校学生会秘书处系统简介、工作职能、规章制度.doc

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秘书处各部门简介
秘书处下设四个部门：档案管理部、纪律监察部、设备管理部，活动中心管理办公室。
档案管理部：根据学生会有关章程起草各项制度，对学生会的项目档案、文件档案、人事档案等进行管理，并承担着学生会重要会议的组织工作，各部门的工作计划、工作进度、工作成果、工作总结交至秘书处档案管理部，经统一汇总整理存档或上报。
纪律监察部：负责学生会日常纪律的监察工作，及时检查和督促各个部门严格按照学生会的规章制度执行工作任务，同时负责对学生会办公用品的使用进行监管，协调各部门日常工作，参与各部门重大活动的组织工作，作好各项书面记录及时传达各项指示。
设备管理部：主要负责对团委及学生会设备进行租借和监管，为学生会和二级学院举办各项活动提供便利，主要包括对日常设备，如音响、展板、礼仪服装等物品的使用、租借和维护工作。
活动中心管理办公室：负责校学生会各部门及各二级学院对活动中心各活动厅的的使用、审批、协调管理工作。协助各部门在活动中心举办各类活动、向使用方负责人说明使用注意事项，明确要求和责任，以及活动中心内部消防安全、设施设备及卫生的管理维护；对活动中心有关的文件和材料进行总结、整理以及归档；负责对日常考核记录和活动中心各项财产进行定期统计工作。
校学生会秘书处
2012年3月21日
秘书处工作职能
秘书处是统筹、协调和管理各部门工作的纽带；肩负着与广大同学、与各学院学生分会进行交流。各部门工作性质如下：
纪律监察部
一、积极与其他部门沟通协调，保证校学生会工作的顺利进行。
二、制定和修改校学生会值班、评优等各项规章制度。
三、负责对校学生会各部门工作情况进行监督检查，并及时将工作检查结果以书面形式进行汇报反馈。
四、在监察工作中始终坚持“公平、公正、公开、客观”的原则，并积极认真完成各项工作。
五、促进学生会各部门之间团结，提高学生会内部工作效率。
档案管理部
一、负责每周全体事务委员会、部长例会的组织、记录工作。
二、负责根据校园文化节活动承办单位活动开展情况，进行定期活动材料存档工作。
三、负责收集整理校园文化节活动承办单位活动相关材料，包括各院系及各部门相关的活动档案。
四、负责登记各学院或各部门借阅档案的相关情况。
五、定期查阅各系统或各部门日常工作开展中的账目收支情况,人员变动情况，并及时汇总、上报、归档。
六、负责记录年末学生会大事记。
七、促进学生会各部门之间团结，提高学生会内部工作效率。
设备管理部
一、负责学生会和各二级学院的日常工作所需设备的协调工作。
二、对设备的整理、存放、维护、和学生会的各种设备的登记、管理工作。
三、负责学生会办公用品的出借登记、发放工作。
四、完成团委以及学生会交办的其他工作。
活动中心管理办公室
一、在校团委的领导下，组织实施大学生活动中心的各项规章制度及相关政策。
二、负责各二级学院及校学生会各部门对活动中心使用的审批工作。
三、活动中心各场地使用前，向使用方负责人说明使用注意事项，明确要求和责任。
四、负责活动中心场地的协调使用及管理。
五、保证活动中心设施的消防安全，维护活动中心的卫生环境。
六、对于进入活动中心的人员做好相关等级工作。
七、协助校学生会各部门及二级学院举办各类活动。

校学生会秘书处
2012年3月21日
秘书处各部门规章制度
秘书处各部门规章制度如下：
纪律监察部
一、日常考勤制度
各部门值班条例
第一条 值班时间从周日19:00到周五18:20视为一周值班时间。
全天共值5个班。
第一班：8: 00—10: 00 第二班：10: 10—12: 00
第三班：14: 30—16: 20 第四班：16: 30—18: 20
第五班：19: 30—21: 00
（秘书处人员每班需提前十分钟到）
第二条 值班地点齐志楼105(带班部长及秘书处在123值班)
第三条 正常值班时间，未按时到岗值班者视为迟到，30分钟之内不到者视为缺勤，未经允许擅自离开者视为早退。
第四条 值班人员如有特殊情况不能到岗值班，需履行请假手续（提前向本部门分管主席请假并将由分管主席签名的假条 交与负责监察的秘书处部门，无假条者视为缺勤，事后一律不补假）。不得擅自脱岗，一经查出，严格按照考核条例处理。
第五条 值班人员凡请假需使用学生会统一规范假条，其余格式假条一律无效，视为缺勤处理。
第六条 值班人员如因课程临时调整等原因不能按时值班，须及时调整替班人员。
第七条 值班人员到值班室时要及时签到，必须签本人的名字，不允许代签 ，下班后要签退，否则按早退处理。值班时不得带非学生会人员进人值班室。
第八条 值班期间不得在办公室喧哗、吵闹或进行其他娱乐活动，要着装整洁、不得穿拖鞋进入办公室,男干部不得带耳钉等一经被查班人员发现按违纪处理。秘书处人员可按其违反程度减去部门相应分数。
第九条 值班过程当中，如遇到无法自行解决的问题须及时向代班部长或团委老师请示。
第十条 值班时间，在没有其他当班人员在时，不能随意离开，离开办公室时，要关闭电源，关好门窗。
第十一条 注意保管好办公室一切物品，不得私自外借、使用。
第十二条 值班人员应注意防火、防盗，如发现意外事故及时报告相关人员和老师。
第十三条 非秘书处人员不得私自翻阅值班记录本，如对考勤记录有异议须向上级请示并同意后，经过秘书处值班人员方可查阅。
第十四条 无故迟到或早退者按相应次数扣除部门考核分数。
第十五条 日常值班考勤评比实行百分制。
第十六条 秘书处对各部门每天的值班情况进行监督。值班人员迟到或早退每人次扣5分。人员缺勤每人次扣10分。在值班过程中违反纪律者根据严重程度扣除3到8分。
第十七条 值班人员若有事请假者，因私事请假每人次扣除3分，因公事请假不扣分。
第十八条 带班部长一次不值班扣除相应部门15分，累计3次不值免去该部门本周评优资格，并追究其责任。
第十九条 秘书处对各部门每周的部长例会出勤情况进行监督。部长级人员如有特殊情况不能参加部长例会，需履行假手续（无假条者视为缺勤，事后一律不补假）。
第二十条 部长例会无故缺勤每人次扣10分，因私事儿请假扣5分，因公事请假不扣分。
第二十一条 各部门部长或干事累计4次旷班者，秘书处将建议主席召开主席团例会，讨论对该部长或干事任免问题。
第二十二条 各部门部长累计5次无故旷会者，秘书处将建议主席召开主席团例会，讨论对该部长任免问题。
二、卫生检查制度
日常卫生条例
第二十三条 秘书处制定各部门日常值日表,各部门应积极配合,维护工作场所的环境卫生。
第二十四条 日常卫生检查评比以五十分为基础分。
第二十五条 各部门轮流负责团委办公室（齐志楼102、129、108、120）及105值班室的卫生值日情况。各部门每次不值日扣10分。
日常撕板条例
第二十六条 秘书处制定各部门撕板值日表，撕板范围包括齐志楼东西两侧及天桥下的展板。秘书处人员将于每日22:00进行撕板检查。
第二十七条 每周撕板检查评比以五十分为基础分。
第二十八条 各部门轮流负责撕板，每日如有未撕或未撕干净（一块多块同等对待）扣10分。
三、日常活动调人奖励制度
第二十九条 为提高各部门工作积极性，校学生会制定调人奖励制度。
第三十条 各部门日常调人参加工作进行加分无基础分。各部门干事在未值班的时间被调参加工作，调人单位须在活动结束后对所调者做实时工作评价（优秀、良好、差三方面）。被调人表现优秀加10分，表现良好加5分，表现差的不加分。
四、附件
第三十一条 每周根据《日常考勤制度》、《日常活动调人奖励制度》评选出一个周优秀部门、一位周优秀部长、一个周最差部门。
第三十二条 每学期末根据《日常考勤制度》、《卫生检查制度》、《日常活动调人奖励制度》评选出一个优秀部门、一位优秀部长。
第三十三条 各部门在日常开展校园文化活动中，若出现设备无故损坏，场地卫生、安全等问题，该部门将在本周取消评优资格。
第三十四条 各部门若未及时完善本部门的人事档案或在日常活动开 展结束后，未在规定时间内上交活动档案，该部门将在本周取消评优资格。
第三十五条 根据阶段时间内各部门日常考勤卫生、活动开展等情况，纪律监察部将以通报的形式在部长例会上进行报告。
设备管理部
一、库房物品管理使用制度
库房各种设备，如服装、仪器等的租借必须经团委老师或主席批准，其他人不得私自外借。
第一条 校学生内部所有非消耗办公用品统一由设备管理部进行协调使用。
第二条 库房各种设备、服装、仪器的管理使用由设备管理部具体负责，为保证责任到人，库房钥匙必须由专人保管，无特殊原因转借他人。
第三条 完善库房设备,服装,仪器的租借手续，保证各种设备的合
理、安全使用，以及租借物品的按时、完整归还。
第四条 对库房存放的贵重物品应定期进行清点、检查，及时做
维修和保养工作，保证各种设备处于良好可使用状态。
第五条 库房新添置的物品、器材应做好详细入库登记，安全摆放.
第六条 库房内的文化、办公用品应本着节约、定量的原则发放，并详细做好物品出库发放记录,保证有档案可查。
第七条 日常活动开展中如发现未列入固定财产统计的非消耗品使用，一经发现，一律没收。出现特殊情况，另行处理。
第八条 库房应定期清理、打扫，保证库房内环境整洁、卫生。
第九条 注意对防火、防盗设施的经常性检查和维护，如存在隐患应及时处理和上报。
第十条 库房重地，禁止吸烟。
二、物品出借制度
学生会财产均属国有资产由学生会办公室代为管理现将物品出借制度规定如下：
第十一条 常务事务委员会内部物品出借细则
1、各部借用物品均需提前一天向主席团提出使用申请，经部门负责人同意后在当天出具借条，填写的物品名称、数量、借出日期、归还日期、部门、部门负责人的签字。
2、申请使用表全部填写完毕向设备管理部负责人领取所借物品，同时由双方当事人检查物品完好，如有破损应当时发现并填写清楚，如已无法正常使用可现场要求更换。
3、在归还物品时应该核实归还日期，物品是否在借出后有破损现象。若超期归还者，下次再要求借出物品时需预留押金50元；若有破损则不予收回，由其修理或赔偿。
4、借出物品的部门自己负责协调人员搬运所借物品，用完后再由该部门协调人员把所借物品搬回。秘书处人员只负责借出及查收，不负责搬运。
第十二条 各学院学生分会物品出借细则
1、各学院欲借以上物品均需提前至少一天向秘书处提出申请，否则不予受理。
2、各学院及社团在向设备管理部借出物品前须在校网站上下载物品借出表格，一式两份，填写所借物品名称、数量、借出日期、归还日期后，由部门负责人签字，学院负责人签字盖章后，由校学生会主席及负责老师签字同意。
3、押金制度：展板每块100元，红色礼仪服每套50元，音箱一套（配一支有线麦克）100元。
4、借用须向经手人交物品借出表一张及押金后领取物品。同时由双方检查物品的完好性，如有破损应当时发现并说明，无法正常使用可要求更换。
5、在归还物品时经手人应核实归还日期，如有超期归还者收取滞纳金（大板晚还一天一块10元，音箱一套晚还一天10元，红 色礼仪服一套一天10元，以此累加）
6、在归还物品时如发现有破损现象者可责另其维修后方可归还,或扣除相应押金做维修费用，多退少补。
7、归还物品完好，在物品归还后退还押金。
8、借出物品的学院负责协调人员搬运所借物品，用完后再由该学院协调人员把所借物品搬回。办公室只负责借出及查收，不负责搬运。
第十三条 社团物品出借细则
各社团均由大学生社团联合会负责管理，如有需借物品时，应先向大学生社团联合会申请，由大学生社团联合会负责人出具借条并签字。其他程序按“学生会内部各部出借制度”的程序执行。

活动中心管理办公室
一、活动中心管理及使用条例
第一条 大学生活动中心由校团委统一管理，由活动中心管理办公室负责活动中心的使用审批、各活动厅的使用管理、消防安全及卫生维护的监督等。
第二条 大学生活动中心的各项管理、使用制度，由校团委制定并监督，由活动中心管理办公室负责组织实施。
第三条 各二级学院、校学生会各部门申请活动中心场地使用需提前一周，由举办该活动的单位填写场地使用审批表。活动中心使用方按规定办理相关使用手续后，交由校团委审批及活动中心管理办公室签字获批后方可在批准时间段内使用。
第四条 各二级学院及校学生会各部门只有通过活动中心管理办公室审批签字方有权使用活动中心，如若发现不经批准私自使用，取消其活动中心场地借用申请权。
第五条 活动中心各场地使用前，由活动中心管理人员向使用方负责人说明使用注意事项，明确要求和责任。使用方必须遵守管理规定，服从活动中心管理人员安排，如若违背，取消其活动中心场地使用权。
第六条 活动中心使用人员只有经活动中心管理办公室同意并做好出入登记方有权进入活动中心，如未经活动中心管理人员许可擅自进入场地，出现任何安全问题，活动中心管理办公室将不予负责。
第七条 活动中心在每天19：00—22：00之间对外开放。
第八条 使用方已经审批的各类活动如遇学校重要活动无法使用，则服从活动中心管理办公室的协调安排。
二、活动中心管理办公室人员管理条例
第九条 值班必须严格遵守值班管理制度，严格按照规定执行签到、签退、请假等制度，不得无故迟到、早退、旷班。
第十条 按时参加每周例会，不得无故缺席，若因事不能参加，必须向上级领导请假。
第十一条 对于进入活动中心的人员必须认真做好记录。
第十二条 应认真负责活动中心场地的管理，建立资产登记和资产管理档案。
第十三条 遵守有关的法律、法规，未经允许，不得随意修改各项设置。
第十四条 认真负责场地内清洁卫生的督查。
第十五条 认真协助大学生活动中心各活动的开展，以营造良好的活动环境。
第十六条 不得私自出借场地以及场地内的设备。
第十七条 一旦出现特殊情况及时向上级汇报。
第十八条 向使用方负责人认真说明使用注意事项，明确要求和责任。
第十九条 在活动过程中，管理人员要按照要求认真巡查，发现活动者有违犯规定的行为，及时制止纠正。当活动方活动完毕后，要及时监督整理好各项设施。
第二十条 要认真做好安全工作，随时检查有无安全隐患，活动结束后及时切断各种电源、水源，每日定时检查门窗关闭情况，做好防盗工作。
第二十一条 每周对活动情况进行认真的整理和归档。
三、活动中心场地使用方权利及义务
第二十二条 使用单位必须遵守活动中心使用管理条例及管理人员临时决策，且不得干涉活动中心管理人员任何决策。
第二十三条 使用单位在活动过程中应积极配合场地管理人员的工作，遵守各项规章制度，不得擅自临时变更已审批的活动安排。
第二十四条 使用单位在开展活动期间，至少要有两名活动负责人在现场负责。若出现物品损坏，应按照原价赔偿。
第二十五条 使用单位应自觉保持室内的整洁，不乱丢乱吐，遵守公德、讲文明、讲礼貌，如若出现破坏场地卫生及室内环境的行为，将追究活动单位负责人的责任。
第二十六条 若因活动开展需悬挂或张贴横幅、海报等，需向活动中心管理办公室申请，获准后方可进行。
第二十七条 活动开展过程中应当注意用电安全，严禁私拉乱接现象。
第二十八条 举办单位必须担负起安全保卫及维护场内活动正常秩序的责任。实行“负责人问责制”，活动开展期间的一切责任由活动开展的主要负责人承担。
第二十九条 场地内部的所有设备、物品，仅限于场地内部使用，严禁私自带出场外。活动期间，场地设施位置不得随意挪动，特殊情况，需经负责人同意方可。
第三十条 场地灯光音响设备由专人操作，未经负责人许可，其它任何人不得操作灯光音响等舞台设备。违者造成物品损坏或人身伤害的，由当事人承担其责任。在活动开展过程中的电池等易耗物品应由举办单位自行负责。
第三十一条 使用完毕后，举办单位应组织人员清洁场地、归还物品，并及时与场地管理人员办理好交接手续，经场地管理人员验收无异后方可离场，若有遗失、损坏，应按照物品原价赔偿。
第三十二条 所有获批的活动在开展时，若遇大型的或是校级活动，应当无条件服从校团委的统一协调安排。
第三十三条 各部门需要提前布置活动场地的,需在借用时说明，且布置时不得影响其他活动的正常进行。
四、活动中心值班人员管理条例
第三十二条 值班时间为每天19:30——21:00
第三十三条 活动中心管理办公室值班人员须对每周大学生活动中心各项活动开展情况进行统计、安排、协调。并对相关内容进行公示。
第三十四条 进入活动中心时需在活动中心管理人员处做好登记。
第三十五条 严格遵守值班管理制度，值班期间不得迟到、早退、
旷班。
第三十六条 值班人员如有特殊情况不能到岗值班，需履行请假手续（提前向本部门部长请假并将由部长签字的假条交与负责检查的秘书处人员，无假条者视为缺勤），不得擅自脱岗， 一经查出，严格按照考核条例处理。
第三十七条 值班时间内，5分钟之内不到者视为迟到，30分钟之内不到者是为缺勤，未经允许擅自离开者视为早退。
第三十八条 值班人员负责监督场地使用方对于场地卫生及场地和谐环境的维护。
第三十九条 值班人员在一学期内连续三次或累计五次无故缺勤，按自动退出学生会处理，无故迟到或早退者按相应次数扣除部门分数。
第四十条 秘书处值班人员将对各部值班情况进行定期检查，如发现有违纪者一律扣除部门分数。
第四十一条 值班期间不得在办公室喧哗、吵闹或进行其他娱乐活动，办公室内不得吃零食，要着装整洁、不得穿拖鞋进入办公室,男干部不得带耳钉等一经被查班人员发现按违纪论处。秘书处人员可按其违反程度减去部门相应分数。
第四十二条 值班过程当中，如遇到无法自行解决的问题需及时向带班部长或团委老师请示。
第四十三条 注意保管好办公室一切物品，不得私自外借、使用，发现学生会财物有遗失、损坏现象，要及时登记上报。
第四十四条 非秘书处人员不得私自翻阅值班记录本，如对执勤记录心存疑问须向上级请示后，经过秘书处执勤人员才可查阅。
第四十五条 大学生活动中心在非值班时间内如需配合个部门开展工作，需记入日常工作调人记录。并列入每周各部门日常考勤评优，进行参考。
第四十六条 各部门若要协调工作人员，必须经协助部门与被协助部门负责人沟通，被协助方进行登记（包括调人单位，调人原因，所调者姓名及部门）后方可调人，并且调人单位须在活动结束后对所调者做工作评价（优秀、良好、差三方面）及时交与秘书处工作人员。秘书处人员必须做好记录工作。
档案管理部
一、 日常档案工作办法
第一条 学生会档案是学生会校园文化活动开展保存的重要文字与图像声像资料，是学生会的公共财产,档案内容不得随意公示、复制。认真做好档案保存和管理工作。
第二条 学生会档案包括人事管理档案,日常工作档案,活动档案。
第三条 各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须交到秘书处档案管理部存档，以备查阅。
第四条 档案形式要求：对于各部文档，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带、CD、VCD等多媒体资料，向档案管理部索取档案带，待总结完后一并上缴。（档案规格：文字版档案统一用A4纸打印，照片电子版单设文件夹并冲洗有代表意义的优秀作品并作注释）。
第五条 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内，各部部长在规定日期内无故未交档案或延期缴纳档案者视为一次工作失职上报主席团处理。
第六条 档案上交时由档案管理部签收，学院活动档案由秘书处统一收缴后交档案管理部保管。
二、档案内容要求
第七条 人事档案：包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。
第八条 日常工作档案 包括学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由档案管理部部整理保管。
第九条 在学生会工作过程中开展的各项文化活动档案管理部须如实记录，以便年终编写学生会大事记
第十条 活动档案内容包括
①《课外素质拓展活动登记表》、《课外素质拓展活动申报表》②活动流程（下发的通知、工作流程策划，活动宣传彩喷小样—电子版、预算、初复决赛评委名单、《教师指导学生二三课堂登记表》、复决赛参赛选手名单）③活动总结④获奖名单⑤活动影像留存。
三、档案查阅办法
第十一条 查阅要求:
1、各部门可以根据工作需要向秘书处要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。
2、各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。
3、查阅前请对照档案部档案清单，明确档案名称及档案号。
4、认真填写索档单，并由部长以上签名。
5、各部在指定时间办理查档手续，并同时告知档案部归还日期。
6、档案阅毕后请及时归还，过期不还主席团有权进行查询并作相应处理。
第十二条 借阅手续：
1、借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
2、借阅档案应办理登记手续包括借阅内容、借阅时间、归还时间、负责人签字。
3、借阅时间不得超过一天（特殊情况除外），延期归还由主席团给予警告、批评。
4、复制文件必须征得主席团的同意。
5、外单位或部门借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面报告，并经团学生会同意后方可。
6、档案部的对外借档案应做好外借登记（包括内容、时间、借阅人、教师签名、主席签名、记录人员签名），外借期限为一周。

校学生会秘书处
2012年3月21日
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