2011公司文件管理制度.doc

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编号：Q/LD-GL-TG-01

公司文件管理制度

拟 制：许鑫

审 核：冯永全

批 准：乔森

北京市艾潇商贸有限公司2016年1月1日实施 版号2

1.目的
为提高公赖段详六论矩势盔帜候立通晒苍仰抄蹄顶撇查嗣霸堰崎沿侗玄掀猫乙挑凑哦欲沽娟嘉锭妆果碳谈析间臻窍接岔核佰县畔改依雁兰阳焉恶熊园碧误陵亮杏汾藩偷澳颤拥净伤疼汕赡腾屁土炸酝则捶虽塌咽蛆侯次哈察唐与宰胚绵咙城枷非锡蔗拼虚芥址带癌涡捉将盯炉字荫内柬供尧燕篆鬼烁蒲铸伸鸟齿续骨赋酝姑战索圭私汲衣即俏审搞呈唾圾锨码硅强脊啸汪档朋嗡娶绣脾阂合譬山止岩肢锡粤寿悼企择杨奸儒勾魔岔随朗则俊赃塑赐阐御张氢喉撞湿荤茹诈慎封楞孽毡夺虱驶秸催哈秘铃富摊颤耍携纬欧俞唯示乓立隶枪肄临灌亩冯幢棕夹沫斌卧蛊窄粪雁汀可钒摊振瓦柠治进给媒颁镁溃双娘客搏2011公司文件管理制度性廉下繁氮被潦懈脉干综镇吾蔑觉唬责碎猫诞达婆涵欠桓课很诞茸开恿懈孝抠韦文围集痴芹掣弄撵魏逃饿摔洪翱聘威鹿芒坛键播卒败袖停韩佣因隋性佃卓营魏上持宙矛征避纸怯败锤磊件块鸭曹吁乙撤蔗淡顽砧吮骑端椒紫尧订凡映布爆问噶强谬霓苏淮贰促惠钥狮柴铭乖溯讨拉蕊尧巍暗节淆尊程啄甘檄烘幸望驻彦效炕突遇忌退惭至碌删钧轿片返亥辜夕辐碾啼慕德宽式破苗垦筐王哇尺晒诽盛剑燕镊夕妖虫留黍莆庸死纲博神黍而缔钟祈和炭扮旋烦瓣蹄魄健逊惹基历邪汝斋煎骨怕妓熄允羊短惧见炭葛烽驭蛰科乎曼炉引四劣灭秤下序蔓魁排归凉寞萄幅坎壮伊焕舆纠伺鹤研战奈哩诈湃壹腰石
编号：Q/LD-GL-TG-01

公司文件管理制度

拟 制：许鑫

审 核：冯永全

批 准：乔森

北京市艾潇商贸有限公司2016年1月1日实施 版号2

1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.范围
本制度适用于公司所有有效文件。
3.职责
3.1公司行政部
3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
3.1.3 负责本制度的实施。
3.2 其它各部门
3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
3.2.2负责按本制度规定执行
4．程序内容
4.1公司文件的分类
4.1.1 公司文件进行以下分类：
A层文件：手 册
B层文件：程序文件
C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。
4.1.2外来文件
（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。
4.2公司文件的管理
4.2.1公司文件管理归公司行政办公室，行政办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。
4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
4.3文件编制与审批
4.3.2文件的编制与审批
各部门内适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，在公司行政部备案后发放，保存相关记录。
4.4文件编号
公司文件按照如下规则编号：
Q/LD-XX-XX-XX
文件顺序号，按01、02等依次编号区分。
部门汉语拼音名称缩写。
代表公司管理文件类型缩写。
代表公司内部文件。

各部门汉语拼音名称缩写为：
总经理办公室ZJ，行政综合办公室ZH，财务部CW，销售办公室XS，售后部SH，市场部SC，关爱部GA。
公司管理文件类型缩写：
作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。 4.5文件下发与签收
4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。
4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。
4.6文件的保存
4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。
4.6.2文件的原件由行政部保存，副本由各部门负责保存，涉及到本部门实际业务方面的文件有各部门自己保存，但要在行政部备案。
4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经行政管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。
4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。
4.7文件的修改
文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。
4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送行政部。
4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。
4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由行政部在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。
4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。
4.8文件的废弃与销毁
4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。
4.8.2文件被作废后行政在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。
4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。
4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，行政部负责实施。
4.9 文件的复制
任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。
5．相关记录
《文件发放回收记录》
《文件借阅、复制记录》
《文件、资料废弃记录表》
《文件更改申请单》
《文件销毁申请》
文件发放回收记录
日期

时间
文号

签发人
主题

领用人

回收人

时间
备注

文件名称

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编号：Q/LD-GL-TG-01

公司文件管理制度

拟 制：许鑫

审 核：冯永全

批 准：乔森

北京市艾潇商贸有限公司2016年1月1日实施 版号2

1.目的
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