人力资源管理工作手册--人事档案管理.doc

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人力资源管理工作手册--人事档案管理

一. 人事档案管理的基本要求
1 公司人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分公司、直属部门的人事档案管理工作。
2 人事档案管理实行公司领导下的分级管理负责制。
3 人事档案管理必须严格确保材料保密。公司人力资源部负责公司各级干部和各分支机构经理室成员、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作。
4 各分支机构人力资源部负责本机构经理以下人员的人事档案管理。
5 同级组织部门有权查阅本级人事档案。
6 各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部交叉管理，其它人员不得代管。
二. 确立两级档案管理制度
1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
三. 人事档案分类：
第一类：履历材料；
第二类：自传材料；
第三类：鉴定、考核、考察材料；
第四类：学历和评聘材料；
第五类：政治历史情况的审查材料；
第六类：政治面貌材料；
第七类：奖励材料；
第八类：处分材料；
第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第十类：其他可供组织上参考的材料。
四. 一般文档管理
1 人力资源部文件：
A 人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。
B 人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。年终根据内容价值酌情归档。
C 薪资福利类保密文件由薪酬福利处自行建档保存。
2 公司文件：
A 包括集团公司发文、所属公司的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档
3 外部文件：
包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
五. 员工人事档案管理
1 人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内员工的人事档案。
2 人力资源部一般情况在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出" 调函" ，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交员工本人退回原单位补齐或作出书面解释。
3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系手续清单" 上签字，确认无遗留问题；员工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的" 档案材料转移单" 、" 干部介绍信" 、" 调出人员工资转移单" 及其它有关材料，转至调入单位。
4 人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或经理）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六. 员工管理档案的管理
1 “员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。
2 员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。
3 员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理。
4 员工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容。
5 员工管理档案仅供公司内部使用。
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