(行政助理岗位)说明书.doc

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行政文员岗位说明书
一、 基本资料
职务名称
行政文员
所属部门
综合管理部
直接上级职位
人事部经理
定员人数
1
辖员人数
5
直接下级职位

二、 职位关系
可直接晋升的职位
行政经理
可晋升至此的职位

可相互轮换的职位
人事助理

三、 职位说明
职位职责：（主要职位职责＼辅助职位职责）
（1）在部门经理的直接领导下工作。
（2）负责规范转接公司总机电话，并记录留言，打印和复印资料，收发信件。
（3）负责接待好前台接待处的到访客人，不能脱岗。
（4）负责包裹票和信件或货品的寄出与收到的台帐登记。
（5）负责公司文件和常用资料的整理。
（6）负责公司人员的名片制作，办公楼门窗水电安全、卫生、灯光的监督及维护，办公用品的采购、入库和发放。
（7）预定各类车旅票及酒店入住。
（8）协助行政人事的招聘工作与考勤管理。
（9）及时上报客户和厂商的投诉。
（10）现金费用单的打制及报帐
（11）为仓库制作威豪识别码（瑞星贴标）、出门条等。
（12）制作公司行政管理方面的表格，并发放
（13）统计公司各项行政管理费用以及物流部发货情况以及月费用
（14）负责协助公司召开的各种会议的会务工作，做好会议记录。
（15）严守公司机密
职位职权：监督和维护公司形象和卫生
监督和维护公司规章制度和考勤制度的监管
对领导的意思进行上通下达之时，以公司利益为准强制力执行。对不遵照者有权追究责任
工作内容：
日工作流程
⑴ 接公司总机电话，回答询问，或转公司各部门分机。
1.“你好，威豪……”为开头，根据客户需要转接各部门分机。或回答询问，管家婆部门的人经常不在，如果询问管家婆可以告诉他们分机 或者转软件渠道分销部。
⑵ 接待来访客人。
1.询问来意，客人的来访对象。请人稍坐并倒水温适度的水，联系他的来访对象。请他等候或者带到指定地点。

⑶ 收发登记各部门传真。
1订货单和出库单：完美一卡通订货单（黄色）由仓库拿到前台，接到订货单立即传真。 仓库拿上来的上海邮通科技 销售出库单（白色） 立即传真 并告诉商务点卡号段 和出库日期
2 .包裹票：传真收到的包裹票要按照 收取日期/票号/件数/重量/货运公司/始发站/的格式登记，并交给仓库。
仓库拿上来的包裹票，要传真给贵阳威豪。如果看不清，扫描并传送给贵阳库管
3. 确认函，收到确认函 2份后 合并复印在一张纸上 转交财务朱学艳
4.其他汇款信息等等传真，可以在群里询问确定并转交。
5.发送传真：发送订货单，上游厂家信息里查询。并和商务确认传真信息。
汇款单，收到汇款单告知商务，发送完毕告知商务
⑷ 收取登记员工信件、公司快递及小件包裹。
1. 增票登记：要按照收取日期/公司名称/增票号/增票金额/ 的格式登记。购货单位写的是威豪增票 就交给唐师，分公司的交给何杰英，并登记签字。
2. 其他快递，登记收件日期和物品内容。转交给收件人，如果有代领，谁领取谁签名。
3. 如果是软件货物，务必请送货人员送到仓库。如果不能送，登记转交仓库
⑸ 收接文档，协助整理公司各部门员工所传文档、打印。
根据同事需要份数打印文档，并帮助他们检查日期。
⑹ 协助人事类的一些辅助性工作。
⑺ 办公用品、工作服的管理和发放。
及时盘查办公用品剩余量，及时购买。办公用品购买联系冯萍
⑻ 预定各类车旅票及酒店入住。
火车票：6160666 机票：6177777 酒店信息CRM上都有 根据需要预定，及时更新信息并续签酒店协议。
⑼ 管理考勤，签到。
⑽ 现金费用单的打制及报帐。
开通A8权限后，根据部门使用费用情况打单，写明费用使用情况。
⑾ 为仓库制作威豪识别码（瑞星贴标）、出门条等。
⑿ 公司员工名片的制作。
名片名单在D盘行政文件夹内，制作名片之前和他们确定基本信息有无变动。根据他们提供的个人信息确定要做的盒数以及要求。订制名片
⒀ 制作公司行政管理方面的表格，并发放。
表格在D盘内，根据需要制作改动。常用表格在灰色资料文件夹
每天下午重点工作
⒁ 协助商务采购订货打印所发订单，及发订单、电汇传真。
。
⒃ 发快递，14：00发EMS，16：00发传志快递，17：00发圆通快递。
根据需要选择快递公司。

⒂ 回访前一天发货的客户，询问是否收到货物及有无反馈意见。
如货没到，查询发货单。询问货物情况。 根据客户需要反馈意见到相关部门。
⒃ 发快递，14：00发EMS，16：00发传志快递，17：00发圆通快递。
根据需要选择快递公司。
月工作
⑴ 每月第一周统计公司员工月考勤情况；及统计物流部月发货情况，统计发货费用。
1. 每个月最后一天，调出考勤机内考勤表核对，如有新员工，添加新员工信息。 导出考勤表。客服部提供排班表，根据考勤明细统计客户部考勤。 技术部：初步统计请假情况、迟到记录和时间、交给杨群昆总监进行进一步统计。 园西总店，分公司，新广丰，新闻路考勤找相关负责人询要。
2. 根据仓库拿上来的送货登记表，统计送货员送货时间和次数。根据发货登记表统计发货情况。统计发货次数和发货费用，并和仓库进行核对。
⑵ 第二周更新公司通讯录，行政办公用品的月费用结算。
1. 和人事部对接，更新公司人员信息。更新新员工信息，删除离职人员信息。
2. 统计办公用品费用，水费，A4纸和传真纸按人头计算。
⑶ 第三周核算报销EMS等快递、名片、水票、复印宣传单等行政费用；更新公司发货快递公司信息、及其他行政信息。
1. EMS、名片费用，每月一结，根据各部门使用情况打单。
⑷ 第四周根据工作需要，调整制作相应表格或信息表格；盘点办公用品的发放情况，根据需要进购办公用品；以及处理其他月遗留的工作。

四、 任职资格
1． 学历要求
最低学历要求
专业要求
大专
中文系或者计算机应用专业类

2．基础业务培训要求
培训内容
培训期限
员工入职培训
一周

3．能力要求
能力要求
专业能力要求
熟练操作Word、Excel、PowerPoint等办公自动化软件
熟悉办公设备的运用 如：传真机，复印机，打印机等。
较好的文字处理及写作能力
普通话流利
关键能力要求
要具备良好的组织协调沟通能力，能及时处理突发事件。
做事要细致，具有全面的思考能力 能高效工作
熟悉公司基本事务和及时掌握人事变动信息
具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识
辅助技能要求
计算机基础应用能力
打字速度60字/分钟
基础统计能力
文档的分类管理能力

4．个性特征要求
亲切 大方 热情积极 具有良好的沟通能力和协调性, 思维要有条理和较强的逻辑思考能力。

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