物资采购部管理制度.doc

1燃气天然气能源有限公司物资采购部管理制度一、物质采购部职能组织建立和完善公司采购管理体系，包含采购制度和相关采购流程；制定施工材料和设备采购计划并实施执行；负责材料设备订购合同的编制、转发、执行；材料设备质量问题的处理及退货管理；采购成本的预算与控制，对采购价格实施管控；采购周期的分析与预测；收集材料信息为重大供应决策提供建议和信息支持；每月采购相关数据的统计分析与整理；负责公司材料设备的年度、月度物资采购计划的编制及执行；采购付款的汇总和申报工作；依采购合约或协议控制、协调交货期；收集供应商信息，开发、建立和管理供应商，与供应商洽谈并实地考察工厂，建立供应商资料，对供应商的价格、品质、交期、交量等做出评估，掌握公司采购设备的市场价格起伏状况，加以分析并控制成本。1、采购的办理:子公司根据工程计划、设计图纸、工程进度、施工力量、材料库存情况，编制及调整材料采购计划，每月可以提交两次OA申请。采购部依据审批同意后的清单办理相关采购手续，采购相应物资与设备。2、材料设备付款手续的办理:根据定货合同与付款情况，掌握合同供应商应欠款数额，制定付款计划，经公司审批后交财务部付款。3、入库手续的管理:接到提货单后组织提货，检验合格证、材质单等有关资料，仓库管理员进行材料自检，检验合格后办理入库手续，并将有关资料存档。4、计量管理:根据需要，将必须送检的燃气表、压力表、安全阀、容器等材料、设备及时送技术监督、计量部门检测，并负责送检证书的领取；5、退货办理:物资质量出现问题时，经向部门经理请示，明确要求后与供应商交涉退货理赔事宜，办理具体退货与理赔手续。6、施工单位材料管理监督:对施工单位在用物资使用、保管、损耗进行抽查，若出现问题，需及时向工程技术部通报，并上报部门经理；协调现场管理员及时进行材料核销工作。7、物资市场信息管理:调研采购物资市场行情，掌握供应商基本情况，根据需要提供价格及供应商信息，按时完成报表，推荐供应商。8、报表、台帐处理:按时完成月度仓库报表。二、组织机构2三、材料供应模式材料厂家及单价由总部确定，主材及大宗材料由总部统一采购，零星材料以及分子公司所在地能购买到的物质、经总公司同意后可由子公司自行采购，部分乙供材料由施工单位负责采购，具体如下：1、总部物质采购部统一采购的材料甲用施工设备机具、PE管材管件、钢管材管件、燃气表（流量计）及附件、调压设备、各类阀门、报警仪、镁阳极、示踪线、铝塑管及配件、气站设备、各种紧固件、石棉垫、铜片、热缩套、PE防腐胶带、角钢、避雷圆钢及合同规定的其他材料。2、子公司自行安排采购的材料各类套管（PVC穿墙套管）、小型零星物资以及总部允许分公司采购的物质。3、施工队乙供材料底漆、油漆、PVC穿墙套管、补孔材料、铝塑管管扣、管卡、生料带、膨胀钉、施工耗材、焊材及合同规定的其他材料。4、子公司配置仓库一个（前期可租赁，气站建成后可在厂内），面积在200-300m2左右，具体的材料管理制度另行制定。四、人员构成岗位人数岗位职能1采购经理1材料、设备厂家、单价的洽谈确定、材料计划的审批2主管1负责材料采购的计划审核、采购的具体实施、材料计划的审核、台帐的管理、总公司分管副总物质采购部经理物质采购部主管采购计划管理材料质量管理供货商管理仓库管理3材料的收发、与供应商的协调等3仓管员每个子公司1名负责工程材料的保管、出入库登记、盘点，材料与施工单位核销、当地采购等采购经理职责：1根据总公司工程技术部汇总各子公司的施工需求提出物资采购计划，经总公司总经理分管副总批准后组织实施，确保各项采购任务完成。2调查研究各子公司物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。3指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量，不影响工程施工。4监督参与大批量物资订货的业务谈判，检查合同的执行和落实情况。5认真监督检查采购主管的采购进度及价格控制。6新产品、新材料供应商的挖掘、资料收集工作，并对其合格评审，保证供应商的合法性。7及时了解供应市场价格变化及产品品质情况，保证产品品质和降低采购成本。8在从事采购业务活动中要严格按照流程执行并做到货比三家，控制采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商。要遵纪守法，讲信誉，与供应单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。9负责完成领导交办的临时工作任务。对于一切有损公司利益的行为和指令，采购部经理可以不执行。发现下属的一切有损公司利益行为，可以进行处罚，严重的可以开除处理。对其他部门的不合理要求，采购部经理可以不予理会。对供应商的管理上，若发现重大质量问题，可以立刻终止合作，并追究供应商的责任。采购主管职责：全面负责材料设备采购的各项事宜，包括采购需求、供应商管理、采购合同谈判、签署及合同执行等工作。1制定材料设备采购计划；2调查、建立、管理供应商档案。3负责重大项目的招投标工作。4协助工程部开展采购材料、设备的质量检验工作。5严格抓好物资、材料的质量问题。6负责采购文件的保管。7市场调查。8、做好材料、设备、质料的收集和整理。9审核材料价格，上报审批。10节约资金，货比三家。对于一切有损公司利益的行为和指令，采购部主管可以不执行。发现下属的一切有损公司利益行为，应立即报告上级领导。对其他部门的不合理要求，采购部主管可以不予理会，并上报上级领导。没有经过申请的材料计划（应急抢险材料除外），采购部主管有权不进行下单；对于仓库积压的工程部申请的材料，采购部主管有权对工程部提出质问，若没有合理解答，采购部主管下次可以拒绝接单。仓库管理员职责：1负责仓库物质的管理，要求做到仓库物资码放科学化；2做到账物相符，账目、卡对口，负责每月的材料实盘；3材料储备数量定额化，材料标识化；4负责材料总账表的建立及管理；5负责录入各子公司报的单项工程材料领用记录单，建立单项工4程材料管理台账；6负责与各子公司施工单位进行材料结算；7负责子公司零星材料的采购。对于一切有损公司利益的行为和指令，仓库管理员可以不执行。发现一切有损公司利益行为，应立即报告上级领导。对其他部门的不合理要求，仓库管理员可以不予理会，并上报上级领导。没有经过审核的材料出库计划，仓库管理员有权不发料；对于仓库积压的工程部申请的材料，仓库管理员有权向上级领导反映。一切违反仓库管理制度的行为，仓库管理员可以拒绝执行，特殊情况需要另行申请。中金公司采购人格特质要求：1.操守廉洁：正直高尚的个人品质，良好的职业道德，不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠；2市场知识：对行业有深入的了解，对市场有深入的了解，掌握对所负责材料的专业知识，对供应商的熟悉；3精打细算：把企业采购看成是自己的生意，良好的成本控制意识，尽最大努力创造最高的利润，时时处处维护公司的整体利益；4积极认真：敬业、爱业，良好的心态，工作认真扎实，上进心强；5、创新求进：不断寻求突破，提升业绩，善于学习，提高自我。五、管理办法：一、采购计划管理：采购部不能简单地根据工程部的计划来下单、采购。首先，工程部的材料计划要OA申请，依据审核好的施工设计图，避免材料规格和数量的偏差，待领导批复后采购部进行下单。采购部下单发货前要主动沟通施工手续的办理进度和施工单位的施资力量，结合现有库存，分批次进货（包含运费的供应商材料）。若不含运费的PE管材，为了节约运费最好整车发货。属于入围供应商供应的材料，可以根据签订的年度合同中的价格直接下单。非入围材料，需要采购部货比三家，上报申请，对比当地购买的价格和供货周期，选择在当地还是总公司采购。二、材料质量管理：材料质量的好坏严重影响工程的安装质量和运行安全，所以材料质量的把控是采购环节中最重要的。采购部要严防供应商在合作初期供应好的材料，后期供应次品，若出现类似的情况，要立即换货和延期付款的处罚，严重的终止合作。所以要定期抽查库存的材料，定期与工程部、施工单位沟通材料的质量和安装效果。各个子公司在材料的使用过程中，发现厂家的产品需要更改的地方，采购部要与生产厂家沟通，改进产品，使其更好地服务于我司。（验收技术标准详见：附件1）5三、供货商管理：首先是对供应商的资质进行审核，采购部从符合相应资格条件的名单中确定不少于三家的供应商邀请其投标，选择的供应商应该是全国或者本地区实力以及质量信誉最好的单位，并且与我司建立长期合作关系的战略合作伙伴、上一年度合作良好的为优先选择。对供应商的选择侧重点为价格、售后服务、付款方式。（招标方案详见附件2）后期合作中，尽量说服供应商放宽付款方式，争取一个季度付一次或者半年付一次，缓解公司资金压力。合作中价格基本不会有变化，按照年度合同执行。但我们要旁敲侧击，让合作中的供应商知道有更多的供应商想与我司合作，价格更低廉，付款方式更优惠，迫使其提高服务质量，来年降价和放宽付款期限。同时也要与供应商加强沟通，了解行业内的信息。采购部每年必须开发新的供应商，引入竞争才能利于我司的发展。四、仓库管理：仓库是公司各种物资周转储备的环节。它的主要任务是：保管好库存物资，做到数量准确，质量完好，确保安全，收发迅速，服务周到，降低费用，加速资金周转。仓库规范管理是为了保障公司财产安全和配合、监督施工建设。采购部要认真研究仓管员提交的库存表，分析库存过大的材料，与工程部沟通了解原因，尽量配合工程部解决问题，提高施工进度。若发生突发事情影响到施工进度，材料近期又不会用到的，可以借调到其他子公司（运费不是很贵的材料）。（仓库管理制度详见附件3）材料的核销管理是主动管理的一环，目的是为加强施工现场的物资材料管理，提高物资材料的利用率，减少损失和浪费。（材料核销管理详见附件4）合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责