付款管理制度.doc

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1.0目的
为了明确公司付款流程，规范公司付款管理。
2.0 范围
有采购订单或有购买合同、费用支付类合同等的应付帐款的管理。
3.0 权责
3.1 采购部经理门必须对采购订单进行审核。审核的内容包括是否有财务经理、总经理助理、采购经理审批签字；该定单的付款方式，该原材料或成品（以下简称物料）的进价如何等。付款方式分为预付、现付（货到付款）、月结三种（月结的供应商由采购部门与对方签定月结合同）月结的时间具体参照合同。付款方式为预付或现付的订单需财务经理、总经理助理特别核准，并报财务部备案。凡未经总经理助理核准预付、现付方式的订单一律采用月结货款的方式。
3.2 所有采购物料报价单必须由采购经理审核、财务经理及总经理助理审批。凡未经采购经理审核、财务经理及总经理助理审批的报价单而购进的物料，财务部门有权进行拒付货款。采购部门应将审批后的报价单报财务部门备案，作为财务部门付款的依据。
3.3 仓库收货必须以采购订单为依据，超过订单数量送货（备品除外）或未到交货期的送仓库一律不予接受；财务一律不予付款。物料入库单必须有品管部、仓库主管签字确认方能生效。财务在支付货款时，必须凭采购订单、报价单、物料入库单、供货商提供的送货单及发票五单齐全才能付款，缺其中一单，财务部门有权进行拒付。
3.4 仓库管理员必须妥善保管物料入库单，凡属月结的物料入库单，必须当天录入系统，次日交财务部门入帐；凡属现付的物料入库单，必须当时交财务部门便于结算。每张物料入库单必须附有对应的送货单。
3.5 当月送货经品管部检验品质不良，品管部判定退货的物料必须当月退货，或将物料存放退货区，同时填制退货单。退货单一式四联，仓库一联；品管部一联；财务部一联;供应商一联。交财务部门的一联次日上交财务部门。退货单上必须有品管部及仓库主管签字确认，并请注明退货原因，同时附上品质报告。
3.6 财务部门结算时所需单据（采购订单、报价单、送货单、物料入库单、购货发票、如产生退货另需退货单）必须由各有关部门在规定的时间按供应商整理归集后送至财务部。具体规定如下：采购订单、报价单，由采购部按供应商整理归集后送至财务部；物料入库单、退货单、送货单，由仓库管理员按供应商整理归集后送至财务部；购货发票由财务采购部直接向供货商索取。有预付款或现付款的物料，各部门应在审批后的当日将以上单据交财务部；凡属月结的单据，各部门应于购进物料的次日将以上单据交财务部，以便财务部门根据当月的物料采购情况作出资金安排。
3.7 各部门对于有关合同的签定必须有律师的鉴定，经采购经理签字、总经理助理审批后，将合同正本报财务部备案，作为财务部门结算时的依据。如无购货合同的供应商财务部有权拒绝付款。
3. 8 如遇特殊情况，供应商要求于合同约定的付款日之前支付货款的，需财务经理及总经理助理审批后，提前一周报财务部，便于财务部合理安排资金。财务部不接受临时付款。

4.0 作业内容
4.1 对账
4.1.1.我司财务部门每月卡账时间为20号，凡属月结的供应商须每月21号-25号，根据我司的送货回单编制对账单送至我司。
4.1.2.我司财务部根据各部门提供的有关单据核对该供应商的物料数量、单价无误后，会在次月的1-10号回签供方的对帐单。
4.1.3. 对账确认无误后，供方应根据此金额、数量开具上月20日之前的全部送货发票，送至我司财务部。
4.1.4．对帐过程中如发现我司的帐务与供方有误差，财务部门应通知对方携带我司仓库管理员开出的入库单第二联（送货联）、送货单留底联前来我司与财务进行对帐。对帐过程中如发现是我司的单据传递环节失误而造单据遗失，应由我司负责补齐单据；如果是供方的失误，造成帐务不符，我司概不负责，一律以我司的帐务为准。
4.2 付款
4.2.1.财务部门应每天负责整理当天收到的所有采购订单、购货发票、送货单、物料入库单、退货单。并认真审查其完整性、合法性。包括凭据是否齐全、报价单是否有总经理助理审批签字、物料入库单是否有采购经理及品管部质检员签字等。如有单据不全或审批手续不全现象，财务部门有权拒收。财务部门经过认真审核、将核对无误的送货单、入库单和发票配比后，方能作为应付账款入帐。
4.2.2.每月25号-30号为上报预计付款审批时间，财务部门按与供应商约定的付款周期及时编制预计付款表并报上层领导批示。
4.2.3.月结供应商的结算期为每月1-5号，由财务部应付账款人员按照批示后的预计付款表填写付款单，交由相关领导。相关领导收到财务填写的付款单，应及时审核签字并交与出纳人员，出纳人员会按照付款单的金额，款项的重要性等，合理有序地在结算期内安排付款，在此期间，供应商、采购部不得催促财务部付款。
4.2.4 若有预付款或者货到付款的供应商，除付款单据齐全外，还需申请部门拟定预（现）付款申请书连同订单交由财务经理及总经理助理特别核准。否则财务部门视同月结付款处理。（申请书格式见附件）。
4.2.5.财务部门应妥善保管每笔付款单据，付款后作为付款凭证的附件，按月装订成册备查。

5.0 相关记录
5.1《预付款及现付申请书》
6.0 流程图
6.1《采购订单付款审批流程图》 （适用于月结）
6.2《其他合约付款审批流程图》
6.3《财务部门对账付款流程图》
6.4《采购订单付款审批流程图》 （适用于货到付款/预付款）

6.1采购订单审批付款流程图（月结）
采购部
财务部
品质/仓管部门
总经理助理
传真订单给供应商，约定送货期。并将经采购经理签字的订单交财务、仓库各一份
采购经理订单
(内容包括单价、付款方式)
采购部收到物料需求计划，下采购订单

网银支付、支付承兑汇票或付现。
合同原价一份备案。
收集各部门付款的单据（已批核订单采购申请单、入库单、送货单、退货单）。

仓管部门将检验合格物料按收货数量填制物料入库单（退货单）
品管部门检验
仓管部门依据订单数量收货

审批付款。

对合同、订单进行核准并签字

6.2其他合同付款审批流程图
需求部门
财务部
总经理、董事长

拟定合同或向供应商索取合约版本

将合同交律师提出建议或修改意见

修改后的合约一份交总经理助理审批；

将原件交财务一份备案

按照合同订立的付款方式和付款金额及合同完成状况及及验收单据提出付款申请

网上操作或银行转账

将修改后合同呈报批准、正式签订

对付款进行审批

设备管理人员沟通安排维修作业

6.3．财务部门对账付款流程图（月结）
供应商
财务部
总经理、董事长
每月25-30日，根据物料验收单编制对账单。

次月1-10日与供应商对账，确认开票金额，索要发票。

修改合约

将副本交财务一份备案

网上操作或银行转账

根据仓库及品管部的单据核对物料数量；根据已审批采购订单或报价单核对单价；并审查是否有采购经理及总经理助理审批签字。

签收发票、整理归集付款单据、配比发票，入账。

按审批预计付款表，填写付款单，安排付款。

财务部门按月将付款凭证及付款单据装订成册保管备查。

将合约交律师提出建议或修改意见

每月25日-30日上报预计付款。

设备管理人员沟通安排维修作业

6.4．采购订单付款审批流程图（货到付款/预付款）
采购部门
财务部
总经理、董事长

收到物料需求计划后，下采购订单。

签订购货合同、填制预付款申请书。

采购经理签字，并将合同、预付款申请、定单交总经理助理审批，订货合同原价交财务一份

按照合同订立的付款方式和付款金额及合同完成状况提出付款申请

购货合同原件
一份备案

凭总经理助理审批签字的预付、现付订单、报价单及入库单、送货单购货发票付款，付款凭证及付款单据按月装订成册保管备案备查。

批准采购合同、报价单及预付、现付款申请书

设备管理人员沟通安排维修作业

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