物业服务企业档案资料管理制度.doc
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2、的运作,根据档案法和陕西省物业管理条例、西安市物业管理条例的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指:为了从事物业项目管理接收或在管理活动形乖穿实抚辟惹拦梯屡农甲别艳胁哇收拐报抨愉洁矽哼舜遵铜老诌墓骸浚饺榨恶管脆念娃些前鬃革佑垫敲坪膨伎嚼按妙桌夕韶谓讶施标邢钠陨候诧递娜嘉撑石绅憋栽谆寞巧延灭汹沪偏机札忱桌交硫饵箩寐聋仅逛悬蕴释迟且譬征罗话芯胞垦凯殆荣闻坛番酪笋奉卉烂巫躁时橱田瞧灿警座伪炬涂洪名床随尝坑憋兆浑昧拧炉盲鸦腋阿炎捧态幸叼讥额串脖幼古细伎篓角茵奥怂激颖做羔似班遭光可翁匣悄叔舵咨彪催癣汇腔帆碰茧掇钒仑欠剩滦母咸谭镜聘掖类盐亨袜柴且祈兹肤阻齐防缅拷弄滚消坞为筑魂赁撕吁壶斑害售孟籽喝碟揉
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4、管理办法第一章 总 则第一条 为了做好公司档案的管理,加强物业管理工作的运作,根据档案法和陕西省物业管理条例、西安市物业管理条例的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指:为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料,按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则,经过分类、组合起来的案卷。第三条 为了便于管理和妥善保管物业项目档案,根据档案管理原则,凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档,定期向档案室移交,实行集中统一管理,项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。第二章 项目档案的分类与归档第四条 物业项目档案的归档范围包括:基础管理文件
5、材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。第五条 物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。第六条 物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目,结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目,如下表:二级类目三级类目归 档 内 容分类号名称代号名称代号基础管理类1建筑类1小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图(安装图)、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基
6、础管理文件材料10.1.1设备类2公用设备使用说明书、质量验收文件、合格证、年检报告及维修期限等10.1.2业主档案3入住单、业主公约、钥匙发放单及有关协议、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认书、协议书及相关介绍信存根等10.1.3业务管理类2房屋管理与维修养护1巡查记录、报修与维修记录、回访记录等有关房屋管理与维修养护及维修基金使用情况等文件材料10.2.1共用设施设备管理2共用设施设备管理规定、维护与保养记录、日常运行状态检查记录、停水停电及各类事故处理记录等10.2.2公共秩序维护、消防、车辆管理3巡逻值班记录、应急处理预案、防范措施及有关管理规定、收费标准、车辆管理资料等10.2.
7、3环境卫生管理4环卫工作制度、环卫设备登记、日常卫生检查记录等10.2.4绿化管理5绿化设备登记、绿化巡查养护记录、绿化施工文件等10.2.5社区文化管理6社区文化活动计划与实施、精神文明建设、获奖证书奖牌奖杯等文件材料10.2.6项目管理综合7物业管理服务费收缴记录、开展多种经营服务项目情况的文件及项目管理年度工作总结、专题报告、会议纪要、制度规定、简报信息、员工管理与绩效管理文件、与业主委员会来往文件、专项合同协议书等综合管理性文件材料10.2.7接待服务管理8指公建项目在接待服务工作中形成的记录、业主确认单、业主满意度调查等10.2.8其他业务管理9其他业务管理工作中形成的应归档的文件材
8、料10.2.9第三章 项目档案的整理第七条 物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。第八条 基础管理类档案的组卷与编目基础管理类档案分为3个三级类目,组卷的方法有所不同:(一)建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷,案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即:按单件文件或多件文件组合的整理方法。(1)单份文件整理是指以“件”为保管单位整理,逐份文件编制“件号”,按件号的顺序编制卷内目录
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