OA系统管理制度.doc

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江苏**（集团）有限公司

OA系统管理制度

文件编号：CWQM-2016
版 本：
生效时间：2016-1-12
控制状态：
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日期:

2016-1-12发布 2016-1-12生效
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公司OA系统使用管理制度

一、 总则 
1】为提高公司的整体运行工作效率，保障信息传递的流畅性、准确性和高效性，同时结合公司的实际，特制定本制度。 
2】公司办公自动化系统（以下简称OA）管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上无纸化办公和信息资源共享，同时也是有效降低企业管理成本的有效工具。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。 

二、 组织职责 
 OA系统运行中，公司各部门各负其责，协同配合。各职能部门职责如下：
行政部 
1】行政部是公司OA系统的归口管理部门主要职责为：  
2】负责制定OA系统建章立制、运行监管、安全维护等；  
3】负责OA系统核心工作流程设计、修改； 
4】负责OA系统各职能部门工作流程设计输入的审核； 
5】负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限设置； 
6】负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转状态； 
7】负责工作流程的归档、提供查询；
8】协助HR培训分支组织操作培训； 
9】协助公司各职能信息搜集、提取的需求；  
10】负责对系统内的保密设置进行定期检查。 
11】负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，服务器的日常管理维护。
12】负责系统用户注册、注销等管理；
13】负责OA系统软件的开发升级及数据备份；
人力资源部
主要职责如下：
人力资源部负责为OA系统提供现行组织机构设置，用户的流动信息。职责如下： 
1】负责现有用户、新增用户的权限审核； 
2】负责提供用户（变更或注销）信息提报至行政部；
质检部
主要职责如下：  
1】负责公司及部门规章制度、文件OA系统签发版本编写标准的制定；  
2】负责OA系统签发文件、制度版本号、文件号的统一汇编工作； 
3】负责OA系统签发文件、制度原件的受控、归档等文控工作，不得出现遗失、借阅记录不清、责任部门的现象。
其它职能部门
主要职责如下：
1】各职能部门有OA账户的每日上班须第一时间打开OA系统，进行文件审阅、批复工作；
2】各职能部门有OA账户的若出现出公差的情况，必须用手机下载OA客户端，OA文件批复效果必须是跟在公司时效性一致；
3】各职能部门根据实际情况需要更改OA流程的，需按照OA流程更改流程报批后交由行政部统一更改。

三、 OA文件及流程管理要求 
1】公司各部门发出、报送的各类OA文件（含通知、申请、报告、报表等信息）原则上统一采用公司OA系统发出，发出部门必须负责督促整个OA流程及时实现闭环，时效性必须符合以下条款。
序号
流程类型
批复时效
管控办法
考核对象
1
部门内未涉及分管领导
8小时
超出负激励50元
未批复者
2
部门内涉及分管领导
24小时内
超出负激励30元
未批复者
3
发出文件涉及总经理
48小时内
超出负激励10元
未批复者
4
文件指令督办部门
批复结束24小时内
主观原因超出负激励100元
指令未执行者或部门
5
文件指令督办部门
批复结束24小时内
客观原因超出执行者或部门必须予以邮件回复
累计不得超出3次，反正负激励20元
6
OA指令执行异常通报
异常发生点
由文件发出部门提报绩效考核主管处按制度处理，监管由质检部负责不定期抽查
发现有舞弊现象，舞弊部门负激励100元
2】遇特殊情况或紧急事件（来不急走OA流程）的如销售接待费用等，有OA流程发起部门负责人以电话、短信方式报领导审批后补OA流程，并将手机短信截图作为附件一并传送；
3】电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各部门申请报批后由行政部提取正式文件；
4】在OA上发布的文件各相关部门会签结束后，由文件发起部门。   

四、登陆规范  
  1】系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境； 
2】登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

五、安全保密  
1】OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得冒用他人账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。  
2】未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容； 
    3】发生泄密的情况，将按制度及保密规定追究相关人员责任且处罚权归属公司行政部。  

八、不良记录 
为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。 
    1】对未按规定及时回复的由发出部门进行记录报人力资源部，按月进行公布，列入考核，对造成工作受到影响的将予按以上“表格”规定考核； 

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OA系统管理制度

文件编号：CWQM-2016
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生效时间：2016-1-12
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2016-1-12发布 2016-1-12生效
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