材料计划管理制度.doc

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材料计划管理制度
一、 目的
规范材料计划流程，明确相关责任人职责，最大限度降低材料库存，提高材料资金有效使用率，使材料计划能及时、准确地服务于施工生产。
二、 职责
1.项目部负责依据施工图纸，施工组织设计及施工需要，提出材料需用计划。
1.1项目部施工员负责编制材料需用计划，是控制材料计划的第一责任人，对材料计划的及时、准确负直接责任；对依据此计划单进场的材料必须参加验收并签字认可；对已提计划而发生设计变更等影响到该批材料的数量、质量问题必须负责到底，积极寻求其他相关人员的帮助并及时解决；对可以分批进场的材料提需用计划时，在时间和批量上不做明确要求所造成的储存保管不便，二次搬运、积压、延误负直接责任。
1.2项目部预算员负责复核施工员编制的主要材料需用计划，是控制材料计划的第二责任人，对材料计划的准确性负复核责任，必须在材料需用计划单上签字认可。在项目施工形象进度达到1/3时，必须提供单项工程主要材料总预算量给项目采购员和库管员（同时交材设管理中心备案），作为控制进货使用的依据。
1.3项目部库管员负责核实库存量，并在材料计划单上签字和统一编号：
1）对该批材料计划因核实库存量的原因多余造成的积压负直接责任；
2）对已提材料需用计划部分进场或还未进场，但发生设计变更且项目部已经以书面形式通知库管员，库管员接到施工员的设计变更通知后仍按原计划进场的材料负直接责任；
3）对已按计划要求进场但因涉及变更原因多余而未及时采取措施的材料负直接责任；
4）对因未及时与采购员、材设中心、供方联络而造成的材料不按时进场负直接责任。
1.4项目经理负责审核材料需用计划。对因项目部各种原因而造成的材料积压、储存保管不当，发生二次搬运和不及时进场等情况负领导责任。
2.施工管理部（或运营处）负责审批各项目上报的材料需用计划，根据公司各项目现有库存合理调拨采购或暂缓解决，对因未能综合考虑各项目现有库存造成的各种积压负直接责任；对因未及时审批材料需用计划单而引起的材料不能按时采购进场负直接责任。
3.项目采购员负责根据材料采购计划单按时保量采购。每月25日汇总计划单与项目库管员核对，对未完成采购量的材料与项目库管员及时联系，确定是否继续供货。对未及时、准确供货负直接责任；对同一采购计划单重复采购或只采购部分而其余量未及时采购也没有与项目库管员沟通好的情况负直接责任。
4.材设中心负责对材料计划管理工作各环节的监督指导，负责材料计划执行过程中管理不善的调查并提出处理意见。
三、工作程序
1.项目施工员根据施工需要和施工组织设计及时、准确地编制材料需用计划。
2.项目施工员编制材料需用计划时应注意如下几点：
2.1材料需用计划应按照每单一类材料的原则（见公司统一材料分类），实行一类一单制；
2.2材料需用计划单上的材料名称、规格型号、计量单位必须按照公司下发的材料分类规范填写；
2.3材料需用计划单上的材料必须标明数量、分批进场时间（指可分批进场的材料），必要时可在备注栏注明品牌等，避免造成储存保管不便，发生二次搬运或积压；
2.4材料需用计划单上必须注明该材料用的单位工程，分部工程及分项工程部位；
2.5材料需用计划分为季、月、周和临时追加计划。
2.5.1材料季度需用计划主要明确资金及采购准备；
2.5.2材料月需用计划仅编制主材、大批量材料和特殊材料，这部分材料不得重复申报，每月可以根据实际情况调增调减，特殊情况可以报材料周需用计划增加，月计划必须于每月25日完成；采购部对于这部分材料原则上只凭月计划安排采购。
2.5.3材料周需用计划主要只编制零星材料，月计划考虑不周全的主材、大批量材料和特殊材料可以在周计划上适当增加，周计划必须于每周四完成；
2.5.3材料临时追加计划主要考虑现场突发事件而临时需用的材料。各项目部原则上不得无故临时追加材料计划，每月不得超过三次。采购员对该部分材料未及时到场不付直接责任。
3.施工员编制材料需用计划后，如果发生设计变更等方面原因影响到该计划单材料的种类、数量等问题时，应积极主动与项目库管员、采购员沟通，共同解决。
4.项目预算员接到施工员编制的材料需用计划后，应及时复核其数量的准确性，然后交库管员。
5.项目库管员核实库存量后一一编号，然后交项目经理。库管员对材料计划应注意如下问题：
5.1编号留底存查；
5.2及时跟催材料进场，在留存材料计划单上注明材料进场情况，包括材料部分进场剩余部分的跟催；验收质量、数量问题的解决；与采购员和供方的及时联络沟通；收集施工员反馈材料使用方面如质量、数量和变更等信息；
5.3接到施工员设计变更导致材料变动的信息后及时处理已进场和未进场的材料。
6.项目经理审核材料计划后上报施工管理部。
7.施工管理部根据公司各项目现有库存资源及该项目实际施工需要，审批材料需用计划后，转给采购部采购。
8.施工管理部及时掌握各项目部每月库存情况，根据需要综合调配。
9.采购部接到采购计划单后安排采购员及时、准确组织采购，同时返单给项目部库管员（一般为当天，特殊情况不得超过第二天）和材设管理中心备案，便于跟催材料进场。材设管理中心对主材、大宗材料、特殊材料等组织招标、竞争性谈判、集中采购。各采购员必须在每种材料备栏注明采购进展和与供方及项目库管员联络沟通情况，便于促进材料采购计划的落实。
10.材设管理中心每月对采购计划执行情况（主材、大宗材料及特殊材料）进行汇总分析，每月25日编制材料采购计划完成情况报表，报分管领导。
11.对主材、大宗材料、特殊材料等由材设管理中心组织招标或集中采购的材料资金支付情况，由材设管理中心于每月5日，25日统一汇总，根据项目资金情况及合同支付条款平衡该类材料资金安排，并填写资金支付申请表，由材设管理中心负责人、分管副总裁、总裁审批后支付。如果项目资金不能满足支付的，则由财务直接计入各项目借款。
12、出现以下情形之一，由采购部或采购经办人承担责任或负责追回损失：
12.1 采购材料与计划不符。
12.2 因材设部门或采购经办人原因导致采购材料质量不合格的。；
12.3 因材设部门或采购经办人原因造成采购不及时，致使停工的。
12.4 材设部或采购经办人不根据采购计划采购，造成积压和变质的。
12.5 采购价格明显高于市场价，经审计监察部核查属实的。
12.6 因材设部其他原因造成损失的。
13、出现以下情形之一，由项目施管人员承担责任或追回损失：
13.1 计划不符合要求被退回，造成损失的；
13.2 计划不符合实际，大量材料积压或变质造成损失的；
13.3 材料采购计划执行中，提出变更或撤消计划，造成损失的；
13.4 项目部不按约定及时支付款项，造成损失的；
13.5 已经签收的材料，出现数量、品种不符等问题（质量问题，按合同约定办理）；
13.6 因所辖公司问题导致产品质量、数量、供应及时性等出现问题，造成损失的。
13.7 财务部门管理不善，无故拖欠货款，造成损失的。
四、流程图
项目施工员→项目预算员→项目库管员→项目经理→施工管理部（运营处）负责人→采购部→采购员（库管员、材设中心计划专员）
五、责任承担标准
1、为了使责权相结合，促进员工积极主动性，加强材料计划管理，特制定责任承担标准。
2、对于材料计划过程中，因人为因素造成的材料积压、浪费、二次搬运甚至流失等事实责任按如下标准处以罚款（此比率是指该批材料总价的百分比）：
2.1第一责任人（或直接责任人）占55%；
2.2第二责任人占25%；
2.3领导责任人占15%；
2.4相关责任人占5%。
3．责任承担标准由审计监察部依据已发生事实进行调查，并提出界定意见，报总裁批准后在相应人员每月工资中扣除。
六、本材料计划管理制度自下发之日起执行。

重庆中科建设（集团）有限公司
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