快递收发管理制度.doc
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4、0809部 门总经理管理者 代表行政部采购部物控部研发部品质部生产部生产工 程部需会签部门会 签需分发份数 东莞市翔通电子科技有限公司文件类别标题:快递收发管理规定文件编号:三阶文件生效日期:版本:页次:一、 目的为进一步规范公司快递物品的收发管理,确保公司快递、信件的收发工作及时、准确,特制定本规定。二、 范围本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需,向外部寄送或外部寄至内部到付取件,从而实际产生公司快递费用支出的活动。三、 权责3.1、行政前台、值班人员:负责公司快递物品的收件管理。3.2、各部门: 对本部门的快递费进行管控、寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。四、 作业要求:
5、4.1、快递的接收4.1.1、行政部前台、当天值班人员在收到快递时,应对快递作以下处理:要求快递公司人员电话通知收件人本人签收,若收件人非公司人员或己离职人员,应当场退回;如收件人因有特殊情况或不在公司不能亲自签收时也可以委托保安代收。检查信件、快递包装是否完好无损;了解清楚付费情况(如是到付,需联系收件人收件或电话知会收件人,收件委托其他人签收处理);快递物品与快递单内容(特别是托寄内容)是否无误。4.1.2、在快递单收件人签名处签上本人的名字,并注明日期和时间,如果不是本人签收需在快递签收记录表上登记快递情况(备注:收件人本人签收快递,保安可不在快递签收记录表登记)。4.1.3、前台通知快
6、递收件人到前台领取,快递收件人在快递签收记录表上签字接收,特殊情况下,收件人不在公司,可拔打手机号码告知对方,快递收件人若交待告知部门同事帮忙代领,代领取人必须在快递签收记录表上签字确认,以备查验核对。4.1.4、如是到付件,收件人应提前填写快递申请表(返修机有维修退货单的除外),交上级主管批准后交行政部签收。4.2、快递的发送4.2.1、因工作需要,需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写快递申请表(有出货申请单、维修送货单及快递费用不是公司付款的除外)经部门负责人审批后,方可将快递申请表、快递单、快递物件一起交往行政部前台,由行政部前台联系快递公司统一发送。(各需求部门于每日
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