采购招标管理制度.doc

招标采购管理制度

14

目 录

第一章 总则 1
第二章 招标业务范围 1
第三章 招标机构的设置及职责 2
第四章 资格审查及投标人数据库管理 3
第五章 采购招标工作流程 6
第六章 招标纪律及奖惩 10
第七章 附则 11

第一章 总则
第一条 为提升公司的综合竞争力，加强采购的专业化管理，规范公司招标采购业务，保证采购产品的供应及质量，根据《中华人民共和国招标投标法》以及公司的相关规定制定本制度。
第二条 本制度所称的招标包括公开招标、邀请招标和议标。
公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标。
邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标。
议标是指无法达到3个投标人或不便按招标方式处理的业务，经批准参照招标的技术质量标准、成本控制、操作透明度等要求，邀请相关法人或备选交易方报价，与其洽谈，经评议，从中选定中标人的方式。
第三条 本制度是建立在维护公司整体利益的前提下，以采购需求数据以及未来采购战略为基础，并结合对供应商地域分布、产品价格、物流费用等市场调研数据为依据，确定公司自主招标方案。
第四条 招标项目必须坚持公开、公平、公正、诚信、透明、择优的原则，任何单位和个人不得将必须招标的项目化整为零或者以其他方式规避招标。
第二章 招标业务范围
第五条 招标采购机构及权限
根据本公司组织架构设置，由采购部负责本公司产品采购招标工作。
结合采购部人员配置及专业能力的现状，招标实施中应最大限度调集公司专业人员资源，共同参与公司招标采购和指导监督工作，其他部门应给予积极支持与配合。
对于单项合同金额在2000元人民币以下，可采取电话与传真询价，比价采购；对于单项合同采购金额在2000元人民币以上，10万元人民币以下的，必须采取传真报价或招标采购方式，比价采购；对于单项合同采购金额在10万元人民币以上或年度采购金额在120万元人民币以上的原材料或工程设备将由采购部安排招标，定标及合同经由分管采购总经理和分管工程的总经理批准。
第三章 招标机构的设置及职责
第六条 招标机构设置
招标机构由招标领导小组、招标工作小组构成。
第七条 招标机构设置
（一）招标领导小组人员构成及职责
招标领导小组成员由各采购分管总经理、需求部门分管总经理、财务总监、及采购部经理共同组成，以上领导如无法参加会议时，应提供个人意见或指定被授权人代为履行职责。
招标领导小组工作职责：
① 负责审定招标有关的规定、办法；
② 决定招标工作的重大问题和重大事项；
③ 组织成立招标工作小组并任命其成员；
④ 主持招标会，对招标计划、招标文件、资格评审结果和评标报告等主要环节进行审核确认；
⑤ 确定中标单位及授权签署正式合同。
（二）招标工作小组人员构成及职责
招标工作小组由采购部经理及部门成员、需求部门专业技术人员共同组成。采购部牵头，根据需要有权邀请有经验的专业人员共同参与，各部门应给予支持与配合。
招标工作小组的工作职责：
① 统计招标的技术信息及要求的总体情况；
② 编制及发布资格预审文件及招标文件；
③ 对招标文件答疑；
④ 接收投标文件；
⑤ 审阅各投标人的投标情况，就投标文件向投标人质疑；
⑥ 提交评标报告，包括推荐中标候选人排名；
⑦ 发出中标通知书；
⑧ 合同谈判、办理合同签订手续；
⑨ 整理招标有关文件和资料并归档。
招标工作小组人员守则：
① 必须遵守评标纪律、不得泄密；
② 必须公正客观、不得循私；
③ 必须科学与严谨、不得草率。
第八条 招标标回避制度。招标小组成员有下列情形的，应当回避：
（一）投标商主要负责人的近亲友；
（二）与投标人有经济利益关系，可能影响评标结果的；
（三）其他可能影响评标公正结果的情形。
第四章 资格审查及投标人数据库管理
第九条 资格审查活动应当遵循公平、公正、科学、择优的原则。采购部门不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。
第十条 资格审查由采购部门负责，资格评审报告报招标领导小组审批，资格审查的监督由招标工作小组负责，任何单位和人员不得非法干预或者影响资格评审结果。
第十一条 资格审查分为资格预审和资格后审
（一）资格预审
资格预审是指在投标前对潜在投标人进行的资格审查，一般适用于金额比较大、投标人较多或者大型、技术复杂的公开招标项目。
资格预审的程序：
① 招标工作小组准备资格预审文件；
② 公开发布资格预审公告；
③ 发售资格预审文件；
④ 待投标申请人递交资格预审申请书后，对投标申请人进行必要的调查，对资格预审申请书进行评审；
投标申请人一般应独家申请资格预审，若以联合体形式申请必须遵守以下规定：
①每个成员均须通过资信登记，并单独提交资格预审申请书；；
② 投标申请人，不得以其他形式对同一合同段再次申请资格预审。
资格预审的内容包括：
① 投标人投标合法性审查，包括投标人是否为正式注册的法人或其他组织，是否具有独立签约的能力，是否处于正常的经营状态，即是否处于被责令停业，有无财产被接管、冻结等情况，是否正处于被暂停或已清除出数据库未满3年。
②投标人质量认证审查，包括投标人是否有产品生产许可证、产品质量检验报告，是否通过ISO系列质量体系认证，是否有质量管理控制流程等内容。
③投标人的信誉及售后服务质量审查，包括投标人以往的项目是否按期履行；是否曾提供过与标的物同类的优质货物及服务，是否受到以前项目业主的好评。
④ 投标人技术能力审查，包括投标人是否具备充足的设计或技术专业人员，是否具备先进的生产技术和装备。
⑤ 投标人的财务能力审查，包括投标人偿债能力、运营能力、盈利能力、供应能力等审查。
（二）资格后审
资格后审是指在开标后对投标人进行的资格审查，除投标发生以下所述情况外，一般不需要进行资格后审：
① 参与本采购投标的主要管理人员发生变化，变化后可能给采购产品的供应带来影响；
② 财务状况发生变化，存在债务纠纷，被责令停业清理，处于破产状况。
第十二条 建立合格投标人数据库。通过资格评审的投标人，由采购部统一建立投标人数据库。数据库应记录投标人基本资料，所有采购产品的招标范围优先从现有投标人数据库中选择。
纳入数据库的投标人必须符合以下要求：
（一）依法设立的企业法人；
（二）具有国家规定的企业资质证书、安全生产许可证书、营业执照或其它资格证明文件；
（三）合法经营、管理规范、业绩突出，技术力量和资金实力雄厚，业绩在本行业中有一定的知名度；
（四）重合同、守信用，信誉良好；
（五）近三年无重大质量、安全事故。
第十三条 采购部组织数据库投标人的资格复审，符合要求的投标人可在数据库中保留，否则将予以删除。复审时间为每半年1次。
第十四条 清除出合格投标人资料库情形，包括但不限于以下情形，且未满3年不接受其加入合格投标人资料库：
（一）提供的产品不能达到公司要求，反映情况多次后仍不能达到合约要求的；
（二）与本公司发生法律诉讼的；
（三）提交的有关资料或数据，存在隐瞒真相、弄虚作假的；
（四）因行贿、受贿、串通投标、转包、挂靠或暴力抗法而受到有关政府部门通报或处罚的；
（五）无正当理由不履行或拒绝履行合同的；
（六）被责令停产停业，处于破产清算状态的；
（七）存在其他重大违法、违规现象的。
第五章 招标采购工作流程
第十五条 招标采购工作流程
（一）成立招标机构
成立招标领导小组，由招标领导小组组织成立招标工作小组并任命其成员。
（二）招标准备
统计原招标的产品采购渠道、采购价格，预计年度需求量，进行市场调研，对招标产品的市场分布、供应商家及厂家进行了解，提交对前期供货单位合同履行情况的评审报告，努力寻找满足产品条件的新渠道。
（三）编制资格预审文件和招标文件
资格预审文件由采购部门负责编制，经财务部门审核，招标领导小组审批，并作为范本，供内部使用。资格预审文件的编制一般包括以下内容：资格预审通告，投标申请人资格预审须知，投标申请人资格预审申请书，资格预审评分表，投标申请人资格预审合格通知书。
投标须知内容包括：
① 招标文件的说明；
② 投标文件递交，如密封与标记要求、截止时间、修改与撤回、延迟提交的处理等；
③ 开标与评标，如开标程序、澄清、评标原则与方法、中标条件等；
④ 投标保证金。
（四）发布招标公告、发售资格预审文件，对申请的投标人进行资格预审
采购部门通过电视、因特网等大众传媒发布招标公告或以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标，并对投标申请人发售资格预审须知和资格预审申请书。
投标人的资格预审由招标工作小组负责，根据投标人实际情况对其进行资格预审的评审，评审合格的投标人由采购部门编制评审报告报招标领导小组审批。领导小组审批通过后，采购部门应及时以书面形式通告评审合格的投标人；向未通过资格预审的投标人书面告知结果，并写明具体原因或者理由。通过评审的投标人信息资料将纳入合格投标人数据库。
（五）发售招标文件，收取投标保证金，对招标文件答疑
采购部门向合格的投标申请人发售招标文件，收取投标保证金，并要求投标申请人核对招标文件等有关资料后，以书面形式予以确认。
投标保证金可采用现金、支票、银行汇票，也可以是银行出具的银行保函，保证金数额一般不超过投标总价的2%，最高不超过50万元人民币。
采购部门对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少10个工作日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。
投标人对招标文件中发现的疑问或不清楚的问题，采购部门应当给予书面解释和答复。
（六）接收投标文件
投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出实质性要求和条件做出响应。
编制投标文件的时间自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于10个工作日。
采购部门收到投标人文件后，应当向投标人出具标明签收人和签收时间的凭证，并妥善保存投标文件。在开标前，任何单位和个人均不得开启投标文件。在招标截止日后送达的招标文件，视为无效的投标文件，采购部门应当拒收。
在投标截止日前，投标人可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。
（七）主持开标会。
标会由招标领导小组主持。
开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标过程应当记录，并存档备查。
开标时，投标人有权检查投标文件的密封情况，经确认无误后，招标工作人员当众拆分，按照约定宣读投标人名称及有关内容。
在开标时，投标文件出现下列情况之一的，应当作为无效投标文件，不得进入评标：
① 投标文件未按照招标文件的要求予以密封的；
② 投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章的，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书原件及委托代理人印章的；
③ 投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的；
④ 投标人未按照投标文件的要求提供投标保函或投标保证金的；
⑤ 组成联合体投标的，投标文件未附联合体各方共同协议的。
（八）评标
采购部门应当采取必要措施，保证评标在严格保密的情况下进行，任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。
招标小组应当按照制定的评标标准和方法，对投标文件进行评审、比较和打分。招标小组完成评标后，应当向采购部门提交书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。
评标报告应当如实记载以下内容：
① 开标时间和地点；
② 招标工作小组成员名单；
③ 投标商各次报价；
④ 与投标商谈定的特约条款；
⑤ 废标情况说明；
⑥ 评标小组对投标商的推荐排序和理由；
⑦ 签订合同前要处理的事宜；
⑧ 澄清、说明、补正事项纪要。
招标工作小组初审评标报告后，未发现违规现象的，将评审报告上报招标领导小组审核。
招标工作小组可以以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容做出必要的澄清、说明或者补充。澄清、说明或者补充应当以书面方式进行并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。投标文件中的大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准。
有下列情况之一的，投标应作废标处理：
① 投标人以他人名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的；
② 投标人报价明显低于其他投标报价或者明显低于标底，且投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的；
③ 投标人条件不符合招标文件要求，或者拒不按照要求对投标文件进行澄清、说明或者补充的；
④ 投标人被吊销营业执照、责令停产停业、主要资产被抵押冻结、被行政处罚未满3年的。
⑤ 其它重大违规现象。
（九）定标及发出中标通知书
招标领导小组根据招标工作小组初审的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，由采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果书面通知或电话通知所有未中标的投标人。
（十）合同谈判及签订
采购部门应当自中标通知书发出之日起20个工作日内，与中标人洽谈合同，合同草稿报招标领导小组审核后，呈交采购总经理或工程总经理签署正式合同。
（十一）招标有关文件和资料的归档
招标工作完成后，由采购部门将招标有关的文件和资料整理归档，使招标工作具备可追溯性。资料文件主要包括：招标文件、答疑文件、各投标单位投标书、开标过程、评委打分记录、评标报告、中标通知书等。
第六章 招标纪律及奖惩
第十六条 招标领导小组、招标工作小组成员必须严守秘密，不得向投标人提供任何有关撰写标书的指导性建议，不得向投标人透露其它投标人的任何信息，不得擅自接触和拆阅密封的投标文件，不得透露评审员在评标程序中的任何言论和总分以外的计分情况。工作人员或其亲属与投标单位有利害关系的，必须向招标领导小组提出回避申请，由招标领导小组决定其是否回避。
第十七条 工作人员违反本制度规定，泄露与招投标活动有关的情况和资料的，或者与投标人串通损害公司利益的，视其情节，可给予扣薪、通报批评、降级、免职、辞退处理；评标人员在评标过程中违反评标标准和办法，不能客观公正地履行职责，取消其评标资格，视其情节，可给予扣薪、通报批评、降级、免职、辞退处理；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。
以上人员违反本制度规定，但未给公司造成损失，包括直接和间接损失，给予通报批评；造成损失的，除通报批评外，根据损失金额大小给予相应处罚。损失在10万元人民币以内的，给予扣薪处理；损失超过10万元给予辞退处理；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。
第七章 附则
第十八条 本制度经董事会批准、颁布后生效。
2.1 本制度为管理手册的一部分，其解释及修改权归招标领导小组。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
2.2 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
第十九条