14 对跨年度的文件要全面整理，对有查考和利用价值的文件要进行组卷，将整理好的案卷及时送档案管理部门。
3．2．15 认真执行保密法，遵守保密守则及总厂制定的保密规定。
3．2．16 对带密级的文件办完后应立即收回查点页数并妥善保管。
3．2．17 公文传阅要签字，不能横传，翻印按管理规定执行。
3．2．18 院的计划报表、请示、报告、公文等必须经领导签字方可用印。
4．1 保密制度。
4．1．1 严格保守党和国家机密，不该说的不说，不该知道的绝对不问，不该看的视而不见，绝对不可利用党和国家的机密谋取私利。
4．1．2 保管好文件和资料，按规定批办、传阅文件，不得随意扩大范围和私自摘录和印发。
4．1．3 严格遵守机密文件管理制度，按规定定期清查上缴，不得私自销毁。
4．1．4 不在非保密场合谈及机密，不得带机密文件到非工作场所，尤其不得向亲友泄密，做到不谈密、不泄密、不失密。
5．1 文件管理。
5．1．1 总厂及上级行政机关来文，统一由院办文书签收登记，并根据院领导批示进行传阅。
5．1．2 院属各单位收到的文件交由院办文书统一处理。
5．1．3 对文件收发登记拟办分送传阅存档移交等环节，文书要严格按规定手续办理。
5．1．4 对上级文件批办要及时，急件一日内，一般文件三日内办理完毕，并及时存档。
5．1．5 需要复印文件时，必须经院领导批准方可复印，秘密文件经上级主管部门领导批准后方可复印。
5．1．6 院发文由主管科室拟稿，并按发文稿纸上的要求认真填写，经由院办秘书审核合格后送院领导签发，并填定文号，然后由文书送交打印发出。
6．1 印、信管理。
6．1．1 严格按规定按手序用印，用印前检查用印手续是否具备，情况是否清楚内容是否真实。
6．1．2 介绍信用印必须经领导签字方可用印，空白介绍信一般不能用印。
6．1．3 院的计划报表、请示报告、公文等必须经领导签字方可用印。

七、 收发长途电话传真管理
1 目的
1．0．1 为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。
2 适用范围
2．0．1 本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。
3 内容
3．1 收发员工作职责。
3．1．1 每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行通知和分发。
3．1．2 收进的邮件有登记并让用户做好签收。
3．1．3 对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。
3．1．4 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。
3．1．5 公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。
3．1．6 私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。
3．1．7 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。
3．1．8 收到的电报，要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。
3．1．9 每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。
1 一般的电函、大字件、电报一天要一次，时间是下午2 点、4点。
2 加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。
3 发出的挂号信做登记，以备查询。
4 难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。
3．1．10 按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。
3．1．11 组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。
3．1．12 凡向外埠发信函、特快专递、快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。
3．2 长途电话、传真管理工作。
3．2．1 打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。
3．2．2 认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。
3．2．3 禁止因私事打电话发传真。
3．2．4 维护好电话机、传真机。
3．2．5 电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。
八、 值班制度
1 目的
1．0．1 保证节假日期间院内的各项工作有序进行，特制定本制度。
2 适用范围
2．0．1 院内副科级以上的干部、各基层科室的工会主席及机关部分干部。
3 内容
3．0．1 值班人员必须准时到岗与上一班值班人员当面交接。
3．0．2 值班人员必须准时向总厂调度室报到。
3．0．3 值班人员必须在值班期间认真巡查全院，并做好值班记录。
3．0．4 夜班时间为当晚17 点至第二天早晨7：30， 白班时间为早7：30 至中午12：15，中午12：15至下午17 点。
3．0．5 夜间22 点锁门。
3．0．6 值班期间禁止串岗、喝酒。
3．0．7 当值班人员由于出差等原因不能值班时，不许用不具备值班资格的人员替班。
3．0．8 节假日值班按总厂规定执行。
3．0．9 值班人员接班后不得离开院内。
3．0．10 值班人员接到通知等要及时传达给有关人员。
3．0．11 值班人员负责关闭走廊、卫生间的照明及门窗。
3．0．12 火灾报警器报警值班人员要立即查找报警区位，发现火点立即拨打119 并通知有关人员。
九、 安全生产及防火制度
1 目的
1．0．1 为了保障职工的人身和国家财产的安全，防止和减少事故发生特制定本规定
2 适用范围
2．0．1