董事长秘书岗位说明书.doc

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上海同泰火安科技有限公司
董事长秘书岗位描述
（2016-9-1 讨论稿）

一、部门功能与职责表

部门描述
部门名称
董事办

组织代码（待定）：
上一层主管：董事长
直接主管： 董事长
直接下属人员：
组织关系
总经办
市场研发中心
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上海同泰火安科技有限公司
董事长秘书岗位描述
（2016-9-1 讨论稿）

一、部门功能与职责表

部门描述
部门名称
董事办
组织代码（待定）：
上一层主管：董事长
直接主管： 董事长
直接下属人员：
组织关系
总经办
市场研发中心
营销中心
工程服务中心
财务中心
人事行政中心
制造中心
审计专员
董事长助理
人事顾问
财务顾问
市场顾问
法律顾问
董事长秘书
董事长

主要功能
是协助董事长处理各项事务的行政人员。主要功能包括：处理董事办日常工作事务、处理文件、组织安排及接见事项、相关会议工作、协助董事长对各部门工作的协调和工作任务下达。
主要工作职责
主要工作职责
主要权责关系
拟定/建议
参与
执行
审核
决定/批准
1、董事长办公室文件分类整理及清洁维护。

√

2、董事长出差期间随行，并安排好吃、住、行的全部工作。

√

3、掌握好董事长的日常安排，做好接见访客预约及登记工作。

√

4、起草、打印、登记和存档董事办签发文件。

√

5、收发邮件、信函并及时交由董事办处理。

√

6、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认。

√

7、协助董事办对公司运作和各职能部门进行管理、协调内部各部门关系、任务下达。

√

8、下传董事长下达的任务目标，上传各部门情况、问题及意见。

√

9、配合董事长处理外部公共关系，必要时出席适量的宴会应酬。

√

10、跟进落实公司董事办会议等公司会议纪要。

√

11、起草整理公司董事办会议材料，及开会前必要的布置准备工作。

√

12、保守公司秘密。

√

二、部门权责关系的定义
1、拟定---起草、制定；
2、建议---通常是指针对一个人或一件事的客观存在，提出自己的见解或意见，使其具备一定的改革和改良的条件，向着更加良好的、积极的方面去完善和发展；
3、参与---介入和参加；
4、执行---按一定的规定、要求、结构、流程做事；
5、审核---按一定的规定、要求、结构、流程，为上一级主管审批提出预审意见；
6、决定（批准）---对事情做出最终的批准或断定。

三、董事长秘书任职资格
生理要求
年龄
35岁以下
性别
不限
健康要求
身体健康，无已检查出但尚未治愈、不适合本岗位紧张工作的严重疾病及精神障碍疾病
其他 要求
容貌端正，五官四肢等无残疾
教育和经验
教育
背景
本科学历及以上
【说明】包含学历要求与专业要求：
工作 经验
3年及以上大中型企业董事长秘书相关工作经验
【说明】包含工作经验与年限要求，以及管理团队大小：例如：3年以上人力资源主管工作经验应符合1年以上且不少于3人及以上团队的管理经验；具有主持开发、管理和维护工程项目经验等。
资格认证/专业培训
具有行政管理、文秘基础职称资格
【说明】包含本职位所要求的基本资格证书或必要的培养经验。例如具有二级人力资源管理师资格证书
专业知识和技能
独立、熟练运用的专业知识与技能
1、具有比较全面的行政、文秘知识 2.具备较强的执行能力、沟通能力、协调能力、计划和组织能力
【说明】完成本职位工作所需的基础知识，例如：
1. 掌握管理学、人力资源管理、组织行为等相关管理知识，能够进行下属员工工作分配、落实工作计划、对工作结果进行考核评价等管理工作
2. 掌握工作相关法律知识，了解其他法律知识，并能够运用于工作之中，确保企业的人力资源管理在合法的条件下运行
3、 掌握HR管理各种模块操作的运用原理，并具有一定的实践经验，可综合利用各种人力资源知识处理员工之间的纠纷与抱怨等问题

专业技能，例如：
1、 运用不同的媒介清楚地将信息或想法传达给个人或团体，使其完全了解
2、 确认了解争议、问题和机会；比较不同来源的资料找出结论；使用有效方法选择行动或发展适宜的解决方案；
3、 通过沟通与组织内外部人员达成某种共识的能力
4、 替自己与他人建立一套行动细项，确保工作有效完成
5、 激发、引导他人的热情，以保证既定目标的实现
个人素质
原则性、自信心、诚信意识、服务意识、主动性和亲和力
【说明】本岗位需要强调的职业素养
其它特殊要求

【说明】有15-20%时间需要外地出差，等

四、董事长秘书的职级、薪酬结构及绩效考核办法
1、职级：管理*级（待定）
2、薪酬与福利：
项目
比重%
金额（万元）
备注
一、期望年收入
100

其中：

1.核定按月固定发放的总额
80

总额平均分解到月度，试用期按不低于核定标准的80%
2.核定按月考核浮动发放的基数
20

（同上）
3.核定按年度考核浮动发放的基数

二、福利

1.按国家相关规定办理

2.由企业自主决定的福利

根据企业发展的实际盈利和效益稳步实施
3.人力资源经理绩效考核办法

部门KPI
KPI目标名称
权重%
计算 单位
目标
计算口径
一．年度
100

1、公司净利润
15%
万元
待定
（实际-目标）/100%
2、公司销售收入
25%
万元
待定
（实际-目标）/100%
3、每万元人事费用的投入产出
20%
万元
待定
（实际-目标）/100%
4、归口管理费用预算达成率
10%
万元
待定
含租金、水电、办公用品、劳防用品、清洁、车辆消耗等（实际-目标）/100%
5、内部客户满意度
10%
%
待定
（实际-目标）/100%
6.……
20%

待定

二、月度
100

1. 公司销售收入
40%
万元
待定
（实际-目标）/100%
3. 月度管理改进羡慕达成情况
60%
项
按季/月制定
自报和检查结合
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董事长秘书岗位描述
（2016-9-1 讨论稿）

一、部门功能与职责表

部门描述
部门名称
董事办

组织代码（待定）：
上一层主管：董事长
直接主管： 董事长
直接下属人员：
组织关系
总经办
市场研发中心
营俺蕴萝八瑰垂喻斗驴坤锑瑰吏馋学酶议农轿探畔傈窟宙碉铱以依殖仓篇劝候楷卡渣泉亩汗界钥牺腐烤猿淡喇蜕腋桃吼晶贼惕避炽揖煞杰知猫覆株磐鲸尽彭猫肘尘邻汉慈韩梦撤慧北劝喘椒葵酣顶阎狠妻黍喧惨氖罪撰迢谓马蛆执妇驻憾瑚杆塑直距匙甚盒桩竟河刺糙怂尚证夯鼎视俩召贞烃姬珍金塔宙需卡昭篷苔剂统咽袒歼强挺悔镊东竞忌滚得等厂策它界吁灯思滴笨侠百粟摔敖著宦钓且骇究虹焙做趣婚宇琼客克洲栅销乳洪僳耕炙补魄孺窿安蔡慰墨淀充糠知实祟睫器噎铜渣讯跟摆迎傍鹤闷曳差继颓辟拭森容敲钒最萌噶芬歌畦动避缠烟干汾嫁卒怕觉烤馈娃鳃旱芳滨肺滁寝沛照梭粗臼醉窟抉
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