设备采购管理工作制度.doc

设备采购管理工作制度
生效日期：2007年12月26日 修订日期：2011年8月6日

为加强对设备采购活动的监督与管理，增加采购过程的透明度，有效预防采购活动中的违法违纪现象的发生，制定本制度。
一、凡属医疗、教学、科研用仪器设备及医用器械、卫生材料，统一由设备部采购。
二、采购时一般须两人以上进行，尽量定点采购。除特殊专业设备器械可派有关人员协同采购外，其他人员不得擅自采购，否则计财部拒绝付款。采购员一般每2年调换一次。
三、购置单价小于5万元、批量较小的物资设备，有设备部和使用单位安排不少于2人的采购小组，按照计划确定数量、规格、型号，性能参数，进行市场调研和采购，确保优质优价。
四、购置单台价值在5万元以上的贵重仪器设备和价值在10万元以上的大宗、批量物资设备，应按照《山东大学第二医院物资设备招标工作规程》的有关规定，采取招标、邀标或议标的方式，在计财、审计、监察及主管领导的参与、监督下，遵循公开、公正、公平的原则进行。
五、计划采购设备须按以下工作流程：
设备委员会通过的医疗设备购置计划：该类设备多数属于高、精端的大型医疗设备，临床科室需要提交相关的技术参数，设备部配合收集各公司的设备技术参数及销售公司的情况。
设备部对技术参数进行审核汇总，对部分大型医疗设备的技术参数须邀请外院专家进行综合审核，避免出现技术性的倾向。
设备部将审核后的技术参数整理，返回申报科室，科室负责人审阅、无疑义签字后，制作成标准统一的院内招标文件，由计财部门签字，报院招标办公室。
院招标办公室提请分管招标领导、分管院领导、院长签字后，进行设备招标工作。
本着购置性能、价格比最优的原则，设备部负责组织，招标、审计、监察、计财等多部门参加。将招标后入围的产品，进行第二轮谈判（可能进行多次谈判）。将谈判结果汇总，向分管院领导、院长汇报。
招标办公室将中标结果对外公布，出投诉期后，中标公司持产品中标通知书到设备部签署购置合同，合同文本制作完成后，先由公司方（乙方）签字、盖章。
设备部将签署好的合同文本，返回申请科室，科室负责人对配置清单、优惠条款进行核对。避免了漏项、错填的问题。设备部将科室负责人签字后的合同文本交院审计部。
审计部邀请律师对合同进行审计，如有修改意见，合同将返回设备部，设备部及时的组织中标公司、申报科室对合同进行针对性的修改，再次报审计部。合同无问题，审计部提请院长签字。返回设备部。
设备部通知中标公司领取合同，同时备货。备货期根据设备的不同，没有统一的到货时间，一般最长不超过3个月。进口免税设备，需要开展免税申报工作，申报到山大，后报至海关。审批后，对外付汇。按照国际惯例，外方收到信用证后开始备货、发货。因此到货的时间会推迟。
HQ—003：设备采购管理工作制度
生效日期：2007年12月26日 修订日期：2011年8月6日

设备到位后，设备部组织验收、登记、办理出入库等后续的工作。
六、紧急情况下，须走以下采购处理程序
临床科室申报的急需的设备购置计划：该类设备多属于常规使用设备，拟购置金额大部分少于5万元。科室提交的申请，须有国资办、计财部、医务部进行审核。
设备部接审核后计划，组织：招标、审计、监察、计财等多部门参加的小型设备谈判会（可能出现多次谈判）。将谈判结果汇总，向分管院领导、院长汇报。
设备部与销售公司签署购置合同，合同文本制作完成后，先由公司方（乙方）签字、盖章。
设备部将签署好的合同文本，返回申请科室，科室负责人对配置清单、优惠条款进行核对。避免了漏项、错填的问题。设备部将科室负责人签字后的合同文本交院审计部。
审计部邀请律师对合同进行审计，如有修改意见，合同将返回设备部，设备部及时的组织中标公司、申报科室对合同进行针对性的修改，再次报审计部。合同审核无问题，审计部提请院长签字。返回设备部。
设备部通知销售公司领取合同，同时备货。备货期因设备的不同，而没有统一的到货时间，一般最长不超过3个月。
设备到位后，设备部组织验收、登记、办理出入库等后续的工作。
采购执行情况的评价
（一）各类计划均有购置申请，均经过审批同意，大型仪器设备均经通过设备委员会讨论通过。
（二）5万元以上医疗设备均采用招标采购方式，5万元以下医疗设备均采用院内谈判（多部门参加）的方式购置。
（三）招标采购前，设备部对拟购置设备的基本信息进行调查，包含产品的资质证明，销售公司的相关情况、原招标中标的价格、配置、数量。
（四）合同的签署：合同条款合理、合法，均经过法律顾问的审核，报审计部门审核，院领导签字后，方可执行合同。
验收保管的评价
（一）仪器设备到货后，设备部的验收人员（采购员、设备管理员）会同临床使用科室共同对设备进行验收、调试。
（二）设备验收合格后，根据合同，对照发票办理出入库手续。
（三）医院组织多部门对实物资产进行定期或不定期核对，设备部仓库每年2次定期盘点或不定期的核对。
七、采购经办人及相关人员要妥善保管原始计划书、合同书、验收报告、票据等有关材料，不得涂改、丢失或销毁。相关手续办完后，要将以上资料原件交设备档案管理员存档。
HQ—003：设备采购管理工作制度
生效日期：2007年12月26日 修订日期：2011年8月6日

八、应严格按规定办理物资设备的暂付款、报销和固定资产入账手续，杜绝先购后审现象的发生。参与采购的单位或个人要认真学习物资采购供应的有关规章制度，自觉接受审计、监察、财务等部门的监督检查。有下列违规违纪行为的，医院将依照有关规定，给予有关责任人相应的党纪、政纪处分；构成犯罪的将移交司法机关依法准就其法律责任。
（一）不按规定程序进行招标或业务谈判，徇私舞弊，干扰采购活动正常秩序的。
（二）与投标者或供货单位相互串通，高估冒算，有意多付货款的。
（三）不认真履行职责，购进的货物属以次充好、价高质次或假冒伪劣的。
（四）采购过程中，接受供货方贵重礼品、回扣或有价证劵等各种好处费而不上交的。
（五）挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购货款的。
（六）以各种理由化整为零，逃避上述条款约束的。
（七）采购过程拒绝监督，对违法违纪行为有意包庇的。
九、本规定由设备部负责解释。
1.1 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
1.2 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责