合同的签订及合同书的管理制度.doc

文件名称
Subject
**酒店合同管理制度
拟搞
From
人事行政部：
级别
Classified
非授控
审核
Verify
营运总监：
类别
Folio
酒店人事行政
[2013]011号
批准
Approve
总经理：
页/份
Page
5/1
收件
TO
酒店：人事行政部、营销部、客房部、餐饮部、前厅部、财务部、工程部、保安部
签发日期
Date
2013年6月29日
呈送
CC
酒店：黄总经理、黄副总经理、万副总经理
版本号
Edition
A/0

为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合酒店的实际情况，制订本制度。

1 合同的签订、合同谈判须由酒店总经理或营运总监与相关部门负责人（财务部、工程部、采购部等），具体经办人共同参加，任何情况下不得一个直接与对方谈判合同。
2 签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。
3 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人资信、履约能力等情况。
4 签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
5 合同除即时清结者外，一律采用书面格式，尽可能采用统一合同推荐文本。
6 合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
7 合同审批权限按酒店制度执行。合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后按合同审批权限审批，重要合同必须经法律部门审查。审查当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力，合同内容是否符合国家法律、政策和酒店制度规定、合同应具备的条款是否齐全。当事人双方的权利、义务是否具体、明确。文字表述是否确切无误；当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件。预计取得的经济效益和可能承担的风险。合同非正常履行时可能受到的经济损失。
8 合同及合同审批表应写明具体经办人、谈判人员名字、联系电话、手机。任何人对外签订合同，都必须以维护本酒店合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依酒店制度惩处。触犯法律的，及时移送司法机法办。
9 合同内容应注意主要问题是：
9.1 部首部分：要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。
9.2 正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；产品买卖合同液压注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等。
9.3 结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章或公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。
10 签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
11 合同依法成立，既具有法律约束力。
12 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
13 酒店总经理、营运总监、财务部及各有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员责任。
14 在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行人力不可克服的困难而需变更或解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
15 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本酒店合法权益出发，从严控制。
16 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在酒店内办理有关的手续。
17 变更、解除合同的手续，应按锦湖大酒店制度规定的审批权限和程序执行。
18 变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。
19 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
20 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许的责任以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
21 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。触犯法律的，及时移送司法机关法办。
22 同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和锦湖大酒店制度规定妥善处理。
23 合同纠纷由有关业务部门与法务部门负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
24 处理合同纠纷的原则是：
24.1坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准；
24.2 以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本酒店合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷；
24.3 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障酒店合法权益不受侵犯；因酒店责任引起的纠纷，应尊重双方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少酒店损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
25 在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
26 合同纠纷的提出，加上由酒店与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请起诉或仲裁的足够的时间。
27 凡由法务部门处理的合同纠纷，经办业务部门、有关部门必须主动提供下列证据资料：
27.1合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
27.2送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
27.3货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；
27.4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
27.5有关方违约的证据材料。
27.6其他与处理纠纷有关的材料。
28 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
29 对双方已签署的解除合同纠纷的协议，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书、判决书、裁定书等在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，酒店各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
30 对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。
31 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。
32 在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
33 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知酒店各部门、有关单位，并将有关资料汇总、归档。
34 锦湖大酒店由总经理负责，合同管理部门为财务部、各部门、各经办人具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。
35 锦湖大酒店所有合同均由总经理（档案室）统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由总经理和审批人或其他书面授权人签署、存档。
36 总经理办公室（档案室）会同有关单位、有关部门、经办人认真做好合同管理的基础工作。具体如下：
36.1 建立合同档案。
36.2 建立合同管理台帐。
36.3 填写“合同情况月报表”。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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