物资验收管理规定.doc

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中盐吉兰泰盐化集团有限公司 发布
2012-02-24实施
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物资验收管理规定

Q/JYH 2046001-2012

Q/JYH
中盐吉兰泰盐化集团有限公司企业标准

中盐吉兰泰盐化集团有限公司
物资验收管理规定
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1 目的、范围
为了规范物资管理，明确采购物资验收标准和职责，提高采购质量，减少采购成本，特制定本规定。
本规定适用于公司各单位。
2 定义
本规定中所指物资包括大宗原材料、备品备件、钢材、建材、橡胶石棉、劳保、辅助材料、修复件、易货物资、设备。
3 职责
3.1 集团企业管理部
-- 参与物资（劳保类、办公用品类、车辆类等）CI形象识别系统方面的验收；
-- 审定各类物资损耗定额。
3.2 集团生产调度管理中心
-- 组织制定各类物资消耗定额；
-- 负责紧缺状态下物资的入厂放行、审批工作。
3.3 物资采购部门
-- 负责除大宗原材料、部分辅助材料、燃料、包装物外其它物资的验收工作；
-- 负责组织备品备件（除专用件、机加工件）的验收工作；
-- 负责大宗原材料的商务结算与处理工作。
3.4 安全环保部门
-- 参与劳保物资、消防器材、危险化学品的验收工作。
3.5 信息化管理部门
-- 负责电脑类固定资产及相关物资的验收工作。
3.6 集团技术中心
-- 负责制定大宗原材料企业内控质量、采样、检验（含检验计划和检验标准）等技术标准；
-- 负责内部质量争议的仲裁及外部质量争议、申诉的复核工作；
-- 负责外部采购电石产品的入厂检验以及内部电石产品的最终检验工作。
3.7 检验单位（制碱事业部检验单位为该事业部生产管理部，乌斯太地区公司检验单位为技术中心）
-- 负责内部质量争议的复检、申诉的应诉；
-- 负责生产单位原辅材料进厂检验工作。
3.8 事业部生产管理部门
-- 负责大宗原材料、燃料、辅助材料、润滑脂的计量过磅工作。
3.9 各使用单位
-- 参与物资采购部门组织的设备、专用设备及备件、机加工件的验收工作，必要时可委托技术中心负责验收；
-- 负责大宗原材料、燃料的外观质量验收及料场管理工作；
-- 负责部分辅料的保管工作；
-- 配合物资采购部门做好退货及结算处理工作。
3.10 大宗原材料运输主管部门
-- 负责部分大宗原材料、燃料、辅助材料的运输管理工作。
3.11 集团财务管理中心
-- 负责物资核算、结算业务。
3.12 审计监察法律事务中心
-- 负责物资采购合同的审核与管理；
-- 负责资金支付与结算全过程的监督审核。
4 物资验收标准及工作程序
4.1 大宗原材料
大宗原材料质量验收标准执行《中盐吉兰泰盐化集团公司部分原辅料企业内控标准》，按外观质量和内在质量不同类型管理。验收采取“购前检验、场地监装、入厂检验、折价结算”的管理原则。
4.1.1 大宗原材料厂家选择
4.1.1.1 物资采购部门初步确定供货商后，在供货源头取样送至检验单位。
4.1.1.2 检验单位次日向事业部及物资采购部门反馈检验结果。
4.1.1.3 物资采购部门根据检验结果签订采购合同，并将具体拉运时间、数量通知检验单位、事业部生产分厂和生产管理部。
4.1.1.4 大宗原材料具备监装条件的，物资采购部门需在拉运前安排专职监装人员到发货场地进行监装，从源头控制供货商掺假、以次充好、分层装车等现象的发生。事业部生产分厂可派相关人员到发货场地与物资采购部门监装人员共同监装。
4.1.1.5 事业部生产管理部依大宗原辅材料检验计划和采购计划（拉运入厂通知）安排过磅工作，并于次日10点前向物资采购部门传递过磅单据。
4.1.2 入厂质量验收
4.1.2.1 卸车前目测质量验收
A 大宗原材料的验收，各事业部生产分厂要建立待检区。
B 物资入厂过磅后进行目测验收，目测验收由检验单位、事业部生产分厂验收员目测或利用抽样、筛分手段现场确定。
C 目测质量明显有异物、掺假的（如：掺沙石、粒度偏大、矸石及其它杂质偏离较大，或明显存在夹层和洒水作弊等现象），直接拒收，不予卸车。
4.1.2.2 卸车后目测质量验收
目测通过的，在待检区卸车时发现有夹层等恶意掺假现象，直接采取拒收处理并拒付相关货款，并由物资采购部门通知供货商将货物拉走，如果48小时内未拉走的，由分厂自行处理。
4.1.2.3 对于热电事业部向氯碱事业部送电石车存在粉灰、垃圾等其它杂物一同装载等现象，情节严重者，当车数量全部扣除，不计热电事业部电石产量，但必须通知技术中心、热电事业部相关人员到场确认，若双方意见存在分歧，以技术中心意见为准，由此发生的电石运费由热电事业部承担。
4.1.2.4 卸车后，外观质量要现场判定并即时处理。对于判定为拒收的原辅料，同时检验单位要在相关过磅单据上加盖“作废”印章。由物资采购部门协调联系退货事宜，如果48小时内未拉走的，由分厂自行处理，由此发生的运费损失由物资采购部门协调供方承担，经协调供方不承担的，由物资采购部门承担。
4.1.2.5 具体商务结算由物资采购部门负责，对于商务结算中因质量在拒收底线和质量标准之间进行折吨的材料数量，可直接冲减事业部生产分厂成本。
4.1.3 内在质量
4.1.3.1 外观质量验收合格后，检验单位根据反馈信息，依检验计划安排入厂检验，从物资取样、检验至检验结果出具必须在规定时间之内完成，具体时间要求详见公司《产品监视和测量管理规定》。
4.1.3.2 检验结果的反馈严格按照公司《产品监视和测量管理规定》中规定的时间、地点执行，具体详见该规定中附表。如遇节假日，检验单位要安排好相应工作人员做好检验工作，防止造成押车现象。
4.1.3.3 事业部生产管理部如对检验结果有异议的，应在一个工作日之内向检验单位反馈意见，由检验单位确认是否复验，当出现大量不合格品时，只随机抽检部分原料，确认化验无误即可。
4.1.3.4 内在质量检验不合格的原材料，退货时扣除装卸过程中产生的合理磅差（即物资入厂与退货出厂时磅单差额），具体合理磅差确定为：车辆载重量25吨以下的，炭材为300公斤、石灰石和石灰为1吨；车辆载重量25吨以上的，炭材为500公斤、石灰石和石灰为1.5吨。合理磅差范围内的物资量，由物资采购部门协调由供应商承担损失及相关费用。合理磅差之外的物资量，由事业部各分厂承担损失及相关费用，并及时结转各类结算票据。
4.1.3.5 检验单位、物资采购部门根据《大宗原材料采购结算标准》、检验结果、相关过磅单据编制周报表，双方核对无误后，由物资采购部门统计各类大宗原材料采购结算台帐，并录入财务核算系统，连同相关单据、报表报送财务管理中心。
4.2 辅助材料
验收由物资采购部门组织检验单位依据“物资计划申请表”及《采购物资质量要求》、供方提供的产品合格证、产品检验报告、发货清单、技术资料等产品信息资料，对物资实物进行验收。参加物资验收的各类人员与库管员对所进物资的规格型号、数量、质量要认真核对，并办理签字验收手续，出具相关入库单据。质量不合格时，按《不合格品控制程序》执行。属危险化学品的，同时通知此项物资保管责任对应相应级别安全环保部门人员参加验收工作。
4.3 其它物资
在供货方代表在场情况下，由物资采购部组织相关单位依据“物资计划申请表”及《采购物资质量要求》样品资料、产品合格证、产品检验报告、发货清单、技术资料等产品信息资料，对物资实物进行验收。对于非标件，物资采购部门按照图纸进行验收。参加物资验收的人员与库管人员对所进物资的规格型号、数量、质量（材质）要认真核对，并办理签字验收手续。
4.3.1 在数量验收时，应按以下方法进行验收：
4.3.1.1 以重量计量交货的物资，一律按净重计量验收。
A 不带包装的物资一律全部过磅计重，检斤率100%；
B 带包装交货的，毛重检查率100%，回皮率5%-10%。
4.3.1.2 有标量或按标准重量包装交货的，按标量抽检，抽检率5%-10%。
4.3.1.3 按理论换算计重交货时，定尺物检尺率为10%-20%，非定尺物资抽尺率为100%。
4.3.1.4 贵重金属材料均100%过净重。
4.3.1.5 带有附件的成套机电设备，要同时清点主机及附件。
4.3.1.6 定量小包装的物品，若包装完好，可抽检5%-10%。
4.3.1.7 需量方换算的物资，抽检率100%。
4.3.1.8 需要按检验结果的百分比浓度折百验收数量的 ,抽检率100%。
4.3.2 物资到货时，大型、专用设备等物资以及大宗原材料、燃料、部分辅料可一次现场就位。参与验收的人员签字办理验收入库手续后，由物资验收员在财务系统中录入物资采购入库信息。
4.3.3 使用目测或仪器等进行质量验收的物资，物资采购部门按照国家标准、行业标准或公司提供的质量验收文件等进行验收。
4.3.4 物资验收过程中不能确认的质量指标由检验单位抽样检验，确认质量合格后，办理入库手续。除大宗原材料外及检验单位不具备检测条件的，由检验单位送至专业检测部门检测。
4.3.5 除大宗原材料、燃料外，其它物资验收过程中发现物资短缺、残次、损坏、变质，或与合同、计划提供的技术参数不符的物资，不许办理验收入库手续。验收员要及时通知采购员，由采购员与供货方联系更换或退货等相关事宜。若不能及时处理，可由库管员代保管，并作好记录，以便妥善处理。
4.3.6 修旧利废的物资由物资采购部组织相关单位技术人员进行验收。
4.3.7 在质保期内的物资，使用中发现问题，由使用单位及时以书面形式通知物资采购部门，物资采购部门接到通知后，与供方进行交涉，做返修、换货、索赔、拒付款等进行处理。对于超出质保期的物资，在使用中发现问题，可按照《修旧利废管理办法》执行。
5 物资验收结算
5.1 大宗原材料依据对生产装置运行、生产成本及合理采购半径的影响情况综合考虑，每项材料内在质量指标设定1-3项主要指标作为结算依据，其它指标作为签订合同时的相关要求。同时设定主要指标拒收底线标准，不合格的大宗原材料采取折价或折吨结算。超过拒收底线标准的采取退货或拒付相关货款处理，具体商务结算由物资采购部依据《大宗原材料采购结算标准》执行，将商务结算结果反馈各事业部，事业部进行核对签字，三个工作日内将签过字的结算单传递给物资采购部门。
5.2 企业管理部组织大宗原材料运输主管部门、物资采购部门对大宗物资运输车辆的正常途损进行测定，制定合理损耗定额。事业部生产管理部出具的磅单与供应商之间的磅单差额由物资采购部门、大宗原材料运输主管部门登记运输台帐，运输合理损耗内的磅差，由物资采购部门协调供方承担，超合理损耗以外的部分由营销分公司（或承运单位）承担。其中干煤的非合理磅差由大宗原材料运输主管部门承担。湿煤磅差、干煤合理磅差、质量折吨、折价的处理工作由物资采购部门负责。
5.3 财务管理中心在资金支付时需经审计监察法律事务中心合同管理员对合同执行、 供货质量、结算依据进行审核和确认后，方可支付，否则，不予结算，具体详见《中盐吉兰泰盐化集团有限公司合同管理办法》文件。
6 大宗原材料的料场管理
6.1 物资采购部门要定期到各矿点进行巡查，协调矿点关系，对质量不合格情况，要及时协调供货方解决，采取限期整改或中止合同。
6.2 电煤采取分质量段配比掺兑使用的，在年度全面预算计划中确定，月度生产经营预算计划分解确定各月各品种质量电煤的采购量。检验单位依计划做好对各品种煤的质量检验及相关统计工作。事业部依计划做好配比使用、堆放保存、月末盘点等管理工作。
6.3 各事业部、大宗原材料运输管理部门做好运输车辆及装卸人员料场有关安全与管理工作，杜绝弄虚作假和违章作业。
6.3.1 对于电煤、白灰、石灰石、外购电石、炭材、电极糊等要车车回皮，事业部生产管理部要加大不定期随机抽检力度，防止运输车辆弄虚作假。发现拉运原料车辆弄虚作假现象，要立即通知大宗原材料运输管理部门、物资采购部门，停止并取消该车辆在各事业部的一切运输业务，不予结算当次运费，并承担相应损失。
6.3.2 车辆出入厂执行公司《大宗原材料、产成品物资管理流程》。
6.3.3 各事业部生产管理部要制定原辅材料车辆回皮线路，不允许空车出厂后再回皮。拉运原辅料车辆入厂过磅后直接到料场指定地点卸料，不允许在厂内任何地方停留，卸料完毕后返回磅秤房回皮。集团安全环保部指挥好运输车辆的正常出入。大宗原材料运输管理部门配合做好车辆管理。
6.3.4 料场车道应保持2-3米，防止车道堵塞，保证上下车辆正常通行；车辆在运行时，严禁车厢留人，以免翻车伤人；卸料时司机应选择合适的角度停放车辆，以免车辆倾斜造成翻车事故；卸料时，严禁周围逗留人员，避免被滑落物料砸伤。
6.3.5 事业部生产分厂要合理规划利用场地，规范堆放，及时平整，确保运输车辆安全顺畅进出。对受陷的运输车辆，事业部各分厂应及时协助或出动车辆拽拉，不允许以任何理由向运输单位收取费用。
6.4 事业部分厂料场管理员会同集团安全环保部加强对运输车辆及外来人员的检查、监督，对违规行为（如酒后驾驶、回车带料、吸烟、超速行驶、强行卸料等）有权进行制止。
6.4.1 对冒险蛮干、不听从管理指挥者，由事业部分厂管理员向事业部分厂及生产管理部、大宗原材料运输管理部门、物资采购部门出具书面反馈材料（包括车号、日期、拉运材料名称等），按有关规定处理，不予结算运费。
6.4.2 运输车辆驾驶员对处理结果不接受，就此闹事者，集团安全环保部拒绝其入厂，事业部生产管理部拒绝过磅。情节严重或造成重大损失者，按有关规定追究相应责任。大宗原材料运输管理部门停止并取消该车辆在各事业部的一切运输业务，不予结算当次运费。
6.5 料场发生质量、安全等事故或隐患，事业部生产分厂料场管理员及时向相关单位反馈信息，各单位在接到信息两日内予以解决和纠正。
6.6 磅秤周围撒落的原料，事业部生产管理部应安排司磅人员每班对磅秤及周围撒落的原材料进行清扫回收，保证计量准确。
7 监督检查
审计监察法律事务中心要对资金支付全过程进行严格检查，具体检查合同执行情况、物资结算标准、结算金额、货款支付期限等情况是否规范运作。
8 罚则
8.1 对验收不合格或与合同所确定标的物不符时，物资采购部门采购员应与供应商联系协商，作退货、换货或拒付货款等处理。给公司已造成损失的，要追究相应人员责任。
8.2 对料场管理员无故卡、要和收受贿赂行为等，一经查实，按有关规定追究相应人员的责任。
8.3 对有明显表面缺陷的材料，验收员责任心不强并验收入库的，对责任单位进行考核，对责任人给予一定的经济处罚。
8.4 采购物资数量超出计划数量，超出部分不能办理入库手续。对超计划验收的物资，一经发现对责任人给予超计划物资价值5%以上的经济处罚。
8.5 对于未按规定时间出具检测结果或不及时卸货（过磅进厂或出具检测结果后至卸货超过6小时以上，视为押车）造成押车的，具体由物资采购部门或运输管理部门收集客观事实反馈企业管理部，经核实后，纳入基础管理对责任单位进行考核。
9 相关文件
9.1 《 中盐吉兰泰盐化集团公司部分原辅材料企业内控标准》
9.2 《大宗原材料采购结算标准》
9.3 《票据流转程序》
9.4 《集团公司产品监视和测量管理规定》
9.5 《大宗原材料运输路途损耗定额表》
9.6 《中盐吉兰泰盐化集团有限公司合同管理办法》
9.7 《中盐吉兰泰盐化集团有限公司招投标管理办法》
9.8 《物资计划管理规定》
9.9 《物资仓库管理规定》
10 记录
10.1 物资计划申请表
11 附则
11.1 本规定由集团企业管理部起草。
11.2 本规定由集团物资采购部归口解释。
11.3 本规定2012年1月第二次修订。
11.4 本办法自下发之日起执行，原《中盐吉兰泰盐化集团有限公司物资验收管理规定》（中盐吉盐化企管字[2010]28号）文件同时废止。

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（ ）物资计划申请表
J-物-原记-001
申报单位： 时间：
序号
材料（名称）
型号规格
要求供货
到货时间
备注
单位
数量

接收人：

单位负责人：

填报：

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