档案管理制度草稿.docx
《档案管理制度草稿.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案管理制度草稿.docx(69页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、 山东祥光集团有限公司企业标准 Q/XG GL JC.00 -2013(A) 档案管理工作规范(征求意见稿)2013-11-01日发布 2013-11-01日实施山东祥光集团有限公司 发布目 录前言. 2档案管理制度. 31总则.32范围.33规范性引用文件.34术语.45档案工作组织.46管理制度.5 6.1非电子档案管理归档制度.5 6.2电子档案管理归档制度.8 6.3档案的保管制度.10 6.4档案的保密制度.10 6.5档案鉴定销毁制度.11 6.6档案利用制度.11 6.7档案统计制度.13 6.8档案管理系统操作制度. 137罚则. 14档案管理业务规范.161总则.162范围.
2、163档案保管期限划分.164档案密级的划分.175文件材料的整理规范.17 5.1归档文件基本要求.17 5.2文件材料的鉴别.18 5.3组卷.18 5.4卷内文件的排列.18 5.5卷内文件的修整.19 5.6案卷的装订.19 5.7案卷编目.196全宗及公司代码编号规则.227档案分类编号规则.22附录.36附录1公司代码编号表.36附录2文件材料归档范围及保管期限表.37附录3文件资料移交清单.61附录4档案借阅登记表.62附录5档案临时赋权申请单.63附录6档案权限调整申请单.64附录7档案惩戒整改审批单.65附录8档案销毁审批单.66附录9档案销毁清册.66附录10档案统计报表.
3、67附录11卷内文件目录.68附录12卷内备考表.69前 言为加强和规范企业档案管理工作,注重档案收集、整理工作,保证档案数据齐全、完整、准确,提升档案管理工作水平,更好地服务于公司,根据国家档案局发布的(中华人民共和国档案行业标准DA/T42-2009)企业档案工作规范等有关法律、法规,制定本制度。 本制度提出部门:山东祥光集团有限公司人事行政中心本制度归口部门:山东祥光集团有限公司人事行政中心本制度起草单位:山东祥光集团有限公司人事行政中心主要起草人:张寒寒、刘建、葛瑾、冯婷婷主要审核人:王琴琴主要批准人:沈朝云本文件为2013年首次发布,版本号:第A版。档案管理制度1总则1.1为了加强山
4、东祥光集团有限公司档案管理工作,促进公司档案工作的综合整体建设,参照新凤祥控股集团有限责任公司档案管理暂行规定,根据有关法律、法规,制定本制度。1.2公司档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为向导,运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,为企业研发、生产、经营、管 理和持续发展提供有效服务。1.3档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的管理模式。1.4公司应维护档案的完整、齐全、准确、系统与安全。1.5公司全体员工都有保护档案和保密的义务。2范围2.1本制度适用于山东祥光集团有限公司各事业部、职能部门(以下简称祥光集团)。2.2祥光集团各事业部、职能部门可
5、以在不违背本制度的前提下,结合各公司实际情况进行增加补充条款,经祥光集团归口部门审批后下发执行。3规范性引用文件 DAT422009 中华人民共和国档案行业标准 DAT1 档案工作基本术语 DAT12 全宗卷规范 DAT13 档号编制规则 DAT22 归档文件整理规则 DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范4术语4.1档案指公司从事生产经营、企业管理、工程建设以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。注:档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产管理、会计业务档案、人事档案、产品档案、科研档案、项目
6、建设、设备档案、合同档案、特殊载体档案、实物档案和权证档案十四类。其中,党群工作、行政管理、经营管理、生产管理合为文书档案。4.2秘密公司秘密是关系公司权利和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。4.3电子档案指在数字设备及环境中生产,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。从技术角度上区分,电子文件主要有:文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、多媒体文件、超媒体文件、程序文件、数据库文件。4.4非电子档案指除电子档案以外的所有档案,如纸质档案、实物档案。5档案工作组织5.1档案领导小组:主任:沈朝云副主任
7、:王琴琴成员:张寒寒 刘建 葛瑾 冯婷婷档案领导小组下设:祥光集团人事行政中心、财务中心、物流中心、祥瑞铜材、金属事业部、有色贸易事业部、材料部、预决算部等部门兼职档案管理人员。成员:陈惠绢、杨潇、孙桂军、邓连军、冯婷婷、秦晓娟、徐龙佳、林彬、张进贤、侯典季、马晓瑜、宋义友、徐星然、张朝胜、郑金宝、魏晓然、刘士祥、靳艳伟、潘如春、赵燕燕、杜恒煜、杜春玲、杨飞燕、苗红生、张煦。(兼职档案管理员可能会有变动,是否可把成员名单去掉)5.2档案领导小组职责: 统筹规划祥光集团各事业部、职能部门的档案管理工作,制定、修订、审核文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交、销毁有关规章制度。 负责祥光
8、集团各事业部、职能部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统计工作,并指导员工使用档案管理系统进行档案数据查询、利用工作。 指导祥光集团各事业部、职能部门及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 监督、检查祥光集团各事业部、职能部门的档案工作。 负责档案管理信息化系统维护工作。5.3兼职档案管理员职责: 负责本部门档案资料的收集、整理、保管和提供利用工作。 负责本部门档案预立卷工作,在每年规定的期限内,及时到祥光集团档案室归档。 负责本部门档案的安全保管和保密工作。 对业务部门文件材料的形成、积累整理和归档工作进行指导、监督、检查。 指导本部门员工利用档案管理系统查询档案。5.4档案人员要求:
9、档案管理人员应严格遵守公司制度,忠于职守,具有档案管理专业知识。 档案管理员应具备大专以上学历。 档案管理员应定期接受档案管理培训。6管理制度6.1非电子档案归档管理制度6.1.1归档要求6.1.1.1归档的文件材料必须保持成套性和完整性。6.1.1.2归档的文件材料应准确反映企业生产、经营、科研、基建等各项活动的真实内容和历史过程。6.1.1.3归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。6.1.1.4归档的文件材料应符合规定的格式及书写标准。6.1.2归档范围6.1.2.1党群工作:企业党群工作主要包括党务工作、组织工作、宣传统战工作、纪检与监察工作、工会工作、共青团工作、民间团体工作等过
10、程中产生的会议纪要、请示报告、上级批复、组织、协调等各种文件材料。6.1.2.2行政管理:公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料;公司股东会、董事会、监事会形成的文件资料;有关行政事务、安全保卫、法务文件、审计工作和外事工作等方面的文件材料。6.1.2.3经营管理:企业经营决策和经销管理的各种记录、市场经济信息、广告宣传和用户服务中形成的文件材料等。6.1.2.4生产管理:质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、安全、环保、科技情报、设计管理等方面的文件材料。6.1.2.5会计档案:会计凭证、会计账簿、财务报告、财务报表、其他会计核算材料及会计档案的保管清册、移交清册和销毁清
11、册。6.1.2.6人事档案:人员任免文件、工资明细、绩效考核数据、出勤、休假管理制度、员工个人档案、社保档案等。6.1.2.7产品档案:产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。6.1.2.8科研档案:生产、建设、科技研究部门在科学研究活动中形成的文件材料,如:上级有关文件、协议、试验研究中形成的重要文件;国内外考察材料,阶段性小结;最终研究报告;成果鉴定和上级机关批复及奖励方面的文件材料。6.1.2.9项目建设档案:在基本建设活动中形成的文件材料,包括施工图、设计变更文件、图表、预决算材料、竣工图、竣工资料和监理资料等。6.1.2.1
12、0设备档案:成套设备开箱随机资料,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,特种设备年检产生的文件材料,设备运行期间的运行记录、维修记录、设备技改和报废的文件材料等。6.1.2.11合同档案:设计咨询、土建安装、设备买卖安装、产品销售、原材料、备品备件采购、培训服务协议、其他合同等。6.1.2.12实物档案:公司在节日庆典、领导视察、工程建设、营销活动、科技进步、成果展示、外事活动、友好往来、社会活动中形成的各种奖牌、奖杯、牌匾等。6.1.2.13特殊载体档案:在公司重大活动、重要会议、节日庆典、领导视察、工程建设、外事活动、社会活动中形成的音频、音像、磁带、光盘等各类载体文件。
13、6.1.2.14权证档案:公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、房产证、环境、质量体系证、排污许可证和安全生产许可证等相关证件。6.1.2.15其他具有保存价值的文件材料。6.1.3归档时间6.1.3.1文书档案、产品档案:必须在每年五月份之前将前一年度需要归档的文件材料到祥光集团档案室办理归档交接手续,任何人不得据为己有或者拒绝归档。6.1.3.2会计档案:当年形成的会计档案,在会计年度终了之后,可暂由会计部门保管一年,期满之后,移交祥光集团档案室集中统一管理。6.1.3.3科研档案:在科研成果鉴定后随时将文件材料移交祥光集团档案室归档。6.1.3.4项目建设档案:项目建设期
14、间,项目部将施工过程中产生的文件及时到祥光集团档案室归档。项目竣工后,项目施工方将项目负责人、项目监理、和项目建设单位分管领导共同确认审核后的项目竣工验收资料、竣工图,到祥光集团档案室办理移交手续。6.1.3. 5设备档案:设备到货后,工程设备部或项目部将成套单体设备的设备随机资料收集齐全后及时到档案室归档,设备运行过程产生的文件材料每季度末到档案室归档。6.1.3.6实物档案、特殊载体档案、权证档案应随时归档。6.1.3.7重要档案:需要在事件结束一个月内,及时提交祥光集团档案室备案归档。6.1.4归档数量6.1.4.1原则上所有档案需归档两份,一份原件,一份复印件。6.1.4.2权证类、文
15、书类、实物档案、会计档案可归档一份,必须为原件。6.2电子档案管理归档制度6.2.1归档要求6.2.1.1归档的电子档案,必须保证真实性和完整性,达到档案的功能价值。6.2.1.2电子文件格式标准化,在标准的用户界面下操作,支持不同的平台,与现有的设备兼容。6.2.1.3归档的电子文件,如有纸质文件,要与纸质文件之间相互建立准确、可靠的对应关系。6.2.1.4归档的电子文件载体或装具盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、硬件及软件环境。6.2.1.5特殊格式的电子文件,应在存储载体中同时存有相关软件。6.2.1.6 电子文件拷贝至耐久性较好的载体上应当一式三份,一份封存保管、一分查询利用、一份
16、异地保存。6.2.1.7 重要的电子文件应当纸质化。6.2.2归档范围6.2.2.1非电子文件归档范围内的所有档案资料归档时,所附带的光盘、磁盘等电子文件。6.2.2.2反映公司生产、建设重大活动的录像、录音等各种特殊载体档案材料。6.2.2.3OA协同平台系统中需要归档的重要工作流程,如合同审批流程、内部请示流程、会议纪要、收发文申请、制度发布等。6.2.2.4通过邮件进行审批的重要电子文件。6.2.2.5公司信息系统中的各种财务数据、生产数据等文件。6.2.2.6其他有归档价值的电子文件。6.2.3归档时间6.2.3.1参照非电子文件的归档时间6.2.3.2备份数据归档时间6.2.4归档数
17、量6.2.4.1一般的归档一份6.2.4.2有载体的、重要的或利用频繁的归档两份。6.2.5归档控制方法6.2.5.1各种文件材料的形成积累,整理归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划;列入公司有关部门和有关人员职责范围。6.2.5.2档案工作情况需要纳入祥光集团各事业部、职能部门绩效管理体系。祥光集团档案室在每年年终对各事业部、职能部门的档案工作情况进行检查、审核后,报人力资源考核。6.2.5.3公司产品和工程创优、科研成果评奖、专利申请等,归档文件必须完整、准确、系统,档案室没有签署意见不得报成果。6.2.5.4拟定合同时,该合同涉及到
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 管理制度 草稿
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【精***】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【精***】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。