行政部门管理制度2.doc

行政部门管理制度
一、行政部门工作职责
1、在总经理的领导下，负责协调公司各部门的工作关系，以及传达公司的各项任务、计划和临时性的工作。
2、协助并督促各部门定期检查部门计划的执行情况。
3、负责公司文件的收发、编号、登记、归档及管理工作。
4、负责拟定公司的行为规范和办公纪律。
5、负责保管及管理公司印鉴。
8、负责公司所有档案（包括业务、市场等）资料的保管及管理工作，负责公司机密档案的保密工作。
9、做好涉外交往事宜及处理公共关系事务。
10、负责公司员工的着装、仪容等。
11、管理好办公环境的安全与卫生，做好办公设施的维护、改善工作。
12、办公场所配备“急救小药箱”，预备创可贴、创可喷、棉签、扭伤药物等，备急用之需。
13、组织员工的文体活动。
14、负责公司办公用品的采购、管理、发放及公司信笺的印刷。
15、完成领导分配的其他工作。
二、员工行为规范及办公制度
1、全体员工应本着敬业乐业的态度，热爱本职工作。
2、部门员工之间应一切以工作为出发点，以“公司利益第一”为准则，同心协力，互相配合、真诚合作，不推卸责任。对他人工作中的问题须及时善意指出，避免公司损失。
3、爱护公司设施、公用办公设备和个人领用的设备、用品。
4、工作中应当做到有事必报，有错必言，不得隐瞒虚报情况，以免公司蒙受损失。
5、积极工作，不得利用工作时间做与工作无关的事情、看与工作无关的书籍报刊。
6、不得利用上班时间上网浏览非工作需要网站、玩游戏。
7、未经他人允许不得使用他人电脑，各部门人员要自觉保管好自己的电脑，防止技术泄密。
8、保持办公区整洁，不得在办公区域内吸烟，公司员工吸烟者，每次罚款20元，当场投入（公用基金）箱内，公用基金主要用于公司员工集体活动。
9、不得利用公司电话拨打私人长话及声讯电话，违反者应当自行承担相应电话费用，并按发生费用10倍扣罚。
10、不得利用公司设备（电脑、打印机、复印机等）制作、打印、复印私人资料。违反者，按发生费用10倍扣罚。
11、任何员工不得在公司私自使用盗版等非法软件，不得私自将自己、他人或其他单位的商业秘密带入公司。擅自使用或带入，当事人除按公司规定给予处罚外，还需全部承担由此产生的一切后果。
三、印鉴管理制度
1、公司印鉴包括：公司公章（除签订合同外其他对外事宜）、财务专用章、合同专用章（签订合同）。
2、公司公章、合同专用章由财务部负责保管。
3、日常财务事务用财务章，由财务部经理审阅后盖上，非财务部门须盖财务章时，须经总经理签字后方可盖章。
4、公司印鉴一般不能带出公司，确需带出时，经总经理批准后由公章保管人一同携章外出，并做好记录。
5、公司一般不允许开具空白介绍信或盖公章的空白信笺，如确因特殊情况需开具时，须经总经理签字后方可盖上，由领取人登记使用说明。未使用的空白介绍信和空白信笺应当及时交回处理，已经使用的应当补充登记。
6、公章保管人应严格负责，如执行不力，被他人误用公章的，以违反规章制度处罚。情节严重者作违纪辞退。因此造成的公司损失，公章保管人向公司承担连带赔偿责任。
7、公章保管人员使用印章须经部门经理批准，不论何时，出于什么原因，私自使用印章的，做辞退处理，由此造成损失的，保管人员承担全部责任。
四、办公物资及劳保用品的采购发放制度
办公物资的采购由人力资源部负责审批，由行政部负责采购，管理、发放、维护、维修。
一、 办公用品及劳保用品的采购：
1、 办公室所有办公用品及劳保用品的采购工作，统一由行政部执行；
2、 坚持实行集体采购制度，急用现买零散性采购是想双人采购制度；大宗、批量、贵重物品由采购负责人及有关领导在采购地点，规格型号和质量价格上予以把关，全程参与采购工作；必要时可邀请有关专业人员参与；劳保用品按月度购买，每个月在10-15号之间购买，购买物品目前包括纸巾，手套，口罩等，劳保用品的发放定额为每个月每人1卷纸巾，2个口罩，手套以烂换新；
3、 严格采购审批制度，随用随买的个别零散采购，一次性支付在200元以下的，由采购负责人签字审批，一次性支出在200以上800以下的，由财务主管签字审批，凡支出在800以上的，有总经理审批；
4、 采购前，应做好市场调查，充分掌握欲购物品的性能，价格及附加优惠条件，货比三家，讲价压价，努力达到货真价实，物美价廉。之后遵循定点采购原则，开具发票。
5、 办公用品采购的一般程序为：
需用单位或个人向部门负责人提出购物申请→部门负责人确认→行政部确认库存无可用货可替代的物品后转交采购负责人采购→采购人员在领导小组的监督指导下实施采购→所购物品交与相关报关员验收→财务部核销→需用单位或个人领取
二、 办公用品的保管
1、 库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制，常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公品可适量库存、要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
2、 批量购入的办公用品应及时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称，规格，单价和数量，并签字。
3、 加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用，本门替换下的额各类办公设备由办公室人员保管，办公室人员要及时回收，登记造册，修旧利废，充分利用。
4、 定期进行办公用品库房盘点，确保账务相符，随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保证供给。
三、 办公用品的领取
1、 领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确。按岗、按需，用多少领多少，专领专用，劳保用品的发放范围为入职满1个星期的员工。
2、 领取时，领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
3、 办公用品管理部门及人员应严格控制办公用品的领取数量和次数，对于小号品，可根据历史记录和经验定期发放。设置专人专页，月末进行评比，明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒付，对于笔记本，签字笔等办公用品要以旧换新。
4、 领取的非消耗性办公用品（如订书机，计算器，剪刀，文件夹和文件架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因货品毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
5、 大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还保管员，保管人员根据情况予以调换货收回入库。
6、 为接受民主监督，强化节约意识，每季度通报1次办公用品出入库数额和部门领取情况。
四、 办公用品的使用
1、 使用办公用品应牢固树立节约光荣，浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每张纸，每度电，努力降低办公成本。
2、 办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用，不得用办公设备干私活，谋私利，不许讲办公用品随意丢弃废置。
3、 精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备，用品使用寿命。
4、 办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用，复印纸应用于复印，不得用作草稿纸，包装纸，纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发货各种办公用品的最大使用效率。
5、 印制文件材料要有科学性和计划性，要根据文件材料印制的要求及数量选择合适的印制方式，避免不必要的浪费。
6、 对于高档耐用的办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置，使用中办公设备出现故障，有原采购人员负责协调和联系退换，保修，维修，配件事宜，因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任。
五、会议管理规定
1、公司会议实行签到制度。通常每周召开一次总经理办公会，由总经理主持。由指定人员记录与会情况。
2、各部门组织可根据工作需要召开工作例会，由部门经理主持，指定专人记录与会情况及会议记录，并将重要事项以及急需公司领导协调解决的问题写成会议纪要，由部门经理审核后，呈交总经理一份，并抄送有关部门。
3、于工作需要，可由总经理提议，随时召开专题会议。由总经理拟定会议议题，指定主讲人、与会人，由制定人员作好记录，会后按第一条办理。
4、召开会议要求：
1）开短会，主讲人准备充分，发言简明扼要。
2）议题明确，突出重点，要求务实，解决问题。
3）与会人员要遵守会议要求，不得迟到、缺席。
4）会议记录层次分明，条理清晰，真实准确。
六、公司通信设施及信息管理办法
为了确保公司的通信设施以及信息渠道的畅通，正确使用和维护通信设备的正常进行，根据《计算机信息网络国际网安全保护管理办法》以及《公司保密规定》制定本办法。
1、在使用电话通信以及网络信息时，尽量做到节约资源，缩短通话时间，以便使他人更多利用通信设施，提高工作效率。
2、原则上不允许使用公司的通信设施、信息资源处理私事。违反者，按发生费用10倍扣罚当月工资。如有特殊情况，确实需要使用，需请示部门经理或以上领导批准方可使用。
3、公司员工必须遵守执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》和其它法律、行政法规的规定，严格执行安全保密制度，对所提供的信息负责，不得利用国际互联网和企业内部网从事危害国家安全、泄露国家秘密和公司秘密等违法犯罪活动。
4、公司员工不得利用公司计算机网络从事下列危害性活动：
1）未经允许，进入公司计算机信息网络或者使用公司计算机信息网络资源的；
2）未经允许，对公司计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加的；
3）未经允许，对公司计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加的；
4）窃取公司计算机信息网络中的保密信息；
5）其他危害公司计算机信息网络安全的。
5、公司员工应注意保护公司计算机网络的保密性和安全性，不得在网络上从事与工作无关的事宜，应避免使用可能带有病毒的软件和盗版软件。
6、员工有违反本办法的任何行为，给公司带来不良影响或严重损失，公司将对员工作出立劳动关系的处理决定，并追究员工的民事或刑事责任。
七、档案管理规定
1、归档范围：
1）公司成立资料和证照：章程、合同、法人代表资料、营业执照、税务登记证、法人代码证以及修改、变更、年审等资料。
2）规章制度，经理会议决议、公司收发文。
3）人事资料：员工入职资料，证件，合同签定记录，日常更新员工在职考核、工资变动、奖惩记录等。
4）技术档案：包括所有的技术文档资料（设计报告、设计方案、软盘、硬盘、光盘等形式存在）和图纸等。
5）经济合同：包括销售部、市场部的各类合同及合同订立、履行、变更、终止、合同纠纷处理过程中产生的有关资料。
6）财务资料：年度预算报告、会计凭证、帐簿、报表、财务分析等
2、档案的管理：
1）以上1）、2）、4）项归档范围由行政部统一归档管理，人事资料由人事部门负责人管理，财务资料由财务部门负责人管理。每次签订合同后，销售部、市场部门应及时将合同交由行政部保管。
2）档案要建立目录、安全存放、方便查阅；档案的借阅、收进、移交、销毁必须做好登记。
3）因工作需要借阅档案和查询档案，需经部门经理批准。借阅档案必须及时归还，不得擅自复印。
3、档案的销毁：
1）对超过保存期限、失去保存价值的档案，由保管人员提出申请，报总经理批准后方可销毁。
2）经批准销毁的公司档案，需编制销毁清单存档，并由专人监督销毁。
八、 安全保卫管理规定
1、 公司保证提供符合法律、法规规定的劳动、安全、卫生的工作场所。
2、 公司法定代表人为本公司劳动安全负责人，行政部具体负责本公司的安全、防盗、消防、卫生工作，部门负责人是部门劳动安全负责人。公司设备是重点防火对象，由部门负责人和指定的专职人员负责消防工作，包括检查、督促整改、培训等。
3、 各部门经理为本部门劳动安全责任人，全权负责本部门的消防安全和安全劳动：包括对下属的安全教育；工作过程中的安全防护；执行劳动和消防安全管理规定，并对因违反规定而造成的事故负责。在大楼管理处的指导下，定期组织防火检查，及时消除火灾隐患。
4、 员工应树立良好的安全消防意识，自觉维护公司的消防安全和治安安全，对在办公区内发生的有损公司安全的行为，每个员工都有责任加以指正、制止。
5、 员工必须遵守防火安全管理规定，严禁在公司区域内吸烟，尤其是仓库内部，确保使用电器设备的安全。下班离开办公室时，所有员工应关闭个人设备及项目组公用设备电源，最后离开办公室的人员应负责关好电灯、门、窗、空调及室内电源。
6、 行政部负责对新员工进行消防培训、对全体员工进行灭火器、消防栓、火灾报警的培训。保持单位范围内通道、安全门、出口畅通。严禁把消防器材改做它用。
7、 任何员工不准把易燃、易爆等危险物品带入办公地点及仓库。
8、 员工发现办公楼内的安全或火灾事故隐患，应及时报告行政部或大厦管理处，并尽可能采取有效措施消除隐患。
10、员工必须妥善保管好个人用品及其它属于个人保管的物品（如个人领用的设备，工作中形成的或使用的各类文件、资料），防止被盗、遗失。因个人保管不当丢失，责任自负。外出工作或下班时锁好贵重物品和重要文件。重要文件、资料废弃时，须立即加以粉碎。
11、公司前台工作人员负责开启关闭公司大门，检查阻拦可疑人员进入公司，检查放行正常进出公司大门的物品，并负责安排好最后离开公司的人员关闭有关电器，锁好公司大门等。
九、员工宿舍管理办法
1、 目的
为了规范公司宿舍管理，为住宿人员提供安全、舒适的工作生活环境；同时开源节流，规范管理，特制定本宿舍管理办法。
2、 范围
适用于所有根据规定使用相关宿舍服务的所有员工。
3、 主管部门
行政部负责统筹宿舍房屋租赁、设施配备、安全管理、卫生监督、等相关事务，并对宿舍使用情况、费用核算等做日常管理。
4、 宿舍管理规定
a) 公司设立员工宿舍，主要目的为各地流动工作人员提供住宿服务。并视条件许可，为出差员工提供住宿服务。
b) 宿舍基本配置：床铺、热水器、液化石油气。
c) 宿舍由行政部统一管理，钥匙指定专人保管，并做领用登记；
d) 宿舍进行日常管理登记，含租赁合同、缴费管理、设施登记、宿舍用户登记管理等。
e) 宿舍就餐、住宿等各项公共设施，进行定期维护，预防人为损坏或丢失。每月宿舍使用情况应汇总，报总部人力资源部了解、备忘。
5、 宿舍使用规定（服务对象及收费）：
a) 宿舍只为公司内部指定员工使用，严禁未经审批，带领非应住人员入住。
b) 宿舍为休息及私人生活场所，为安全及安静需要，勿擅带外人到访，并请注意生活习惯的相互尊重与宽容相处。
c) 请讲究清洁卫生，共同维护和保持良好的宿舍环境；
d) 请妥善保管私人贵重物品，重要物品请勿放在公共场所内；
e) 日常注意节约水电，爱护设施，提倡勤俭节约、爱护公物，个人损坏的公物要赔偿；
f) 做好安全和消防工作；
g) 由住宿所产生的水、电、煤气等费用由所住人员均摊。
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
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