外贸部门管理制度.doc
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外贸部门管理制度 -------------深圳市垚垚科技有限公司 一. 主要职能: 1. 制定年度销售计划,并报批给总经理审核,审核通过后进行目标分解,并执行实施; 2. 按照总经理的部署,做好产品的宣传推广,管理公司网站,及时调整及更新推广内容; 3. 合理进行外贸部的预算控制; 4. 制定业务人员的行动计划,并予以检查控制; 5. 留意市场动态收集市场信息; 6. 根据客户询盘及时与客户沟通,建立各级顾客资料档案并备份; 7. 与客户协商,谈判,确立销售合同项目。包括所购产品的价格,数量,规格,材料及其要求,贸易国别,交货方式,付款方式,交货期,配件额度及其他条款; 8. 向生产部门下达生产订单,备货期间,对生产情况进行跟踪,并告知客户 9. 联系货代安排发货,发货后通知客户发货详情 10. 做好合同尾款的回收 11. 做好销售服务工作,促进,维护与客户的关系; 12. 组织完成各类产品的销售 二.职能说明: A.外贸部经理: 1.分析市场供应需求成交量等竞争状况,正确做出市场销售预测并报批; 2.拟定年,季度,月销售计划,分析目标,报批,并督导实施; 3.根据发展规划合理进行人员预备,配备; 4.汇总市场信息,提报调整,修改建议; 5.关注所辖人员心态变化,及时沟通处理; 6.组织建立客户的完整档案,确保业务人员离职后客户不会丢失; 7.评估控制交易风险,避免公司损失; 8.指导巡视监督检查下属; 9.定期向上级述职报告; 10.制定部门工作程序,和规章制度,报批通过后实行; 11.统计记录月销售报表,季度销售报表,年度销售报表 B.外贸业务人员: 1.严格执行销售程序,规范销售; 2.严格执行行为规范,热情服务客户; 3.对个人洽谈的客户,负责售后跟踪及售后反馈,及时汇报; 4.对个人发生的订单,负责催收尾款; 5.接受客户异议与意见,并及时上报; 6.建立客户的完整档案并每月向上级提交 7.完成公司下达的销售任务 8.听从领导指挥,完成上级发布的其他任务 三.薪资待遇: A.工资: 1.岗位工资:业务员1500/月;外贸经理4000/月(试用期80%) 2.绩效工资:业务员700/月;外贸经理无 ①.业绩部分:300元,按完成当月销售任务百分比计算 ②.考勤部分:100元,全勤且无迟到早退(病假丧假婚嫁除外)按100%发放;迟到早退在三次以内(含)或事假一天以内按50%发放;迟到早退超过三次或事假超过一天以上,无考勤奖励 ③.团队部分:200元,服从领导管理,无违反部门及公司管理制度,与同事关系融洽,按100%发放,轻微违反部门及公司管理制度,或与同事之间发生轻微情绪争执按50%发放;严重违反部门及公司管理制度,或与同事之间发生严重争执按,无团队奖励; ④.执行力部分:100元,严格执行上级领导的命令,及公司下达的各项任务按100%发放;未严格执行上级领导的命令,及公司下达的各项任务,视情节严重发放50%或无奖励 B.销售提成: 1.个人销售提成: a.销售提成=当月销售返款*提成比率 b.提成比率: 完成个人当月销售目标的0%-100%,1%; 完成个人当月销售目标的101%-150%,100%以内按1%,101%-150%按1.25%; 完成个人当月销售目标的151%以上,100%以内按1%,101%-150%按1.25%,151%以上按1.5% 2.团队销售提成: a.销售提成=当月销售返款总额*提成比率 b.提成比率: 完成团队当月销售目标的0%-100%,5‰; 完成团队当月销售目标的101%-150%,100%以内按5‰,101%-150%按7‰; 完成团队当月销售目标的151%以上,100%以内按5‰,101%-150%按7‰,151%以上按9‰ c.团队销售提成的分配: 销售经理10%;当月销售冠军10%;当月销售亚军8%;当月销售季军7%;当月协作之星5%(如当月销售均为个人独立完成则当月此项奖励累入年终奖);10%纳入团队福利基金;20%纳入季度奖;30%纳入年终奖 C.奖励: a.季度奖:由团队销售提成中提出20%,每季度发放一次,根据季度销售报表发放奖金,销售经理20%;当季销售冠军20%;当季销售亚军15%;当季销售季军10%;其他业务员按业绩分配 b.年终奖:由团队销售提成中提出30%,每一年发放一次,根据年度销售报表发放奖金,销售经理20%;当年销售冠军20%;当年销售亚军15%;当年销售季军10% c.为公司提出合理化建议,致使成本下降,售价上升,品牌提升,由部门向公司申报奖励,金额100-3000元 D.福利: a.员工试用期满,经公司及部门领导审核转正后,在公司任职期间均可享受公司规定的有关福利待遇 b.外贸团队福利基金,由每月的团队销售提成中提出10%,可用于团队协作训练,业务技能升级,工作之余放松等 四.惩罚措施: 以下行为构成过失,将处以相应的罚款,严重的将会导致解雇;惩罚金只在绩效奖金内扣除 1. 在工作时间长时间接打私人电话,或者接待私人探访超过30分钟 2. 在工作时间睡觉 3. 在工作时间看与工作无关的报纸杂志或网站 4. 将个人情绪带入工作,对客人或同事无理 事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟合同管理制度 1 范围 本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励; 本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作,厂内各类合同的管理,厂内所属各具法人资格的部门,参照本标准执行。 2 规范性引用文件 《中华人民共和国合同法》 《龙腾公司合同管理办法》 3 定义、符号、缩略语 无 4 职责 4.1 总经理:龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同,并对电厂负责。 4.2 工程部:是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门;负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。 4.3 经营部:是合同签订管理部门,负责管理设备、材料、物资的订购合同。 4.5 合同管理部门履行以下职责: 4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范; 4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动,全程跟踪和检查合同的履行质量; 4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质,包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力(必要时要求对方提供担保),检查合同的履行情况; 4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章,并按编号归口使用; 4.5.5 建立合同管理台帐,对合同文本资料进行编号统计管理; 4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行,定期向有关领导和部门报告工作; 4.5.7 在总经理领导下,做好合同管理的其他工作, 4.6 工程技术部:专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责: 4.6.1 在主任领导下,做好本部门负责的各项合同的管理工作,负责保管“法人授权委托书”; 4.6.2 签订合同时,检查对方的有关证件,对合同文本内容依照法规进行检查,检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确,并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告,提出解决方案; 4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐,分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作; 4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同,建立合同统计台帐,并负责 合同管理制度 1 范围 本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励; 本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作,厂内各类合同的管理,厂内所属各具法人资格的部门,参照本标准执行。 2 规范性引用 《中华人民共和国合同法》 《龙腾公司合同管理办法》 3 定义、符号、缩略语 无 4 职责 4.1 总经理:龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同,并对电厂负责。 4.2 工程部:是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门;负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。 4.3 经营部:是合同签订管理部门,负责管理设备、材料、物资的订购合同。 4.5 合同管理部门履行以下职责: 4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范; 4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动,全程跟踪和检查合同的履行质量; 4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质,包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力(必要时要求对方提供担保),检查合同的履行情况; 4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章,并按编号归口使用; 4.5.5 建立合同管理台帐,对合同文本资料进行编号统计管理; 4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行,定期向有关领导和部门报告工作; 4.5.7 在总经理领导下,做好合同管理的其他工作, 4.6 工程技术部:专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责: 4.6.1 在主任领导下,做好本部门负责的各项合同的管理工作,负责保管“法人授权委托书”; 4.6.2 签订合同时,检查对方的有关证件,对合同文本内容依照法规进行检查,检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确,并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告,提出解决方案; 4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐,分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作; 4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同,建立合同统计台帐,并负责 5.- 配套讲稿:
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