档案管理制度草稿.docx

山东祥光集团有限公司企业标准

Q/XG GL JC.00 -2013(A)

档案管理工作规范
（征求意见稿）

2013-11-01日发布 2013-11-01日实施

山东祥光集团有限公司 发布

目 录

前言.............................................................................. 2
档案管理制度...................................................................... 3
1总则.............................................................................3
2范围.............................................................................3
3规范性引用文件...................................................................3
4术语.............................................................................4
5档案工作组织.....................................................................4
6管理制度.........................................................................5
6.1非电子档案管理归档制度.......................................................5
6.2电子档案管理归档制度.........................................................8
6.3档案的保管制度..............................................................10
6.4档案的保密制度..............................................................10
6.5档案鉴定销毁制度............................................................11
6.6档案利用制度................................................................11
6.7档案统计制度................................................................13
6.8档案管理系统操作制度........................................................ 13
7罚则............................................................................ 14
档案管理业务规范..................................................................16
1总则............................................................................16
2范围............................................................................16
3档案保管期限划分................................................................16
4档案密级的划分..................................................................17
5文件材料的整理规范......................................................17
5.1归档文件基本要求............................................................17
5.2文件材料的鉴别..............................................................18
5.3组卷........................................................................18
5.4卷内文件的排列..............................................................18
5.5卷内文件的修整..............................................................19
5.6案卷的装订..................................................................19
5.7案卷编目....................................................................19
6全宗及公司代码编号规则..........................................................22
7档案分类编号规则................................................................22
附录.............................................................................36
附录1公司代码编号表.............................................................36
附录2文件材料归档范围及保管期限表...............................................37
附录3文件资料移交清单...........................................................61
附录4档案借阅登记表.............................................................62
附录5档案临时赋权申请单.........................................................63
附录6档案权限调整申请单........................................................64
附录7档案惩戒整改审批单........................................................65
附录8档案销毁审批单............................................................66
附录9档案销毁清册..............................................................66
附录10档案统计报表.............................................................67
附录11卷内文件目录.............................................................68
附录12卷内备考表...............................................................69

前 言

为加强和规范企业档案管理工作，注重档案收集、整理工作，保证档案数据齐全、完整、准确，提升档案管理工作水平，更好地服务于公司，根据国家档案局发布的（中华人民共和国档案行业标准DA/T42-2009）《企业档案工作规范》等有关法律、法规，制定本制度。
本制度提出部门：山东祥光集团有限公司人事行政中心
本制度归口部门：山东祥光集团有限公司人事行政中心
本制度起草单位：山东祥光集团有限公司人事行政中心
主要起草人：张寒寒、刘建、葛瑾、冯婷婷
主要审核人：王琴琴
主要批准人：沈朝云
本文件为2013年首次发布，版本号：第A版。

档案管理制度
1总则
1.1为了加强山东祥光集团有限公司档案管理工作，促进公司档案工作的综合整体建设，参照新凤祥控股集团有限责任公司《档案管理暂行规定》，根据有关法律、法规，制定本制度。
1.2公司档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为向导，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管 理和持续发展提供有效服务。
1.3档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的管理模式。
1.4公司应维护档案的完整、齐全、准确、系统与安全。
1.5公司全体员工都有保护档案和保密的义务。
2范围
2.1本制度适用于山东祥光集团有限公司各事业部、职能部门（以下简称祥光集团）。
2.2祥光集团各事业部、职能部门可以在不违背本制度的前提下，结合各公司实际情况进行增加补充条款，经祥光集团归口部门审批后下发执行。
3规范性引用文件
DA／T42—2009 《中华人民共和国档案行业标准》
DA／T1 《档案工作基本术语》
DA／T12 《全宗卷规范》
DA／T13 《档号编制规则》
DA／T22 《归档文件整理规则》
DA/T28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
JGJ 25 《档案馆建筑设计规范》
4术语
4.1档案
指公司从事生产经营、企业管理、工程建设以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
注：档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产管理、会计业务档案、人事档案、产品档案、科研档案、项目建设、设备档案、合同档案、特殊载体档案、实物档案和权证档案十四类。其中，党群工作、行政管理、经营管理、生产管理合为文书档案。
4.2秘密
公司秘密是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。
4.3电子档案
指在数字设备及环境中生产，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。从技术角度上区分，电子文件主要有：文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、多媒体文件、超媒体文件、程序文件、数据库文件。
4.4非电子档案
指除电子档案以外的所有档案，如纸质档案、实物档案。
5档案工作组织
5.1档案领导小组：
主任：沈朝云
副主任：王琴琴
成员：张寒寒 刘建 葛瑾 冯婷婷
档案领导小组下设：祥光集团人事行政中心、财务中心、物流中心、祥瑞铜材、金属事业部、有色贸易事业部、材料部、预决算部等部门兼职档案管理人员。
成员：陈惠绢、杨潇、孙桂军、邓连军、冯婷婷、秦晓娟、徐龙佳、林彬、张进贤、侯典季、马晓瑜、宋义友、徐星然、张朝胜、郑金宝、魏晓然、刘士祥、靳艳伟、潘如春、赵燕燕、杜恒煜、杜春玲、杨飞燕、苗红生、张煦。(兼职档案管理员可能会有变动，是否可把成员名单去掉)
5.2档案领导小组职责：
Ø 统筹规划祥光集团各事业部、职能部门的档案管理工作，制定、修订、审核文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交、销毁有关规章制度。
Ø 负责祥光集团各事业部、职能部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统计工作，并指导员工使用档案管理系统进行档案数据查询、利用工作。
Ø 指导祥光集团各事业部、职能部门及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
Ø 监督、检查祥光集团各事业部、职能部门的档案工作。
Ø 负责档案管理信息化系统维护工作。
5.3兼职档案管理员职责：
Ø 负责本部门档案资料的收集、整理、保管和提供利用工作。
Ø 负责本部门档案预立卷工作，在每年规定的期限内，及时到祥光集团档案室归档。
Ø 负责本部门档案的安全保管和保密工作。
Ø 对业务部门文件材料的形成、积累整理和归档工作进行指导、监督、检查。
Ø 指导本部门员工利用档案管理系统查询档案。
5.4档案人员要求：
Ø 档案管理人员应严格遵守公司制度，忠于职守，具有档案管理专业知识。
Ø 档案管理员应具备大专以上学历。
Ø 档案管理员应定期接受档案管理培训。
6管理制度
6.1非电子档案归档管理制度
6.1.1归档要求
6.1.1.1归档的文件材料必须保持成套性和完整性。
6.1.1.2归档的文件材料应准确反映企业生产、经营、科研、基建等各项活动的真实内容和历史过程。
6.1.1.3归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
6.1.1.4归档的文件材料应符合规定的格式及书写标准。
6.1.2归档范围
6.1.2.1党群工作：企业党群工作主要包括党务工作、组织工作、宣传统战工作、纪检与监察工作、工会工作、共青团工作、民间团体工作等过程中产生的会议纪要、请示报告、上级批复、组织、协调等各种文件材料。
6.1.2.2行政管理：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料；公司股东会、董事会、监事会形成的文件资料；有关行政事务、安全保卫、法务文件、审计工作和外事工作等方面的文件材料。
6.1.2.3经营管理：企业经营决策和经销管理的各种记录、市场经济信息、广告宣传和用户服务中形成的文件材料等。
6.1.2.4生产管理：质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、安全、环保、科技情报、设计管理等方面的文件材料。
6.1.2.5会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报告、财务报表、其他会计核算材料及会计档案的保管清册、移交清册和销毁清册。
6.1.2.6人事档案：人员任免文件、工资明细、绩效考核数据、出勤、休假管理制度、员工个人档案、社保档案等。
6.1.2.7产品档案：产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
6.1.2.8科研档案：生产、建设、科技研究部门在科学研究活动中形成的文件材料，如：上级有关文件、协议、试验研究中形成的重要文件；国内外考察材料，阶段性小结；最终研究报告；成果鉴定和上级机关批复及奖励方面的文件材料。
6.1.2.9项目建设档案：在基本建设活动中形成的文件材料，包括施工图、设计变更文件、图表、预决算材料、竣工图、竣工资料和监理资料等。
6.1.2.10设备档案：成套设备开箱随机资料，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，特种设备年检产生的文件材料，设备运行期间的运行记录、维修记录、设备技改和报废的文件材料等。
6.1.2.11合同档案：设计咨询、土建安装、设备买卖安装、产品销售、原材料、备品备件采购、培训服务协议、其他合同等。
6.1.2.12实物档案：公司在节日庆典、领导视察、工程建设、营销活动、科技进步、成果展示、外事活动、友好往来、社会活动中形成的各种奖牌、奖杯、牌匾等。
6.1.2.13特殊载体档案：在公司重大活动、重要会议、节日庆典、领导视察、工程建设、外事活动、社会活动中形成的音频、音像、磁带、光盘等各类载体文件。
6.1.2.14权证档案：公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、房产证、环境、质量体系证、排污许可证和安全生产许可证等相关证件。
6.1.2.15其他具有保存价值的文件材料。
6.1.3归档时间
6.1.3.1文书档案、产品档案：必须在每年五月份之前将前一年度需要归档的文件材料到祥光集团档案室办理归档交接手续，任何人不得据为己有或者拒绝归档。
6.1.3.2会计档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交祥光集团档案室集中统一管理。
6.1.3.3科研档案：在科研成果鉴定后随时将文件材料移交祥光集团档案室归档。
6.1.3.4项目建设档案：项目建设期间，项目部将施工过程中产生的文件及时到祥光集团档案室归档。项目竣工后，项目施工方将项目负责人、项目监理、和项目建设单位分管领导共同确认审核后的项目竣工验收资料、竣工图，到祥光集团档案室办理移交手续。
6.1.3. 5设备档案：设备到货后，工程设备部或项目部将成套单体设备的设备随机资料收集齐全后及时到档案室归档，设备运行过程产生的文件材料每季度末到档案室归档。
6.1.3.6实物档案、特殊载体档案、权证档案应随时归档。
6.1.3.7重要档案：需要在事件结束一个月内，及时提交祥光集团档案室备案归档。
6.1.4归档数量
6.1.4.1原则上所有档案需归档两份，一份原件，一份复印件。
6.1.4.2权证类、文书类、实物档案、会计档案可归档一份，必须为原件。
6.2电子档案管理归档制度
6.2.1归档要求
6.2.1.1归档的电子档案，必须保证真实性和完整性，达到档案的功能价值。
6.2.1.2电子文件格式标准化，在标准的用户界面下操作，支持不同的平台，与现有的设备兼容。
6.2.1.3归档的电子文件，如有纸质文件，要与纸质文件之间相互建立准确、可靠的对应关系。
6.2.1.4归档的电子文件载体或装具盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、硬件及软件环境。
6.2.1.5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相关软件。
6.2.1.6 电子文件拷贝至耐久性较好的载体上应当一式三份，一份封存保管、一分查询利用、一份异地保存。
6.2.1.7 重要的电子文件应当纸质化。
6.2.2归档范围
6.2.2.1非电子文件归档范围内的所有档案资料归档时，所附带的光盘、磁盘等电子文件。
6.2.2.2反映公司生产、建设重大活动的录像、录音等各种特殊载体档案材料。
6.2.2.3OA协同平台系统中需要归档的重要工作流程，如合同审批流程、内部请示流程、会议纪要、收发文申请、制度发布等。
6.2.2.4通过邮件进行审批的重要电子文件。
6.2.2.5公司信息系统中的各种财务数据、生产数据等文件。
6.2.2.6其他有归档价值的电子文件。
6.2.3归档时间
6.2.3.1参照非电子文件的归档时间
6.2.3.2备份数据归档时间
6.2.4归档数量
6.2.4.1一般的归档一份
6.2.4.2有载体的、重要的或利用频繁的归档两份。
6.2.5归档控制方法
6.2.5.1各种文件材料的形成积累，整理归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门和有关人员职责范围。
6.2.5.2档案工作情况需要纳入祥光集团各事业部、职能部门绩效管理体系。祥光集团档案室在每年年终对各事业部、职能部门的档案工作情况进行检查、审核后，报人力资源考核。
6.2.5.3公司产品和工程创优、科研成果评奖、专利申请等，归档文件必须完整、准确、系统，档案室没有签署意见不得报成果。
6.2.5.4拟定合同时，该合同涉及到应交付技术资料条款时，应约定交付技术资料的范围、数量和载体形式。如果没有明确约定，该合同将不进行盖章生效。
6.2.5.5根据合同对交付技术资料条款的约定，所有设计应该交付技术资料的合同，业务部门和档案室予以核实，确保技术资料的交付按照合同约定执行后，在付款手续中予以确认。财务部门应在收到包含业务部门和档案室对合同相关技术资料交付确认的付款申请后，方可办理付款手续。
6.2.5.6所有设备重大技改项目、科研成果项目结束后，业务部门及时将相关技术文件到档案室办理归档手续，财务部门应在收到档案室确认已收到技术文件后，方可办理奖金发放手续。
6.3档案保管制度
为了确保档案安全，最大限度地延长档案的寿命，加强档案保管的科学管理，做好档案安全保管。
Ø 档案库房的建设按照JGJ 25 《档案馆建筑设计规范》执行。
Ø 档案库房属公司存放档案重要基地，应加强管理，非档案管理人员不得随意进入档案库房。
Ø 档案室配备必要的设施，确保档案安全，延长档案的寿命，发现档案材料丢失或在利用中泄密和损毁，立即向领导报告，不得隐瞒和延误。
Ø 平时做好防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温工作，每年对档案进行防虫、防霉检查和施放防虫药，认真做好检查结果记录。
Ø 研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色档案，及时修复和复制。
Ø 库房内温度要控制在14--24 ℃之间，相对湿度应控制在45--60%之间。
Ø 查、借阅档案当面注销，及时入库。每年对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。
Ø 采用档案管理信息化系统对档案进行管理，提高管理效率。
6.4档案的保密制度
Ø 公司全体员工均有档案保密的义务。
Ø 凡划定了密级（绝密、机密、秘密）的档案资料和未列入密级且不宜公开的内控档案资料均属保密范围。
Ø 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经董事长、总经理或相关领导批准。
Ø 收发、传递、使用、复制、摘抄、保存、销毁和外出携带公司秘密档案，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
Ø 采用电脑加密技术存取、处理、传递公司秘密档案。
Ø 在设备完善的保险装置中保存。
Ø 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
Ø 不向废品收购部门出售秘密文件、资料、笔记本，不得私自销毁秘密文件、资料。
Ø 不得擅自复制、复印、传抄秘密文件、资料。
Ø 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告相关领导，立即做出处理。
6.5档案鉴定销毁制度
Ø 当已失效的档案，要认真鉴定，属于公司秘密的档案材料需经董事长或总裁批准、其它档案需经档案所属事业部总经理或部门总监批准后，方能销毁。销毁时要有二人以上监销，并在档案销毁单上签字。
Ø 对保管期限已满，但仍有保存价值的档案应延长保管期限，任何人不得擅自销毁档案。
Ø 销毁审批手续和销毁清册要永久保存。
Ø 未经鉴定和批准，任何部门和个人都不得擅自销毁档案。
Ø 为防止发生不必要的损失，对批准销毁的档案，必须送去打纸浆或焚毁，严禁应销毁的档案作其他用途，不许作废品出售。
6.6档案利用制度
Ø 公司档案只允许公司内部人员借阅。员工按照档案借阅权限和借阅期限的要求借阅档案，权限以外的档案借阅应经相关领导签字审批后方可借阅。
Ø 借阅人员接到档案实物时，应点数清楚在 “档案借阅登记表”签字。归还档案时，档案管理人员应逐册、逐项核对档案，确认齐全无损后办理注销手续。
Ø 对借出档案，档案管理人员要定期催还，借阅者如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
Ø 借阅人员应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损毁，不得擅自复制，并且严格做好档案的保密工作。
Ø 借阅人员不准转借，必须专人专用。
Ø 档案管理员必须保证任何档案资料，在任何时间都能满足档案室内查阅的需要。为满足借阅人急需，档案管理员有权随时调回已借出的档案。
Ø 员工转岗时应将在原岗位借出的档案及时归还，然后按照新岗位的借阅权限进行借阅。
Ø 人力资源部在办理员工离职或异动手续时，应有档案管理员的签字，确保离职或异动人员已将所借档案全部归还。若是专兼职档案管理员，确保已将档案资料逐项与交接人进行交接。
Ø 档案借阅权限
（1）董事长和总裁可检索、复制和借阅各类档案。
（2）公司副总裁可检索、复制和借阅公司非保密范围的所有档案和部分保密级档案。
（3）公司总监和各事业部总经理，可检索、复制和借阅本事业部和本部门的所有档案。
（4）各部门负责人包括经理、科长、主管、主任、助理等只可检索和借阅所负责工作范围内的所有档案。
（5）其他正式员工可检索和借阅本部门或本车间的内部档案和公开档案。
（6）财务人员可检索和查阅会计档案。
（7）人力资源部人员可检索和查阅人事档案。
（8）审计人员可凭借领导审批后的审计任务书，检索和借阅相关档案。
Ø 档案借阅权限的审批
（1） 绝密级档案需经董事长或总裁批准。
（2） 机密级档案需经部门总监、总经理、批准
（3） 秘密级档案借阅时，如果超出借阅权限，需要经部门部长、经理、厂长审批方可借阅。
（3）公司所有绝密级、机密级档案的电子版本，如需复制时，必须经过董事长或总裁审批。 秘密级档案、内部档案和公开档案的电子版本，如需复制时，须经本事业部总经理或本部门总监审批。
Ø 借阅期限
（1）绝密级档案和机密级档案的借阅期限为一天；
（2）秘密级档案的借阅期限为三天；
（3）内部档案和公开档案的借阅期限为七天。
6.7档案的统计制度
Ø 定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。
Ø 公司档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠，每个档案人员必须做好平时数字累计工作，保证所统计档案数据的准确，及时。
Ø 保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。
Ø 对档案的收进、移出、保管、利用情况，本公司的档案及档案工作情况定期调查，及时进行统计分析，按照相关规定，定期向档案业务部门报送档案工作情况统计表。
Ø 档案统计工作遵循国家统计工作要求，执行《中华人民共和国统计法》，用科学的标准和方法使统计工作科学化。
6.8档案管理系统操作制度
为了加强和规范祥光集团档案管理系统操作维护，确保档案管理系统稳定安全运行，结合祥光集团档案管理实际情况和档案管理系统建设特点，特制订本制度。
Ø 祥光集团档案管理人员、专兼职档案管理员负责档案管理系统应用操作，包括数据收集、整理、录入、挂接电子文件、归档、保管、利用、编研等。
Ø 设专人负责档案系统赋权审批操作，包括档案数据的借阅、预约、以及电子文件浏览、下载、打印等权限申请的审批。
Ø 档案系统管理员与信息部门人员负责档案管理系统维护工作，包括机构权限设置、档案类型、各种报表维护、服务器维护、数据库维护、系统备份维护等。
Ø 对于超权限查阅、利用档案人员，严格按照赋权审批流程执行，逐级审批同意后方可利用档案。
Ø 严格按照档案管理系统著录项规范进行数据录入，如序号、页数、成文日期、责任者等，不得随意删除、修改档案目录、电子文件，如误删除，请及时联系系统管理员进行数据恢复。
Ø 任何人未经许可都不得进入档案系统数据库进行操作，实施维护时不准擅自修改档案数据库结构、档案类型、录入界面等，如需修改，必须得到档案部门领导确认，其他操作人员一律不准在实施数据库操作及修改档案数据库结构操作。
Ø 平时做好档案系统密码保密工作。
7罚则
7.1祥光集团各事业部、职能部室及个人都不得将公司档案据为己有，有下列行为之一的，财务部取消报销手续，并且据情节轻重，予以扣除责任人绩效考核。
7.1.1上报公司内部或外部获奖的生产工艺和设备技改项目，各项科研成果鉴定、专利申请等，没有按时上交文件材料归档的；财务部取消报销手续，待档案室确认文件材料归档后，财务部在执行报销手续并扣除责任人3分绩效考核。
7.1.2外出考察、参加技术培训，没有按时上交考察报告和培训技术资料的，第一次予以警告，第二次扣除责任人1分绩效考核。
7.1.3建设合同、技术协议、设备合同等，没有按合同约定交付相应技术文件，没有档案管理员确认签字，财务部将不办理付款手续。
7.1.4专兼职档案管理员发现某事业部、职能部室或个人有未按时归档文件材料，第一次给予警告，第二次扣除责任人1分绩效考核。
7.2如有下列行为之一，予以扣除责任人的绩效考核成绩，并据情节轻重，给予50-5000元扣薪处理，严重者调离工作岗位或予以辞退，若构成犯罪依法追究刑事责任。
7.2.1将档案文件据为己有，没有按时归档，一经发现给予扣除100元罚款，并扣除年度绩效考核1分处理。
7.2.2在借阅档案室，拒绝按时归还并不办理续借手续，或出现损坏、剪切、、勾画、涂改等情形；给予扣除50员罚款处理。
7.2.3对档案借阅期限超过的每卷（本、件）按2元/天罚款；丢失非保密档案的按原价赔偿，丢失保密级档案的据情节轻重给予降级（薪）、辞退处分。
7.2.4故意或过失泄露公司秘密，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的，给予辞退处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。
7.2.5利用工作之便不经批准翻阅、记录、披露公司秘密的，给予2000元罚款处分，据情节轻重，给予辞退处分。
7.2.6利用职权强制他人违反保密规定的，给予辞退处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。
7.2.7档案管理人员违反档案借阅制度擅自借出档案的，一经发现给予批评警告外，每次罚款100元，未及时上报归档或管理不善的和涂改、伪造档案的，给予降级（薪）处分，丢失或擅自销毁档案的给予调离工作岗位处分，并据情节轻重，给予辞退处分，若构成犯罪的依法追究刑事责任。

档案管理业务规范
1总则
1.1为了规范山东祥光集团有限公司档案的分类和整理，健全和完善公司的档案信息工作，特制定本规则。
1.2档案管理员在进行档案组卷时，应该按照本规则进行档案的整理、分类和编目。
1.3本规则所规定的科技档案（产品生产类、科研开发类、项目建设类和设备仪器类）二级类目和三级类目还有待完善，各事业部和各部门可以根据本部门实际情况进行添加，由兼职档案管理员提前报祥光集团档案室备案。
1.4公司全体员工都应按照档案管理业务流程，做好档案管理的各项工作。
2范围
2.1本规则规定了档案整理的基本要求和各类档案的分类原则、分类方法、文件归档范围、密级和保存期限。
2.2档案管理业务流程包含档案的收集、整理、立卷、保管、利用、保密、鉴定销毁和统计各个环节。
2.3本规则适用于山东祥光集团有限公司（以下简称祥光集团）所有档案的分类和管理。3档案保管期限的划分
3.1确定档案保管期限的原则：确定档案的保存价值，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据公司需要，全面确定档案保存价值，准确地制定档案的保管期限。
3.2档案（除会计业务档案）的保管期限指档案的保存时间，划分为永久、定期两种。
3.2.1永久，无限期尽可能长远地保存。主要是指反映公司主要职能活动和基本历史面 貌，对公司建设和发展有长远利用价值的档案。主要包括反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对于国家建设和历史研究有长远价值的档案；
3.2.2定期，一般是指档案须保存十年和三十年两种。主要是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司的建设和发展有查考利用价值的文件材料。
3.2.2.1凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为三十年保管。
3.2.2.2凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的文件材料，列为十年保管
3.3会计档案保管期限划分为永久和定期，定期分为3年、5年、10年、15年、25年5 种。
4档案密级的划分
公司档案的密级从高到低可分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部”和“公开”五级，其中“绝密”、“机密”、“秘密”属于公司秘密，是公司保密级档案。
4.1 绝密，保密内容的核心部分。主要是指公司重大决策中的秘密事项，尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策等直接影响公司权益的重要决策文件资料，一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害。
4.2 机密，保密内容的重要部分。主要是指公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、财务预决算报告、财务报表、统计报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等，一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害。
4.3 秘密，保密内容的一部分。主要是指人事档案、合同、协议、工程设计图纸、工资性收入及尚未进入市场或公开的信息等，一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害。
4.4 内部，没有公布于社会，只限于内部有关人员使用。主要是指设备操作手册等供员工学习和操作的各种技术资料，一旦泄密会使公司利益遭受一般损害。
4.5 公开，主要是指公司获得的各项证件、荣誉、奖章等，公开有助于公司利益。
5文件材料的整理规范
5.1 归档文件的基本要求
5.1.1 各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集，并根据文件材料的有机联系进行组卷。
5.1.2 归档的文件应责任签署完毕，并完整、准确地反映本单位各项管理活动。
5.1.3 文件材料质地良好，字迹清晰、耐久。
5.1.4 需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等）书写、绘制。
5.1.5 如果有声像材料，应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
5.2 文件材料的鉴别
5.2.1 鉴别文件的完整、准确情况。对缺漏的文件进行收集补充，对内容不准确的文件进行更正。
5.2.2 鉴别文件材料保存价值，剔除无保存价值的文件，划定应归档文