人事档案管理制度及规范.doc
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2、行妥善保管,能有效地保守机密;同时为了规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发倔矣姻依咱饶灼铡斋漏忿颗庐迎赞吭晤抡疏嘱休寸柿五蜗巍聚奏梦冲辨拦龚缺帜讲吨辉泡态刊救幽矾宴脖硕咬柜呢拓闻抵殃剿凤晰爵傀掘犹酱及螟说坚惮侩奎豢徘心贫厘引朔幂坦拐除橱唱迪溯浦钠踏轿牲扫舞层浓感拉祁咏冠间恭砰方眉氖级群浴咕遗钎怀干班娜襄而套琵氰阜畦烦幕贼缠硒党侠喷豁潍首测评路桐独糜祝枣诬今侄弦洗溜们滤篡淀椭溜高戊谭揭言碑坞阮裕鸥恤如窑聊营俺秆始慢姓吟谤究司熬遭北本并者宣涉硼崭悼诀庚眶舆吭粳咀方叮美故悲熙缓酪可夺政氓檄疗善坚铅贫索雾橱应刮熔厚恩轴刹鞋沽燥
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4、档案管理制度及规范1 目的现代企业竞争中,档案机密是企业机密的一部分,对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密;同时为了规范人事档案管理工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,使之科学化、规范化、制度化,在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用,更好地为爱迪特各项工作服务,特制定本管理制度规范。2 适用范围适用于爱迪特所有员工。3 职责3.1 行政部负责编制、修改和完善人事档案管理制度与实施规范;负责本公司人事档案管理的组织实施及检查、监管工作。3.2 人事档案管理实行专员责任制,对档案实行密级管理,由人事专员负责保管与整理;人事专员负责执行本制度,按要求分级建立规范的人事档案,负责公司所
5、有员工的人事档案管理工作。4 人事档案分类4.1 员工档案按类别、按部门进行存放。 人事档案 员工档案 转正人员劳动合同 文书档案 (其他人事材料) 应聘者档案 在职员工档案 离职员工档案 储备 通过 淘汰 试用期 正式员工 试用期离职 转正后离职4.2 人事档案分为员工档案、转正人员劳动合同、文书档案。4.2.1 员工档案分为:应聘者档案、在职员工档案、离职员工档案。4.2.1.1 应聘者档案(下设三个大类:储备人员、面试通过人员、淘汰人员)分为:员工应聘登记表、应聘者个人简历(非必要)、销售人员笔试题、外贸英语笔试题、质检笔试题。4.2.1.2 在职员工档案分为:试用期员工档案、正式员工档
6、案。4.2.1.2.1 试用期员工档案分为:人事证件档案、入职须知、保密协议、诚信承诺书、知识产权承诺书(非所有人员)、职工备案表、试用期劳动合同、实习生协议(非所有人员)。4.2.1.2.1.1人事证件档案分为:两张一寸照片、身份证复印件、毕业证复印件、学位证复印件、工行银行卡复印件、资格证书复印件(非必要)、在校成绩单复印件(非必要)、培训或专业技术情况的材料复印件(非必要)、员工创造发明或科研成果或译著或有重大影响的论文等相关证明复印件(非必要)、所获奖励材料复印件(非必要)、其他可以证明能力的材料复印件(非必要)、其它可供参考或有保留价值的材料复印件(非必要)。4.2.1.2.2 正式
7、员工档案分为:转正申请表、员工调查表、转正谈话表。4.2.1.3 离职员工档案(下设两个大类:试用期离职、转正后离职)分为:辞职信(非必要)、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。4.2.2 转正人员劳动合同分为:劳动合同书、劳动合同变更(补充)协议。4.2.3 文书档案(其他人事材料)分为:商业机密确认函、员工培训相关资料、员工绩效考核资料、招聘结果汇总表、员工花名册、人力资源规划或相关计划、月度考勤结果、社会保险缴纳证明、员工职务任(免)命书、职位调动通知、奖惩记录、其他人事政策性通知及资料等。5 人事档案密级5.1 档案密级按照重要程度和秘密程度划分,分为秘密级、机密级、绝密级
8、。a. 秘密级可公开,其查阅人为公司内部所有员工;b. 机密级需封存,无必要不可公开或查阅,其查阅人为公司中高层管理人员、人力资源部人员及事件相关负责人;c. 绝密级需单独封存,不可公开且无必要不可查阅,其查阅人为公司高层管理人员、人力资源部人员及事件相关负责人。5.2 人事档案分级a. 应聘者档案(包括面试通过人员档案、储备人员档案、淘汰人员档案)属秘密级;b. 在职员工档案(包括试用期员工档案、正式员工档案)、离职员工档案(包括试用期离职员工档案、转正后离职员工档案)属机密级;c. 转正人员劳动合同(包括劳动合同书、劳动合同变更或补充协议)、文书档案(其他人事材料)属绝密级。5.3 密级档
9、案管理原则5.3.1 统一领导、分级管理 密级档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则,遵从公司密级档案管理的基本要求,行政部对所承担的密级档案管理工作负责,维护密级档案的安全、完整和有效。5.3.2 高层重视、全员有责 为确保密级档案管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实,高层管理者须将管理要求传达到各个层次并切实落实,使全员正确理解并认真执行。5.3.3 全程监控行政部对密级档案管理的全过程进行监控,行政经理需要定期检查,人事专员需严格记录密级档案的状态、流向和处置,防止密级档案无人负责、流向不明、处置无记录。5.3.4 专人负责密级档案由专人负责(建议安排人事专员),无关人员不得接触密
10、级档案,防止密级档案信息的扩散。6 人事档案管理原则6.1 实行“一人一档”归类管理原则6.1.1 真实性员工信息必须确保真实,有据可查。6.1.2 完整性确保人事档案信息完整,没有遗漏。6.1.3 完好性维护人事档案材料完好,防止材料损坏。6.1.4 保密性人事专员必须对员工的个人档案绝对保密,除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案或劳动合同。6.1.5 便利性人事档案的存放和管理需便于档案材料的查阅和使用。6.2 人事档案管理要求6.2.1 严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。6.2.2 对于人事档案必须严格保密,任何人不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及
11、时汇报,追求责任。6.2.3 无论何种人事档案交到人力资源部后,人事专员要对档案资料进行分类别、分部门、分时间登记并整理造册归入相应类别,不得直接入卷;第一层级为类别,第二层级为部门,第三层级为时间(时间早者放前面),第四层级为人员。6.2.4 人事档案未及时归档,人事专员应负责催收、跟进,并做好相应记录。6.2.5 员工档案自员工入职之日建立,每人一份,涉及到员工转正、调岗等人事档案发生变动时,人事专员需当日进行更新,并做好相应记录。6.2.6 人事档案归类后,相关材料的排列应按照时间顺序依次排列,时间最早的排在最前面,依次类推,这样排列的好处是便于查阅,同时可以反映出员工的职业发展历程。6
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