大学生社团档案管理制度.doc

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大学生社团档案管理制度
一、档案管理
（一）社团保存档案包括：上级文件、活动通知、社团章程、各种规章制度、社团工作计划、总结、社团各项活动资料（活动计划、活动记录、活动总结和完整的照片）等。
（二）各社团安排具体人员负责整理。
（三）档案管理人员应对档案进行分类保存，有相应的文件夹（袋）上做标记获类别说明，制定详细清单或目录。
档案管理人员要熟悉各种档案的内容和存放位置，每月定期对档案进行整理，检查档案是否齐全，放置是否合理，以做出相应的调整，并及时更新清单和目录，做到及时更新。
（四）每1个月，社团部档案管理人员负责查阅各部门档案管理情况，发现问题应令其期限整改。
二、档案收集
（一）各学期开学后2周后，社团部整理各社团上学期的工作总结和本学期的工作计划。
（二）社团各部门档案管理人员应及时收集、保存本部门组织、参与的各类活动资料。活动结束后一周内，活动负责人或活动部门应该收集该项活动相关资料交社团部。
（三）收集上来的资料经整理后放入指定档案盒。
（四）社团整体及各部室活动档案等长期保存价值或有参考价值的文件，应录入学生电脑，刻成盘保存。
三、档案利用
（一）各社团需查阅或拷贝档案，应提前向社团部申请，经同意后方可查阅或拷贝。
（二）原始档案不能外借，只可在社团部档案盒中查阅。如有需要，须由社团部干部代为复印。
（三）查阅时应注意爱护档案，不得损坏。
四、档案处理
（一）上级文件、通知、信函等上级文件，应封存仓库中保存4-5年。
（二）各种章程、制度、计划、总结和干部档案（文字稿和电子文档）须长期保存。
（三）各种报刊、照片一年处理一次。
（四）超过保存期限的档案须经学生会主席团同意后方可销毁。

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