药品退货及报损管理制度2014-5-22.doc

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药品销售退货及报损管理制度

1、制定目的
为了规范药品销售退货及报损管理，保证销售药品的质量，实现药品销售的追溯性，特制定本制度。
2、适用范围
药品销售退回及报损。
销售退回药品：我公司销售的，不影响二次销售的，下游客户需要退货的药品。
报损药品：我公司开票销售的破损、过有效期等不可二次销售的，下游客户需要冲红发票的药品。
3、相关人员
采配部人员及业务人员
业务人员：OTC一、二部、商务部、招商部、医院配送部、宁夏商务部销售人员。
业务部经理：以上部门经理。
4、文件内容
4.1岗位职责
4.1.1业务人员负责《销后退回申请单》、《已销药品退货通知单》的填写、下游写明退货原因的《退货证明》、《退货单》、下游客户自行报损原因的《报损证明》的提供。对实货与证明材料的相符性负责。
4.1.2质管员负责《销后退回申请单》、《已销药品退货通知单》、《退货证明》、《退货单》、《报损证明》的审核、存档。
4.1.3开票员负责退货药品的核实及《销售退货单》打印。
4.1.4业务人员或随车配送员负责退回药品的取回。
4.1.5库管员负责退回药品的储存。
4.1.6财务部会计负责红冲发票开具工作。
4.2时限要求
4.2.1业务人员：实货的取回时间与《退货证明》和或《退货单》递交时间相差不得超过五个工作日。
4.2.2质管员：业务人员将相关资料提供齐全的，退货手续办理时间不得超过五个工作日。
4.3销售退回
4.3.1.09帐套退回
4.3.1.1业务人员跟开票员确认核实退货药品批次、数量后向业务部门经理申请同意，报采配部经理，进行退货。
4.3.1.2业务人员需提供下游写明退货数量、批号、名称的《退货单》，另业务人员对退货实物与《退货单》的相符性负责。
4.3.1.3开票员根据下游《退货单》开具《销售退货单》，采配部经理核实无误后进行过账。
4.3.1.4开票员将业务人员提供《退货单》的时间在《退货流转时间表》上登记，业务人员确认。
4.3.1.5实货由业务人员或随车配送员取回。
4.3.1.6实货由库管凭借《销售退货单》核对无误后收货，入库；收货后库管在《退货流转时间表》上签字。
4.3.2.10帐套退回
4.3.2.1业务人员和开票员确认核实退货药品，向业务部门经理申请同意后，开始办理退货手续。
4.3.2.2业务人员向质管员提供下游写明退货原因的《退货证明》和或《退货单》，业务人员对退货实物与《退货证明》和或《退货单》的相符性负责。完成审核后，领取《销后退回申请单》、《已销药品退货通知单》。
4.3.2.3业务人员在开票员处核实填写《销后退回申请单》及《已销药品退货通知单》的基础信息，其余信息在质管员指导下完成。质管员负责《销后退回申请单》及《已销药品退货通知单》的后续签字工作。
4.3.2.4开票员凭借《已销药品退货通知单》、退货凭证开具《销售退货单》。开票员将业务人员提供《已销药品退货通知单》、退货凭证的时间在《退货流转时间表》上登记，业务人员确认。
4.3.2.5财务会计凭借《销售退货单》、退货凭证开具冲红发票。
4.3.2.6实货由业务人员或随车配送员取回。
4.3.2.7实货由库管凭借《销售退货单》核对无误后收货，入库；收货后库管在《退货流转时间表》上签字。
4.3.3销售报损
4.3.3.1业务人员和开票员确认核实退货药品，向业务部门经理申请同意后，开始办理报损手续。
4.3.3.2业务人员向质管员提供写明下游客户自行报损原因的《报损证明》，由质管员完成审核。
4.3.3.3开票员凭借质管员审核后的《报损证明》开具《销售退货单》及《报损单》。
4.3.3.4财务会计凭借《报损单》、《报损证明》开具冲红发票。
4.4外围及特殊情况
4.4.1业务人员以照片形式提供对应的《退货证明》、《退货单》、《报损证明》用以办理相关手续，证明材料原件于次月月会前带回公司递交质管员。
4.5处罚条款
4.5.1退货实物与《退货单》的不相符的，业务员乐捐10元/单，并重新提供与实货相符的《退货证明》和或《退货单》。
4.5.2实货的取回时间与《退货证明》和或《退货单》递交时间相差超过五个工作日的，业务员乐捐10元/天，如遇特殊情况的在备注栏由部门经理签字的不予乐捐。
4.5.3外围及特殊情况未按时提供证明材料原件的，业务员乐捐10元/天（自当月月会开始至递交原件为止）。
4.5.4由于质管员拖延造成退货手续时间超过五个工作日的，质管员乐捐10元/天。
5、《销后退回申请单》、《已销药品退货通知单》、及《退货流转时间表》作为附件
6、本制度自签发日期起开始执行

附件1

附件2

附件3

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