行政专员岗位说明书1.doc

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行政专员 岗位说明书
岗位基本信息:
岗位名称
行政专员
岗位编号

所属部门
行政中心

直接上级
行政中心总经理
直接下级

职位概述：积极有效的配合公司各个部门工作，负责文件、入职资料、办公用品、社保、住房公积金、意外保险等管理，为公司各项经营管理活动的顺利开展提供保障支持。
任职资格：
教育水平
高中以上学历
专业
人力资源、行政管理或相关专业
经验
一年以上行政类相关工作经历

知识
1) 了解行政管理工作相关工作内容
2) 熟练使用Office办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识
个人素质
1) 优秀的语言和文字表达能力，良好的沟通、协调能力，较强的策划、计划、组织、执行能力，善于观察分析；
2) 及时领悟上级意图，工作效率高，服务意识强；
3) 能够耐心的处理公司行政、后勤方面的琐碎事务，有敬业精神，具有保密意识。

职责与工作任务：
职
责
一
职责表述:前台接待
工作
任务
1) 接待客户、宾客和面试人员等来访人员
2) 公司快递、信函、资料的收发、登记等
3) 维护前台次序及环境
职
责
二
职责表述： 修订公司制度与实行监督
工作
任务
1) 协助行政中心总经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议
2) 监督其他部门执行公司的相关制度与规定
职
责
三
职责表述： 考勤管理
工作
任务
1) 记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计
2) 考勤资料的整理、归类以及存档
3) 严格审查各类假别的请假手续，并按规定办理。
4) 负责考勤、加班等管控工作，并及时的更新相关的电子档

职
责
四
职责表述：草拟公司文件
工作
任务
根据行政中心总经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件
职
责
五
职责表述：管理办公用品
工作
任务
1) 办公用品的申请与采购
2) 日常办公用品的保管、发放和登记
3) 负责公共办公设备的保管和日常维护　

职
责
六
职责表述：保密工作
工作
任务
对所保管以及处理的文件资料做好相应的保密工作
职
责
七
职责表述： 人员编制
工作
任务
1) 每天人事数据统计，超出编制的人数，并提醒行政中心经理。
2) 负责公司员工离职办理、发文以及员工离职率的统计。
3) 负责组织架构的更新工作。
4) 负责所有员工的人事异动的统计、更新等
职
责
八
职责表述： 员工关系管理
工作
任务
1) 负责各类人事档案管理，含分类档案管理，电子档案管理。
2) 负责办公室所有人员劳动合同签订以及公司所有员工的合同管理。
3) 负责员工投诉处理及员工动态处理
4) 每季度办理就业登记备案，每年办理《计划生育责任书》
职
责
九
职责表述： 工资表制作
工作
任务
1) 工龄工资核算
2) 薪资、职位调整
3) 每月6日前将明细打印给财务
4) 每月19日前下发工资条、工衣押金单、社保公积金收据
职
责
十
职责表述： 员工福利
工作
任务
1) 员工社保、公积金、意外保险的各个事项的处理。
2) 员工住房、生活补贴等申请
3) 工衣的申请、发放以及日常管理
4) 办公室饮用水订购及管理
5) 每月25日之前申请员工餐费
5) 每月员工生日礼品购买
6) 公司车辆月租卡办理
职
责
十一
职责表述： 证照管理
工作
任务
1) 各部门/餐厅各个证照的新办、更新、延期、年检等事务的办理
2) 各个证照资料的管理及电子档的更新

业务类
决策权：　
建议权；对公司的人力资源及行政相关工作的建议权；　
监督权：监督公司员工对公司制度及规定的执行的监督权
财务类
决策权：　
建议权：
监督权：
人事类
决策权：
建议权：对岗位编制的建议权，
监督权：
职业发展：
可晋升岗位
行政主管
可轮换岗位
培训专员
考核指标：
证照办理进度的及时性

办公用品的成本控制

员工档案更新的及时性

工作关系(或每月行事历)：
内部
汇报：向行政中心总经理上交月工作报告、人事报表
督导：
协调：
外部
市场监督局 社保局 劳动局 环保局 住房公积金管理局
其它事项;
工作设备
台式机 打印机 传真机 复印机
工作环境
办公室 基本舒适
工作时间特征
正常工作时间
危险性
基本无危险，无职业病危险。

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