资产管理系统论文介绍.doc
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1、精品文档就在这里-各类专业好文档,值得你下载,教育,管理,论文,制度,方案手册,应有尽有-论文摘要电脑固定资产管理系统能为企业提供一个专业管理企业资产的模式。系统的目标是,以规范的内部业务流程为基础,建立一种用户同信息系统之间的关系,建立和维护一个高质量的物流管理信息系统。电脑固定资产管理系统采用标准两层的客户/服务器模型,同时应用客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/Server)两种计算模式. 系统本身就是作为企业OA整体规划的进行分析和设计的,能为企业办公自动化提供一套完好的解决方案。关键字:办公自动化,OA,Lotus Domino,固定资产管理
2、系统目录论文摘要11.系统开发背景42.系统概述52.1.系统名称52.2.系统开发运行环境53.系统需求分析63.1.新设备(包括软件)到货管理:63.2.设备管理73.3.角色设置94.系统的体系结构105.系统功能描述115.1.系统总体结构115.1.1.到货管理115.1.2.设备管理125.2.到货管理135.2.1.资产申请155.2.2.合同185.2.3.付款审批215.2.4.发票275.2.5.付款记录295.3.设备管理315.3.1.设备情况315.3.2.每月设备对帐345.3.3.资产盘点365.3.4.报废385.3.5.设备调拨415.3.6.报表定制445.
3、3.7.设备查询445.4.系统维护455.4.1.组织结构维护455.4.2.权限管理465.4.3.供应商资料475.5.系统主页485.5.1.Notes主界面485.5.2.浏览器主界面485.6.系统数据迁移496.系统未来50参考文献511. 系统开发背景随着改革开放的深入特别是中国已经加人WTO,中国经济将融入世界经济大潮,而这种大潮必将把中国企业抛入更激烈的竞争。企业竞争的优势主要体现在生产效率上,为提高生产效率,企业纷纷进行信息化改造,实现管理的专业化和规范化。企业管理信息系统正以一种特别的方式在我国正呈现新的发展态势。电脑固定资产管理系统能为企业提供一个专业管理企业资产的模
4、式。系统的目标是,以规范的内部业务流程为基础,建立一种用户同信息系统之间的关系,建立和维护一个高质量的物流管理信息系统。2. 系统概述2.1. 系统名称中文名称:电脑固定资产管理系统英文名称:Fixed Assets System2.2. 系统开发运行环境由于Lotus Notes/Domino平台是比较优秀的群件产品,在办公自动化方面享有盛誉,而且在Web应用方面具有结构清晰、容易维护等优点,因此固定资产管理系统将基于Lotus Notes/Domino开发。系统的主要用户界面将通过浏览器客户端访问,出于技术上的考虑,在实现浏览器界面时需要使用标准HTML和JavaScript作为Lotus
5、 Notes/Domino的辅助工具。同时由于技术上的限制,系统部分功能不能在浏览器上实现,需要通过Notes客户端进行访问。3. 系统需求分析根据提供的资料,需求可以被描述为以下几点:3.1. 新设备(包括软件)到货管理:设备申请报批、合同的申请、付款的申请,均由人工进行审批。人工审批成功的申请,利用传真生成图形文件,由信息技术中心的资产审批管理员创建资产申请并引入该图形文件作为附件。然后由邮件自动通知资产管理员,由资产管理员输入申请的详细内容。设备到货到总部后,由信息技术中心的库存管理员验收入库,并建立设备入库库存记录(由库存管理员根据设备的编号打印条码,贴到设备指定处)提交后不能删除入库
6、记录;设备到货到其他部门,由相应部门的库存管理员登记入库,建立库存记录,提交后自己不能删除;各部门的资产管理员在查到库存记录和收到发票后,填写发票信息,与付款申请文档链接。财务部付款后,在付款记录中确认已经付款;各部门领用人可以在库存记录中查到设备到货情况,然后到库房领用设备,库存管理员在系统中登记确认设备领用;相关设备资料登记在设备记录中,设备领用后,库存管理员将资料交部门资料管理员保存并在文档系统中登记。3.2. 设备管理设备归还时,库存管理员填写归还设备记录,并确认;l 每月与财务部对帐:从资金财务部获得本月设备增加一览表,资产管理员在设备记录中将对应的设备填写财务固定资产编号,没有此编
7、号的设备认为财务不进行固定资产管理,可打印没有编号的设备交资金财务部,用于财务核对不进行固定资产管理的设备。l 与实物对帐方式:每年末资产管理员对设备实物进行核查,用便携式数字设备逐个部门扫描设备的条码,导入电脑上与设备记录库进行对帐;l 设备报废处理,设备报废时,资产管理员对设备记录做报废标志并注明报废原因,每月或定期通知资金财务部做设备报废处理;l 设备折旧完后,系统自动归类处理,并形成报表;l 设备借用和归还参考设备领用和归还管理,由库存管理员对设备进出进行登记;l 设备调拨时,履行设备归还和领用管理,同时标志是否通知资金财务部修改固定资产归属;组织结构:每个部门拥有一个设备读者和一个审
8、批文档读者的组,分别能阅读本部门的设备文档和各种审批文档,根据需要可以增减这两个组的人员,从而能够调整这些文档的读者域;再增加一个公司固定资产所有文档的读者组,可阅读所有的文档。一级部门除总部外为独立核算部门,总部下二级部门为实际部门名,其他一级部门为独立核算部门,若需要核算到其下的二级部门(这里如投资银行)则有二级部门,否则没有二级部门(这里如深圳一部和深圳二部)。此表的内容总部资产管理员可以维护,资产领用时从此表选择部门,资产在最初按申请结果分配到部门后,就归属其所属的一级部门,当归还时还是属于其一级部门。当资产领用时,领用部门不是同一归属部门时,暂时不允许领用,提示建立设备调拨单,在调拨
9、单审批通过后,才能领用并将此设备的归属部门标明为新的一级部门名;若审批不通过,可以借用,不能领用,设备归属部门不变;在审批通过后,可以将借用改为领用。对于整个系统要考虑易于维护,如核算部门结构的调整或部门合并等,误操作的反向操作(即取消操作)。另外为方便部门名称的修改,在上表的记录文档中,每一个部门对应一个编号,其他文档中,选择部门后,显示部门名称,但内部记录部门编号,这样在修改表中部门名称后,所有文档的部门名自动全部修改。3.3. 角色设置信息技术中心设两个角色:资产审批管理员(管帐)和库存管理员(管物);各个营业部、电子商务总部、投资银行总部等独立核算部门,可各设一位资产管理员和一位库存管
10、理员负责管理本部门的固定资产(也可合设一个人),相应部门的财务设置财务固定资产管理和财务付款人。4. 系统的体系结构电脑固定资产管理系统采用标准两层的客户/服务器模型,同时应用客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/Server)两种计算模式. 企业的内部信息管理以局域网为模型,采用客户机/服务器架构.这样保证公司内部信息的高度安全及信息的传送和处理的高效.各基层和大区由于遍及全国各地,其对系统的访问与信息的交互则采用基于WEB的浏览器/服务器(B/S)计算模式,这样充分利用现成的Internet网络,以低成本实现远程的信息传输和查询分析.运用Intern
11、et 和 Intranet 相结合的技术方案,最大限度的发挥各自的优势,实现系统的最佳性能.本系统在安全,加密,授权机制上进行了充分考虑。在两层结构中,解决安全问题的主要方法是利用现有的安全产品来保护系统的安全性,并且在自行开发的程序中加入保护系统安全的模块.系统体系结构图如下:Web ClientwWeb ServerwInternet/intranetwhttpwhttpw5. 系统功能描述基于需求,系统将由三大模块组成:到货管理、设备管理、系统维护,同时需要考虑现存已有数据如何迁移到本系统中。5.1. 系统总体结构根据需求中的说明,系统可以把功能分为两部分,固定资产的到货管理和固定资产到
12、货并建立设备信息后的维护管理。同时提供系统维护模块对两部分需要配置管理的信息进行维护管理。5.1.1.到货管理固定资产的到货管理在现实环境中需要经过几个流程才能完成设备的申请、合同、付款等工作,但是由于本系统的目标并不是把这些流程通过计算机流程实现,因此现实中的流程管理在本系统中就体现为对流程结果文档的文档管理。系统管理的是结果文档,并体现文档之间的关联性。由于设备到货前需要处理的文档关联性较强,而且在设备日常管理时关联性较少,因此系统设计上把资产申请、合同、付款申请、发票这些文档存放在一个数据库中进行处理。由于这些文档都是文档型数据,而且相对数量并不会太多,因此一个Notes数据库可以完全支
13、持。但是在需要的情况下通过关系数据库也可以完全实现。至于用户界面上,系统在实现这些功能时完全通过浏览器实现用户对文档的创建、管理和查询。数据关系图如下:实际上系统也可以被扩充为支持每个环节的流程审批,所有的工作都通过网上实现。5.1.2.设备管理系统通过到货管理生成相应的设备信息并据此对固定资产进行管理。根据具体设备数量的不同,系统可以通过一个Notes数据库或多个Notes数据库进行存储也可以通过后台关系数据库进行存储,但是在功能实现上是一样的。这部分由于涉及到一些报表生成之类的功能,由于技术限制,不会完全在浏览器上实现,管理员负责的功能主要仍然通过Notes客户端实现。5.2. 到货管理原
14、需求中现实流程中需要经过资产申请合同-付款-建立设备信息的阶段,其中付款时还有发票管理的要求。现实流程中每个环节都需要进行审批,但是由于系统并不用来实现审批过程,因此到货管理就简化成为文档的管理,并需要体现文档之间的关联。本模块中文档创建维护的工程基本按照以下流程进行:在一般用户没有新建文档的情况下,资产管理员可以自行创建文档并填写相应内容。本模块中需要管理的文档分为:l 资产申请(两种类型)l 合同l 付款申请l 付款记录l 发票同时在设备管理数据库中生成设备数据。和现实流程对应,文档的创建顺序和关联体现为:l 通过正常人工流程提交资产申请并审批成功l 获得资产申请的图形文件l 审批管理员创
15、建资产申请文档并引入该图形文件作为附件l 审批管理员输入资产申请的详细内容l 通过正常人工流程处理合同并审批成功l 获得合同的图形文件l 部门资产管理员创建合同文档并引入该图形文件作为附件l 部门资产管理员输入合同文档的详细内容,用户查看合同时可以查看到对应的资产申请l 通过正常人工流程处理付款申请并审批成功l 获得付款申请的图形文件l 部门资产管理员创建付款申请并引入该图形文件作为附件l 部门资产管理员输入付款申请的内容,用户查看付款申请时可以查看到对应的合同以及对应的资产申请l 部门资产管理员同时创建付款记录并输入内容,用户查看付款记录可以查看到对应的资产申请以及付款申请l 财务付款后在付
16、款申请里确认,系统自动将付款记录标记为已付l 部门资产管理员收到发票后,创建发票文档并输入内容,l 建立发票与付款申请的链接,用户查看发票时可以查看到对应的付款申请,查看到付款申请时可以查看对应的发票l 设备到货时,创建设备记录并在付款时在付款申请文档处记录付款记录,设备记录中存放对应付款申请,而付款申请中也记录对应设备的设备号(多个)后继的设备管理在设备管理中实现5.2.1. 资产申请l 通过浏览器完成所有操作,管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能l 通过视图查看按项目分类l 靠申请号关联到合同,在申请文档中查看l 靠申请号关联到付款记录,在申请文档中查看l 靠申请号关联到付款付款申
17、请,在申请文档中查看资产申请流程图1. 资产申请审批完成角色:无任务:人工资产申请审批并审批成功2. 获得附件角色:审批管理员任务:获得资产申请审批的图形文件3. 创建资产申请角色:审批管理员任务:l 通过浏览器或Notes操作l 从审批记录库导入文档内容(由国信提供接口)l 自动创建新文档l 引入附件l 输入未导入的域值l 系统自动邮件通知相应部门资产管理员和采购人员(通过代理发送邮件)要点:l 审批管理员可编辑l 负责人,相关部门领导,相关资产管理员,采购人员只读l 相关部门查看相关文档只在界面上控制l 设置加密选择供审批管理员选择某资产申请审批文档是否需要保密,如果是则加读者域(审批管理
18、员、负责人、总部领导、总部资产管理员、总部采购人员等角色)(表单上通过一个域记录是否保密)查看l 角色:资产管理员,采购人员l 任务:相关角色收到邮件通知后查看文档内容l 记录的数据:l 审批记录编号,关联到合同、付款申请、付款记录,格式:年月日加序号10位l 项目主题,l 创建时间,(自动)l 作者,(自动)l 归属部门,(自动可修改)l 项目分类,(定义几种统计用分类)l 记录付款否,(是否,有的申请并不用来记录付款情况)l 对合同付款否,(是否,因为有的申请并不包含合同)l 申请金额,l 已付金额,l 申请内容附件,(最好为word文档)l 审批情况描述,(时间、审批人、意见等)说明:l
19、 审批记录自动编号;l 由资产审批管理员建立成功的资产申请,由各部门的资产管理员填写资产申请的详细内容l 靠申请号关联到合同、付款申请。表单的设计l 有建立新合同、新付款审批、付款记录的按扭l 使用内嵌视图,视图的嵌入式选项是一可编辑单选按扭(按关键字变化刷新域)的值l 嵌入视图的显示单个分类是合同文档、付款审批、付款记录里记录的资产申请的文档编号这个域的域名嵌入试图的设计l 需要三个视图,分别用于显示相关的合同文档、付款审批、付款记录l 视图的第一列列值用合同文档、付款审批、付款记录里记录的资产申请的文档编号这个域,需要升序、分类l 第二、三列可以是合同文档、付款审批、付款记录的编号、标题5
20、.2.2. 合同l 通过浏览器完成所有操作,管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能l 提交后不能修改l 各部门的资产管理员建立成功的合同文档l 各部门的资产管理员填写合同文档的详细内容l 添加附件l 按申请的成功与否分类(视图上)l 靠合同号关联到付款记录l 资产申请号关联到资产申请合同流程图1. 合同审批完成角色:无任务:人工合同审批并审批成功2. 获得附件角色:部门的资产管理员任务:获得合同审批的图形文件3. 创建合同文档角色:部门的资产管理员任务:l 通过浏览器或Notes创建合同文档l 引入附件l 输入详细内容l 若合同有对应的资产申请审批文档,建立相互链接要点:l 审批管理员、
21、部门资产管理员可编辑l 负责人,部门领导只读记录的数据:l 合同编号,l 合同名称,l 创建时间,(自动)l 作者,(自动)l 归属部门,(自动可修改)l 合同分类,(定义几种统计用分类)l 合作公司,l 应付金额,l 已付金额,l 合同内容附件,(最好为word文档)l 所属资产审批记录编号;(多选)说明:l 合同审批自动编号,l 由各部门的资产管理员建立成功的合同文档,由资产管理员填写合同文档的详细内容l 通过合同号与付款申请关联表单的设计l 新合同文档继承资产申请的文档编号l 保存的时候把文档编号写回到资产申请文档中l 有建立新付款审批的按扭l 使用内嵌视图,视图的嵌入式选项是一可编辑单
22、选按扭(按关键字变化刷新域)的值l 嵌入视图的显示单个分类是资产申请、付款审批里记录的合同文档的文档编号这个域的域名(域名不同需用判断公式)嵌入试图的设计l 需要两个视图,分别用于显示相关的资产申请、付款审批l 视图的第一列列值用资产申请、付款审批里记录的合同文档的文档编号这个域,需要升序、分类l 第二、三列可以是资产申请、付款审批的编号、标题5.2.3. 付款审批l 通过浏览器完成所有操作,管理员也可以通过Notes客户端完成所有功能l 提交后不能修改l 各部门的资产管理员建立成功的付款审批l 各部门的资产管理员填写付款审批的详细内容l 付款完成后自动生成设备记录l 添加附件l 按申请的成功
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