lhp药品采购操作规程.doc

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药品采购操作规程

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【目的】
规范药品采购，以保证购进合格、可靠的药品。
【范围】
适用于药品的采购管理。
【依据】
《药品管理法》、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范》及其附录、“药品采购管理制度”
【相关责任】
采购部、储运部、质管部执行本规程，采购部经理、质管部经理监督、检查本规程的执行。
【内容】
药品采购流程如下：药品采购流程如下：
收 货
采购进货
签订进货合同
编制进货计划

挂帐与付款

记 录
采购退出来

1.原则：
采购部在进行药品购进时，应严格执行国家相关政策规定，保证计划、合同、采购、付款、记录等环节的工作质量
2 编制采购进货计划。
2.1采购部采购员依据市场动态、库存结构、配送单位要货计划及销售部、质管部反馈的各种信息编制购货计划，经审批后执行；填写《药品采购进货计划表》。列明拟采购药品的品名、规格、数量、单价、金额、供货单位等信息。采购部编制购货计划时应以药品质量做为重要依据，供货单位及所供药品必须是经质量审核的合格供货单位及合法药品。
2.2 《药品采购进货计划》经采购部经理审核后，转质管部审核，以药品质量及供货方的质量信誉作为重点依据，进行具体品种及货源渠道的筛选审核。
2.3首营企业或首营品种按《首营企业和首营品种审核的管理制度》进行审核，经审核批准后，方可进行购进。
2.4 总经理依据质管部的审核意见等综合情况对《药品采购进货计划》进行审批。
3 采购进货合同的签订
3.1 采购部依据经审核批准的药品采购进货计划，与供货单位协商签订《药品采购合同》，约定品名、规格、数量、价格、质量等相关条款。
3.2 《药品采购合同》可根据情况按年度、月度或单次分别签订。按公司核决权限规定。
3.3 购进合同中必须说明质量条款，质量条款需经质管部审核，其他条款经采购部经理审核同意，由采购部经理在合同上签字后，才能加盖本公司“合同专用章”。
加盖本公司“合同专用章”印鉴的购进合同，作为本公司药品购进的凭据及承担相应经济责任与法律责任的凭据。
3.4 采购进货合同执行期间若因本公司经营情况发生变化等原因，需对原合同条款进行增、减或撤销变更时，应由总经理审核批准，并由采购部与供货单位协商，做好沟通联系工作，并索取加盖供方原印章的回复函件（存档）
3.5特殊情况非合同购进药品时，或采购合同不是以书面形式确立的，应与供货方签订《质量保证协议书》协议书应明确有效期，协议有效期限不得超过《药品生产许可证》或《药品经营许可证》的有效期，质管部负责对供货方、供货品种及《质量保证协议书》进行审核把关，质管部同意后方可购进。
4 采购进货
4.1 采购部依据《药品采购合同》通知供货单位送货。

4.2 药品发货后，采购部及时将到货信息通知储运部，以利做好提货，收货准备。
5 挂帐与付款
5.1 采购药品到货，经验收合格并入库后，采购部通知供货单位开具发票，并按要求及时办理挂帐付款手续。
5.2 财务部依据经审批的《药品采购进货计划》或《药品购货合同》、药品入库单、已按核决权限审批的挂帐或付款申请，进行挂帐或支付货款。付款凭证应由验收人员验收合格签字后方能转财务部门付款。凡验收不符合规定，或未经验收人员签字者，一律不予签转付款。
5.3 特殊情况需要先款后货的，按《药品购货合同》约定及公司审批权限执行。但此操作存在很大的经营风险，采购部需严格管理，及时跟踪到货、验收、发票等环节，保证采购工作质量，降低采购风险。质管部、储运部应积极配合。
6.采购退出
按《采购退出、销后退回管理制度》，做好进货退出的药品（退给供货方）的退换货工作。
7 .采购记录
采购人员应认真填写采购过程中的各种记录，并在计算机系统操作，形成的记录按月归档。
8 .其他：
8.1 采购人员应定期与供货方联系，或到供货方实地了解、考察质量情况，配合质量管理部共同做好药品的质量管理工作，协助处理质量问题。
8.2 采购人员应及时了解药品的库存结构情况和销售情况，合理制定采购计划，在保证满足市场需求的前提下，避免药品因积压、过期失效或滞销造成的损失。
8.3 配合质管部按年度定期对采购情况进行质量评审，并建立供货单位质量档案进行动态跟踪管理。不断优化品种结构，提高药品经营质量。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责