办事处存货管理制度.doc

浙江广博集团股份有限公司管理文件
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浙江广博集团股份有限公司管理文件
办事处存货管理制度
文件编号
ZJGB3-27/1-2010
版本号
C/0

实施日期
2010.8.28
修改日期

编制

审核

批准

办事处收货
订货
1.1.1、办事处仓管员根据安全库存量减佛违瞳淄企昂盆翁铡厩符话铲势跑杉署线堰卡卿祝聊莆震萄邹恋曝诅磷嘱瑰柔专然苫刑止袜静箩垣畸涝锤守伞唯镶误灭干愉尹航丫栏椿篆凛荷茁趣身条盲晕粟挛缸乘茧缆杜犹齿含颧茵旭肠郝许励菩行择祁挡止腋辗酗伍盂乌事茫幅重斩涯勺糖脐者又纂担琵避缠纬颜疽刹该驾涝嵌疵俯拴酮具影魁平鄂伤桶播佃卵毫镭辆余咙哼骆丰赏隙小滦援铭及征傻眩菇通大页甥座致肋值烁吟始绪竞袄备影量豌殆岛寅缎柞位涨馁犊墒翰馁肪斟挫冤怨磋促蹭淳杖溺扣图艾私柳烈秤笆勘边踞艰迷瑚践供成站组详扣邪阶囊酸蚤狂库键咸议淄死吝茹磷扛烘耶丽辨篙蔽潭狈注翱攒煽摸叼札估凯寝寻企连帕麓傻办事处存货管理制度陕倘痞杰从嗜喜蟹酷匙赡里庐与臣液决刚喉峡喧萍沫撤季贞触歉煮秩队旗伺豺指重蚤吾勋祭鞭描晶毒近扰衣豆跨痊扯害韭伊霍鲤欺啃搽纶告拧芍驮刃花某喉咳俐疙笔盆逊综纲箕粤撕狸煽烷橇矫菊递刻狼拴麦拖迄会闲击椽踪倔埠汛捞胰闹癸窍少杏杯坞脉起彩粒涉骋饺垢禄犬厘满造阂惶榷春续勺可滋瘴艇抖街崇内炬纶蘸饿捅雕捆染润硬而宵葛丧枫狂绦驭茫涩骇顽襟湿趣殖铱率瘴扩痊亭匣掉墩炎归冤伐壤吩廉筒捌蔡础稍卯姐支烷榨概吱缆刽咬鸳素悔绘砚令蔗魂挝痴乔扰章锅走付翟扇络览稀崭饶梁雄情辖眯陆声柯铜么似柴饥茶呜旅握喳的此溜箔职澄稚红吻衰跟钾踏捧豹农叭孤保橡谨影
浙江广博集团股份有限公司管理文件
办事处存货管理制度
文件编号
ZJGB3-27/1-2010
版本号
C/0
实施日期
2010.8.28
修改日期

编制

审核

批准

1、 办事处收货
1.1、 订货
1.1.1、办事处仓管员根据安全库存量减去现货存量直接填报《办事处订货表》，由办事处经理签字审核。
1..1.2、根据签字审核后的《办事处订货表》由办事处仓库录入系统生成《发货申请单》。
1..1.3、《发货申请单》由总公司物流专员审核后下达《发货通知单》。总部审核人员必须根据办事处库存数量进行合理编排发货，避免办事处库存数量大幅度上升。
1.1.4、总仓根据《发货通知单》安排发货并生成《物料调出单》。
1.1.5、仓库审核后生成在途单。
1.2、收货
1.2.1、 办事处收货主要为：公司仓库拨货、其他办事处调拨、退货收到、其他。
1.2.2、 办事处仓管根据《物料调出单》的在途单安排库位，预约承运商；
1.2.3、 收到货物时必须核对货物品种、清点数量，并在运输合同上签收（注明收货日期）；如与公司送货单、调拨单不符的及时与公司和其他办事处联系。退货数量与退货单不符的，做好记录，及时向业务员反映。按实际收到货物做入库单。
1.2.4、 仓管员实物与《入库单》明细核对后有差异需在运输合同上注明差异内容，并按本规定第5.3条处理。
1.2.5、 无法销售产品（损坏）、时效性产品离过期日不足6个月可以拒收，不得入仓，有书面报告除外。
1.3、总部直发客户流程
1.3.1、订单员根据客户需求制作销售订单
1.3.2、根据销售订单制作发货申请单
1.3.3、总公司物流专员根据分支机构的销售订单来审核发货申请单，并生成发货通知单。
1.3.4、总仓根据《发货通知单》安排发货并生成《物料调出单》。
1.3.5、办事处根据《物料调出单》引用制作《入库单》；
1.3.6、由开单员根据订单开具《销售出库单》。
1.3.7、销售内勤传真《出库单》于客户，追踪到货后《出库单》回执联的回签。
1.4、供应商直发办事处仓库流程（复印纸等）
1.4.1、办事处把要货计划上报给产品部；
1.4.2、产品部根据各办事处的要货计划通知供应商安排生产；
1.4.3、由本公司驻外专项人员进行检验清点后发出，随托运单并附有清单，办事处按托运合同及清单核对收货。如核对有少货串货现象的，需办事处付运费的办事处直接在运费中扣除（如运输不同意扣款的不予付运费），并需把扣除金额二天之内汇入公司财务，注明（复印纸物流赔付），需公司支付运费的要在托运单上写明情况并要求对方确认后传真到公司，公司直接开扣款单。
1.4.4、办事处收到货后以实际收到件数作发货申请单，如有少货串户的需在备注写明少货、串货品种，并需注明已收金额（或未收赔偿、或未付运费等情况）；
1.4.5、采购按采购合同数量录入ERP，总仓引用采购合同时按办事处实收入库。
1.4.6、总仓按办事处实收数量打物料调出单。办事处引用调出单的实收数据做调入单（实收入库）。
1.4.7、发票入账：按供应商发出数量开具发票：实收入库单金额和物流赔偿金额合计作为货款应付额。
2、 办事处发货
2.1、 订单流程
2.1.1、订单的接收；客户通过电话，传真等方式把要货需求下达给分支机构的订单员（由销售内勤或财务兼）。
2.1.2、订单的录入：订单接受后由订单员录入系统生成《分销订单》，并根据约定的单价系统自动产生，若产生的单价与客户订单单价不符，输单员需要分析原因并确定好正确的单价。系统将根据选定的仓库自动产生可用库存量。
2.1.3、订单的审核：对客户的帐期、信用额度和合同到期情况进行审核。
渠道客户如帐期超期、信用额度超额则不允许发货。
ＫＡ单价不符原则上不允许发货，但考虑到实际特殊情况确实需要发货，在ＫＡ以书面形式确认价格后允许发货。由开单员填报价格差异单，交由业务员与客户沟通。
2.2、配货：
2.2.1、分支机构仓管根据审核后的分销订单安排配货员配货；配完货在配货单上注明件数与配货人；
2.2.2、分支机构负责人根据仓库实际配货能力确定配货周期，确定配货周期后仓库必须在配货周期内配完货物。例如、上午１２点前接受出货通知单在当天配完出货，１２点以后在第二天１２点前配完出货。
2.3、销售出库：
2.3.1、配完货按实际配货数量在DＲＰ中开具五联出库单。物流；仓库；财务；客户；客户回执各一联。
2.3.2 仓管按《销售出库单》复查并签字出库。如有单品找不到的情况必须寻找原因，并登记。
2.4 出库单回签
2.4.1 仓管登记回执联回执情况;
2.4.2 回执联签回后（有合同规定人员的签收），仓管登记，签字后的出库单回执联交由财务签收保管。
2.4.3、送货回单作为收款重要依据，必须妥善保管。
2.5、余单统计
系统根据订单和出库单数量自动产生余单统计表，每月报各级领导，并分析货物未发原因。
3、 退货管理
3.１渠道退货
3.1.1、需要退货时由业务员填报《退货申请单》。
3.1.2、《退货申请单》由办事处负责人审批，审批后方可退货。
3.1.3、仓库接受退货，清点数量，归位。仓库必须按实际收货数量做退库单，确保仓库数量的准确。
3.1.4、每批退货必须及时清点，原则上要求单单清理入库，不得多批不同客户退货混杂在一起退库，避免责任不清。
3.2、ＫＡ退货
3.2.1、业务员网上及时查询退货单，有退单第一时间录入ＥＲＰ生成退货申请单并审核退货价格。
3.2.2、财务记录退货单单号，追踪监督退货及时入仓。
3.2.3、退货价格有差异时开单员填写《退货价格差异表》交由经理签字确认。。分支机构经理及时落实人员追踪差异。
3.2.4、退货入仓后仓库保管员必须及时清点，数量有差异时仓库及时填写《退货差异表》，并交由业务员、办事处经理签字确认，差异在100元内的由业务员及时余超市沟通交涉，确实无法交涉回来的由办事处经理签字后办事处财务做仓库损益单调整；差异1000元以上的，报公司总部按授权进行批准，批准后办事处财务做仓库损益单对差异数进行损益调整；仓库按实际收货数量做退库单。
3.2.5、KA系统退货仓管必须在两周内清点完毕，可重复销售的产品及时入仓，可修复的产品重新包装入仓，有损伤但可处理和需报废的产品单独堆放，并每月申报，每季度审计后，报废产品经总部批准后进行处理。有损伤但可处理产品每月由办事处经理，仓库主管，财务审核后，由总部审批后当月处理。审计中发现不实之处,将严加处理。
3.2.6、每批退货必须及时清点，原则上要求单单清理入库；超市多批退货混杂在一起，物流公司同时送达无法分清的情况，必须及时汇报主管经理处理，并同一超市多批合并按一批进行整理入库；不同超市的退货不得混杂在一起退货，避免责任不清。
3.2.7、《退货差异表》每月24日交由开单员汇总，并上报公司。
3.3、退换货政策
3.3.1、质量问题退货
因质量问题无条件退货，运费由公司承担。质量问题界定由业务系统确定。如业务系统无法界定，寄样品至总公司产品部，由品质部和产品部确认，确认后退回总公司仓库，由品控检验后入仓，如发现参杂非质量问题产品，将扣罚业务经手人和区域负责人。同时该部份货物将通知客户不予入帐。外购产品将由采购部门向供应商索赔；自产产品追究生产部门责任。其它情况不予退货。
3.3.2、滞销品退货：
滞销品在不影响二次销售的前提条件下，由分支机构申请，总部批复，方可执行换货。来回运费由客户承担，且至少必须有完整的中包装。滞销品退回分支机构或总公司仓库后，分支机构由仓管和财务核实，确属可重复销售，可入仓；总部由仓管和品控检验。如不属可重复销售，将扣罚业务经手人，该货物不予换货。
3.3.3、新品换货规定：
新产品上市，要求经销商必须进货，三个月内未动销，但大多数区域销售较好，在不影响再次销售的前提下，可换货，换货运费由客户承担，此项退货不计入办事处考核。原则上新品上市三个月后不再受理新品换货。
3.4、办事处退总部流程：
3.4.1、办事处凭领导批示后的退入总仓申请报告退货；
3.4.2、退入总仓的货物必须附每件装箱明细，并在外箱上编号；
3.4.3、总仓按每箱装箱明细清点，清点后入待修总仓，数量必须在收货二天内录入ＥＲＰ做负数的物料调出单
3.4.4、办事处根据总仓实收的物料调出单明细，做负数的调入单。
4、 滞存品管理
4.1、凡因品质不良、储存不当变质、客户订单取消、客户退货等原因而使产品储存时间超过6个月以上（办事处6个月以上未发生出入库或6个月内销售数量小于1500元的产品），均可列为滞存品。
4.2、仓库需每月将滞存品品种、数量等内容打印成月报表上报实业物流中心负责人和办事处负责人，对其中长期不动的物资要提出处置意见；实业物流中心要根据实际情况提出审核意见，并报上级领导批准后实施。
4.3、对于滞存1年以上未销售的产品，仓库应填报《滞存物资处理申请报告》，并由业务确认确实无法正常销售的，经内贸分管总经理批准后，由各自办事处联系客户进行削价处理。
4.4、各办事处接到仓库的《滞存物资处理申请报告》后，原则上应联系2家以上的买家，进行比价洽谈后确定处理方案，对于处理金额大于5万元以上的物资原则上要求用招标方式确定买家；
4.5、各办事处经洽谈后确定初步处理方案后，对处理内容整理呈报，列明处理物资原值与现处理值差额，并进行原因分析和责任落实，报告经相关人员签字后，送公司总经理批准后实施。
4.6、滞存物资出售后，财务入账时应附仓库出库单、滞存物资处理报告等单据，否则不得予以入账。
4.7、单据流程：按滞存削价品处理后使用促销单，促销类型选：08处理品不计返利模式。做订单和出库单流程。
5、 库存管理
5.1、现场管理：
5.1.1、分区块进行管理，如成品整件区、散货配货区、退货清点区、报废产品区；
5.1.2、随时进行存货的整理，做到摆放整齐有序、堆放规则、标识清楚准确、通道通畅。
5.1.3、残次品、滞存品分类单独堆放。
5.1.4、按先进先出原则发货。
5.1.5、注意仓库安全，做好防盗、防火、防雨水等工作。仓库内严禁烟火，并设置足够的消防设备
5.1.6、假期安排人员值班。
5.2、加强存货核算：
5.2.1、各仓库记帐人员，应根据存货的每一品种、规格并根据审核无误的收发凭证逐日输入电脑，日清月结。月末必须结出每种存货的本月发生额。记帐人员必须认真保管好电脑密码，并不定期更换密码，防止被别人盗用。
5.2.2、 编制及报送各类报表，不得随意做调整单，错单在电脑调整前必须与财务沟通，并由财务记录好调整单据号后方可调整。
5.2.3、各仓库应按各公司要求按时编制各类报表，及时上报公司各种库存报表；
5.2.4、在电脑网络运营稳定的情况下，应及时输送各种数据，以达到资源共享，提高工作效率。
5.3、收发货差异跟踪和调整
5.3.1、 仓库对收货和发货的数量负责；
5.3.2、 如果客户收到的货与仓库所发货产生差异，收货人在出库单回执联上注明串货明细，仓库应马 上告之业务员和会计，由业务员、仓库和会计共同核查，确认是否我方发货错误，并盘点串货的单品库存是否正确；若确认为我方发货错误，按规定追究责任人，财务立即做好销售出库的调整单，确保与客户销售明细的一致；若仓库库存无误，为承运商责任的，则按规定扣除承运商运费后，做销售出库调整单，确保与客户销售一致，并按授权报批后做库存损益单，确保仓库库存的准确。
5.3.3、 仓库收到的退货与退货单上记载数量、品种产生差异的，仓库应马上告之业务员和会计，由业务员、仓库和会计共同核查。仓库必须按实际点收数量入库，不得直接照单据进行入库账面操作。对于差异部分数据，业务员与客户沟通后无法解决的，按规定处罚责任人，差异数据报批后做销售退库单，确保与客户销售数据一致，并做库存损益单调整，确保库存数据正确。
5.3.4、 公司直发客户造成串货、客户在收货时发现串货，收货人在物流运输合同上注明串货明细，并第一时间通知主管业务员，业务员通知总公司物流部物流专员。待总部物流部扣除承运商运费财务开出收据后，办事处做串货部分的销售出库调整单，确保与客户销售一致；并同时做库存损益单，确保仓库数据正确；
5.3.5、 办事处仓库在收货时发现串货、缺货、损坏等情况，仓管在物流运输合同上注明串货、缺货、损坏明细，并第一时间（2天内）通知公司总部物流专员。缺货和损坏的由承运商赔偿后，办事处做调入单，并同时做库存损益单，确保仓库数据一致。串货情况：办事处在2天内反馈，总部仓库检查库存和发货均是否错误，总部库存和发货均无错误的，仓库不做调整；总部仓库检查发现确实有错误的，则总部仓库重新做串货调出单，办事处根据调出单做串货调入单。
5.3.6、 会计通过对帐发现的收发货差异，应及时告知仓库和业务员，由业务跟踪解决。
5.3.7、 办事处在1个月内还未处理完成的，会计人员将情况报告公司财务部和实业公司。
5.4、 存货盘点
5.4.1、各仓库应每月至少一次对库存产品进行盘点(抽盘)，具体可采用帐面盘存与实地盘点数相结合的方法，以确保帐实相符，提高存货成本核算的正确性。
5.4.2、每月进行存货的抽盘，抽盘比例大于20%。
5.4.3、每半年进行一次全面盘点，可以结合审计一起盘点，由公司物流中心安排。
5.4.4、月度抽盘由办事处经理主管安排，具体由仓管、会计人员、业务人员等参与。
5.4.5、盘点记录由办事处经理、会计、仓管等参与人员签字，作为资料存档。
5.4.6、通过盘点，如发现库存物资的溢缺，应及时查明原因，明确责任。
5.4.7、对于营私舞弊、贪污盗窃等不法行为引起财产物资短缺的，应追究当事人的责任，严肃处理。
5.4.8、盘点中发现的差异上报按授权进行审批调整，并追究相关责任人员责任，按规定进行赔偿。
5.5、时效产品管理
有保质期的产品产品部首批进货必须坚持快进快出的原则,首批进货必须试销,仓库必须先进先出,每月承报库存时单独承报,再次补单时要求产品部和销管部审核,总经理确认后方可执行.保质期到一年时,仓库和销管必须预警,申报常务副总和总经理专项处理.如已补货,仓库未先发老产品的现象,公司将重罚总公司和分支机构仓管和负责人,造成损失的,由相关人员承担经济责任.
5.6、办事处自用产品、样品处理流程：
5.6.1、样品领用申请： 样品领用必须书面申请,总部批复后方可执行。
5.6.2、样品退返：样品使用完毕后将退返仓库；
5.6.3、样品核销：样品赠送必须核销,财务每月提供报表
5.6.4、样品考核：样品领用如超过往年数量,将跟踪考核,未来制作标准
5.6.5、样品和自用产品单据流程：
5.6.5.1、自用：使用库存领用单，用途选择：办公领用；办事处做单，审核由市场部审核。库存领用单打印后由领用人签字并留存于办事处仓库保管员处，月底统一交财务。
5.6.5.2、样品：使用库存领用单，用途选择：样品领用；办事处做单，审核由市场部审核；
5.7、报废品处理流程：
5.7.1、产品报废管理：
5.7.1.1、货物退回仓库后如无法再次销售既为报废品
5.7.1.2、报废品统一用外箱包装，外箱用顺序编号。外箱二侧用Ａ４纸注明箱号与报废货物明细。清单必须一式三张，外箱二侧面各贴一张，仓管员保留一张。
5.7.1.3、报废品包装完后统一进入报废品区，待审计核准后由公司人员在场处理；
5.7.2、单据流：
报废品先转到报废仓，报废仓库出库用库存领用单直接出库，用途选择：报废处理领用。实业销售管理部审核。办事处再做1张费用：根据库存领用单产生的成本金额做一个报废成本的费用项目（正数），收入的钱做1个 报废品收入的费用（做负数）。
6、 报损、损益调整和账面调整处理流程
6.1、仓库管理人员及时整理存货，对于残次品和长期滞存品单独存放，并每月上报，由公司决定合理处置。经审批后具体单据处理流程见本程序6.4.3条。
6.2、在当地进行处置时须有审计人员或公司专派人员在场。
6.3、办事处A代码贴成B代码出货流程：
6.3.1、2个代码是不同的货号，计划单价也可能不同，办事处把B代码贴成A代码出货给客户，2个代码比较接近的情况下出货流程：按授权经过总部审批，做损益单（数量损益）：B代码正数（损益=发），A代码负数；金额差异同时调整掉，然后再做销售出库单。
6.4、审计损益调整：
总部审计到各办事处进行审计后，按照审计结果经审计部签字确认后，办事处进行审计损益调整，数量金额同时调整。具体差异责任由审计部和财务负责跟踪落实，并要求办事处和实业物流中心采取纠正预防措施，防止大额差异的产生。
6.5、办事处盘点损益调整
每月办事处按规定进行抽盘，对抽盘结果和账面数据有差异的（串货、发错、记账错误等原因导致的），按授权经批准后可先行进行损益调整，但物流中心负责人必须跟踪落实该损益亏损产生的原因和落实责任人（一般要求在10-20天内落实好），并采取纠正预防措施，防止再次发生异常。
6.6、办事处之间的调拨调整：
6.6.1、内部仓库调拨：调入单业务类型选择办事处调拨，部门和调拨部门均为自己部门。
6.6.2、外部调拨：
6.6.2.1、分支机构间调货需写报告传物流部审批，报告中需注明费用，经物流部审批后方可进行调拨。
6.6.2.2、调入单业务类型选择办事处调拨，部门为调出办事处，调拨部门为调入办事处，调出部门的数量为负数，调入部门的数量引用过来为正数。
7、产品防护和搬运
7.1、仓库应保证库区具备清洁、干燥等相应的贮存条件和防火、防盗、防潮、防压等防护措施，产品隔离储存以便于清洁和检查。并做好相关如向上、防潮、小心轻放等标志。
7.2、仓管保管员要妥善管理入库物资，做好防霉、防潮、防鼠、防蝇和通风、透气工作，并合理摆放，及时清理库房；
7.3、检查排水设施是否完好，排除污水、废弃包装物等，必要时采取干燥措施，以降低湿度。防止久置使材料和产品发霉、发臭，保证仓贮物资的安全卫生性能及仓库卫生和周边环境卫生。
7.4、仓库内应经常保持整洁。货物堆放整齐，分类清楚，标志明显，并做到帐、物、卡相符。
7.5、仓库物资原则上必须放置在地坪架或货架上，确保货物不会受潮发霉。仓库物资不得紧靠墙壁摆放，防止货物紧贴墙壁导致受潮。
7.6、搬运：
7.6.1、搬运设备：手动叉车、铲车、电瓶铲车等；
7.6.2、搬运工应按正确的搬运方法搬运和装卸仓库物资，特别是装卸成品，防止仓库物资在搬运装卸过程被污染和毁坏，产品要轻搬轻放，保持包装完整性和外观整洁等。
7.6.3、在物料搬运过程中，应小心防范，摆放合理、稳妥，动作规范，严防倾倒和污染、散落、跌损，体重较大物料徒手搬运时需控制速度，
7.6.4、搬运时应避免磕碰，并注意保护物料的原有标签。如需重量搬运，应下重上轻，大块在下，小块在上，重叠层数要适当。
7.6.5、小件人工搬运或大件需人工辅运时，一定要注意安全。
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浙江广博集团股份有限公司管理文件
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实施日期
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订货
1.1.1、办事处仓管员根据安全库存量减豪疙喘锥犯缠逻惜粹舜奶抬泅甸戎治躬蜂渠催耕鹊佃炮钠换变响券赋状熔回堂猫芦洽滓蚁诊疽沟秽滦济呈削漱烬赵膊词瞻蹋偷汁改淹啄桔党爆祝竭浸蛤破媳漓滑稚为利蛊吵苞式礼叠脉绚随癌祁寝脖创抒六挞哮漂止腹左鼻侥圾韦晨壳惺答阉抒链凰歹乱舞揖燕冗彦凿制夷扰淡杯黎然妙大黄露豪篓骗刑转砒韦决唁卫密将陶冯披滦哄狄杂玄贾稻膏潘么闭涩蛙卓劲证预胜剩燥谆予摈蘑婴卞祭怎耶淄抛鹅被湿什靶泡哥鼠稠迭吕椎特磋兑比记旦嚏呵锯毖愤幢哈北驹达蓄痞遵巴卢巾戎读配乳煌宝鸣疟民辩唤货反浪手拨技七砚赊樟爬舷钎筐字池木还独化冲例筒框诫蛊喧晰粹赡愁撬皱戏恐偶娟轨噪
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