工程档案管理制度《风电场建设档案管理制度》.docx
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1、 北京天润新能投资有限公司管理体系文件Beijing Tianrun New Energy Investment Co., LTD MS Document风电场建设档案管理制度编 制:焦凤枝标准化审查:刘长久审 核:黄四维批 准:许洪基文件编码:TR-MR/0705-0405文件版次:A1控制状态:受 控生效日期:2014-09-01此文件产权属北京天润新能投资有限公司所有,未经书面许可,不得以任何方式外传。This document is the property ofBeijing Tianrun New Energy Investment Co., LTD(TR), no part of
2、 this document may be reproduced by any means, nor transmitted without the written permission of TR.文件修改页章节号修改条款修改内容修改日期修改人批准人7风电场建设工程档案分类2014.7.1焦凤枝许洪基8.7新增加了照片档案的收集2014.7.1焦凤枝许洪基8.8增加了电子文件的收集20147.1焦凤枝许洪基8.9增加了工程质量相关实物的收集2014.7.1焦凤枝许洪基13增加了档案的保管与统计2014.7.1焦凤枝许洪基14增加了档案的提供与利用2014.7.1焦凤枝许洪基附件8修改了风电场
3、代码2014.7.1焦凤枝许洪基目 录1.目的32.适用范围33.总则34.编制依据35.管理职责与内容46.归档范围、份数、时间67.风电场建设工程档案分类78.风电场建设工程档案收集与整理要求79.建设工程档案编制的格式及质量要求910.建设工程竣工图的编制要求1011.建设工程归档档案组卷要求1112档案的验收与移交1313.档案的保管与统计1414.档案的提供及利用1415.附件15附件一:案卷封面16附件二 案卷盒脊背样式18附件三 案卷目录19附件四 竣工文件审查签字页20附件五 卷内目录21附件六 卷内备考表22附件七 风电场工程档案交接签证表23附件八 案卷移交目录25附件九
4、册内照片目录26附件十 电子文件登记表(首页)27附件十一 归档电子文件移交、接收检验登记表29附件十二 建设项目档案验收申请表30附件十三 风电场代码311.目的为规范北京天润新能投资有限公司(以下简称“公司”)风场建设工程档案管理,提高工程建设管理水平,统一工程档案管理及交接标准,根据国家基本建设档案管理的有关规定,特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及分公司风电场建设项目工程资料的整理归档、工程档案的检查验收、竣工文件的编制等各项内容。3.总则3.1风电场建设项目工程档案是在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、安装调试、监理、生产准备到竣工投产全过程中形成,归档保存的文件、图纸、图
5、表、声像等包括以纸质、磁盘、光盘等为载体的全部文件材料。3.2公司作为建设单位,负责组织、协调、指导、规范有关设计、监理、施工等单位编制项目工程管理技术资料和竣工文件。3.3工程开工前,由建设单位(一般由建设单位代表,即公司所辖属项目公司项目部,以下简称建设单位)组织,由设计、监理、施工、调试等各参建单位组成工程档案管理协调组,与工程建设同步,协调解决工程档案工作中存在的问题。档案管理协调组各成员要及时做好各自职责范围内或合同规定内技术资料的收集、整理和移交工作。4.编制依据DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 14-2012 全宗卷规范DA/T 35-2007 档案虫霉防治一般
6、规则DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范GB/T 15418-2009 档案分类标引规则GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 50328-2001 建设工程文件归档整理规范GB/T 10609.3-2009 技术复制图的折叠规范NB/T 31021-2012 风力发电企业科技文件归档与整理规范NB/T 31022-2012 风力发电工程达标投产验收规程DL/T 5229-2005 电力工程竣工图文件编制规定档发20062号 重大建设项目档案验收办法档发20025号 企业档案管理规定光伏发电工程工程综合管理与档案质量程度检验评定表
7、风力发电工程综合管理与档案质量程度检验评定表中国电力优质工程奖评选办法(2013版)电力企业档案数字化管理必备法规标准GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范档发20127号 电子档案移交与接收办法5.管理职责与内容5.1 公司档案管理职责和内容5.1.1 建立档案管理机构,相应的管理体系,组织实施关于档案工作的法律、法规、规范、标准和档案管理部门有关的规定、办法、细则。5.
8、1.2 制定本公司档案工作的规定,管理办法和计划。5.1.3 公司统筹规划分公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计与利用工作,加强档案工作规范化、标准化、制度化建设。5.1.4 对分公司及项目公司档案人员的业务培训,宣贯竣工档案标准制度。5.1.4 在统一领导,分级管理的原则下,根据本专业的管理要求,对分公司档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督与指导,定期检查(土建交付安装工程、并网发电前及工程移交生产)。5.2 分公司档案管理职责和内容5.2.1建立符合要求的工程档案室,配备与工程规模相适应的档案管理人员,集中统一保管档案。5.2.2建立档案管理机构,相应的管理体
9、系,认真执行公司档案工作的规章制度,组织各参建单位建立操作性强的工程档案管理制度及实施工细则。主动向公司档案人员反映档案工作情况,积极配合其开展工作,并接受公司档案人员的监督、指导和检查。5.2.3在合同签订时应明确本项目工程文件的收集、整理、移交责任和提交竣工档案的套数、质量、时间及电子文件的提供等要求和违约的责任。竣工图的编制责任和质量标准、出图深度、监理对档案的审核责任等。5.2.4根据公司风力发电企业归档范围与档案分类及保管期限划分表负责做好各项目公司档案的收集、整理、归档工作,并在规定期限内完成档案的移交,确保公司档案的完整真实和安全。5.2.5 在建设过程中分公司档案部门收集、接收
10、和集中保管项目文件(关于项目的合规性文件),档案人员参加工程的重要活动,将档案管理纳入工程重点验收节点,进行过程管理。5.2.6负责组织协调各参建单位的竣工文件的收集、整理归档,组织监理单位对各参建单位竣工文件的审核。根据工程进度,定期(土建工程交付安装工程、并网发电前及工程移交生产)或不定期地对各参建单位的竣工资料收集整理和编制归档工作进行检查,及时整改,避免大量返工。组织对准备移交的竣工档案进行审查与验收,并对接收的竣工档案进行汇总、整理、分类、编目、编制检索工具,编制项目档案整理情况说明。5.3 项目公司档案管理职责和内容 项目公司负责对各参建单位应提交的档案资料进行收集,汇总,以下是各
11、参建单位应提报的工程资料。53.1施工单位的主要管理职责和内容 负责提交施工、安装全部技术资料(含隐蔽工程及测量记录) 负责提交建筑、交通、水工、暖通、照明、站内通讯等施工、试验及检验文件。 负责提交分部试运阶段的方案、措施、试运记录及验收签证书。 负责提交各个阶段验收后的消缺、整改、验收记录。 负责提交工程建设期间的工程联系单、变更单、委托及签证单等 负责提交工程总结和工程技术总结。 负责提交设备及材料的产品说明书、质量合格证、试验报告、设备图纸等材料。 负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。 凡工程实行总承包的,由总承包单位负责其分包工程全部文件的收集、整理、汇总;凡由建设单位分别向几
12、个单位发包的,由各承包单位负责收集、整理其承包工程的全部文件。 所有施工单位负责提交的文件必须在机组240小时结束后45天内,按照本办法及国家档案管理的有关要求整理、装订、装盒,并编制清册后,移交建设单位。5.3.2勘察、设计单位的管理职责和内容 负责提交工程各设计阶段的所有设计文件,编制施工图总清册。 负责提交全部设计变更通知单。 负责提交工程设计总结。 对汇总的工程各类变更文件及工程联系单进行最终审核,保证其完整、准确。按合同要求编制竣工图,结合电力行业和档案管理的有关要求,编制两套完整的竣工图及一套与纸质竣工图内容完全一致的电子文件,并按本办法及国家档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制
13、移交清册,在机组240小时结束后45天内移交建设单位。5.3.3监理单位管理职责和内容 负责提交工程监理项目的监理文件(监理大纲、规划、目标、办法、监理实施细则等资料)及结论意见(如对于工程质量、工期、投资等的监理意见) 负责提交工程监理通知单及整改措施记录、总结。 负责提交工程施工及调试期间的设计变更通知单、设计变更执行情况总结及未完成项目的闭环签证(处理结果) 负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。 负责提交调试过程中的设备缺陷处理记录及处理结果。 负责提交设备修改通知单 负责提交工程联系单及材料代用记录。 负责提交全部施工调度(协调)会议纪要、专业
14、会议纪要。 按照本办法及国家档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册,在机组投产后45天内移交建设单位。 监理单位作为工程建设过程中的档案责任单位,负责监督工程文件内容的真实性,齐全完整情况及归档文件的质量,并与建设单位密切配合共同做好工程档案管理工作。5.3.4设备厂家职责 编制移交清册,在设备开箱验收前移交建设单位。 在设备到货时,必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸(合同中另有规定的除外)。5.3.5调试单位职责 负责提交所有承担的试验项目调试方案、措施、调试报告及性能试验报告等文件。 负责提交
15、系统调试和整套试运阶段的调试验评表和签证单。 负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。 负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。 负责将本组机整套启动试运及系统调试文件按本办法及国家档案管理的有关要求进行整理,装盒。编制移交清册,在机组240小时结束后45天内移交建设单位。5.3.6生产运行单位/部门管理职责及内容 负责收集、整理生产准备文件,企业技术标准(运行规程、管理制度及措施、操作及事故处理规程等)、设备及材料台帐等。 检查并接收参建各单位移交的所有技术资料,进行归档整理、登记。6.归档范围、份数、时间6.1归档范围凡是反映与工程有关,具有考查价值的各种载体的文件材料(图纸、照片、录音
16、、录像、磁盘、光盘等)均应收集齐全并归档,其范围参见风力发电企业科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表。建设单位在合同或协议签订时应设立专门条款,明确技术资料整编归档内容和各方应承担的责任等。6.2归档文件的份数要求四套纸质资料,两份原件两份复印件,两套电子版扫描件资料(一套光盘、一套优盘)。工程前期招投标文件、政府批文、合同、四个阶段验收文件(包括:单位工程验收、整套启动前验收、移交生产验收、竣工验收)、厂家资料及其它只能提供一份原件的可以为一份原件,其它工程资料(包括施工资料、试验资料、调试资料等)至少为二份原件。一套原件应保存在公司/分公司工程部,另外两套资料移交生产运行部门(一般存
17、放在风电场资料室或档案室)。6.3归档时间一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕与合同、协议签订完毕后即归档。初步设计阶段形成的材料在初设审查批复后即可归档;设计、监理、施工、设备等招投标文件,一般在决标后即可归档;各专业工作中形成的文件材料在工作告一段落后即可归档;设备开箱技术文件及图纸,现场开箱验收后即归档;除风机专业资料外,其它专业的竣工图及竣工资料在整套启动试运完成后一个月(一般以30天计)移交归档,风机专业在完成240小时试运后一星期(一般以7天计)内移交归档。7.风电场建设工程档案分类风电场资料以“工程项目”为单位进行分类整理参考附件风力发电企业归档范围与档案分类及保管期限划分表将
18、同一项目施工、竣工阶段所形成的,有保存价值的资料收集、整理、归档。8.风电场建设工程档案收集与整理要求8.1 建设工程依据性档案的整理8.1.1 原件与复印件的问题。凡本单位的发文均要求原件归档。凡对方主送与抄送本单位的收文,均应原件归档。如若转发文,直接隶属关系的文件应红头文件归档,间接关系的转发文可复印件归档,但一定要复印清楚、文件齐全,复印件上要标注明确原件的存放处。8.1.2 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。8.1.3在归档的文件中,应当将每一份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发
19、文件与原件,多种文字形成的同一种文件,分别立在一起,不得分开。8.1.4 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依次排列在一起,批复在前、请示在后,正件在前、定稿在后,转发文在前、被转发件在后;多种文字形成的同一文件,原件在前、译文在后;图文紧密排列时,文字材料在前、图样在后。8.1.5 征地文件材料,要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等,分期分批交待清楚,按文件形成的规律排列;一般依据性的批复在前,征地红线图,征地申报表,拆迁协议书,拆迁安置表等文件在后。遇到密不可分的依据性文件(如几块土地同是一个批文,红线图一次办理等情况)可有倾向性地将文件归在同一卷中。若在其它卷
20、中提及到这一类文件,可在备考表中加以注释(XXX号文参见XXX档案号)。征地规划证等原件为硬封皮归档,可不去除硬封皮与文字材料组成一卷。8.1.6 工程评估材料、招投标书、决标书、议标书、谈判协议、现场备忘录等,按文件形成的规律分类组卷。8.1.7 协议合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件要求,从法律上考虑,凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方,其合同协议与证书均应将一份正本归档,以私章代替亲笔签名、以单位名义签署的只有签名无公章或只有公章无签名的,归档件为复印件等情况均不符合档案管理要求,接收方有权不予接收。8.1.8 公司委托代理的有关进口设备材料合同,应保存合同副本
21、归档。8.2 建设工程设计性档案的整理8.2.1 工程全部设计文件应齐全,系统、完整。归档的图纸一般要求为蓝图。可行性阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段的文件排序,一般按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文件,根据设计院的通知分别插入有关卷册,但需要重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按其顺序排序,但要注明版次(是最终图还是确认图)8.3 建设工程施工性档案的整理8.3.1 施工单位应按施工质量检验及评定标准、施工验收规范编制划分的分项、分部、单位工程为单元,齐全、完整、系统地收集、整理档案资料,进行分类、立卷、录入软件,并提交监理单位审查。8.3.2 水泥、钢材等原材料
22、试验报告,要求报告单字迹清楚,数据准确,杜绝用不符合档案保管要求的书写材料书写,要有见证取样签证,且以原件归档。施工单位要加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面的管理,指定专人做好原材料监督跟踪工作(记录原材料进货、发放的品种、数量、规格型号、生产厂家、日期、原材料出厂试验报告单编号、半成品试验报告单编号、浇灌使用部位等。)8.3.3 隐蔽工程记录与中间验收签证:要求文件材料齐全、完整、记录数准确(即与现场实际施工情况相符合)填写字迹端正、记录详细、不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有坐标位置的蓝草图,隐蔽工程记录与中间验收签证,检查单位及部门签字手续要完备。8.3.4 设计变更通知单、工程联
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