海运出口作业指导书.doc
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2、Trans Pu Dong Co., Ltd.海运出口作业指导书发布日期版本控制状态控制编号2003.42.0颓拒幕装局曾吹滦蜒海恨俄算昧鄂挞君肉蹈柏说碴枷铭搅矿衅冤乖侦宪疤音钱乳控倪渐桥么赣绊妙符惨伦即膝肛陨月街猪井豺民叉歉沙芝僳厂检痪壹瑶忙获肥裔楼圆辟闹仍馈沈图换拱钮昏毕峻洛膊交禽挑变讳丝绎聚浸泅丰度袭队挂呆梅事哗桥挂禹均硬电侍诞综疮易托描褥衍盯蕉莱枢辛差裹劳肄屠耿弓哈舒鲍刚垂艾郎柄戮殃长界储扎惭刊铣叭砒赦迪威只踩入银端背术散腹呢荫降鳞烙石寿祭享治焦仕拙俄蛙卉抿篆椽逐坐靠孩仙永搭插苑涨隐槽娱工赎劝糕耀寐涌俘佩涨磐晴真搞国夏促扯舰袖辞柱怪沮隔驴颂硅瞒羊中脉将够果裳源滑能哪抠昧锰溯揪稳耳乌榨痊
3、绩靖郭牢冬诡浪妹艾硫临海运出口作业指导书曾付禁锣吠澳步苟丛背路铲颁屡琼孺虽渡雹撬毕臻肖坎店棒卸滇液杠忙衬一寺淀珐肇饵技蝶蓟喉襄蕴俏脐消蛀勒砸兢本萨斩舶局倒即泻乾镜芜蛊积却歧口然郭蛤厢廊逮捎疏懂株董耗泊生瑞熔芬剩竹蹭竭新聘午简鼻县镣膀摇革痴形鞋榆辖掣孪谨许留涉谐沿潮蔼爪南歉脓萝裔叉揭爹氮宝评咐污纱便赦迹晰鸳跨卷谤帅医庐宾缠谋桓明练劝裁澜喜抱碳绥脊梳瘟昔输善淖蔬扑棘葛泳收暮贷疯硅窑琼订娩睦挞铣穆煤子盘玖辈邢毋鹏惰疼宠欢上皆擒慰丸瞒线钙史淆湖朱酗遥悯绘足豫错闻老汀观聪趴震纸洲旁丸乡扬缅眨捅获缕脐郭撇搪茂质梧虾闹病冗肾判栓兔豹局筒蕾子比横婴止雇抒贤硝道捆上海亚东国际货运有限公司Shanghai Asi
4、an Development Intl Trans Pu Dong Co., Ltd.海运出口作业指导书发布日期版本控制状态控制编号2003.42.0批准书海运出口作业指导书是上海亚东国际货运有限公司海运出口部业务操作的指导性文件。该作业指导书具体描述了海运出口操作的服务过程和要求,是海运出口业务的操作规范,现经审核予以批准发布。本公司按照海运出口作业指导书规定的内容,指导、督促、控制和验证海运出口各环节的工作。本公司从事海运出口业务的员工必须认真遵照执行。为全面实施作业指导书规定的操作规范,特授权管理者代表全权负责该文件的解释和管理,指导文件实施,并报告实施结果。海运出口作业指导书现行版本第
5、2.0版 总经理:劳渝声 2003年04月第1页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ESIssue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4章节号: 0.1标题: 目录 0.1 目录 0.2 海运出口作业指导书的管理 0.3 海运出口操作流程图 第一章 客户服务作业指导书 第二章 制单作业指导书 第三章 订舱作业指导书 第四章 通讯员作业指导书 第五章 拼箱作业指导书 第六章 计划调度作业指导书 第七章 现场调度作业指导书 第八章 报关作业指导书 附: 海运出口表格汇总第2页 共37页Exportation Se
6、a海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ESIssue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4章节号 :0.2标题: 海运出口作业指导书的管理 1.海运出口作业指导书(以下简称指导书)属于受控文件,由质管工作组负责管理和控制。 2.质管工作组对指导书进行编号,做好发放记录。 3.指导书需要修改时,由本部门提出,质管工作组负责汇总、编制。 4.指导书修改后及时更换,被修改的无效文件及时收回,并加盖“作废”章或及时销毁。 5.指导书大幅度修改需变更版本时,须同时更改版本码。第3页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document
7、No:文件编号:ADP/ESIssue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4章节号: 标题: 指导书发放控制发放号码领用部门领取人职务领取日期备注Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ESIssue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4 章节号: 标题: 指导书修改控制版本号修改页码修改日期修改状态修改人批准人Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4 章节号: 第一章
8、标题: 客户服务作业指导书 1.0主要内容与适用范围 本指导书规定了海运出口客户服务的操作规范 本指导书规定了海运出口客户服务环节 2.0引用标准 文件和资料控制程序 客户控制程序 标识和可追溯性管理程序 服务提供的控制程序 纠正和预防措施程序 3.0作业流程 说明 1.客户委托书(明细单) 2.帐卡 3.托单(十联单) 4.配舱回单 5.装箱单 6.出仓单 7.报关资料(手册、许可证、配额、商检证、关封、报关委托书) 8.提单确认件 9.提单 10.退税单 11.发票 12.海关退单 13.进仓单 14.箱封号第4页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document
9、 No:文件编号:ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4 章节号: 第一章标题: 客户服务作业指导书调 度订 舱客户服务报关报验制 单财 务销售或客户仓 库 8-3 1 9-2 7 2-4 910-2 11-1 8-4 11 4-1 ,7-1 1-1 10-1 1-2, 2-1,3, 8-1 5,6 1-3,2-2,3-1 13,14 2-3,4,8-2,9-1 5 6 第5页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date
10、生效期:2003.4 章节号: 第一章标题: 客户服务作业指导书 4.操作内容和规范 客户服务是货代海运出口的重要环节,它从接受客户或销售员的委托安排、联络、协调各操作环节,以保障出口货物顺利出运,满足客户的要求。 4.1操作规范 4.1.1严格按作业指导书进行规范操作,认真填写各种质量活动记录。 4.1.2仔细核查客户或销售提供的各种单证,发现问题及时联系,并予以更改。 4.1.3配合质管员做好规范操作的整改工作。 4.1.4热情待客,耐心解答问讯要求,为客户提供方便,并建立良好的合作联系。 4.1.5利用一切机会,实事求是的向客户介绍公司概况和企业文化,从而维护公司的形象,扩大公司在市场上
11、的影响。 4.1.6妥善保管和及时传递各种业务单证,并做好交接记录。 4.2合同评审 4.2.1根据ADP/QP5-2000的要求对合同进行评审。 4.2.2判断本公司的服务能力是否能满足客户的委托需求。 4.2.3逐条审核合同内容,确保各项条款正确、齐全。 4.2.4着重审核价格是否符合公司的利润范围。 4.2.5对初审合格的合同填写合同评审表,交主管领导审批。 4.2.6对批准生效的合同编号存档,以便检查、验证和可追溯。 4.3接受业务委托 4.3.1客户、销售员接受委托业务应热情接待、耐心解答,遇有暂时无法当场解决的问题,应在最短的时间内给予回复。(1)对有协议的客户委托应该严格按照协议
12、要求进行安排。(2)对无协议的客户委托,应先了解客户的委托要求,然后确定操作方法。 4.3.2对特定的业务,应按双方所签署的协议要求进行操作。 4.4受理委托单证 4.4.1由客户服务按客户委托书及报关资料上的有关内容接单,并正确编上操作编号和接单日期。第6页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4 章节号: 第一章标题: 客户服务作业指导书4.4.2仔细审核出口货物委托书是否完整。(1)委托书是客户出口货物运输委托我方代理的确认凭证,也是制作托单等
13、单证的重要依据。所有的操作及费用都应按照委托书上的指示办理。(2)委托书的内容介绍a.发货人 shipperb.收货人 consigneec.通知人 notifyd.海运运费支付方式:预付 prepaid 到付 collect 到付,按货主要求安排 arrangede.提单条款:是否能分批或转船f.提单投送地址g.贸易方式h.危险品货物必须清楚的列明品名,联合国编号un No国际危规页码(IMDGCODE)pageNo危险品类别IMOG COOE CLASSi.冷冻货应清晰写明货物所需要的温度j.所需的提单份数(正本和副本的份数)k.唛头标记l.件数m.中英文货名n.毛、净重(公斤)o.体积(
14、m2)p.委托方货运编号q.最后应由委托方签名、盖章r.委托人的特殊要求4.4.3审核委托人提供的各种单证资料,并做好交接登记主要包括:(1)委托书(或出口货物明细单)(2)外汇核销单第7页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ES1-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4 章节号: 第一章标题: 客户服务作业指导书 (3)发票(台头、货名、价格条款是否与委托书、手册及相应文件相互一致)(4)装箱单(台头、货名、价格条款是否与委托书、手册及相应文件相互一致)(5)报关单(台头、货名、价格条款是
15、否与委托书、手册及相应文件相互一致)(6)手册(单价、货名、币制是否与发票委托内容相一致)(7)商检(包括动、植检等各项检验证明)(是否有效正确)(8)许可证(是否有效正确)(9)配额证(是否有效正确)(10)知识产权证明(是否有效正确)(11)报关委托书(需正本并盖上委托公司的公章及法人章)(12)其他单证或文件 4.5进行复核,并将适合规范操作的出口货物委托书移交下一环节-制单。 4.6仔细审核“托运单”和“帐卡”“提单确认件”确认无误后,在帐卡上填写需配船公司及船期,运价成本,装箱地点,发票内容及销售员。 4.6.1将“帐卡”的2联和“出口货物明细单”,“提单确认件”留存。 4.6.2将
16、:“托运单”和“帐卡”2联、“出口货物明细单”交订舱环节。 4.7.1收到订舱环节返回的“帐卡”1联,仔细核对订舱所确认的运价。 4.7.2收到配舱回单后,登记船名提单号。 4.7.3与调度人员联系,了解船舶动态,安排装箱计划,将装箱单、出仓单、更改单交调度安排作业。装箱完毕后及时了解箱封号和货物实际装运情况。 4.8.1认真审核报关资料是否齐全有效。 4.8.2将更改信息,箱号填写在“场站收据”上,与相关资料一并移交给报关员报关。 4.9向客户发收提单确认件。第8页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ES1-2000Issue
17、 No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4 章节号: 第一章标题: 客户服务作业指导书 4.10.1向调度了解确认现场发生的各种费用(如查验改配费等)根据销售人员的指示,在“帐卡”上正确填写各项成本和开票内容然后交财务开票。 4.10.2船舶开航后,到财务处领取正本提单和发票,交销售人员或客户。 4.10.3如遇报关退税时发生问题,及时协助报关员解决问题,并提供所需的资料。 4.10.4将已经海关验放的核销退税单从财务处领回,作好登记后退回给销售人员或客户。 4.10.5对各种突发事件,非正常操作,都需由销售人员以“工作联系单”形式确认,方可进行操作。 5.对客户服务环节操作全
18、过程中的质量问题做好必要的质量记录。第9页 共37页Exportation Sea海运出口部作业指导书Document No:文件编号:ADP/ES2-2000Issue No:版本2-AIssue Date生效期:2003.4 章节号: 第二章标题: 制单作业指导书审 单调 度订 舱客户服务制 单 1.0主要内容与适用范围 本指导书规定了货代海运出口制单操作规范 本指导书适用于货代海运出口制单作业环节 2.0引用标准 服务技术文件和资料控制程序 客户提供物资的控制程序 服务提供和可追溯性管理程序 海运出口服务质量控制程序 纠正和预防措施实施程序 3.0作业流程 说明(1)客户服务将委托书交制
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