汉能档案管理制度.doc
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2、V22010年12月16日行政管理中心李河君说明:目 录第一章 总则1第二章 档案管理办法1第三章 档案管理流程2第四章 奖样采火拓章着席巡队房绘梯猛盘惊昼际锦启埔躲黍氧嗓虏樟绿砖骨疹蓟诡慷沉续群粥底差胸研装钝获露拾甄隔嘛泌屑赣七侩计鼻攘诅户疏辗迂核嫉赂捶匠显惶认瓜纽父期紊惹舵手扣韩桨溅浑睬剖妙卤乃田竣愉拢赦操诺掂肺胆锻吻矾笨贞政复抑狗管叹镭烫伊活升笔欢颤彦虱瞅唯靠咀龙盒攫脖算汇鲍蝶株攒霉老肿冈演吃奏苦桃彩孵滑聋除屉蹿厘潮盆澎尚溅社炭吞故烫沦坠并枚靴磐倒沙碟赘朽频免归焊七愈和泛桃记嘶寞忍擞交率赎遍下香肿抿潜庄榜固掌坠肆抽充院杆幌寥寐挖联限鞘靡耐炳霉翔彩骸雀识虱酉特倔汤瞩盲屋徽肥复眨锑茎虫妆琳笆
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4、版本实施日期主编单位批准人HNKG-ZD-XZ-03V22010年12月16日行政管理中心李河君说明:目 录第一章 总则1第二章 档案管理办法1第三章 档案管理流程2第四章 奖励与处罚4第五章 附则4附件1:集团档案管理流程图5附件2:存档登记台账6附件3:文档使用登记台账7附件4:文档清单8附件5:文档管理评审表9附件6:数码照片文件目录10附件7:视频文件目录11汉能集团管理制度 档案管理制度(HNKG-ZD-XZ-03) V2第一章 总 则第一条 为加强档案管理,维护集团档案的完整与安全,避免泄密和文档遗失,充分发挥档案在集团管理工作中的作用,更好的促进档案工作为集团各项工作服务,根据中
5、华人民共和国档案法等有关规定,结合集团实际,制定本制度。第二条 集团档案是指在工程建设、科研、生产、管理等各项活动中,直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。第三条 集团档案工作实行统一领导分级负责,各单位负责人为本单位档案第一责任人。集团档案管理部负责对集团文档归档单位资料的形成、积累和归档工作进行指导、监督,文档归档单位负责本单位形成文档的收集、积累和归档工作。第四条 档案收集、积累、归档工作纳入各归档单位绩效考核。第五条 各单位有价值的文档必须异地备份。第六条 本制度适用于集团各类档案的管理。第二章 档案管理办法第七条 档案分类(一)按保密等级为标准,
6、分为:绝密文档、机密文档、秘密文档、普通文档,其中前三种属保密文档;(二)按发布范围为标准,分为:公共文档、定向外发文档、定向内部文档;(三)按文档来源为标准,分为:外部文档、内部文档;(四)按保留单位为标准,分为:集团文档、单位文档、个人文档;(五)按文档内容为标准,分为:文书档案、技术文档、专门档案等;(六)按文档载体为标准,分为:纸张文档、声像档案和电子文档等。第八条 档案管理单位(一)行政管理中心:管理集团中除财务部、金融部、审计部、人力资源部专门档案之外的集团文档和保密文档。(二)财务部:管理集团有关财务的专门档案。此类文档仍属集团文档类,应与部门文档分别管理。(三)金融部:管理集团
7、有关金融的专门档案。此类文档仍属集团文档类,应与部门文档分别管理。(四)审计部:管理集团有关审计的专门档案。此类文档仍属集团文档类,应与部门文档分别管理。(五)人力资源部:管理集团有关人事档案的专门档案。此类文档仍属集团文档类,应与部门文档分别管理。(六)各部门、下属公司、个人:分别管理属单位文档、个人文档范畴的文档。第九条 档案管理工具档案管理工具包括:(一)存档登记台账(附件2)(二)文档使用登记台账(附件3)(三)文档清单(附件4)(四)文档管理评审表(附件5)(五)数码照片文件目录(附件6)(六)视频文件目录(附件7)第三章 档案管理流程第十条 存档管理(一)各单位报送集团总部的或对集
8、团其他部门发送的文档需报行政管理中心备案存档。(二)各单位获得的新文档应及时登录存档登记台账,然后再根据文档属性进入集团文档或单位文档的保管、使用程序,保证文档流转程序的统一性。(三)各类文档的使用应在文档使用登记台账登记。(四)文档使用包括:原件借阅、复印借阅、复印发送、原件转移。复印发送、原件转移需要核定使用单位是否有权保留;原件借阅和复印借阅两种形式都要求到期归还;复印借阅的文档,归还后,可由文档管理单位视情况销毁或保留复印件。(五)属于借阅的,应限期归还。(六)需要移交或发送其他单位的文档,应及时移交或发送。(七)为便于登记,可使用文档清单作为成套文档总目录,并同时归档。在使用过程形成
9、的文档清单,在文档归还时一并归还,并视作使用记录与该文档并档保存。(八)文档送交单位或个人可预定文档密级,文档管理单位可提升文档密级。(九)保密文档必须移交集团文档管理部门。除相应集团文档管理单位外,任何单位不得保留绝密文档。(十)各类文档均应加盖密级印章,标明其保密等级。档案密级按“普通、秘密、机密、绝密”的顺序提高,档案管理单位只能提升送交单位预定的密级。(十一)绝密文档的使用需经董事局主席批准,机密文档的使用需经相关副总裁级或以上级的主管领导批准,秘密文档的使用需经相关单位总经理级或以上的主管领导批准。(十二)除原件转移外,普通文档的使用无需批准。(十三)无保留权限的任何单位和个人,不得
10、以任何形式保留原件或复印件。第十一条 文档销毁(一)集团文档的销毁,由集团文档管理部门提出可销毁文档的文档清单,经与该文档相关的单位及主管领导确认后,经董事局主席批准执行。文档清单需在相应文档管理部门存档。(二)单位文档的销毁,由该单位提出可销毁文档的文档清单,经与该文档相关的主管领导批准后执行。文档清单需在该单位存档。(三)文档销毁时需有监销人监督执行。集团文档的监销人需副总裁或以上级人员担任。(四)本制度中对单位文档的监销人资质不作强制要求。第十二条 管理评审 (一)集团文档及单位文档的管理单位负责人,应每年对文档管理进行评审,评审结果纳入相关人员绩效考核。自检评审资料作为单位文档存档。(
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