档案管理实施方案汇报07.doc
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1、深圳市城市轨道交通二期3号线及205国道深圳段改建工程项目档案管理实施方案汇报汇报单位:铁科院(北京)工程咨询有限公司2007年03月26日目 录一、概述201、本项目档案管理的范围202、本项目档案管理的特点20二、前期的工作进展情况20三、档案管理组织架构和责任分工211、档案管理的工作职责212、档案管理的组织架构及职责223、档案室人员配备及分工23四、档案管理工作流程及原则23五、工程档案的查阅利用24六、档案室的建设方案251、场地252、环境要求253、办公设施、设备25七、档案管理实施计划26八、参建各方的档案管理范围261、建设单位归档目录262、监理单位归档目录293、施工
2、单位归档目录30九、存在的问题32十、建议32档案管理实施方案汇报一、概述1、本项目档案管理的范围本项目包含深圳市地铁三号线工程及205国道深圳段改建工程,地铁三号线工程包括轨道及接触轨、车站、区间、车辆段、主变电站及附属工程的土建与装修及A部分设备与设备安装工程。205国道深圳段改建工程包括路面、路基、桥梁、公交车站、人行天桥、路灯、交通设施、交通监控等工程。本项目的档案管理包含以上所有工程的技术、文书、实物、声像、财务及人事档案。2、本项目档案管理的特点1) 本项目采用“小业主、大社会”的建设管理模式,档案管理工作由管理公司牵头,多单位组成的业主团队配合,由管理公司代表建设方负责向档案接收
3、部门移交竣工资料,实行技术、文书、实物、声像、财务及人事档案的一体化管理。2) 本项目除了向市档案馆移交基建档案外,还需要向区档案馆移交文书、财务、声像及实物档案,同时还需要向运营方移交一套完整的基建档案。考虑到以上情况,本项目基建档案按三套考虑。二、档案工作进展情况1、组织召开了有深圳市档案局、龙岗区城建档案室、深圳市公路局、龙岗区公路局等单位参加的档案工作座谈会,并与各级档案主管部门建立起了工作联系;2、 邀请深圳市地铁四号线的高级档案管理主任马惠茹与管理公司、三号线公司顾问公司、勘察设计总包单位的档案管理人员进行了档案管理工作交流;3、明确了业主、监理、施工等单位的竣工资料归档内容及范围
4、;4、编制了往来文件管理办法、竣工文件编制及档案移交实施细则;5、编制了国道205深圳段改建工程项目文件编码系统;6、明确了3101、3102标段前期工程的施工、监理用表的表式。7、2007年2月份完成了档案室搬迁工作。8、收集了文书档案7756件,基本建设档案初步设计、岩土工程勘察报告、概算、招、投标文件及图纸,分别各标段有3101、3102、3101-1、3103、3104、3105-A、3106、3107、3501、3502、3503、3504、3505、3506、3507、控制测量、桥梁检测、保险经纪、第三方监测、国道G205等文件共15400余件,发放基本建设档案各类文件4000余件
5、。9、制订了档案管理各项制度,分别是档案分管领导的岗位责任制、档案员岗位责任制、档案员岗位责任制、档案保密制度、档案库房管理制度、档案借阅制度、档案销毁鉴定制度等。同时,对分散的文件、技术资料重新归档整理,并进行分类、鉴定、统计、组合排列编目,逐步实现了档案规范化,最大可能提高档案的有效利用。10、为了实现基本建设档案图纸发放、借阅规范化,利用业余时间,开发了基本建设档案图文管理系统。办公自动化系统运行以后将可以实现网内查阅。11、目前封存未中标投标文件共230箱,已存放到指定库房。12、基本建设档案正在分类逐步整理上架。13、根据深圳市档案管理要求,实现档案计算机管理。已将地铁3号线项目管理
6、文件2002、2003、2004、2005年的文书档案按规范整理完毕,并输入计算机,使之标准化、规范化。三、档案管理组织架构和责任分工1、档案管理的工作职责1) 在招标和勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求;2) 负责组织、监督、指导监理单位、施工单位的竣工文件的形成、积累和立卷归档工作;3) 负责工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件的收集、整理、立卷、归档、保管、移交工作;4) 在工程竣工验收前,提请市城建档案管理部门对工程档案进行专项验收;5) 工程竣工验收后三个月内,负责向市城建档案馆及相关单位移交完整的竣工档案。6) 负责业主技术
7、、文书、实物、声像、财务及人事档案的收集、整理。2、档案管理的组织架构及职责档案管理的组织架构图:总工办档案管理领导小组组长:徐向明 副组长:张佐汉、张建华、江智高、张中安、肖世雄决策层策划层执行层档案室宋超群、赖晓琳、张红、袁莉莉、周忠君、曲嵘财务室办公室工程部合同部监理承包商三号线公司办公室、管理公司办公室丁茹玉、李洪庆为保证能高效、有序、及时地开展工作,实行三层管理模式:第一层为决策层,第二层为策划层,第三层为执行层。成立由三号线公司领导、管理公司领导组成的档案管理工作领导小组,对本项目的档案管理工作进行决策、统筹安排。由管理公司办公室、三号线公司办公室负责对外联络、场地布置、策划,协调
8、、组织各部门、各参建单位的档案管理工作。档案室在管理公司办公室、三号线公司办公室的领导下负责实施各项具体的档案工作。三号线公司办公室、总工办、工程部、合同部文档管理人员负责协助档案室工作,将各自部门收集到的相关资料向档案室移交。各监理单位、施工单位应成立竣工文件编制领导小组,配备专职档案管理人员,负责编制各自职责范围内的竣工资料。3、档案室人员配备及分工配备六名专职档案管理人员,具体为:管理公司三人,三号线公司一人,监理公司二人。六人分工如下:单位人员分工管理公司宋超群牵头负责全盘工作张红负责电脑录入,资料上传,并协助进行技术性文件的收集、整理、归档工作袁莉莉负责声像、文书的收集、整理、归档工
9、作三号线公司赖晓琳负责实物、财务、人事档案的收集、整理、归档工作监理单位周忠君负责技术性文件的收集、整理、归档工作曲嵘负责电脑录入,资料上传,并协助进行实物、财务、人事档案的收集、整理、归档工作业主团队各部门文档管理人员负责收集、管理本部门形成的、接收到的各类往来文件,将收集到的市城建档案馆接收范围内的竣工文件及时向档案室移交,按照三号线公司综合办公室下发的年度归档计划,整理、移交相关内部保存文件。四、档案管理工作流程及原则1、资料的移交与管理属于市城建档案馆接收范围内的工程竣工文件,业主团队各部门收集到后,应及时将原件移交档案室保管,档案室安排专人接收,移交与接收时应填写移交、接收清单,由移
10、交方与接收方分别签字确认。各部门如有需要,可到档案室查阅或复印。不属于市城建档案馆接收范围内的,三号线公司需要内部保存的文书、实物、声像、财务、人事等文件,由三号线公司综合办公室确定归档范围,各部门文档人员按要求收集、保存,每年年底由三号线公司综合办公室下发归档计划,次年3月底之前按要求移交到档案室,档案室设专人接收、专人管理、单独存放。2、图纸、设计变更等勘察设计文件的管理由三号线公司总工办牵头,汇总各相关单位、部门的需要量,下达给设计单位,设计单位按要求份数提交,由总工办验收核准后交到档案室,档案室根据总工办提供的发放清单以三号线公司名义统一发放并留底保存。3、档案室发放文件,只发放到监理
11、单位一级,需发放给施工单位的资料由监理单位统一发放。4、纸质文件、电子文件的提交要求详见往来文件管理办法。5、建设单位、监理单位、施工单位的竣工资料归档范围及归档要求,由档案室负责提出,具体见深圳市地铁三号线及国道205深圳段改建工程竣工文件编制及档案移交实施细则五、工程档案的查阅利用1、档案室集中收集整理以下文件:1) 本项目的工程立项文件2) 建设用地、征地、拆迁文件3) 勘察、测绘、设计、咨询文件4) 招投标文件5) 开工审批文件6) 竣工验收文件7) 上级机关有关工程建设的决议、批示、通知及重要会议纪要和指导性文件、建设、施工管理过程中的重要文件、联系单8) 三号线公司的文书、实物、声
12、像、财务凭证、人事档案2、档案室收集到以上文件后按以上分类上架保存,并建立目录,将目录上传到办公自动化信息系统的信息平台上,供所有用户查阅。3、对于以上非保密性的文件,档案室将文件电子版上传至信息平台,供本项目人员根据相关权限查阅。4、对于保密性的文件,档案室只上传目录,本项目人员如需查阅,需经相关领导或部门负责人批准后到资料室查阅纸质文件。5、图纸等设计文件由资料室发放到各相关单位、部门,需要时,到各自部门文档管理人员处查找借阅。6、档案室集中收集以外的资料,各部门自行收集保管,建立目录,上传至信息管理平台,供用户查阅,同时将资料电子版上传,供用户根据权限查阅。7、本项目所有上传资料,集中保
13、存在信息平台的数据库内,供不同权限的用户查阅。六、档案室的建设方案1、场地根据所能提供的场地情况,对档案室规划如下:三楼港铁办公室改为库房,制作长6m,宽0.6m,6层14列双面移动手摇式档案密集架(详细的平面布置见附图),该库房用于存放地铁3号线工程的竣工资料。三楼港铁办公室与会议室之间的小房间改为库房,制作长3m,宽0.6m,6层11列双面移动手摇式档案密集架(详细的平面布置见附图),该库房用于存放205国道改建工程的竣工资料。三楼会议室改作档案管理人员办公室并兼做库房,用于档案管理人员办公、整理资料;将目前10楼档案室的20个文件柜移到该室,用于存放三号线公司需要内部保存的文件以及其他资
14、料。2、环境要求库房要求做好防火、防鼠、防潮、防尘、防盗、避免阳光直射,温度保持在1424度,相对湿度4560%。因此,库房应采用密闭钢制门或采用钢边包门,所有窗户要配备不透光窗帘,要求门、窗、屋顶要密闭,不能漏雨,库房内配备抽湿机、空调及灭火设备。 3、办公设施、设备5套办公桌椅,5台电脑(其中2台带刻录),设置网络,安装办公自动化信息系统,2台打印机(其中一台A3彩色打印机),2台扫描仪,复印机一台。2个防磁柜2.4m4.8m大型工作台一张,椅子6把打码机:4个手推车:2台小型手电钻:2个梳式胶圈装订机:2台抽湿机:2台温湿度计:4个七、档案管理实施计划根据目前实际情况,计划于 2007年
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- 档案 管理 实施方案 汇报 07
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