原材料采购管理制度.doc

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2月
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制度名称
原材料供应管理制度
制度编号
WNJT/ZD-GY-201106
撰写人
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部门审核
制度页码数
总经理签发

原材料采购管理制度

1．原材料采购合同管理制度
物资采购合同管理制度
第一章 总则
第一条 目的。
为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护公司利益，特制定本管理制度。
第二条 适用范围。
本制度适用于生产所需的各种原材料、外协加工、设备及备件、模具、办公用品等采购。
第三条 权责划分。
1．供应部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。
2．生产总调、质量管理部、技术部和财务部参与合同条款的公审。
3．总经理或其授权人负责合同签订的批准。
4．财务部负责合同资金的准备与结算
5、档案室负责合同原件的保管。
第二章 合同拟定、审批和签署
第四条 合同拟订。
1．合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。
2．采购合同部门主管应根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。
3、采购合同应本着先A级后B级，特出情况下经批准才能启动C级供应商。
第五条 合同必要条款。
1．交货地点、方式。
2．交货期。
3．产品包装要求。
4．规格、特性指标含量。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的原料和设备，如设备、非标准件、原料的特殊性要求等，应做详细要求，必要时签订技术指标含量必备协议书。
5．验收。
（1）供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。
（2）供应商供应的货品必须为完好合格品。
（3）验收工作由集团质量管理部和检测中心进行，供应商可提供必要的技术支持，但对集团的最终判决不得持有异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。并且可以邀请供应商参加抽样和检验。
6．标识要求。
对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如布料或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。
7．不合格品处理。
（1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。
（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。
（3）集团降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。（具体标准见附件）
（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。
（5）不合格产品应及时通知供应商，通知发出后在规定时间内公司不收取保存费用，超出通知时间的仓储部门应按照每吨每天20元的费用收取保存费。此项费用应交财务部门另立财务科目归帐。
8．保密条款。
供应商不得泄露集团订购物品或估价的材料规格、设备型号、数量、货物及其他业务机密。
9．付款方式。
（1）货款支付结算采用货到后每月按特定时间段按比例付款的方式；
（2）如采取付定金 10 %，货到付验收合格在一个月后付 70 %的方式，原则上定金不超过 10%，最后一笔款在 原材料使用后的下个月支付。
（3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。
第六条 合同审批。
1．针对大的供应合同或资金较高的供应合同，供应部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。
2．公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。
3．公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。
4．公司常务副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。
5．公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。也可以授权常务副总审核签发。
6．公司供应部根据公司总经理或授权的常务副总经理的审查意见修改合同文本，并将审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托授权的的合同签署代理人常务副总正式签署合同。
第七条 长期合同。
1．对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。
2．采购经办人与供应商谈妥合同条款后，应拟订合同，将合同评审表提请公司合同审核办公室审核，后报总经理总经理或授权人审核、批准。
第三章 合同履行
第八条 合同履行。
1．合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
2．在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。
第九条 合同变更。
严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一的，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
1．由于不可抗力致使合同不能履行的。
2．由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。
3．因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。
4．其他合同约定的或法律规定的情形出现。
第十条 合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。
第四章 合同保管
第十一条 供应部部签署合同后，应将合同原件送档案室和财务部进行分别保管。
第十二条 供应部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送生产总调、质量管理部、技术部各一份。

2．原材料采购作业实施办法
原材料采购实施办法
第一章 总则
第一条 目的。为加强本公司的采购工作管理，规范物资采购作业事务，提高物资采购效率，特制定本办法。
第二条 采购基本要求。
1．采购对象。采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选择时参考。
2．价格、质量。以合理价格采购较高品质的材料。
3．时限。配合使用部门需要日期及需要量，联络厂方即时供应。
第三条 采购方式。
供应部门应根据材料使用状况、用量低、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。
1．定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的材料，应选用本方式办理。
2．特约厂商采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由供应部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂洽购。但在付款前应送供应部门审核。
3．一般采购：供应部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。
第二章 确定采购需求
第四条 请购单。
1．请购应按照存量管制基准和用料预算，并参考库存情形开立请购单，在请购单上逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送供应部门。
2．来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。
3．特殊情况需按紧急请购办理时，可在《请购单》“备注”栏注明原因，以急件递送。
4．公务用品由集团综合办按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填《请购单》办理请购。
5．以下物品可免开清单，而以《办公用品申请单》委托供应部门办理，例如招待用品、书报、名片、文具、报表，以及小额采购的材料等。
第五条 期限。
1．供应部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。为达到这一要求，掌握适当采购时机，供应部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合约拟定的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。
2．原订采购作业处理期限变更时，供应部门应专函报告具体原因，呈总经理核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。
第三章 实施采购
第六条 权限。
特约厂家或A类原材料采购项目合同书需申报给总经理核批，办公用品涉及资金超过2000元的采购，需呈总经理审批。
第七条 供应商选择。
1．各项材料的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于《供应厂商资料卡》上存档备用。对于未达本公司标准的材料，供应部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。
2．新供应商的开发，由技术部、生产总调、质量管理部会同供应部实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制《供应厂商资料卡》（若由于采购时效而由采购人员自行开发，则由采购人员填制）呈总经理核准后，列为备选厂商。
3．对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由供应部门以签呈方式说明原因，送生产总调复查，并呈总经理核准后，通知对方。
第八条 询价。
1．供应部收件人员收到《请购单》或《外购单》时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业，原则上谁询价谁负责的办事原则进行考核。
2．各采购经办人员收到《请购单》或《外购单》，应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。
3．询价程序。
（1）由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象（特殊原因如独家制造，独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外），并填写在《请购单》上。
（2）对于加工合同采购项目，供应部门应要求厂商填具《成本分析表》连同《报价单》一并送来，作为议价参考。
（3）采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于《请购单》内以便通知供应厂商。
（4）采购经办人员于通知厂商报价后，应紧跟催进度。
4．询价完成后，采购办理人员应将询价、报价的全部资料整理报送供应部，据以议价。
5．若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购办理人员可将全部资料填制《采购事务征询单》，连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后，送交采购经办人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。
第九条 议价。
1．采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及《供应商资料卡》、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价（并报告有关主管），以供议价之用。
2．议价。
（1）议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。
（2）议价应采用多种形式进行。议价完成后，由采购经办人员拟定合作对象，呈请有关领导核批。
第十条 订购。
1．由采购经办人员于《请购单》上填写订购日及约定日，再交由采购办理人员填制采购联络函，报送厂商。将《请购单》第二联送材料仓库以待收料。
2．预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商订定供销合同书。合同书正本两份，一份存供应部门。一份存供应厂商；副本若干，分存请购部门、材料仓库、财务部门及档案室。
第四章 采购进度控制
第十一条 采购经办人员对于每一采购项目，均应根据实际情况确定作业进度管制点，预定作业进度，制定《采购进度控制表》。
第十二条 预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。
第十三条 采购经办人员未能按既定进度完成采购时，应填制《采购交货延迟情况表》，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。
第五章 特殊情况处理
第十四条 请购项目撤销处理。
各采购经办人员收到原请购部门送来《撤销请购单》后按下列方式办理。
1．若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再交由供应部将原请购单与《撤销请购单》第二联退原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。
2．若原请购项目已向厂商订购，由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函，然后依第1项方式办理。若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应于《撤销请购单》上注明原因，呈总经理核签后，由供应部将《撤销请购单》返回原请购部门。
第十五条 紧急请购处理。
采购经办人员接到紧急请购通知后，应立即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正式的《请购单》时，补入询议价结果，按急件方式处理。
第十六条 交货质量异常处理。
各采购经办人员收到质量管理部验收不合格的《材料检验报告表》时，应尽快与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于《材料检验报告表》的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后，送回材料库。
1．对于需退料、换料或补交者，采购经办人员应于《材料检验报告表》的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。
2．因质量不合格而退货、换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。
3．采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。
4．交期延误罚扣处理：采购人员收到交货延误（本地厂商延交1日、外埠厂商延交3日以内可不按延误论）或统一发票逾7天未送财务部的拟整理付款事务反馈时，应按下列方式处理。
（1）计算逾期罚扣金额（定期合同采购按每天5‰计扣，定有买卖合同的按合约所订比例计扣，其余按每天3‰计扣），并通知厂商罚扣原因与金额。
（2）在供货方同意扣款或补足发票时，由供应部在收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原《请购单》第二联、收料单、材料检验报告表等资料送财务部整理付款。
（3）如厂方不同意按第（1）种方式扣款，采购经办人员应继续与厂商交涉，并将交涉结果书面呈总经理核决后按第（2）种方式处理。
第十七条 属销售惯例或配合最小包装量厂商需超交的，采购经办人员应于《请购单》采购记录栏内注明，以作为材料仓库收料依据。
第十八条 以暂借款采购，采购经办人员应在《请购单》采购记录栏内加盖“供应部门整理付款章”，以免会计部门重复付款。
第十九条 价格变动处理。
1．外销产品原材料价格变动时，供应部门应即通知销售部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。
2．供应部门应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填具《主要原材料价格波动月报表》，呈总经理核批处理。
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