档案管理实施方案汇报07.doc

深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道深圳段改建工程项目

档案管理实施方案汇报

汇报单位：铁科院（北京）工程咨询有限公司
2007年03月26日

目 录

一、概述 20
1、本项目档案管理的范围 20
2、本项目档案管理的特点 20
二、前期的工作进展情况 20
三、档案管理组织架构和责任分工 21
1、档案管理的工作职责 21
2、档案管理的组织架构及职责 22
3、档案室人员配备及分工 23
四、档案管理工作流程及原则 23
五、工程档案的查阅利用 24
六、档案室的建设方案 25
1、场地 25
2、环境要求 25
3、办公设施、设备 25
七、档案管理实施计划 26
八、参建各方的档案管理范围 26
1、建设单位归档目录 26
2、监理单位归档目录 29
3、施工单位归档目录 30
九、存在的问题 32
十、建议 32

档案管理实施方案汇报
一、概述
1、本项目档案管理的范围
本项目包含深圳市地铁三号线工程及205国道深圳段改建工程，地铁三号线工程包括轨道及接触轨、车站、区间、车辆段、主变电站及附属工程的土建与装修及A部分设备与设备安装工程。205国道深圳段改建工程包括路面、路基、桥梁、公交车站、人行天桥、路灯、交通设施、交通监控等工程。
本项目的档案管理包含以上所有工程的技术、文书、实物、声像、财务及人事档案。
2、本项目档案管理的特点
1) 本项目采用“小业主、大社会”的建设管理模式，档案管理工作由管理公司牵头，多单位组成的业主团队配合，由管理公司代表建设方负责向档案接收部门移交竣工资料，实行技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的一体化管理。
2) 本项目除了向市档案馆移交基建档案外，还需要向区档案馆移交文书、财务、声像及实物档案，同时还需要向运营方移交一套完整的基建档案。
考虑到以上情况，本项目基建档案按三套考虑。
二、档案工作进展情况
1、组织召开了有深圳市档案局、龙岗区城建档案室、深圳市公路局、龙岗区公路局等单位参加的档案工作座谈会，并与各级档案主管部门建立起了工作联系；
2、 邀请深圳市地铁四号线的高级档案管理主任马惠茹与管理公司、三号线公司顾问公司、勘察设计总包单位的档案管理人员进行了档案管理工作交流；
3、明确了业主、监理、施工等单位的竣工资料归档内容及范围；
4、编制了往来文件管理办法、竣工文件编制及档案移交实施细则；
5、编制了国道205深圳段改建工程项目文件编码系统；
6、明确了3101、3102标段前期工程的施工、监理用表的表式。
7、2007年2月份完成了档案室搬迁工作。
8、收集了文书档案7756件，基本建设档案初步设计、岩土工程勘察报告、概算、招、投标文件及图纸，分别各标段有3101、3102、3101-1、3103、3104、3105-A、3106、3107、3501、3502、3503、3504、3505、3506、3507、控制测量、桥梁检测、保险经纪、第三方监测、国道G205等文件共15400余件，发放基本建设档案各类文件4000余件。
9、制订了档案管理各项制度，分别是《档案分管领导的岗位责任制》、《档案员岗位责任制》、《档案员岗位责任制》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁鉴定制度》等。同时，对分散的文件、技术资料重新归档整理，并进行分类、鉴定、统计、组合排列编目，逐步实现了档案规范化，最大可能提高档案的有效利用。
10、为了实现基本建设档案图纸发放、借阅规范化，利用业余时间，开发了基本建设档案图文管理系统。办公自动化系统运行以后将可以实现网内查阅。
11、目前封存未中标投标文件共230箱，已存放到指定库房。
12、基本建设档案正在分类逐步整理上架。
13、根据深圳市档案管理要求，实现档案计算机管理。已将地铁3号线项目管理文件2002、2003、2004、2005年的文书档案按规范整理完毕，并输入计算机，使之标准化、规范化。
三、档案管理组织架构和责任分工
1、档案管理的工作职责
1) 在招标和勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；
2) 负责组织、监督、指导监理单位、施工单位的竣工文件的形成、积累和立卷归档工作；
3) 负责工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件的收集、整理、立卷、归档、保管、移交工作；
4) 在工程竣工验收前，提请市城建档案管理部门对工程档案进行专项验收；
5) 工程竣工验收后三个月内，负责向市城建档案馆及相关单位移交完整的竣工档案。
6) 负责业主技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的收集、整理。
2、档案管理的组织架构及职责
档案管理的组织架构图：
总工办
档案管理领导小组
组长：徐向明
副组长：张佐汉、张建华、江智高、张中安、肖世雄
决策层
策划层
执行层
档案室
宋超群、赖晓琳、张红、袁莉莉、周忠君、曲嵘
财务室
办公室
工程部
合同部
监理
承包商
三号线公司办公室、管理公司办公室
丁茹玉、李洪庆

为保证能高效、有序、及时地开展工作，实行三层管理模式：第一层为决策层，第二层为策划层，第三层为执行层。
成立由三号线公司领导、管理公司领导组成的档案管理工作领导小组，对本项目的档案管理工作进行决策、统筹安排。
由管理公司办公室、三号线公司办公室负责对外联络、场地布置、策划，协调、组织各部门、各参建单位的档案管理工作。
档案室在管理公司办公室、三号线公司办公室的领导下负责实施各项具体的档案工作。
三号线公司办公室、总工办、工程部、合同部文档管理人员负责协助档案室工作，将各自部门收集到的相关资料向档案室移交。
各监理单位、施工单位应成立竣工文件编制领导小组，配备专职档案管理人员，负责编制各自职责范围内的竣工资料。
3、档案室人员配备及分工
配备六名专职档案管理人员，具体为：管理公司三人，三号线公司一人，监理公司二人。
六人分工如下：
单位
人员
分工
管理公司
宋超群
牵头负责全盘工作
张红
负责电脑录入，资料上传，并协助进行技术性文件的收集、整理、归档工作
袁莉莉
负责声像、文书的收集、整理、归档工作
三号线公司
赖晓琳
负责实物、财务、人事档案的收集、整理、归档工作
监理单位
周忠君
负责技术性文件的收集、整理、归档工作
曲嵘
负责电脑录入，资料上传，并协助进行实物、财务、人事档案的收集、整理、归档工作
业主团队各部门文档管理人员负责收集、管理本部门形成的、接收到的各类往来文件，将收集到的市城建档案馆接收范围内的竣工文件及时向档案室移交，按照三号线公司综合办公室下发的年度归档计划，整理、移交相关内部保存文件。
四、档案管理工作流程及原则
1、资料的移交与管理
属于市城建档案馆接收范围内的工程竣工文件，业主团队各部门收集到后，应及时将原件移交档案室保管，档案室安排专人接收，移交与接收时应填写移交、接收清单，由移交方与接收方分别签字确认。各部门如有需要，可到档案室查阅或复印。
不属于市城建档案馆接收范围内的，三号线公司需要内部保存的文书、实物、声像、财务、人事等文件，由三号线公司综合办公室确定归档范围，各部门文档人员按要求收集、保存，每年年底由三号线公司综合办公室下发归档计划，次年3月底之前按要求移交到档案室，档案室设专人接收、专人管理、单独存放。
2、图纸、设计变更等勘察设计文件的管理
由三号线公司总工办牵头，汇总各相关单位、部门的需要量，下达给设计单位，设计单位按要求份数提交，由总工办验收核准后交到档案室，档案室根据总工办提供的发放清单以三号线公司名义统一发放并留底保存。
3、档案室发放文件，只发放到监理单位一级，需发放给施工单位的资料由监理单位统一发放。
4、纸质文件、电子文件的提交要求详见《往来文件管理办法》。
5、建设单位、监理单位、施工单位的竣工资料归档范围及归档要求，由档案室负责提出，具体见《深圳市地铁三号线及国道205深圳段改建工程竣工文件编制及档案移交实施细则》
五、工程档案的查阅利用
1、档案室集中收集整理以下文件：
1) 本项目的工程立项文件
2) 建设用地、征地、拆迁文件
3) 勘察、测绘、设计、咨询文件
4) 招投标文件
5) 开工审批文件
6) 竣工验收文件
7) 上级机关有关工程建设的决议、批示、通知及重要会议纪要和指导性文件、建设、施工管理过程中的重要文件、联系单
8) 三号线公司的文书、实物、声像、财务凭证、人事档案
2、档案室收集到以上文件后按以上分类上架保存，并建立目录，将目录上传到办公自动化信息系统的信息平台上，供所有用户查阅。
3、对于以上非保密性的文件，档案室将文件电子版上传至信息平台，供本项目人员根据相关权限查阅。
4、对于保密性的文件，档案室只上传目录，本项目人员如需查阅，需经相关领导或部门负责人批准后到资料室查阅纸质文件。
5、图纸等设计文件由资料室发放到各相关单位、部门，需要时，到各自部门文档管理人员处查找借阅。
6、档案室集中收集以外的资料，各部门自行收集保管，建立目录，上传至信息管理平台，供用户查阅，同时将资料电子版上传，供用户根据权限查阅。
7、本项目所有上传资料，集中保存在信息平台的数据库内，供不同权限的用户查阅。
六、档案室的建设方案
1、场地
根据所能提供的场地情况，对档案室规划如下：
三楼港铁办公室改为库房，制作长6m，宽0.6m，6层14列双面移动手摇式档案密集架（详细的平面布置见附图），该库房用于存放地铁3号线工程的竣工资料。
三楼港铁办公室与会议室之间的小房间改为库房，制作长3m，宽0.6m，6层11列双面移动手摇式档案密集架（详细的平面布置见附图），该库房用于存放205国道改建工程的竣工资料。
三楼会议室改作档案管理人员办公室并兼做库房，用于档案管理人员办公、整理资料；将目前10楼档案室的20个文件柜移到该室，用于存放三号线公司需要内部保存的文件以及其他资料。
2、环境要求
库房要求做好防火、防鼠、防潮、防尘、防盗、避免阳光直射，温度保持在14～24度，相对湿度45～60%。因此，库房应采用密闭钢制门或采用钢边包门，所有窗户要配备不透光窗帘，要求门、窗、屋顶要密闭，不能漏雨，库房内配备抽湿机、空调及灭火设备。
3、办公设施、设备
5套办公桌椅，5台电脑（其中2台带刻录），设置网络，安装办公自动化信息系统，2台打印机（其中一台A3彩色打印机），2台扫描仪，复印机一台。
2个防磁柜
2.4mх4.8m大型工作台一张，椅子6把
打码机：4个
手推车：2台
小型手电钻：2个
梳式胶圈装订机：2台
抽湿机：2台
温湿度计：4个
七、档案管理实施计划
根据目前实际情况，计划于 2007年5月进行档案管理人员第一次集中培训。
目前三号线公司办公室、总工办、工程部、合同部等各部门已陆续将各自部门保管的资料向档案室办理移交，计划于2007年4月底将前期资料全部集中到资料室，实现统一管理（含三号线公司的技术、实物、声像、文书、财务、人事档案）。
2007～2009年工程建设期间做好工程档案的管理工作，并定期组织对监理单位、施工单位的业务培训，定期与城建档案管理部门保持工作联系，力争实现工程档案搜集与工程进展同步。
工程竣工验收期间，积极参与工程的竣工验收，牵头组织有市档案馆参与的竣工档案专项验收，组织人力、物力在工程竣工验收后3个月内向市城建档案馆及相关单位移交合格的竣工资料。
实施计划见附表。
八、参建各方的档案管理范围
根据《中华人民共和国档案法实施办法》、《地下铁道工程施工及验收规范》（GB50299—1999）2003年版、《建设工程施工质量验收统一标准》（GB50300—2001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《建设工程监理规范》（GB50319—2001）、《建设工程项目管理规范》（GB/T50326—2001）、《深圳市建筑工程文件归档管理办法》等文件，结合本项目的特点，并与深圳市档案馆协商，基本确定本工程参建各方的归档范围如下：
1、建设单位归档目录
1) 立项文件
l 项目建议书
l 项目建议书审批意见
l 可行性研究报告及附件
l 可行性研究报告审批意见
l 关于立项有关的会议纪要、决议、批示
l 项目环境影响评估报告书
l 调查资料及项目评估研究材料
l 计划立项批文
l 固定资产投资许可证
2) 建设用地、征地、拆迁文件
l 项目选址申请及选址规划意见通知书
l 用地申请报告
l 建设用地批准书、土地使用合同及红线图
l 拆迁安置意见、协议、方案等
l 建设用地规划许可证及用地许可证
l 划拨建设用地文件
3) 勘察、测绘、设计、咨询文件
l 工程地质勘查报告
l 红线地界桩放点报告
l 地形测量成果报告
l 初步设计图纸和说明
l 审定设计方案通知书及审查意见
l 相关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、水电、档案、通讯、白蚁防治、卫生防疫、燃气等）批准文件或审核意见　
l 施工图及其说明
l 工程设计计算书
l 设计、咨询、审图的简报、月报和年报
l 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
l 建筑物命名及车站站名批复
l 建设方项目机构人员组成及负责人任命书
4) 招投标文件
l 勘察招投标文件
l 勘察承包协议、中标通知书
l 设计招投标文件
l 设计承包协议、中标通知书
l 施工招投标文件
l 施工承包合同、中标通知书
l 监理招投标文件
l 监理委托合同、中标通知书
l 咨询、顾问协议
l 其它协议、合同
5) 开工审批文件
l 建设工程开工申报表
l 建设工程施工许可证
l 地下管线情况查询报告及情况回报表
l 工程安全、质量监督登记书
l 工程建设前期法定建设程序检查表
6) 其他重要文件
l 上级机关有关工程建设的决议、批示、通知及重要会议纪要和指导性文件
l 建设、施工管理过程中的重要文件、联系单
7) 竣工验收文件
l 工程验收申报文件
l 竣工验收会议纪要
l 电梯及特种设备验收文件　
l 劳动安全与卫生验收文件
l 工程施工安全竣工评价书
l 规划验收文件
l 消防验收文件
l 环保验收文件
l 人防验收文件
l 市质监站工程质量监督验收报告
l 其他各专项验收认可文件
l 勘察、设计、监测、施工、监理等单位总结
l 建设单位工程总结
l 竣工验收报告
l 竣工总平面图和综合管线图及电子版的图形数据文件
l 电子文档（包括应归档的扫描文件）
8) 文书、实物、影像、财务付款凭证、人事档案
2、监理单位归档目录
1) 营业执照（复印件加盖公章）
2) 资质证书（复印件加盖公章）
3) 监理合同书、中标通知书、监理授权书
4) 总监理工程师任命通知书（任命令）
5) 监理机构设置
6) 监理工程师执业证书、岗位证书、注册证（复印件加盖公章）
7) 监理工程师变更通知书（人事任免令）
8) 监理规划
9) 监理细则
10) 工程洽商记录汇总表（或登记表）
11) 设计变更记录汇总表（或登记录）
12) 工程开工/复工审批表
13) 工程开工/复工暂停令
14) 不合格材料退场记录
15) 旁站记录
16) 有关进度、质量、造价控制的监理工程师通知单及回复单
17) 监理工作联系单、整改回复单
18) 重要往来文件
19) 监理例会纪要
20) 设备开箱检查、移交报告
21) 工程事故报告
22) 事故整改报告及处理意见
23) 索赔报告
24) 验工计价报表
25) 工程计量支付证书
26) 最终（结算）报表
27) 监理月报
28) 监理工作总结
29) 质量评估报告
30) 其它应归档的文件资料
31) 电子文档（包括应归档的扫描文件）
3、施工单位归档目录
1) 施工单位综合文件资料
l 营业执照（复印件加盖公章）
l 承建资格证书（复印件加盖公章）
l 施工合同（含补充协议、中标通知书、分包合同、施工联营协议等）
l 单位工程开工申请及开工报告
l 单位工程竣工报告
l 施工组织设计及报审和单位工程实施性施组及方案
l 图纸会审记录及设计交底记录
l 设计变更通知单、工程联系单及现场签证单
l 施工测量控制桩交验复核记录表、测量交接桩记录、控制点测量成果报验单、施工控制测量检测表、工程基线复核表、单位工程坐标定位测量记录　　　　　　　　　　
l 监控量测（成果报告、汇总表、记录表等，最后一份月报要做综合性小结，并明确此后不再进行监测）
l 分部或中间验收证明书
l 施工质量、施工安全事故报告及处理记录
l 施工技术总结、新技术、新工艺总结
l 特种工（爆破工、焊接工、电工等）上岗证（复印件加盖公章）
l 单位（子单位）、分部（子分部）、分项工程划分表
l 单位（子单位）工程质量验收记录
l 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
l 单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
l 单位（子单位）工程观感质量检查记录
l 初验会议纪要（含整改批复）
l 竣工验收申请、竣工验收会议纪要、竣工验收报告
l 工程交接表
l 质量保修书
l 其它应归档的文件资料
l 声像档案（工程照片及施工录象）
2) 原材质量保证资料
l 原材合格证（包括厂家出厂检验报告）
l 质量检验报告（含自检、送检、抽检）
l 进口材料商检证、免税证、产地证、合格证
l 商品混凝土配合比
3) 工程施工技术文件 （单位、分部、分项工程技术资料）
l 分部工程开工申请、开工令、完工证书
l 施工方案、施组及报审文件
l 工程洽商记录、工程联系单及工程设计变更
l 施工测量放线和工程定位测量记录
l 工程施工记录及检查证
l 工程隐蔽验收记录
l 工程、工序检验报告（包括钢筋焊接、混凝土抗渗、抗压强度、数理统计等）
l 分项、分部工程验收资料（包括检验批验收记录）
l 其他应归档的文件资料
4) 竣工图及电子文档
九、急需解决的问题
1、目前档案室场地墙面需要重新粉刷，窗帘需要更换为不透光窗帘；
2、档案室办公设备继续完善，以免影响档案整理工作；
3、档案室门牌和档案管理制度牌尽快制作。
十、建议
1、未列入综合办公室每年下发的归档范围内的资料，由各部门自行保管；
2、各类中间过程的文件，尚未形成最终版的，由各部门自行保管发放；
3、图纸及各类资料移交档案室时，必须签字、盖章手续完备，并提供资料清单。2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：